Pago de combustibles y lubricantes: ejecución del contrato, procedimiento de cálculo, reglas y características de registro, devengo y pago

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

A menudo surgen situaciones en las que, debido a las necesidades de producción, un empleado se ve obligado a utilizar su propiedad. La mayoría de las veces se trata del uso de la máquina. Además, el empleador está obligado a compensar por esto: pago de combustible y lubricantes (POL), depreciación y otros costos. ¿Cómo hacerlo lo más eficiente posible?

Marco legislativo

No mucha gente entiende lo que significa pagar combustible y lubricantes y compensación por el uso de vehículos personales. Y los empresarios se están aprovechando de ello. Aunque su obligación de indemnizar al trabajador por los gastos está consagrada en el artículo 188 del Código del Trabajo. Sin embargo, como se verá a continuación, su uso no es la mejor opción. Mucha más información útil está contenida en los Códigos Civil y Tributario. Para aprovechar todos los beneficios que brindan, debe abordar el problema correctamente.

¿Cómo funciona en la práctica?

A menudo, a un empleado se le da una opción: o vas 300 km a otra ciudad en el calor en un autobús,o conducir su propio coche. Nunca se le ocurre que los gastos por pagar combustible y lubricantes y no solo pueden y deben ser compensados. Las empresas se aprovechan del analfabetismo legal de los empleados. La mayoría no sabe qué es el combustible en el trabajo y la compensación de costos.

Por cierto, esto se aplica no solo al automóvil, sino también a cualquier otra propiedad personal que el empleado utilice en el desempeño de sus funciones oficiales. Solo el transporte personal se usa con mayor frecuencia. En consecuencia, el pago de combustible y lubricantes a los empleados a expensas del empleador es la norma. Aunque no todos los empleadores están de acuerdo en pagar.

Un par de ejemplos

Todos los que alguna vez han tratado de trabajar como representantes de ventas han experimentado esto. Otro ejemplo en el que los empleados utilizan con mayor frecuencia su propio medio de transporte son los taxis. Para recibir compensación, el empleado debe usar un automóvil u otra propiedad solo con el conocimiento y permiso de la gerencia. Y todo debe estar documentado.

Pago de combustible y lubricantes a los empleados: ¿qué es?

A menudo, incluso el personal de contabilidad no sabe la respuesta a esta pregunta, y mucho menos los empleados ordinarios. Mucha gente piensa que el combustible y los lubricantes son solo combustible: gasolina o gasóleo. Esto no es enteramente verdad. De hecho, muchas más cosas se denominan combustibles y lubricantes (combustibles y lubricantes):

• mantequilla;
• anticongelante - en invierno;
• otros consumibles necesarios.

En consecuencia, el pago de combustible y lubricantes incluye no solo el costo del combustible.

¿Cómo hacerlo oficial?

Hay 3 manerasformaliza tus acuerdos con el empleador:

• acuerdo adicional al contrato de trabajo;
• contrato de alquiler de coche;
• contrato de prestación de servicios de transporte.

Cada uno de ellos tiene sus pros y sus contras. Veámoslos en detalle a continuación.

Acuerdo adicional al contrato de trabajo

Lo más sencillo es celebrar un acuerdo adicional con el empleador al contrato de trabajo. Sin embargo, más simple no significa más eficiente: no será fácil para los empleados recibir el pago de combustible y lubricantes a cargo del empleador. A continuación se muestra un ejemplo de dicho acuerdo.

Debe indicarse claramente:

• marca y características del vehículo;
• el monto de la compensación mensual y los costos que también compensa el empleador: pago de combustible y lubricantes, reparaciones corrientes y mayores, diagnóstico y mantenimiento, seguros;
• fecha límite en la que se debe presentar el informe de costos reales;
• términos dentro de los cuales el empleador compensa los gastos del trabajador.

El empleado a menudo debe viajar siguiendo instrucciones de la gerencia, o la naturaleza itinerante del trabajo permite el desempeño de sus funciones oficiales. De hecho, según la ley, el pago de combustible y lubricantes cuando se utilizan vehículos personales, así como la compensación por otros gastos, solo es posible si existe una necesidad de producción.

Todos los meses, el empleado presenta un informe de sus viajes, donde indica:

• fecha de viaje;
• hora de saliday vuelta;
• destino;
• propósito del viaje.

Además, este documento debe contener la fecha de elaboración y la firma del empleado.

Pros y contras de un acuerdo adicional

La compensación de los gastos del empleado en virtud de un contrato de trabajo beneficia principalmente al empleador. Después de todo, siempre puede limitarlo al tamaño previsto por el Decreto del Gobierno No. 92 del 8 de febrero de 2002: 1200 rublos - para automóviles con una capacidad de motor de menos de 2000 cm³ y 1500 rublos - para automóviles con una capacidad de motor de más de 2000 cm^3.

