Condiciones y período de almacenamiento de documentos primarios en contabilidad

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Como muestra la práctica, en casi cualquier empresa doméstica moderna, la contabilidad genera la mayor cantidad de documentación. Por supuesto, esto es comprensible: es en este departamento donde trabajan con dinero, y cada operación de este tipo debe fijarse oficialmente en papel. Además, el plazo para almacenar documentos primarios en una organización está legalmente establecido, lo que significa que no funcionará así para deshacerse de "papelitos", tendrá que almacenarlos durante al menos varios años y solo entonces. Destruyelos. Por cierto, el proceso de deshacerse del papel usado tampoco es fácil, tiene una serie de características específicas. Sobre todo esto - más.

Documentos, documentos…

Si proporciona estadísticas sobre la cantidad de documentación producida, resulta que en casi todas las empresas nacionales modernas, la contabilidad es la fuente del 80-90% de los documentos en papel. No solo necesitan ser guardados. Las restricciones determinan no solo cuál es el período de almacenamiento mínimo correcto para los documentos contables primarios (generalmente varía decinco años a una década), sino también las condiciones en las que deben estar estos objetos. Al mismo tiempo, cabe recordar que existe una división en documentación para almacenamiento temporal y permanente.

Sin embargo, como muestra la práctica, no todos los gerentes de las empresas están interesados en comprender las complejidades de los términos de almacenamiento de documentos primarios. Para ahorrarse un dolor de cabeza, puede utilizar los servicios de empresas de archivo especializadas. En una empresa de este tipo, saben exactamente qué tipo de documentos durante cuánto tiempo deben almacenarse, bajo qué condiciones, bajo qué reglas. Además, dicha organización tiene la capacidad técnica para destruir los documentos encomendados al almacenamiento cuando vencen los plazos. Es muy conveniente, pero cuesta dinero. Si desea ahorrar dinero, deberá asignar una sala especial para el archivo y comprender cuál es el período legal para almacenar documentos contables primarios en una organización.

Quiero - no quiero

El problema, por cierto, no surge de la nada. Las leyes vigentes establecen los plazos de almacenamiento de los documentos contables primarios, y dentro de cualquier empresa deben ser observados. De la legislación se desprende que toda persona jurídica operativa tiene encomendada la obligación de conservar la documentación. Esto significa que no importa la forma de actividad, ya sea que se trate de un empresario privado que hace negocios solo o de una gran empresa, aún debe ocuparse del almacenamiento de los estados financieros y otra documentación. Es importante estudiar la ley paraplazos establecidos para el almacenamiento de los documentos primarios electrónicos, en papel, para que en caso de conflicto con el contratista o durante la verificación por parte de la autoridad de control, no se encuentre en una posición incómoda. Además, el incumplimiento de los plazos legales puede dar lugar a una multa considerable durante la inspección. La legislación vigente contiene normas que regulan el período mínimo de conservación de los documentos contables primarios. Es importante que los negocios sean seguros, y hacer negocios en nuestro país se distingue por la legalidad y el cumplimiento de las normas establecidas.

La ley federal 125, adoptada en octubre de 2004, habla sobre el período de almacenamiento de documentos primarios electrónicos, documentos en papel. Basado en el nombre, está dedicado a los archivos y la correcta conducción de los negocios. Es en este documento oficial que se consideran las características del almacenamiento de documentos oficiales producidos por el departamento de contabilidad. Aquí puede encontrar tanto funciones que le permiten distinguir entre documentación de almacenamiento temporal y permanente, como términos específicos para un tipo de papel en particular.

¿A quién se aplica?

Las obligaciones de cumplir con los plazos mínimos de conservación de los documentos primarios se asignan a:

• gobiernos locales;
• agencias gubernamentales;
• emprendedores;
• empresas;
• personas haciendo negocios.

