La función principal del control en la gestión

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Cada líder realiza las funciones básicas de la gestión: planificación, organización, motivación, control. Los cuatro elementos de la función de control: definición de indicadores y métodos para medir resultados, medición de resultados, determinación de si los resultados van por buen camino y acciones correctivas.

Todas las funciones de gestión: planificación, organización, motivación, control están estrechamente interconectadas. Son igualmente importantes para una gestión eficaz. No se pueden dividir en mayor y menor. Al mismo tiempo, las funciones de gestión: organización, motivación y control se basan en una planificación cuidadosa y eficaz.

• La planificación es la función primaria y fundamental. A partir de los objetivos estratégicos se construye un plan para alcanzarlos, previendo la asignación de determinados recursos y vinculando esta asignación en el tiempo. La planificación documenta la asignación de recursos y une los esfuerzos de los departamentos y empleados individuales para lograr un objetivo común. Para ello se lleva a cabodescomposición de objetivos comunes en objetivos personales. Es imperativo prever la planificación y el control de la organización. Las funciones de gestión, además del establecimiento de objetivos, también contemplan la compilación de una lista de trabajos que deben realizarse en una determinada secuencia para lograr el objetivo. Al mismo tiempo, cada obra está ligada al tiempo de su inicio y fin, los recursos que se le asignan y las obras posteriores (o anteriores) en el tiempo.
• La organización, como función de la gestión, es crear una estructura que permita que los elementos individuales del sistema trabajen juntos de acuerdo con reglas dadas y gasten racionalmente los recursos asignados para lograr los objetivos. La estructura organizativa se describe mediante una serie de reglas formalizadas: reglamentos, reglamentos, instrucciones.
• La motivación, como función de la dirección, consiste en animar a los empleados de todos los niveles a trabajar juntos de forma eficaz para lograr sus objetivos. Esta es la función de gobierno más humanista y menos formalizada.
• Control, como función, el proceso de gestión consiste en la contabilidad cuantitativa y cualitativa de los resultados del trabajo, este es un proceso que asegura que la organización alcance sus objetivos

Asignación de control

El control es la función principal de la gestión. Es para:

• Reducir la incertidumbre del proceso de producción y del proceso de gestión.
• Predicción y prevención de fallas.
• Apoya la acción exitosa.

El control es impensable sin medición. para entender lo queel trabajo va de acuerdo al plan, es necesario comparar los indicadores cuantitativos logrados en el momento del control con algunos previamente conocidos planificados.

El control de procesos es un sistema que le permite planificar, medir, identificar desviaciones y corregir cualquier actividad comercial, como producción, empaque, entrega al consumidor y más.

La función de control en la gestión es una parte esencial del proceso de gestión.

En ausencia de una función de control, cualquier control pierde su significado. No sabrás si se hizo lo planeado, y en general, si se está haciendo algo.

Sin la función de control, tampoco es posible gestionar el personal.

El proceso de gestión es un proceso funcional para el control organizacional, debe surgir de las metas y planes estratégicos de la organización

Cuatro elementos de la función de control

Hay cuatro pasos principales en la función de control de gestión:

1. Definir indicadores y cómo medir resultados.
2. Mide los resultados.
3. Determina si los resultados son los previstos.
4. Aplicar acción correctiva.

"Control" significa una lista mantenida por duplicado (francés contrôle, de contrerôle -, del latín contra - contra y rotulus - pergamino).

Establecimiento de objetivos y métodos para medir los resultados

Es necesario formar un conjunto de indicadores que son importantes para el proceso controlado y determinar los valores planificados para cada uno en determinados momentos. Cuando en este momento el realComo resultado, los gerentes reciben señales sobre cómo van las cosas y, por lo tanto, no necesitan verificar cada paso de la implementación de los planes.

Los indicadores deben ser claramente articulados, medibles y materiales para monitorear. En una planta de fabricación, las métricas pueden incluir ventas y producción, eficiencia laboral, desempeño en seguridad y más.

En la prestación de servicios, por otro lado, las métricas deben incluir, por ejemplo, la cantidad de clientes que tienen que esperar en la fila en el banco o la cantidad de nuevos clientes incorporados como resultado de una campaña publicitaria actualizada.

Los puntos de medición en la línea de tiempo tampoco deben elegirse al azar, sino que deben asociarse con períodos de tiempo críticamente importantes, desde el punto de vista de un proceso controlado, o el comienzo o el final de etapas importantes del proceso. Podría ser

• Principio o final del período de planificación: turno, día, semana o mes.
• Comienzo o final de una etapa importante: finalización de la preproducción, inicio del montaje final del producto, envío del producto al cliente.
• Lanzamiento de un nuevo producto o logro de los volúmenes de servicio planificados.

