Programa de flujo de documentos para política contable: muestra. Reglamento de política contable

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

El flujo de documentos de una empresa es su sistema nervioso central. La regulación legislativa de la actividad empresarial está en constante aumento y mejora. No solo es importante la organización correcta del movimiento de la forma escrita de los documentos, el problema del soporte electrónico para el funcionamiento de la empresa se ha vuelto urgente. En muchas áreas del flujo de documentos, lo que se ha vuelto obligatorio es el intercambio electrónico de información.

Los documentos primarios no siempre se redactan inicialmente por escrito, pero cualquiera que sea el documento, tiene ciertas propiedades, tiempo de existencia y movimiento específico a través de departamentos y empleados. El tamaño de la empresa, su forma legal, el alcance de la competencia y el área de operación no importan, pero el cronograma de flujo de trabajo para la política contable en la empresaes mejor diseñarlo incluso antes de que comience.

La política contable es un componente obligatorio del flujo de trabajo

¡Las normas sobre políticas contables han estado en vigor desde los días de la URSS, desde 1983! La contabilidad nunca ha sido el corazón de un negocio, pero siempre ha sido su columna vertebral fundamental.

La responsabilidad del desarrollo de las políticas contables suele recaer sobre los hombros del jefe de contabilidad y es aprobada por el director de la empresa. El documento primario pasa por las siguientes etapas:

1. Crear o recibir.
2. Recepción y tramitación.
3. Transferir a archivo.

Cualquier acción con documento primario se caracteriza por:

• origen o remitente del documento;
• destinatario o ejecutante;
• fecha de aceptación para ejecución;
• tiempo de ejecución;
• destino del resultado de la ejecución.

Cualquier documento primario tiene un contenido significativo, y en el proceso de su movimiento se le suministran indicadores de estado que le permiten monitorear el cumplimiento de la política contable aprobada por la empresa.

Por lo general, se elabora un cronograma de flujo de trabajo para la política contable en contabilidad, pero está disponible y es obligatorio para todos los departamentos de la empresa dentro de su competencia.

Requisitos legales obligatorios

Se requiere prueba documental de los gastos. Y como antes, se trata de la presencia real de un documento escrito redactado de conformidad con la legislación vigente y localesreglamentación empresarial. El tiempo también es importante.

El Código Fiscal de la Federación Rusa exige la confirmación de todas las transacciones. Esta es una de las principales condiciones para contabilizar los costos al calcular el impuesto a las ganancias. Sin embargo, el movimiento de documentos no siempre satisface los requisitos de las actividades de producción: el pago puede realizarse y los materiales pueden demorarse en la entrega, los bienes se enviaron, pero el consumidor no pagó. Como resultado, algunos documentos primarios se retrasan en términos de plazos en relación con otros.

Las situaciones imprevistas siempre son suficientes, pero el cronograma de flujo de trabajo para una política contable es un ejemplo de un flujo de documentos ideal. Se permiten desviaciones del plan, pero deben minimizarse tanto como sea posible, y el cronograma debe contemplar la responsabilidad de cada artista.

Indicadores de estado del documento

Es difícil encontrar una empresa que no utilice un programa de gestión de documentos electrónicos, pero incluso en una empresa que no tiene una sola computadora, la creación o recepción de un documento primario va acompañada de la creación de un "indicador" de su estado.

Para grandes empresas con numerosas divisiones y sucursales remotas, el seguimiento del estado de todos los documentos es un proceso de producción obligatorio e independiente. Aquí, el cronograma del flujo de trabajo para la política contable es una muestra, y el estado real es la base para optimizar el cronograma, aclarar los plazos y castigarinfractores e identificar formas de resolver las dificultades de producción emergentes.

Es importante tener en cuenta que muchos eventos son extremadamente críticos en cuanto al tiempo:

• proporcionar declaraciones de impuestos;
• pago de impuestos;
• presentación de declaraciones electrónicas;
• otras acciones jurídicamente vinculantes.

Si las violaciones del ciclo de producción interno pueden nivelarse de alguna manera, entonces en las relaciones con las agencias gubernamentales esto es inaceptable y conlleva graves sanciones o pérdidas.

