La auditoría de personal es Definición, tipos, métodos, tareas y objetivos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La auditoría de personal es una verificación de la eficacia del trabajo del personal, realizada por empleados especialmente designados o por un tercero. A diferencia de la auditoría clásica utilizada en contabilidad, la auditoría de personal no es obligatoria y no está regulada por leyes especiales y actos legales de la Federación Rusa. Se lleva a cabo por iniciativa del jefe de la empresa para resolver ciertos problemas. El objetivo principal de dicha auditoría, en la mayoría de los casos, es identificar el estado del personal de la empresa. También se utiliza para encontrar formas de aumentar la productividad y reducir los costos de producción.

Cómo clasificar

Las inspecciones están relacionadas con uno u otro tipo de auditoría de personal según parámetros tales como:

• Período de datos utilizado: corto plazo, largo plazo y corto plazo.
• Método de obtención de la información: oral o documental
• Naturaleza de la información que se verifica: legal, calificativa o mixta;
• A los revisores: internos y externos.

La auditoría de personal se lleva a cabo en dos direcciones: identificación de infracciones legales yidentificación de violaciones de la disciplina laboral: búsqueda de sobrecostos irrazonables, identificación de motivos de simple, matrimonio, etc. Por lo tanto, la auditoría del personal en la dirección de la actividad se divide principalmente en legal, calificada y mixta.

Auditoría de personal legal

Durante la auditoria legal de personal revisan la documentación del departamento de personal, la hoja de horas de los talleres, revisan facturas y recibos con los materiales y herramientas disponibles. Verifique la corrección del llenado de contratos de trabajo, libros de trabajo, órdenes ejecutivas. Verificar si los empleados están siguiendo las descripciones de trabajo. Realizan encuestas y realizan encuestas para identificar violaciones de la legislación laboral de la Federación Rusa, así como las reglas y normas adoptadas en un campo particular de actividad que los empleados deben cumplir. Por ejemplo, los requisitos de las normas sanitarias en la industria alimentaria, los GOST, los estándares de calidad y el cumplimiento de las reglamentaciones.

La tarea principal de una auditoría de personal legal es identificar violaciones antes de que sean detectadas por una comisión especial durante la auditoría. Esto ayudará a evitar problemas con la ley y mejorará la calidad de los productos y servicios.

Cualificación del personal de auditoría

La auditoría de calificación del personal de la organización se lleva a cabo para identificar las deficiencias en el trabajo del personal y determinar las formas de eliminarlas. También permite identificar la presencia de cualificación insuficiente de un trabajador opor el contrario, para identificar al personal más valioso que necesita ser promovido o pagado más para que se desempeñe aún mejor y haga más.

La auditoría de calificación del personal es más relevante en aquellas áreas de actividad donde el éxito de la empresa depende completamente de las cualidades profesionales del empleado. Por ejemplo, en el comercio. Si el vendedor trata a los compradores de manera incorrecta, por ignorancia o incapacidad, esto afecta directamente el resultado financiero de la empresa: disminuyen los ingresos, aumentan los volúmenes de productos vencidos. Al mismo tiempo, solo una verificación puede revelar si el motivo de la disminución de los ingresos es la baja calificación del empleado y no algún otro factor. En este ejemplo, una auditoría de personal ayudaría a identificar a un empleado sin escrúpulos y reemplazarlo a tiempo, antes de que la empresa comercial estuviera al borde de la quiebra.

Auditoría integral de personal

La auditoría integral de personal implica el uso de auditorías tanto legales como de calificación, así como todos los métodos disponibles para evaluar y analizar la información. Tal verificación permite evaluar el estado del personal e identificar el potencial de personal de la empresa, identificar las violaciones legales existentes en la empresa y eliminarlas antes de que provoquen pérdidas financieras y de personal no deseadas.

Este método de realizar una auditoría de personal tiene, además de las ventajas enumeradas, dos desventajas: costará más y tomará más tiempo, ya que habrá más participantes involucrados para verificar una gran cantidad de datos. Es por esotiene sentido llevarlo a cabo solo en casos de emergencia: en caso de quiebra o durante una crisis financiera, cuando el mercado se estrecha y la competencia se intensifica.

Quién puede inspeccionar

La auditoría del sistema de personal puede ser realizada tanto por empleados de la empresa como por organizaciones de terceros. Al mismo tiempo, surge el problema de determinar el nivel de competencia del inspector, ya que el concepto de auditoría del personal no está fijado en la práctica legal, y aquellas instrucciones, normas y reglas que existen están destinadas a la auditoría en actividades contables. Pero qué tan completa y confiable se recibirá la información y cómo se analizará y evaluará depende de los pasos que tome el director de la empresa para mejorar la situación con el personal.

