Inventario: ¿qué es? Objetivos, métodos y tipos de inventario

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

El inventario es un procedimiento especial, cuyo objetivo principal es identificar ciertas violaciones en diferentes empresas. A través de este proceso, es posible establecer cuán verdaderos y precisos son los datos sobre los artículos en stock. Se revelan errores en el trabajo de varios especialistas de la empresa. Además, actúa como un cierto método de seguimiento del trabajo de los empleados.

Concepto de proceso

El inventario es un determinado método de contabilidad en una empresa que tiene funciones de control. Está diseñado para determinar si la cantidad real de ciertos bienes en la empresa corresponde a la información contenida en la documentación de la organización.

Si se encuentran varios errores o f altantes durante el proceso de inventario, esto se convierte en la base para una investigación interna en relación con los empleados financieramente responsables de la empresa.

Los problemas surgen no solo cuando hay escasez, sino también cuando hay un exceso de valores, ya que esto genera dificultades para cobrar las cuentas por cobrarpagos de deudas o préstamos. Los resultados del inventario son importantes para la inspección fiscal, ya que las discrepancias graves pueden ser el resultado de actos ilegales por parte de la administración o los empleados de la empresa.

¿Qué funciones se realizan?

El inventario es un proceso complejo, durante cuya implementación se pueden realizar diferentes funciones:

• controlando;
• cuenta;
• detectar delitos.

Existen varios tipos de este procedimiento, los cuales se seleccionan en función de la finalidad de la conducta y de las circunstancias.

Características del procedimiento

La dirección de cualquier empresa está interesada en realizar un inventario. Esto se debe a que sus resultados pueden revelar las más mínimas discrepancias entre la propiedad real y los datos contenidos en los registros de la empresa.

Especialistas que no están interesados en sus resultados se dedican a la verificación, por lo tanto, la dirección de la empresa a menudo contrata a expertos independientes para esto.

El objetivo principal del evento

El objetivo principal del inventario es determinar la corrección de la contabilidad, para lo cual se comparan indicadores reales con los datos contenidos en numerosos documentos de la empresa. Por lo tanto, se logran diferentes resultados comprobando:

• todos los artículos involucrados en el proceso de inventario se vuelven a calcular, medir o pesar;
• los totales resultantes se comparan conlos datos que están disponibles en la documentación contable;
• supervisar la implementación de las normas establecidas en la empresa y diseñadas para preservar la integridad de los diferentes valores;
• se identifican bienes o materiales que pronto se dañarán;
• Se descubre propiedad dañada;
• se identifican todos los objetos de valor que no se utilizan en la empresa, que a menudo simplemente se venden después del inventario;
• se encuentran discrepancias en diferentes documentos;
• comprobar las condiciones en que se almacenan los bienes y artículos;
• controla la visualización correcta de numerosas transacciones comerciales en la contabilidad.

Si realmente hay errores graves en la contabilidad, esto puede tener consecuencias negativas para la empresa, representadas por pérdidas materiales. Por lo tanto, es necesario realizar periódicamente un inventario de la caja.

Si los inspectores fiscales, como resultado de la verificación de una empresa, descubren que la organización no realiza un inventario regularmente, esto se equipara a la ausencia de contabilidad en la empresa, por lo tanto, se pueden aplicar sanciones administrativas significativas a tales firmas. A menudo, los resultados de la auditoría son redactados incorrectamente por un contador u otra persona responsable, lo que se considera un delito administrativo por el cual la inspección fiscal impone una sanción.

Reglamento legislativo

Las reglas para la realización y contabilidad del inventario se pueden estudiar en las disposiciones de la Orden del Ministerio de Hacienda No. 49. Además, existen Directrices especiales que contienen información sobre el procedimiento para realizar una auditoría.

Cada empresa puede además crear su propio reglamento interno, en base al cual se fijan reglas únicas para la implementación de este proceso. Algunas empresas prefieren realizar un inventario de la propiedad mensual o trimestralmente. Es la dirección de la empresa la que resuelve este problema de forma independiente.

Obligatorio es el control realizado antes de la preparación inmediata de las cuentas anuales. Si no existe tal inventario, entonces la empresa puede ser considerada administrativamente responsable, y se imponen multas a los funcionarios de la empresa.

Principales tipos de proceso

Hay varias clasificaciones que caracterizan este cheque. Difieren en muchos aspectos.

La elección de uno u otro tipo depende de la finalidad del inventario.

Sobre la verificación obligatoria

El inventario puede ser obligatorio o de iniciativa. En el primer caso, se requiere realizarlo en base a requisitos legales, por lo que en la empresa suelen presentarse situaciones que están predeterminadas por la ley. Los empleados del Servicio de Impuestos Federales u otras agencias gubernamentales pueden insistir en dicho control.

La verificación de la iniciativa se realiza sobre la base de la adopción de una decisión adecuada por parte de los líderes de la organización. En este caso, no existen restricciones sobre las causales para la realización del proceso. Por lo general, la necesidad de este procesoocurre cuando la gerencia tiene dudas sobre la honestidad de los empleados.

En el lugar

El inventario es un procedimiento para verificar que la propiedad real coincida con los datos de los documentos, por lo que puede ser realizado por empresas en diferentes ubicaciones.

Por lo tanto, el procedimiento puede implementarse en la caja de una empresa o en producción, en almacenes o en una tienda.

