Recargo por naturaleza itinerante del trabajo: procedimiento de cálculo, reglas de registro, acumulación y pago

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

En muchas empresas, el trabajo de ciertas categorías de empleados es viajar. En primer lugar, estamos hablando de conductores que transportan personal, transportan productos, materiales y otros bienes. En el artículo hablaremos sobre el pago adicional por el carácter itinerante del trabajo, la fiscalidad y la contabilidad de la asignación.

Información general

¿Siempre se requiere una asignación de viaje? Averigüémoslo.

Si la actividad laboral del empleado está relacionada con los viajes, el empleador debe compensar los gastos incurridos con base en los datos del informe anticipado, así como contra la presentación de boletos y cheques. Mientras tanto, la legislación prevé otra forma de recuperar los costos.

El empleador puede pagar una asignación fija por trabajo de viaje. Los conductores, por regla general, están bastante satisfechos con dicha compensación. El monto del pago adicional lo determina el jefe de la empresa yaprobado por documento local.

Aquí hay que decir que los inspectores no siempre reconocen la compensación por el carácter itinerante del trabajo como compensación en el sentido de lo dispuesto en el art. 168.1 CT. Si no hay documentos que confirmen los gastos del empleado, es posible que el empleador deba cobrar contribuciones adicionales.

Reembolso de documentos

Si el empleado proporciona documentos que confirman sus gastos en el viaje, el empleador los compensa después del hecho. Esto significa que el empleado recibirá exactamente tanto como gastó. Esta opción generalmente se usa cuando los empleados se envían en viajes de negocios largos a otras regiones o al extranjero. El empleador reembolsará a dichos empleados los gastos de viaje y alojamiento. Al mismo tiempo, el empresario ha de decidir si procede a retener de esta retribución el IRPF y las aportaciones a fondos. Respondamos esta pregunta de inmediato.

Los costos de compensación los incluye el empleador en los gastos que se tienen en cuenta al calcular el impuesto sobre la renta. De conformidad con el apartado 11 del apartado 1 del art. 217 del Código Tributario, no es necesario retener el impuesto sobre la renta de las personas físicas para su devolución. Esta regla se aplica a la cantidad total especificada en el convenio colectivo o laboral o en otro acto local de la empresa. En cuanto a las primas de seguros, tampoco es necesario cobrarlas (cláusula 2, parte 1, artículo 9 212-FZ del 2009-07-24).

Dificultades en la práctica

Sin embargo, debe decirse que la FSS y la UIF a veces creen que el empleador está obligado a calcular las contribuciones a partir del monto de la compensación. Justifican su posición diciendo quela naturaleza itinerante de las asignaciones de trabajo y pagos - estos son elementos del salario. Los inspectores de fondos confirman sus argumentos con lo dispuesto en el art. 129 del Código del Trabajo, que define las ganancias. Como resultado, luego de las inspecciones, el empleador es sancionado con multas y sanciones, y está obligado a cobrar contribuciones adicionales. Tales decisiones, por supuesto, deben ser cuestionadas. En la mayoría de los casos, los tribunales se ponen del lado del empleador, citando los siguientes argumentos:

1. El reembolso del trabajo está sujeto a la aprobación del empleador.
2. La compensación es necesaria para cubrir los gastos adicionales del empleado en que incurre durante el desempeño de su función laboral.
3. Los montos de reembolso no pueden incluirse en las ganancias de ninguna manera, por lo tanto, no hay necesidad de acumular contribuciones.

Lista de documentos justificativos

El suplemento por la naturaleza de viaje del trabajo se cobra sobre la provisión de documentos de respaldo. El jefe de la empresa determina y aprueba una lista específica de documentos. Es recomendable formar dos listas: para viajes cercanos y largos. En este caso, los requisitos del empleador serán más claros.

Los gastos de viaje del empleado se pueden verificar:

1. Billetes de metro, autobús, trolebús, etc.
2. Itinerario, hoja de ruta, recibos, cheques (cuando se utiliza transporte personal).

Los costos residenciales se confirman con los documentos recibidos a la llegada. Puede ser un recibo emitido por el administrador del hotel, un contrato de alquiler a corto plazo.

Respuestas a preguntas adicionales de los inspectores sobrelos recargos por la naturaleza itinerante del trabajo pueden darse mediante referencia a los documentos que certifican el movimiento de los empleados. Estamos hablando, en particular, de la lista de puestos fijados por la ley local, las condiciones estipuladas en el contrato de trabajo, memorandos, revistas, etc. Se debe proporcionar a los inspectores cualquier documento que confirme los viajes.