Se deberá observar la ley en relación con la documentación de archivo, incluidas las relativas al personal. Enteroel período de tiempo especificado en los papeles de la ley debe estar en un lugar seguro. Además de las leyes federales, los detalles de los términos de almacenamiento de documentos primarios y registros contables se ven afectados por una serie de documentos reglamentarios que están en vigor tanto en el territorio del país en su conjunto como en cada región individual. Sin embargo, el documento más importante es la ley 125 mencionada anteriormente, que proporciona una lista completa de documentación que regula la duración del almacenamiento de documentos contables.

Ley número 129

En 1996, se emitió una ley federal sobre las características de la contabilidad. Establece que la contabilidad puede generar su documentación en papel, así como utilizando diversas máquinas herramienta. Al mismo tiempo, la empresa debe realizar copias de la documentación en papel por su cuenta, de forma que todos los participantes en las operaciones tengan acceso a los datos sobre las mismas. Si la autoridad reguladora solicita el acceso a la documentación, los representantes de la empresa están obligados a proporcionarla. Tanto los fiscales como los representantes del tribunal tienen derecho a hacerlo.

Creación, almacenamiento en cumplimiento de los plazos de almacenamiento de los documentos contables primarios, la disposición previa solicitud debe cumplir con las formas establecidas en las disposiciones reglamentarias. Los documentos deben enviarse a la persona solicitante en papel. Si las capacidades de las máquinas utilizadas en el trabajo lo permiten, si todos los participantes están de acuerdo, el informe puede enviarse en forma electrónica. También está permitido por las leyes aplicables de nuestropaíses.

Sigue las reglas

129a ley federal contiene una mención de la obligación de cumplir con los términos de almacenamiento de documentos contables primarios. En particular, el artículo 17 menciona que toda persona jurídica debe conservar indefectiblemente dicha documentación, incluidos registros e informes. La duración del intervalo de tiempo está establecida por las normas que rigen el archivo a nivel estatal. La duración de este período no puede ser inferior a 5 años.

Se establece un período especial de almacenamiento de documentos primarios para la documentación que regula la política contable y algunas otras categorías (programas utilizados en máquinas que procesan información, plan de cuentas de trabajo). Por supuesto, la duración aquí también es de cinco años (en algunos casos, este período se puede establecer más), pero el período comienza a contar desde el momento en que este documento se utilizó por última vez en la empresa. El titular de una persona jurídica es la persona que, por ley, es responsable de almacenar toda la documentación requerida en el cumplimiento de intervalos de tiempo. Esto significa que cualquier jefe educado y responsable debe conocer el período de almacenamiento de los documentos primarios en el departamento de contabilidad si quiere mantener la situación de la empresa bajo su control.

Como muestra la práctica, muchas organizaciones realizan periódicamente un inventario de la documentación oficial, y las reglamentaciones locales establecen las personas responsables de almacenar los documentos, con quienes las autoridades de inspección interactúan en la práctica para controlar el cumplimiento.reglas de archivo.

Creación y almacenamiento: todo según las reglas

Según la legislación vigente, los contadores pueden generar tanto documentación primaria como documentación resumida no solo en papel, sino también en forma electrónica; al mismo tiempo, las obligaciones de crear copias en papel se asignan a la persona jurídica y, a solicitud del interesado, el organismo de control, la empresa está obligada a enviar los documentos en papel a la dirección a la brevedad. La compilación y el almacenamiento deberán realizarse en la forma que establezcan las disposiciones reglamentarias vigentes.

Sobre el período de almacenamiento de documentos primarios en el departamento de contabilidad, el orden de este proceso, indica la lista de documentación que considera los papeles de gestión típicos que se forman en el curso del trabajo de cualquier empresa. Estos fueron establecidos en 2010 en un documento aprobado por el Ministerio de Hacienda y los Archivos Federales. Además, es necesario tener en cuenta las exigencias del Código Tributario, que regula que todo ciudadano de nuestro país es responsable de llevar registros contables durante cuatro años. Esto se aplica a los documentos relacionados con la contabilidad de gastos, ingresos y también la confirmación del pago de impuestos.