Las funciones de planificación y control en la gestión están muy estrechamente interconectadas y no tienen sentido una sin la otra. Ningún plan controlado se convierte en una hoja de papel vacía. Las funciones gerenciales de motivación y control también están relacionadas.

Resultados de medición

Midiendo los resultados en los puntos de control y comparándolos con los planificadoslos indicadores deben llevarse a cabo de manera proactiva para que las desviaciones puedan detectarse lo antes posible o incluso predecirse antes de que ocurran, evitando o minimizando así la acción correctiva.

Si los puntos de control se planifican correctamente y las herramientas están disponibles para determinar exactamente qué están haciendo los subordinados, evaluar el desempeño actual y esperado será fácil y preciso.

Sin embargo, hay muchas actividades en las que es difícil determinar los puntos de control exactos, también hay muchas actividades que son difíciles de medir.

Es bastante simple, por ejemplo, establecer un tiempo estándar para la producción de productos en masa y es igual de fácil medir los valores reales de estos indicadores

La situación es más complicada con tipos de trabajo alejados de la tecnología. Por ejemplo, no es fácil monitorear el trabajo de un gerente de relaciones laborales, porque no es fácil desarrollar un cuadro de mando claro.

El jefe de este tipo de gerente a menudo se basa en indicadores tan vagos como las relaciones sindicales, el entusiasmo y la le altad de los subordinados, la rotación de empleados y/o los conflictos laborales. En tales casos, los resultados de medir al subordinado por parte del gerente también son vagos.

Cumplimiento de resultados con el plan

Este es un paso simple pero muy importante en el proceso de control. Implica comparar los resultados medidos con objetivos predeterminados. En esta etapa, una técnica de comparación desarrollada previamente es extremadamente importante. En esoEl documento debe definir claramente qué se mide específicamente, en qué momento y bajo qué condiciones. Siga estrictamente esta técnica, de lo contrario, los resultados de la medición y la comparación con el plan no serán confiables.

Si el rendimiento es el previsto, la dirección puede creer que todo está bajo control. En este caso, no hay necesidad de interferir con el funcionamiento diario de la organización.

Acción correctiva

Esta etapa se convierte en la más importante en caso de que los indicadores no alcancen los previstos y el análisis muestre la necesidad de acciones correctivas. Dichas acciones correctivas pueden incluir cambios en uno o más aspectos de la operación diaria de la organización.

Por ejemplo, el gerente de una sucursal bancaria debe decidir que es necesario ocupar más cajeros en el pasillo para cumplir con la espera máxima de cinco minutos previamente establecida.

O el gerente de la tienda decide enviar horas extra a los operadores de la máquina para cumplir con los plazos de entrega de los productos.

El monitoreo también ayuda a identificar objetivos establecidos incorrectamente, en cuyo caso la acción correctiva será corregir los objetivos y no luchar para cambiar los valores medidos actuales.

Puntualidad de la acción correctiva

Siempre debe desarrollar una forma constructiva de llevar los indicadores a los valores planificados, de lo contrario tendrá que darse cuenta tardíamente de que la falla ya ocurrió. Cuanto antes se identifique un error o una falla, es más probable que se corrija o se ponga al día. Y menos recursos de tiempo, materiales y laborales se gastarán en su corrección.

Las desviaciones descubiertas en una fecha posterior pueden ser completamente imposibles de corregir. En este caso, la organización incurre en importantes pérdidas financieras y de reputación, hasta el cese de sus operaciones.

Las malas noticias de hoy son mejores que las mismas noticias de mañana.

D. S. Chadwick

Relación de funciones de control

Funciones directivas: la motivación y el control están estrechamente relacionados entre sí. Para construir un sistema de motivación efectivo para un subordinado, un gerente necesita acceso a resultados de control precisos y oportunos.

Se puede realizar un control de cumplimiento:

• indicadores planificados;
• estándares de calidad;
• políticas corporativas;
• requisitos de seguridad y protección laboral;
• requisitos del control estatal o de las organizaciones públicas.

El control también puede ser periódico y puntual, programado y de emergencia, privado y como parte de una auditoría general de la organización.

Conclusión

La función principal del control en la gestión es asegurar la ejecución del plan y así alcanzar las metas de la organización. Funciones adicionales: soporte para la organización y motivación e interacción con ellos. La función de control en la gestión es la más importante. El punto de control no escon el fin de atrapar a la unidad o empleados en el incumplimiento del plan y sancionarlos. El punto es detectar desviaciones del plan de manera oportuna. Entonces existe la posibilidad de tener tiempo para tomar medidas correctivas. La organización cuidadosa de los procesos de control es la clave para la ejecución precisa y oportuna de los planes y el logro de los objetivos.