La gestión de eventos es la gestión de la organización de eventos. Gestión de eventos y su desarrollo en Rusia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La gestión de eventos es un conjunto de actividades realizadas para crear eventos masivos y corporativos. Al mismo tiempo, los primeros están llamados a brindar un poderoso apoyo a las empresas de publicidad, mientras que los segundos están destinados a fortalecer el espíritu dentro de las corporaciones.

La gestión de eventos también se conoce con otro nombre: "gestión de eventos". Su tarea principal es organizar un evento a gran escala a partir de un evento ordinario, que será recordado durante mucho tiempo después de su finalización.

Un poco de historia

Si consideramos este concepto traducido del inglés, entonces esto es un evento, un evento. Se sabe por fuentes primarias que los primeros eventos de entretenimiento aparecieron a principios del siglo XIX. En ese momento se inició la venta de entradas para diversas competiciones del deporte profesional. Al mismo tiempo, los Juegos Olímpicos, por ejemplo, en la Antigua Grecia, o varias competiciones en la Antigua Roma también pueden clasificarse como entretenimiento.

El director de eventos de culto, Joe Goldblatt, demuestra que la profesión de organizar varios eventos de entretenimiento se remonta al siglo XX.siglo (1955 - la apertura de Disneyland). Se puede confiar en esta destacada persona, ya que es el fundador de la Comunidad Internacional de Gestión de Eventos. También desarrolló los primeros cursos de capacitación del mundo y un programa de certificación profesional en esta área.

Estado actual de la gestión de eventos

Como saben, la sociedad moderna tiene dos características principales: producción y consumo en masa. Fueron ellos quienes influyeron en la creciente necesidad de marketing de eventos.

Como saben, la sociedad moderna tiene dos características principales: producción y consumo en masa. Fueron ellos quienes influyeron en la creciente necesidad de marketing de eventos.

En Rusia, la gestión de eventos no echó raíces de inmediato. Entonces, en la URSS, este tipo de servicio fue brindado por el estado durante mucho tiempo, y también fue responsable de organizar vacaciones grandiosas (por ejemplo, los Juegos Olímpicos).

Las empresas de eventos profesionales en Rusia comenzaron su actividad solo en los años 90 del siglo XX. Debido a las especificidades de este campo de actividad, resultó que la mayoría de los especialistas eran del mundo del espectáculo. Por lo tanto, algunos eventos se llevaron a cabo en esos años no para traer beneficios, sino para el espectáculo habitual.

Con el desarrollo de la cultura corporativa, la demanda siguió creciendo no solo para el marketing de eventos, sino también para los profesionales de gestión de eventos. No solo tienen que ser creativos, sino que también deben ser competentes en diversas herramientas y conocimientos enáreas de la psicología. En las agencias modernas de esta dirección, hay empleados calificados en el estado que pueden organizar cualquier evento. También se puede suponer que esta industria de servicios seguirá desarrollándose.

Motivo de tales eventos

Entonces, ¿cómo puede comenzar un evento? Las razones que son el "preludio", después de lo cual se lleva a cabo la organización de eventos, pueden ser completamente diferentes. Dependiendo de la naturaleza y objetivos, es necesario destacar las siguientes acciones: seminarios, concursos, cursos de actualización, reuniones y encuentros, así como aniversarios. Los eventos gestionados por gestión de eventos incluyen: recaudación de fondos (recaudación de fondos para fines específicos), felicitaciones, ceremonias, celebraciones, competiciones deportivas, conciertos y actuaciones musicales, así como celebraciones multitudinarias. Lo principal en este proceso es el uso correcto de cada ocasión y la organización de la fiesta con el máximo beneficio.

Se sabe por experiencia que la organización de eventos, incluso los de menor escala, puede requerir importantes costos y esfuerzos (materiales e intelectuales). Por lo tanto, para una formación de alta calidad, es necesario tener una idea clara de las metas, los objetivos finales y el clamor público deseado. Solo después de recibir respuestas completas a estas preguntas, puede comenzar directamente con la gestión de eventos. Sin embargo, se deben considerar ciertos puntos clave durante la planificación, que se discutirán a continuación.