Sé inteligente con las cosas

La organización correcta del proceso de acuerdo con los términos de almacenamiento de los documentos contables primarios implica un enfoque profesional, la participación del personal responsable de la documentación contable, el procesamiento de información de archivo sobre la organización del proceso de trabajo en sí. Actualmente casi no hay plazasformación especializada en archivo, por lo que a menudo es difícil encontrar un especialista verdaderamente de alta calidad. Por otro lado, la legislación progresista exige que se respeten los períodos de retención de los documentos contables primarios, de lo contrario puede enfrentar multas categóricamente desagradables. La mejor opción para un flujo de documentos suficientemente voluminoso es crear un departamento responsable del almacenamiento de archivos en el personal de la empresa y garantizar la capacitación periódica del personal responsable de la documentación con recursos internos. Esto mantendrá bajo control las innovaciones establecidas en las leyes y cumplirá con todos los requisitos.

Una opción alternativa que también le permite tener en cuenta el período de almacenamiento de los documentos primarios y cumplirlo en sus actividades laborales es la cooperación con un intermediario que asume las obligaciones de preservar los documentos del cliente. Sin embargo, elegir una empresa de archivo para usted tampoco es una tarea fácil. Es necesario analizar cuidadosamente todas las opciones disponibles para dar preferencia a una empresa confiable y no preocuparse de que pueda cerrar y quemar el edificio.

Características del almacenamiento de algunos tipos de documentación

Como se desprende de la legislación vigente, la documentación primaria, así como los registros, informes y balances, deben transferirse al archivo. Todas estas categorías de documentación oficial, hasta su envío al archivo, deberán conservarse en el local contable, mientras la persona jurídicaestá obligado a proporcionar todas las condiciones para la seguridad de los papeles: los gabinetes deben estar cerrados, se debe observar el fuego y otras medidas de seguridad. Dentro de la empresa, se designa a una persona responsable de la seguridad de la documentación mediante un documento especial.

Si la empresa utiliza formularios de reporte estrictos, por ley estos documentos deben guardarse en una caja fuerte o en un armario especial, una habitación que esté cerrada y garantice la seguridad de la documentación. La documentación principal del período de tiempo actual, procesada manualmente, debe recopilarse cronológicamente en registros, que luego se envían al archivo para su almacenamiento permanente.

¿Qué más buscar?

Al almacenar extractos bancarios, giros en efectivo e informes de anticipos, toda la documentación debe mantenerse cronológicamente y encuadernarse para el almacenamiento sistemático conjunto. Algunas categorías específicas de documentos (informes de turno, órdenes de trabajo) pueden almacenarse sin encuadernación, pero archivarse en carpetas para que nada se pierda o se utilice con fines deshonestos.

La seguridad de la documentación, así como su envío oportuno al archivo, es principalmente responsabilidad del contador jefe, aunque, de ser necesario, las normas locales pueden contener la delegación de autoridad a otra persona. La emisión de documentación primaria, informes, balances solo es posible en algunos casos si hay una orden oficial del jefe de contabilidad. En general, las divisiones estructurales no tienen acceso a los documentos contables. La incautación de la documentación es posiblesólo si existe una solicitud especializada de los organismos de investigación, el tribunal u otras autoridades que tengan las facultades correspondientes conforme a la ley. En este caso, es necesario aportar una resolución oficial redactada de conformidad con la ley. Al retirarse, es necesario redactar un protocolo, una de cuyas copias se transfiere al representante de la organización contra la firma.

El período de almacenamiento de los documentos primarios se muestra en la siguiente tabla.

Características del flujo de trabajo

El término "flujo de documentos" se aplica a un conjunto de factores asociados con el movimiento de la documentación desde el momento en que se crea el papel hasta su transferencia al negocio de archivo. El desarrollo de un cronograma es responsabilidad del jefe de contabilidad, aunque en algunas empresas se delega a un especialista en gestión de documentos. Sin embargo, como muestra la práctica, lo más correcto es la inclusión de dicho calendario en la política contable de la organización, que luego se aprueba mediante una orden especial firmada por el director ejecutivo de la empresa.