Características de la documentación

Para garantizar el control sobre los movimientos diarios de los empleados, es recomendable crear un diario de viajes de negocios. Este documento puede ser conservado por el jefe del departamento correspondiente u otro empleado responsable.

La planificación y el control de viajes individuales se pueden realizar con la ayuda de memos. El empleado lo redacta a nombre del jefe. En un memorándum, el empleado indica los motivos del viaje, metas y objetivos. El documento debe ser entregado al empleador para su aprobación.

La normativa vigente en la actualidad no establece una forma única de notas y diarios contables. En consecuencia, la dirección de la empresa puede aprobar sus formularios. Para poner en circulación la documentación, el director dicta la orden correspondiente.

Matices

La asignación por la naturaleza itinerante del trabajo se establece en función de:

• frecuencias de viaje;
• duración del viaje de negocios;
• dificultad de la tarea, etc.

También puede tener en cuenta las calificaciones y la experiencia laboral de un empleado en particular. En consecuencia, no es necesario instalaruna cantidad para todos.

Flujo de trabajo simplificado

Como muestra la práctica, no siempre es posible que un empleado adscrito conserve los documentos de absolución. Sucede que para la fecha del informe se pierden algunos de los boletos, no hay cheques de estaciones de servicio, recibos, etc. Pero sin ellos, al empleado no se le reembolsarán los gastos. Para tales casos, se proporciona un flujo de trabajo simplificado.

El jefe de la empresa determina y aprueba el monto de la asignación por la naturaleza itinerante del trabajo. Esta cantidad debe incluir:

1. Tarifa media en transporte público.
2. Pago del alquiler.
3. Reparaciones de vehículos menores o no programadas.
4. Servicios de comunicación (teléfono móvil, fax).

Se recomienda establecer un recargo fijo por el carácter itinerante del trabajo de los choferes, transitarios, comerciantes y demás empleados que desempeñen una función laboral fuera de la empresa, pero dentro de la misma localidad.

La bonificación también se otorga si el empleado:

• usualmente gasta lo mismo en viajes;
• no gasta dinero en alojamiento y viajes en otra región o en el extranjero.

Si un empleado tiene un pago adicional por la naturaleza de viaje del trabajo, no necesita cobrar boletos, cheques y otros documentos de respaldo. Y se le dará una compensación a fin de mes.

Procedimiento general de cálculo

De acuerdo con la Parte 2 del art. 168.1 del Código Laboral de la Federación Rusa, pago adicional por la naturaleza de viaje del trabajoaprobado por el director de la empresa y fijado en la ley local de la empresa.

El monto de la asignación lo determina el empleador de manera independiente. La redacción en el acta local de la empresa puede ser la siguiente: "Establecer un pago adicional por el carácter itinerante del trabajo. El monto de la asignación es el 10% del salario base". El gerente, a su discreción, puede establecer una cantidad fija.

Al determinar el recargo por la naturaleza itinerante del trabajo, el empleador debe guiarse por:

1. Actos reglamentarios adoptados durante el período soviético. En la actualidad, a pesar de que la URSS dejó de existir, son válidos muchos documentos legales aprobados durante los años de su existencia. Así, el Decreto del Consejo de Ministros de la RSFSR de 1978 No. 579 estableció un pago adicional por la naturaleza itinerante del trabajo - 20% del salario. Puede ser devengado a los empleados que trabajan en el transporte terrestre y fluvial. Al mismo tiempo, solo aquellos que viajan por 12 o más días reciben un pago adicional por la naturaleza de viaje del trabajo.
2. Industria y acuerdos regionales. Por ejemplo, los trabajadores de la carretera pueden recibir hasta un 20% de recargo, dependiendo de la cantidad de días que pasen en la carretera. La cláusula correspondiente se encuentra presente en la cláusula 3.6 del Acuerdo Industrial Federal de Facilidades Viales.

Si el monto de la asignación no está prescrito ni en las leyes adoptadas durante el período soviético ni en los acuerdos (regionales) de la industria, el gerente tiene derecho a determinarlo a su propia discreción.

Algunos gerentes creen erróneamente que el organismo responsable deestableciendo el monto del pago adicional por el carácter itinerante del trabajo, - la Cámara de Cuentas. Debe decirse de inmediato que esta estructura no tiene nada que ver con la determinación del monto de los pagos.