Presupuesto

Este términose determina el costo de los eventos futuros. Por ejemplo, una fiesta corporativa bien organizada cuesta hasta 20 mil unidades convencionales. Y otro evento a gran escala (por ejemplo, un concierto de un artista destacado) es una gestión de eventos completamente diferente. Esta es una fiesta del más alto nivel con eventos organizativos adicionales: una conferencia de prensa, entrevistas de prensa y transmisiones de televisión. El costo de estos eventos a gran escala suele ser enorme.

Plan de acción

Un escenario igualmente importante en el que se basa la organización del evento es el plan. La elaboración de una lista específica de problemas que deben resolverse y la determinación del tiempo permitirán no solo organizar correctamente unas vacaciones en particular, sino también elaborar de manera óptima una estimación de los costos.

Personal

La resolución del problema del personal es simplemente necesaria para que el trabajo de organización de eventos se lleve a cabo correctamente. Entonces, en la etapa inicial, es necesario determinar la cantidad de artistas, ingenieros de sonido, especialistas en iluminación que trabajan en un día festivo en particular. Es necesario entender claramente cuántas personas estarán involucradas en la entrega de equipos, la preparación del área, así como en la negociación con los contratistas.

Atraer patrocinadores

La organización y celebración de eventos suele realizarse con patrocinio. Sin embargo, a veces una fiesta corporativa en la empresa se lleva a cabo por sí sola. Todo depende de la escala de una fiesta en particular.

Obtener atención pública

Una de las tareas más importantes queresolver la gestión de eventos es obtener la necesaria protesta pública. Por lo tanto, al planificar una acción, es necesario imaginar con precisión en qué volúmenes y qué tipo de respuesta a un evento en particular es deseable recibir.

Tercerización

En cualquier caso, esta pregunta la enfrenta un administrador de eventos novato o un jefe de marketing. La organización de eventos de mayor envergadura se confía a profesionales. Aunque tales vacaciones pueden costar un poco más a una empresa, una agencia dedicada evitará la mayor parte de las molestias al asumir la carga total de todo el trabajo.

Los especialistas, actuando de acuerdo con las reglas aceptadas, primero desarrollan un concepto general. Y solo entonces, utilizando su potencial creativo, ofrecen una idea que expresaría al máximo la individualidad y la esencia del evento futuro.

El siguiente paso es la selección del equipo y las instalaciones adecuadas. Un punto bastante importante en este proceso es la creación de un guión terminado. Los especialistas de dichas agencias organizarán negociaciones con contratistas, buscarán ingenieros de sonido profesionales y presentadores. Además, los profesionales encontrarán formas de ahorrar en algunas pequeñas cosas, pero al mismo tiempo no se perderán nada en el bullicio festivo.

La organización de eventos será más eficiente con la participación de especialistas de la agencia correspondiente, especialmente en relaciones públicas. Por ejemplo, las agencias de comunicación que tienen contactos de larga data con los medios pueden lograrresonancia mucho más rápido. Para lograr los objetivos, los profesionales utilizan una variedad de formas de difundir información: correo directo, publicidad exterior y transmisión de información al público objetivo utilizando fuentes especiales. Por lo tanto, las grandes empresas rusas modernas se enfrentan a la necesidad de organizar unas vacaciones con la participación de profesionales.

Comparación con la práctica occidental

En Occidente, la gestión de eventos es un tipo de negocio bastante nuevo, no se le puede dar más de veinte años. La atención de los empresarios rusos se centró en este tipo de negocio solo a mediados de la década de 1990. Durante este período, la economía doméstica recibió un nuevo desarrollo y varios trabajos comenzaron a ennoblecerse de cierta manera. Un event manager se ha convertido en uno de los especialistas más cotizados en el mercado de la comunicación. El número de agencias que brindan este tipo de servicios crece constantemente, y los eventos masivos comienzan a adquirir una orientación europea no solo en Moscú, sino también en los grandes centros.