Con la ayuda del cronograma, puede armonizar los procesos organizacionales y simplificar la tarea de planificación en la empresa. El cronograma de flujo de trabajo para la documentación principal es una lista de ejecutantes, los intervalos de tiempo dentro de los cuales los documentos deben enviarse al departamento de contabilidad y el período de tiempo durante el cual los contadores los procesan. Asegúrese de describir los períodos de informe, incluidos los balances. A menudo, la política contable contiene la regulación de los períodos de almacenamiento de los documentos primarios, y este período oigual al establecido por la ley, o superior si así lo exigen las particularidades de la actividad de la empresa. Cuando se presenta el informe del año, la documentación se prepara de la manera prescrita y se transfiere al almacenamiento de archivos. Al mismo tiempo, se tiene en cuenta que en el futuro puede ser necesario extraer datos útiles del volumen transferido para su almacenamiento. Para ello, se acostumbra dividir los casos en carpetas, mientras que la agrupación se explica por el contenido. Asegúrese de asignar un título relevante a cada carpeta.

Características de almacenamiento de casos

Toda la documentación generada en el curso de las actividades de la empresa, como se mencionó anteriormente, se divide en aquellas destinadas al almacenamiento temporal y permanente. Al transferir papeles al archivo, es necesario entregar cada una de estas categorías por separado, sin mezclar papeles oficiales en las mismas carpetas. En este caso, las copias deben mantenerse separadas de los originales. Además, en carpetas separadas, deberá clasificar la documentación que muestra informes, planes para el año y para trimestres, para meses. Un archivo debe contener una pieza de documentación.

Para agrupar un caso, puede usar documentos generados en un período (trimestre, año, mes). La excepción son las denominadas categorías transitorias, por ejemplo, los archivos personales, cuyo cierre no está programado para coincidir con el año calendario. Si el expediente contiene documentación generada a lo largo de varios meses, es necesario separar cada mes de los demás con una hoja especial, fijando en ella qué período documenta el bloque que le sigue. En este caso, se permite agrupar hasta 250 hojas en un solo estuche. El grosor de la carpeta puede ser de 4 cm o menos.

¿Qué más buscar?

Como se desprende de las normas de archivo, si la documentación tiene anexos, éstos (independientemente de cuándo se recopilen exactamente) deben adjuntarse a la documentación que acompañan. En general, la secuencia para el archivo de la documentación contable es muy importante, por lo que debe observarse estrictamente. Como regla general, primero se publican los extractos, luego las notas explicativas, después de lo cual el balance general, complementado con los documentos adjuntos.

Al organizar el almacenamiento de cuentas personales de los empleados de la empresa, es necesario asignar un caso separado para esto, en el que la documentación se presenta por año con una cronología estricta. La correspondencia anual se forma en carpetas indicando el año calendario y también se sistematiza de acuerdo con las fechas. Cada solicitud debe ir seguida de una respuesta.

Algunas funciones

Los períodos de retención prescritos en el Código Tributario pueden diferir de los especificados en las leyes que rigen las actividades de contabilidad. Al observar tal discrepancia, se recomienda, en primer lugar, observar el período de tiempo más largo; esto permitirá, si es necesario, consultar la documentación, usarla, incluso si, de acuerdo con una de las reglas actuales, la fecha límite ya ha caducado. Además, los inspectores no tendrán nada de qué quejarse. También es necesario recordar una lista especial publicada en 2000 que indica la duración del almacenamiento.algunos grupos de documentación específicos. Esta lista se actualiza y complementa periódicamente, por lo que el jefe de contabilidad de la empresa y el departamento responsable de la gestión de documentos deben realizar un seguimiento de la información actualizada.

Si se violaron los términos de almacenamiento, la responsabilidad de esto recae en el jefe de la empresa, a pesar de que el tema de la seguridad es principalmente responsabilidad del jefe de contabilidad. Si se viola la orden, la duración del almacenamiento, la empresa es multada. Para un funcionario, el castigo suele oscilar entre dos y tres mil rublos. Pero si la documentación principal no se conserva en absoluto, pueden ser sancionados con una multa de cinco mil rublos o más.