2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
El diagrama de Gantt es una de las herramientas más populares para ilustrar visualmente el cronograma en la gestión de proyectos.
¿Qué es esto?
El diagrama de Gantt está diseñado para ilustrar las diferentes etapas de trabajo en el campo de las pequeñas y medianas empresas. Visualmente, es un simple conjunto de tiras que consta de dos ejes principales: casos y tiempo. A cada período de tiempo se le asigna una tarea específica que debe completarse.
En el diagrama, además de los bloques principales, puede haber una columna adicional especial que muestre el porcentaje de trabajo completado. Las marcas especiales (hitos) se utilizan para res altar dos o más tareas y demostrar la secuencia de su implementación.
El diagrama de Gantt es una especie de estándar en el campo de la gestión de proyectos, porque con su ayuda es posible mostrar claramente la estructura de la implementación de todas las etapas del proyecto.
¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
Dado que la mayoría de las personas son visuales, el diagrama brinda la oportunidad de resolver una de las tareas principales y mostrar al personal en qué trabajar, qué recursos aplicar en el proceso y con quéqué tan rápido para realizar ciertas tareas. Toda la información se presenta de forma comprimida, sin el uso de tablas confusas y una gran cantidad de texto. Al mismo tiempo, la esencia es clara y comprensible para todos, sin excepción, los participantes del proyecto.
El uso de un gráfico simplifica enormemente la gestión de proyectos de pequeña escala y permite tener siempre bajo control las actividades de los empleados.
Historia de la aparición del primer gráfico
El primer formato de gráfico fue desarrollado y probado por Henry L. Gant a principios del siglo XX. El científico fue contratado para gestionar la construcción de barcos para su uso en la Primera Guerra Mundial. Un horario especial le permitió coordinar el trabajo de varios ingenieros, controlando la finalización de las tareas a tiempo. Gant comenzó directamente enumerando todas las tareas requeridas y programándolas de acuerdo con los recursos disponibles.
Una etapa importante fue la demostración de la dependencia de unas tareas respecto de otras. Además, Gant asignó a cada persona un período de tiempo durante el cual debía completar un determinado tipo de actividad, indicó quién y qué tarea se realizaría, teniendo en cuenta el tiempo asignado para el proyecto.
El diagrama de Gantt se realiza utilizando un eje vertical que representa diferentes tareas y un eje horizontal que representa el tiempo.
Diagrama de Gantt en el mundo moderno
Este método de planificación no pierde su relevancia hoy, porque le permite proporcionar una visualización gráfica del plan de producción, simplifica el seguimiento del progreso en la implementacióntareas asignadas. El diagrama de Gantt se ha convertido en una herramienta analítica tan poderosa que durante casi 100 años no ha sufrido ningún cambio. Solo en los años 90 del siglo pasado, para describir las relaciones con más detalle, se introdujeron líneas de comunicación entre varias tareas:
- "finish-start" - la actividad B no puede comenzar hasta que se complete la actividad A;
- "start-finish" - la acción B no puede comenzar hasta que comience la acción A;
- "start-start" - la acción B no comenzará antes que la acción A;
- "finish-finish": la acción B no debe terminar antes de que termine la acción A.
Existen pruebas de que el gráfico de Gantt se utilizó en la construcción de estructuras de ingeniería gigantes como la presa Hoover (Las Vegas, 1939) y el sistema de autopistas Eisenhower (que conecta la mayoría de las principales ciudades de los Estados Unidos).
Instrucciones: ¿cómo crear un diagrama de Gantt en 5 pasos?
A continuación, veremos las reglas para construir un diagrama de Gantt e intentaremos crearlo nosotros mismos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
Paso 1. Recopilación de datos
Para construir un gráfico, necesitamos los siguientes datos:
- coordenadas de todos los conjuntos de datos (donde debe comenzar cada una de las columnas);
- nombre de cada etapa;
- duración de cada etapa.
Por conveniencia, los ingresamos inmediatamente en los campos correspondientes de la tabla. Una vez que hayamos ingresado toda la información requerida, podemos proceder a la creación del gráfico en sí.
Importante: asegúrese de que todos los formatos de datos esténson correctos: en particular, esto se aplica a las fechas.
Paso 2. Formación del diseño
Entonces, conocemos el propósito de la planificación y los datos clave sobre la base de los cuales construiremos un cronograma. Ahora, en la ventana de la hoja de cálculo, debemos ir a la sección "Insertar gráfico ->" y luego hacer clic en el elemento "Línea". No necesitamos la habitual, pero sí con acumulación, ya que solo proporciona la segunda fila de datos, que en nuestro caso será la principal.
Paso 3. Borra todo lo demás
Para hacer esto, el programa proporciona herramientas especiales. En el gráfico que aparece en la pantalla, debe mover el cursor del mouse sobre la barra azul, hacer clic derecho sobre él y seleccionar "Formatear serie de datos" en el menú que aparece. Se mostrará una ventana en la que debemos ir al elemento "Rellenar" y seleccionar el elemento "Sin relleno". Después de eso, el gráfico se verá así:
Paso 4. Toques finales
Dado que por defecto todos los datos de nuestro gráfico están ordenados de abajo hacia arriba, tendremos que modificarlo un poco. Para ello, hacemos clic con el botón derecho en el eje de categorías (el que está al lado del cual tenemos una lista de tareas), vamos a la ventana "Formatear eje". La pestaña que necesitamos se abre inmediatamente: "Parámetros del eje". Marque la casilla junto a Orden de categoría inverso. De hecho, el diagrama de Gantt ya está listo, solo quedan un par de cositas útiles.