Programa de flujo de documentos para política contable: contenido de muestra

La forma del documento descrito no es esencial. Como de costumbre, lo desarrolla el contador jefe, lo aprueba el jefe de la empresa y es una tabla. Traemos a su atención un ejemplo de dicho gráfico.

Cada documento tiene un nombre y todas las filas de la tabla están numeradas. Mínimo dos columnas requeridas:

• crear o recibir un documento;
• comprobación y procesamiento del documento.

La primera columna contiene dos posiciones:

• responsable (empleado, departamento);
• fecha de ejecución.

Segunda columna - tres o cuatro posiciones:

• responsable de la verificación (ejecución);
• fecha de ejecución;
• plazo de transferencia a la organización matriz;
• forma de registro del resultado de la ejecución.

Las empresas no están limitadas en la redacción del encabezado de la tabla que refleja el cronogramaflujo de documentos para la política contable. El siguiente ejemplo muestra una de las opciones.

Es importante que la lógica de la tabla refleje con precisión: qué documento, cómo aparece, por quién y dónde se envía, quién y cuándo se ejecuta, y dónde se envía el resultado. Además, es posible prever la entrega real del primario gastado al archivo. Por lo general, el cronograma de flujo de trabajo para la política contable de una institución gubernamental va acompañado de regulaciones para trabajar con documentos de archivo. En lo que respecta a las entidades estatales, esto está consagrado en la ley.

Archivos de documentos y períodos de retención

Los archivos (incluso para empresas medianas) alcanzan rápidamente tamaños impresionantes. Es una buena práctica acompañar un cronograma de flujo de trabajo de muestra para políticas contables con recomendaciones adicionales sobre cómo archivar y trabajar con documentos de archivo para que las sucursales los repitan.

La legislación establece diferentes períodos de conservación para diferentes documentos. La política contable de la casa matriz no tiene que ser la misma que la de la sucursal. El ámbito de competencia de varios departamentos de la empresa puede ser radicalmente diferente. Pero es recomendable construir la lógica de construir un cronograma, identificación inequívoca de documentos, etapas de su paso, reglas para rastrear indicadores y regulaciones para archivar de una sola manera.

La unificación de las políticas contables, y en particular del trabajo de archivo, es esencial para optimizar la infraestructura de una empresa yinformación de tráfico.

Cualquier negocio no solo está controlado por organismos estatales, sino también por su propia dirección y fundadores. El último recurso generalmente no se inclina a comprender los matices y actúa de acuerdo con un único algoritmo estricto.

Características de las políticas contables en el sector privado

Muchas organizaciones no se limitan a las normas estipuladas por la legislación, sino que desarrollan su propio marco regulatorio. A menudo puede encontrar un cronograma de flujo de trabajo para la política contable de LLC, cooperativa de producción, sociedad, fondo y otro tipo de entidad legal en el formato de su propia versión de la idea de los procesos comerciales y su construcción en la práctica, en un real. empresa.

Una diferencia significativa entre el sector público y la empresa privada son las oportunidades financieras más amplias que hacen posible basar la infraestructura de una empresa en un sistema popular y costoso, por ejemplo, basado en la solución Oracle Primavera Instantis. Oracle tiene muchas ideas tan costosas, pero no todas las empresas pueden comprarlas y tener el equipo suficiente para operarlas.

Software de gestión de documentos

Un rasgo característico que afecta la implementación de políticas contables es la disponibilidad de software de alta calidad, costoso, complejo y demandado. Muchas grandes empresas están adquiriendo nuevas soluciones que permiten el procesamiento distribuido de grandes cantidades de información.

Sin embargo, este enfoque radical sobre el terreno difiere poco delsituación en las medianas y pequeñas empresas. Ni siquiera puedes mencionar las organizaciones gubernamentales. Hasta el día de hoy, Excel y productos similares de propósito universal y desarrollos de software propietario dominan en todas partes.

Esta circunstancia (la coexistencia de un sistema de información serio y varios programas propietarios) indica que el software en esta área necesita una mejora constante.

Con base en lo anterior, parece apropiado al momento de desarrollar una política contable para una empresa enfocarse no en el software utilizado, sino en el momento regulatorio y el cumplimiento de las disposiciones legales del cronograma de flujo de trabajo con la legislación vigente y la necesidad real de una empresa en particular.