Sin embargo, se encontró una salida. Entonces, como instrucciones y reglas básicas para organizar una auditoría de personal en una empresa, se pueden tomar los conceptos básicos de auditoría financiera y, en particular, requisitos para la información recibida y proporcionada como:

• objetividad;
• credibilidad;
• puntualidad;
• honestidad;
• plenitud.

En consecuencia, el auditor debe cumplir no solo con las reglas de la ética profesional, ser honesto y objetivo, sino también adherirse a ciertas reglas al recopilar y procesar información, así como al preparar un informe de auditoría. Al mismo tiempo, no necesita tener ningún certificado especial para participar en una actividad como una auditoría de personal. Pero eso no significaque puede ser realizado por cualquier empleado. Para resolver las tareas de una auditoría de personal, el inspector debe tener un cierto nivel de conocimientos y calificaciones.

Realizar una auditoría de personal puede ser un empleado de una empresa especializada o alguien del personal de la empresa con un nivel suficiente de educación y competencia. En la mayoría de los casos, estos son jefes de departamento, contadores y otros especialistas altamente calificados. Y aquí surge un dilema ante el jefe de la empresa: ¿Qué es mejor, contratar una organización especializada o realizar una auditoría por su cuenta? La respuesta a esta pregunta depende de factores como:

• El costo del personal altamente calificado involucrado en la auditoría del personal y el costo de los servicios de una empresa de auditoría;
• Cantidad de información que requiere procesamiento y plazos permitidos para su procesamiento.

En general, se cree que una auditoría de personal realizada por los empleados de una empresa es más económica, lo que no siempre es cierto. La participación de especialistas externos suele ser mucho más rentable si es necesario realizar una auditoría en una gran empresa, donde el volumen de información es muy grande. Las empresas que brindan servicios de auditoría tienen más experiencia, sus empleados están más calificados, al menos en el campo de la auditoría de personal, entonces la auditoría costará menos y mejor, y tomará menos tiempo.

Auditoría de recursos humanos por su cuenta, cómo realizar

Si, a pesar de todo, el director de la empresa decide realizar una auditoría con la ayuda de sus empleados,él necesita saber algunas características. Por lo general, el objetivo de una auditoría de personal en este caso es estudiar el trabajo no de la empresa en su conjunto, sino de algún departamento separado, mientras que es necesario garantizar el máximo nivel de confidencialidad de la información.

Para empezar, el gerente deberá crear un grupo de trabajo, generalmente incluye 4-5 personas, y determinar la persona responsable de realizar la auditoría y redactar el informe de auditoría. Todo el proceso de preparación y realización se puede dividir en las siguientes etapas de una auditoría de personal:

1. Desarrollo de un plan de acción.
2. Determinación del tamaño de la muestra: el número de empleados entrevistados, el volumen y tipo de documentos controlados. Cuanto mayor sea la muestra, más preciso será el resultado, pero más tiempo llevará el procedimiento de verificación.
3. Elaboración de formularios de cuestionarios, elaboración de preguntas.
4. Comprobación de la documentación del departamento de personal, así como de los documentos del área objeto de control.
5. Encuesta y cuestionamiento de los empleados de la empresa.
6. Análisis de la información recopilada, incluido el uso de tecnología informática y programas especiales.
7. Redacción, con base en la información obtenida durante la auditoría, un informe de auditoría, en el que la persona responsable de la implementación de la auditoría del personal en la empresa expresa su opinión sobre el estado del personal, sus calificaciones y satisfacción con el trabajo condiciones.

El informe de auditoría se redacta por escrito, se adjuntan pruebas en forma de informe sobre el trabajo realizado. Todas las páginas del informe deben estar numeradas y archivadas en una carpeta. En general, cualquiero no existen reglas estrictas para elaborar una conclusión, así como para llevarla a cabo, ya que el propósito de una auditoría de personal es obtener información para los usuarios internos, por lo tanto, los datos obtenidos como resultado de dicha auditoría no se publican en ningún lugar, y la mayoría de las veces son estrictamente confidenciales y su divulgación es inaceptable. Además, debe garantizarse la confidencialidad de la información, tanto en la etapa de planificación como en los resultados de la verificación. Es deseable que los empleados de la empresa no sepan sobre la próxima inspección. Esto ayudará a evitar la colusión entre ellos, lo que permitirá aumentar la objetividad y fiabilidad de la información recibida.

Métodos de recopilación y procesamiento de información

Los métodos de auditoría de RR. HH. no son diferentes a los utilizados en las auditorías contables, sólo se obtiene información de diferente naturaleza y finalidad. Utilizan principalmente formularios preparados previamente de cuestionarios y listas de preguntas. La información obtenida durante la auditoría sobre los empleados de la empresa se compara con los requisitos básicos prescritos en manuales especializados, descripciones de puestos y estándares de calidad del trabajo.

La información obtenida durante la auditoría en forma de cuestionarios y registros de respuestas a preguntas y otros documentos que se recibieron durante la auditoría se recopila, clasifica y compara según el momento y el lugar en que se realizó la auditoría del personal. El informe compilado sobre la base de los resultados de la auditoría debe contener, si no todos los documentos, entonces los más importantes.