Paso 5. Formateo
Entonces, seguimos trabajando en el gráfico. Como puede ver, todavía se ve feo, y ahora lo arreglaremos usando la hoja de cálculo:
- Estira el gráfico al tamaño deseado usando la flecha en la esquina superior derecha.
- Seleccione todas las fechas en la tabla, haga clic en el área de selección con el botón derecho del mouse y vaya a "Formato de celdas-> Número". Esta sección presenta los principales formatos de números con los que trabajamos. Para que las inscripciones no se superpongan, le recomendamos que elija una versión más corta de la entrada. Luego, nuevamente, haga clic con el botón derecho en el eje con fechas en el gráfico, seleccione "Formato de eje -> Número" y marque la casilla junto a "Enlace a fuente".
- Seleccione la leyenda (los símbolos "Fecha" y "Duración" a la derecha) y presione el botón Eliminar en el teclado.
- Abrir "Format Axis -> Parameters" y establecer los valores mínimo y máximo (establecemos el 15 de diciembre, ya que es lunes, y el 3 de enero). Aquí podemos establecer el precio de las divisiones principales (esto es conveniente en los casos en que, por ejemplo, el trabajo en un proyecto durará varias semanas o meses). En nuestro caso, es más conveniente dejar el valor por defecto (2.0).
Un poco más de experimentación con el formato, y al final eso es lo bello que obtenemos. Aquí hay un diagrama de Gantt terminado. El ejemplo que hemos dado es, por supuesto, muy simple, pero es suficiente para comprender la esencia de este método de planificación ydemostración visual del proceso de realización de ciertas tareas.
Otros programas de gráficos
Por supuesto, hay muchos otros programas mejores que facilitan la gestión de proyectos. Se puede crear fácilmente un diagrama de Gantt de cualquier complejidad utilizando aplicaciones como:
- SchedRoll;
- Diseñador Gantt;
- Mindjet JCVGantt Pro;
- Microsoft Project y muchos otros.
Además, hay una serie de servicios en línea que brindan a sus usuarios la oportunidad no solo de planificar sus asuntos, sino también de recibir informes periódicos, notificaciones sobre el estado actual de las tareas por correo electrónico. Sin embargo, no se puede negar el hecho de que la confidencialidad de los datos almacenados en la red está en riesgo, y el software estacionario que se instala directamente en la computadora del usuario, por regla general, tiene una funcionalidad mucho más amplia y su funcionamiento es más confiable.
Ventajas y desventajas del método
Finalmente, vale la pena considerar en detalle las principales ventajas y desventajas del método de planificación y gestión descrito.
La principal ventaja, sin duda, es la presentación gráfica del material. Como regla general, es conveniente para los empresarios trabajar con diagramas de Gantt: les gusta la capacidad de identificar y designar claramente las etapas de trabajo en un proyecto. Al presentar las tareas en forma de barras de diferentes colores, todos los miembros del equipo pueden identificar literalmente sus tareas de un vistazo.
También se debe tener en cuenta que los diagramas de Gantt sonuna excelente herramienta de presentación que puede demostrar las prioridades clave del proyecto. Es decir, tan pronto como los líderes asignan y distribuyen cada uno de los recursos disponibles, el equipo se entera instantáneamente y sigue instrucciones adicionales. Esta característica del diagrama de Gantt es extremadamente útil para los gerentes senior: al usarla, es mucho más fácil preparar un informe amplio y detallado sobre el estado de varios proyectos.
Sin embargo, como cualquier otro método de planificación, el diagrama de Gantt tiene sus inconvenientes. Uno de ellos es la dependencia de tareas. Muy a menudo, en el proceso de presentación de proyectos, los gerentes necesitan mostrar cuáles de estas tareas están relacionadas entre sí. Pero, desafortunadamente, el formato del gráfico en sí mismo no lo permite. Para sortear esta limitación, los gerentes recurren a varios trucos: por ejemplo, agregan líneas verticales especiales al gráfico que demuestran las dependencias clave. Sin embargo, esta es solo una solución temporal, incapaz de transmitir la información en su totalidad.
Otra desventaja de los diagramas de Gantt es su rigidez. Hoy en día, los proyectos no son estáticos: constantemente experimentan algunos cambios, cambios, que es simplemente imposible tener en cuenta en el diagrama. Antes de comenzar a construir un gráfico, los gerentes deben calcular todo hasta el más mínimo detalle, porque con el más mínimo cambio en la estimación, todo el diagrama debe volver a dibujarse desde cero. Y eso sin mencionar que ser capaz de ilustrar varias formas diferentes de planificar al mismo tiempotambién f alta.
Independientemente de por qué necesita un diagrama de Gantt, un programa (incluso el más "avanzado") no podrá mostrar el significado y la intensidad de recursos de ciertos trabajos, su esencia. Por lo tanto, rara vez se usa para proyectos de gran escala.
Sin embargo, es imposible negar que este método es extremadamente común en la práctica de la gestión de proyectos: durante más de un siglo de su uso, las personas han tenido la oportunidad de verificar su eficacia y alta eficiencia.
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