Sin embargo, la organización de un evento de cualquier escala debe tener en cuenta las peculiaridades de la mentalidad doméstica: si es una fiesta, entonces hasta la mañana. Tal amplitud del alma rusa a veces crea algunas dificultades, pero esto no afecta el resultado de ninguna manera.

También es necesario señalar el hecho de que este campo de actividad tiene amplias perspectivas. Al mismo tiempo, también es prematuro decir que dicho mercado de servicios está completamente formado. A menudo, la presencia de precios bajos a expensas de la calidad en empresas con este tipo deactividad se debe a la f alta de una cultura de gestión de eventos en diversas empresas. Por eso, muchas personas recuerdan que necesitan celebrar el Año Nuevo o el aniversario de la empresa unos días antes del evento. Pero, de hecho, los costos correspondientes deben incluirse en la estimación de al menos otros seis meses de dicha celebración.

Cursos de gestión de eventos

Desafortunadamente, no hay instituciones educativas donde se capaciten tales especialistas. Esta profesión suele ser dominada por artistas, psicólogos, publicistas y profesores. En la mayoría de los casos, las personas sin educación especial obtienen la profesión de "gestor de eventos". Los cursos son adecuados solo para aquellos cuyos temas resuenan con los conceptos básicos de la gestión de eventos. Desafortunadamente, también hay muy pocos de ellos hoy.

A menudo, las propias agencias de eventos se dedican a la preparación de sus empleados. Para ello, se contratan pasantes. Y ya los mejores de ellos están matriculados en el estado.

Requisitos del candidato

Es seguro decir que el trabajo de un gerente de esta categoría es su forma de vida. Es por eso que una persona que ha elegido esta profesión debe tener cualidades que resuenen directamente con sus actividades profesionales.

Cualidades personales necesarias de un administrador de eventos:

- carácter abierto y alegre, sociabilidad, así como una apariencia atractiva;

- capacidad creativa y artística;

- pensamiento analítico y creativo;

- alto rendimiento y resistencia al estrés;

-cualidades de liderazgo;

- habilidades organizativas;

- disposición para la superación personal.

Basándonos en la lista anterior de cualidades, podemos concluir que los teleadictos y las personas flemáticas no deberían aplicarse a esta área.

Las personas en esta profesión deben tener talentos artísticos y creativos. Sin embargo, las habilidades organizativas también juegan un papel importante en este caso. El gerente debe priorizar correctamente y lograr la meta a toda costa. También debe tener la capacidad de trabajar con una gran cantidad de información y el talento de la persuasión.

Por lo tanto, puede parecer que la gestión de eventos es algo muy complicado. Dónde estudiar en este caso tampoco está del todo claro. Una cosa es segura: si una persona tiene al menos la mitad de las cualidades que se mencionan en este artículo, ya puede intentar ayudar a organizar un evento, por ejemplo, en la empresa donde trabaja. Y si lo hace bien y le gusta hacerlo, ya puedes ofrecer tus servicios a otras empresas.

Direcciones principales de la gestión de eventos

Hoy en día, los profesionales de las relaciones públicas han destacado las siguientes áreas de gestión de eventos: organización de eventos corporativos internos destinados a fortalecer el espíritu de la empresa; promociones a gran escala.

Sin embargo, en cada caso individual, los especialistas proceden de las tareas que necesitan resolver. Una declaración precisa del objetivo lo ayudará a elegir entre una amplia gamaherramientas en la forma que sea adecuada en un caso particular. Considere un ejemplo.

Por ejemplo, una empresa farmacéutica encargó una agencia de eventos para celebrar su quinto aniversario. Una celebración de esta magnitud, en primer lugar, ayuda a fortalecer el espíritu empresarial. Por lo tanto, como la mejor opción se consideró la salida del equipo al club de campo. Las competiciones por equipos y las carreras deportivas de relevos se eligieron como un medio de comunicación bastante adecuado, y lo más destacado de las vacaciones fue la oportunidad para cualquiera de ver la ciudad desde una canasta de globos.