Qué tareas se pueden resolverauditoría de personal

La auditoría del sistema de personal ayuda a evaluar mejor el potencial de la empresa y las calificaciones del personal. Esto permite identificar a los empleados más valiosos de la plantilla y ofrecerles puestos de trabajo y salarios más acordes con su nivel.

Como demuestra la experiencia, es más rentable para un gerente ascender en la escala profesional a quienes ya trabajan en la empresa que contratar a uno nuevo. Por un lado, esto aumentará el rendimiento de otros empleados, ya que verán perspectivas de carrera; por otro lado, es posible que un nuevo empleado no arraigue en el equipo, y esto aumenta la rotación de personal, lo que puede afectar negativamente el desempeño de la empresa. La rotación de personal también puede ser el resultado de una política de personal incorrecta. Por ejemplo, si la complejidad del trabajo o el nivel de responsabilidad y el nivel de pago no coinciden. Esto solo puede revelar una auditoría del trabajo del personal.

Tal control ayuda no solo a identificar a los empleados más valiosos o deshacerse de los menos valiosos, sino también a resolver problemas que están directamente relacionados con el hecho de que la organización del trabajo se lleva a cabo incorrectamente en la empresa. Por ejemplo, durante una inspección en uno de los talleres, se reveló que debido a la mala colocación de los materiales, los trabajadores pasaban hasta dos horas al día solo entregándolos a los sitios de procesamiento, ya que estaban almacenados en un depósito distante. Como resultado, se desperdició tiempo y esfuerzo. Los trabajadores se cansaron más rápido y perdieron la concentración. Esto afectó la calidad y el volumen de los productos. Sin una auditoría de personal, este error del sistemala producción no sería fija, lo que significa que los recursos se desperdiciarían.

Responsabilidad de los auditores

El auditor solo es responsable de su opinión expresada en el informe del auditor. Al final, la decisión sobre los cambios de personal la toma el jefe de la empresa, y la tarea del auditor es solo informarle sobre el estado del personal de la empresa, qué nivel de sus calificaciones, si hay violaciones. de la ley, disciplina laboral, medidas de seguridad, si realmente hay especialistas altamente calificados. Indique los factores que inciden negativa o positivamente en el trabajo del personal y en el uso racional del tiempo de trabajo.

Como resultado, el auditor elabora un informe de auditoría en el que indica:

• qué eventos se realizaron;
• cuánto trabajo se realizó;
• qué problemas y riesgos encontró en el curso de su trabajo;
• lo que debe hacerse para corregir la situación si el estado del personal o la política de personal es negativo;
• posibles consecuencias si no se corrigen las infracciones.

En sí misma, la inspección no resuelve el problema del personal seleccionado incorrectamente o las acciones incorrectas de los empleados de la empresa, su violación de las normas de seguridad o el incumplimiento de las instrucciones y los reglamentos técnicos. El propósito de una auditoría de personal es identificar las fortalezas y debilidades del sistema de personal existente en la empresa y brindar recomendaciones sobre cómo eliminar las deficiencias y mejorar este sistema. El auditor noresponsabilidad por el estado de la política de personal y las decisiones que el gerente tomará con base en los resultados de la auditoría.

Dónde y cómo contratar auditores para controlar al personal

Este tipo de servicio lo brindan principalmente empresas de consultoría y agencias de contratación que se especializan en consultoría y contratación para otras empresas. Hay tales organizaciones en casi todas las ciudades importantes. La mayoría de las veces anuncian sus servicios en periódicos y revistas de publicidad locales o en muros publicitarios especiales en Internet. Algunos tienen un sitio web oficial de la empresa.

Al contratar, se establece un acuerdo entre una empresa y una empresa que presta servicios de auditoría de personal, en el que se deben especificar los derechos y obligaciones de las partes y pagar por el servicio. Por lo general, las partes contratantes se reúnen varias veces antes de redactar un contrato, discutiendo los matices y los posibles riesgos. Qué actividades se llevarán a cabo. Se negocia un plan de trabajo aproximado (incluso la consultora puede presentar un prospecto del plan de auditoría de RRHH).

La principal ventaja de contratar a una organización especializada externa para organizar una auditoría de personal es la independencia de la auditoría. Si un empleado de una empresa, de una forma u otra, depende tanto del gerente como de la fuerza laboral, entonces el auditor externo tiene una independencia casi completa. Su opinión se basa únicamente en hechos observados.

La auditoría de recursos humanos es una de las formas más fáciles y asequibles de verificar el sistema de personal de una organización ydeterminar el potencial existente de recursos humanos de la empresa. Este método de verificación es parte integral de la contabilidad de gestión de la empresa y debe realizarse periódicamente, independientemente del resultado financiero de sus actividades.