Asignación de trabajo por viaje: impuestos

Cuando un empleador, en un esfuerzo por simplificar el flujo de trabajo, compensa los gastos de viaje acumulando pagos adicionales, el IFTS puede tener reclamaciones. Mientras tanto, ahora se ha desarrollado una práctica bastante estable. Desafortunadamente, no está a favor del empleador. Los tribunales y las autoridades reguladoras no cuestionan el derecho del empleador a establecer un pago adicional. No obstante, creen que la cuota fija debería estar sujeta al IRPF ya las aportaciones a fondos. Los argumentos son los siguientes.

La ley establece dos tipos de pagos. El primero incluye las compensaciones que actúan como elementos de las ganancias. Se establecen por el hecho de que un ciudadano trabaja en condiciones especiales. Es de dicha compensación que se retienen los impuestos y las contribuciones a los fondos. El segundo tipo de pago es el reembolso de los gastos incurridos por un empleado en el desempeño de una función laboral. De estas cantidades no se retienen contribuciones ni impuestos.

Según muchos expertos, el recargo fijo mensual no puede ser considerado una compensación según el art. 168.1 CT. El hecho es que el empleador no reembolsa al empleado los costos reales incurridos. En otras palabras, el monto de la compensación no depende del monto de los gastos.

Suplemento a las ganancias previstastrabajo o convenio colectivo no pueden ser considerados como compensación en virtud del art. 164 TK. Esto se debe a que cuando se devenga aumenta el salario de un empleado que realiza sus funciones laborales en viajes.

Explicaciones del sol

A fines de 2015, la Corte Suprema tomó la posición del empleador. En su Revisión de la Práctica de 2015, la Corte Suprema indicó que para efectos tributarios importará la naturaleza del pago, según la cual el monto se encuentra dentro de las compensaciones previstas en el art. 164 TK. De acuerdo con esta regla, la compensación es un pago monetario establecido para reembolsar a los empleados los gastos en que incurran con motivo del desempeño de sus funciones laborales. Al mismo tiempo, la Corte Suprema indicó que el nombre del pago no tiene un significado decisivo. Esto bien puede ser una asignación, recargo, beneficio, aumento de salario, etc.

Las autoridades estatales, sin embargo, realmente no quieren apoyar la posición de la Corte. Por ejemplo, para el Ministerio de Trabajo, un requisito previo para el pago de la compensación a un empleado es la provisión de documentos que confirmen los gastos durante el viaje. Por lo tanto, las empresas que no planeen cobrar impuestos y pagar aportes a fondos a partir de recargos tendrán que defender su posición en los tribunales.

Contabilidad

¿Cómo registrar los pagos destinados a compensar los gastos incurridos por los empleados durante un viaje de negocios?

De conformidad con las instrucciones para el plan de cuentas contables, aprobadas por orden del Ministerio de Hacienda No. 94n de fecha2000, para resumir la información sobre todos los acuerdos con los empleados de la empresa, con la excepción de las transacciones salariales y los acuerdos con los empleados responsables, se utiliza la cuenta. 73. La información sobre liquidaciones con el personal con respecto a los montos recibidos por gastos operativos y administrativos se refleja en la cuenta. 71. Al mismo tiempo, muchos expertos creen que el uso de esta cuenta será incorrecto si la empresa no emite fondos para informar, pero reembolsa los costos incurridos por el empleado. Teniendo esto en cuenta, el contador debe hacer los siguientes asientos:

• Esc. Dt. 20 (26, 44) CT rec. 73 - aceptación de la contabilidad de los gastos en forma de reembolso del costo de los gastos después de su confirmación
• Esc. Dt. 73 quilates sc. 50 - Pago de compensación al trabajador.

Si se rige por lo dispuesto en el art. 129 del Código del Trabajo, luego los pagos adicionales, las asignaciones, incluso por el trabajo en condiciones especiales, se reconocen como un elemento de las ganancias. En consecuencia, el contador realiza las siguientes entradas:

• Esc. Dt. 20 (26, 44) CT rec. 70 - acumulación de salario a un empleado con un recargo.
• Esc. Dt. 70 quilates 68 - retención del importe del impuesto sobre la renta personal de las ganancias
• Esc. Dt. 20 (26, 44) CT rec. 69 - acumulación de primas de seguros.
• Esc. Dt. 70 quilates 50 - pago de salarios con recargo.

Según los expertos, tal delimitación contable facilitará al empresario la separación de las cantidades sujetas a IRPF y primas de seguros, y los fondos exentos de tributación.

Conclusión

El flujo de trabajo simplificado no essiempre en manos del patrón. Si el empleador planea considerar que las asignaciones por trabajo de viaje no son elementos del salario, entonces existe el riesgo de reclamos por parte de las autoridades reguladoras. En tales casos, es recomendable estudiar la jurisprudencia sobre este tema con más detalle.