2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
La documentación se refiere al registro de la información de acuerdo con las normas reglamentadas, es decir, al procedimiento de tramitación de documentos de manera especial. Dado que el proceso de registro de datos puede llevarse a cabo por varios medios, los documentos en la práctica de las actividades de gestión son muy diferentes: materiales escritos a mano, gráficos, tipográficos, fotográficos y de video.
La documentación de las actividades de gestión es un procedimiento reglado, lo que le confiere una garantía de validez legal, cualidad que se encuentra en la legislación vigente.
Hoy en día, se utilizan varios medios de documentación: desde los más simples (como lápices y bolígrafos ordinarios) hasta los electromecánicos más complejos (esto incluye una grabadora, una cámara de video, un dispositivo fonográfico, etc.) y automatizados, computadora. Los métodos de documentación también dependen de los medios utilizados. Puede ser texto, electrónico, cinematográfico y fotográfico.
La actividad gerencial generalmente utiliza documentos de texto escritos a mano o creados en una computadora. Es por esose denominan registros de gestión.
La documentación es siempre la fijación de alguna información sobre un transportista específico, con detalles especiales, mediante los cuales se identifica. La documentación de las actividades de gestión crea los medios y las bases para regular las actividades de un funcionario individual y las acciones financieras u organizativas de toda la empresa.
La documentación puede diferir en sus funciones, propósito, contenido, grado de secreto y disponibilidad de la información. Los factores de abordaje permiten clasificarlo en interorganizacional y externo. El primero, que no va más allá de una institución u organización, y se realiza entre sus participantes, se denomina servicio. La segunda, la documentación externa, se lleva a cabo entre organizaciones de varios tipos, funcionarios individuales que no están directamente subordinados entre sí.
La documentación técnica se realiza respetando las normas establecidas, que son diferentes para cualquier tipo de documento. Para cualquier actividad de gestión, esto es especialmente importante, porque de esta forma la documentación adquiere fuerza jurídica, que sirve como prueba más fehaciente de la autenticidad de la información contenida en ella.
La documentación de las actividades de gestión impone responsabilidades específicas a los funcionarios u órganos de gestión que la llevan a cabo. Por lo tanto, durante la creación de cualquier documento oficial debe observarsenormas legislativas vigentes, reglas de registro, que son a nivel nacional. Además, cada documento debe ir acompañado de detalles de la organización, legalmente significativos: su nombre y decodificación, firmas y sellos de la gerencia o un determinado departamento de la empresa, fecha de compilación y número en el libro de registro, sellos de aprobación, etc. Finalmente, la documentación de las actividades de gestión debe emitir documentos estrictamente dentro de su propia competencia.
Los documentos difieren en el grado de autenticidad. Los borradores o copias de la documentación principal contienen solo cierto texto y no tienen la misma fuerza legal que los originales. Se considera documento auténtico aquel que contiene la información y los datos anteriores que confirman su vigencia y autenticidad.
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