Objetos a comprobar

Los objetos de inventario pueden ser de diferentes valores pertenecientes a una empresa en particular. Esto incluye activos fijos representados por edificios, estructuras o equipos, inventarios, dinero, productos terminados o incluso obligaciones financieras de la empresa.

El iniciador del control preselecciona un objeto específico, después de lo cual esta información se transfiere a la comisión involucrada en el procedimiento.

Según el método de implementación del proceso

El trámite puede ser completo o parcial. Cada variedad tiene sus propias características:

• Comprobación completa. Se lleva a cabo antes de la formación de cuentas anuales o antes de una auditoría. A menudo se implementa durante la revisión. Todos los valores materiales, dinero y pasivos disponibles en la empresa y reflejados en la contabilidad de la empresa están sujetos a verificación. Incluso los bienes recibidos por la empresa sobre la base de un contrato de arrendamiento están sujetos a inventario.
• Parcial. Puede llevarse a cabo en cualquier momento, lo que requiere únicamente la decisión adecuada de la dirección de la empresa. Para esto, por lo generalcubre la propiedad agrupada por tipo, ubicación u otros principios. Por ejemplo, solo se puede inspeccionar un almacén o los objetos de valor de los que un empleado es responsable.

Las propias empresas deberían estar interesadas en el inventario parcial regular de los fondos, ya que en este caso es posible controlar la corrección del trabajo de varios especialistas en la empresa.

Según el método

Según el método de realización de un inventario, puede ser selectivo o continuo.

La inspección aleatoria se realiza según la decisión de la dirección de la empresa. La encuesta se realiza en relación con varios valores elegidos por el director. A menudo, este método de verificación se utiliza en grandes empresas. Si los resultados de dicho inventario revelan incluso discrepancias menores, se asignará una verificación completa.

Se puede realizar un inventario completo en cualquier momento después de que la dirección de la empresa haya tomado la decisión. Durante este proceso, todos los bienes de la empresa están sujetos a evaluación, así como diversos valores ubicados en divisiones o sucursales.

Inesperadamente

El inventario puede ser:

• planificado, teniendo en cuenta el cronograma elaborado a principios de año por la gerencia de la empresa, y los términos de su implementación se anuncian adicionalmente con anticipación;
• no programado, implementado en el caso de ciertas circunstancias imprevistas, por ejemplo, se reemplaza a una persona responsable o ocurre una emergencia en la empresasituación;
• repetido, designado con la condición de que los resultados de la última verificación se consideren poco fiables o dudosos, por lo que se requiere confirmar ciertos hechos;
• control, se realiza al realizar un inventario completo, para lo cual se evalúan todas las actuaciones de la comisión y se verifica la exactitud del procedimiento.

Todos los tipos de inventario anteriores se pueden realizar según la decisión de la dirección de la empresa.

El concepto de verificación técnica

El inventario técnico está representado por un inventario de bienes que determina todas sus características y valor catastral. Suele llevarse a cabo en relación con diferentes propiedades.

Procedimiento a seguir previo a las cuentas anuales. Según el acta redactada, se puede comprender cuánto ha cambiado el precio catastral del objeto.

¿Cuándo se requiere inventario?

Esta verificación es absolutamente necesaria en estas situaciones:

• propiedad que se compra, vende o alquila;
• antes de las cuentas anuales;
• persona responsable reemplazada;
• se detecta robo o daño a la propiedad;
• después de un desastre natural u otras emergencias;
• al cerrar o reorganizar una empresa.

También se podrá realizar el inventario en otras situaciones previstas por la ley.

Procedimiento de verificación

La orden de inventario se considera simple, por lo quese realizan acciones secuenciales:

• la dirección de la empresa emite una orden adecuada;
• se está formando una comisión de inventario;
• establecimiento de plazos para el proceso;
• los documentos son transferidos por empleados económicamente responsables;
• se realiza un inventario directo, que consiste en pesar, contar, medir y realizar otras acciones similares;
• los resultados obtenidos luego de la implementación del inventario se comparan con los datos disponibles en los registros de la empresa;
• Se identifican discrepancias;
• determinar las causas de los problemas;
• los resultados se están procesando.

Al final del cheque, se forma un acto de inventario. Contiene todos los hechos revelados como resultado del inventario. Con base en este documento, puede comprender qué tan efectivo fue el inventario. Una muestra de este documento se encuentra a continuación.

El acto debe contener información diferente. Incluye información:

• fecha de inspección;
• lista todas las personas que son miembros de la comisión de inventario;
• se dan objetos en estudio;
• describe todos los métodos utilizados para obtener información;
• ajustar resultados;
• los signos de todos los participantes se ponen al final.

Act se considera documentación importante en cualquier empresa. Puede ser objeto de verificación por parte de los empleados del Servicio de Impuestos Federales, por lo que debe permanecer en la empresa por lo menos cincoaños. Si hay dudas sobre la exactitud de la información contenida en este documento, entonces el jefe de la empresa puede designar una nueva verificación.

Conclusión

El inventario se considera un proceso importante, sobre la base del cual los datos reales se concilian con la información registrada en los registros de la empresa. Se puede presentar de numerosas formas.

Hay situaciones en las que se debe llevar a cabo una auditoría sin f alta en función de los requisitos de las autoridades estatales. El proceso lo lleva a cabo solo una comisión de inventario especialmente creada, que incluye solo profesionales y, a menudo, incluso expertos externos que no están interesados en los resultados del inventario son invitados aquí.