Sin embargo, es poco probable que dicha compensación se adapte al empleado; con los precios actuales de la gasolina, es casi imposible cumplirla. En consecuencia, el empleador debe comprometerse y celebrar un contrato de arrendamiento o un contrato para la prestación de servicios de transporte, o pagar de su propio bolsillo; no será posible compensar la compensación mediante recortes de impuestos.

¿Cómo alquilar un coche?

En este caso, la relación entre las partes se regirá por el Código Civil. En la práctica, los alquileres a casco desnudo son los más utilizados. A continuación puede ver un contrato típico.

Es obligatorio especificar en el contrato de arrendamiento:

• características del automóvil: marca, año de fabricación, color, número de carrocería y motor, número de estado;
• condiciones de subarrendamiento: es deseable prohibir que el empleador alquile un automóvil a otra persona;
• otros arreglos: quién y en qué plazo realiza la ITV, quién pagaconsumibles y mantenimiento, para qué fines se puede usar el automóvil, por ejemplo, solo transporte de pasajeros.

Al celebrar un contrato de alquiler, debe comprender que está transfiriendo su automóvil a la empresa, aunque sea temporalmente, pero para su uso. Mientras que bajo un contrato de trabajo, solo usted puede usar el automóvil.

Por lo tanto, el contrato de arrendamiento debe estipular exactamente cómo el empleador puede usar su automóvil. De lo contrario, no se sorprenda si se verá obligado a transportar varios productos o algún tipo de basura; después de todo, la empresa ahora es propietaria del automóvil, aunque temporalmente.

Importante: asegúrese de fijar en el contrato el coste del coche en el momento del alquiler.

A menudo hay un problema con el hecho de que las partes no saben cómo prescribir el pago de combustible y lubricantes en el contrato de arrendamiento. Incluso los abogados discuten sobre esto. El cálculo del pago de combustible y lubricantes se realiza sobre la base de guías de embarque, de acuerdo con el kilometraje real. Para esto, existen reglas especiales, sobre la base de las cuales se lleva a cabo la cancelación.

Los expertos aún recomiendan celebrar un contrato de alquiler de automóviles con el pago de combustible y lubricantes. Sin embargo, esto es por acuerdo. Si el contrato de arrendamiento no prevé el pago del combustible, se celebra un acuerdo por separado con el proveedor para el pago del combustible y los lubricantes, y se emite al conductor una tarjeta de combustible con un límite determinado.

También es importante especificar otros matices de antemano: ¿la empresa le paga una cantidad fija cada mes?o el pago es por hora, dependiendo de las horas reales trabajadas, quién y cómo paga el seguro.

Contrato de prestación de servicios de transporte

Se usa con mucha menos frecuencia, principalmente si las mercancías se transportan en transporte personal. Imagina una empresa de mudanzas. En lugar de adquirir o arrendar un automóvil, podría haber celebrado un contrato con un cargador propietario del automóvil deseado para la prestación de servicios de transporte.

Por lo tanto, el cargador realizaría sus funciones inmediatas (carga y descarga) en virtud del contrato de trabajo. Y proporcionaría de forma privada servicios para el transporte de estos bienes del punto A al punto B. Sin embargo, para ello tendría que emitir una IP, porque la actividad empresarial está prohibida en la Federación Rusa sin registro.

¿Cómo puede el propietario de un automóvil optimizar los impuestos?

Para alquilar un automóvil o brindar servicios de transporte, un empleado deberá emitir una IP. En rigor, puede alquilar su coche sin ser empresario. Sin embargo, si hay varios autos de este tipo, aún debe emitir una IP. Además, en este caso, paga menos impuestos: 6% sobre la renta de tributación simplificada, en lugar del 13% de impuesto sobre la renta personal. Sin embargo, el impuesto sobre la renta personal del 13% aún se retendrá de su salario oficial.

Aquí hay otro matiz importante. Independientemente del desempeño del empresario individual, debe pagar primas de seguro, incluso si no tiene empleados. La cantidad es fija y en 2018 es de 32 385 rublos. Sin embargo, si los ingresos de un empresario individual superan los 300.000 rublos por año, entoncespago adicional del 1% de la diferencia "ingresos menos 300.000 rublos".

Sin embargo, el monto de las primas de seguro no puede exceder una cierta cantidad. En 2018, esto es 212 360 rublos para el fondo de pensiones (este dinero "no desaparece", sino que se destina a la formación de la futura pensión del empresario) y 5840 rublos en forma de contribuciones al seguro de salud. En total, las primas de seguro para empresarios individuales no pueden exceder los 218.200 rublos por año.

A primera vista, las primas de seguro son costos adicionales innecesarios. Pero, ¿es realmente así? Realmente no. El hecho es que los empresarios individuales tienen derecho a reducir el pago anticipado bajo el sistema impositivo simplificado "Renta" por el monto de las primas de seguro pagadas. Por lo tanto, al alquilar un automóvil, no puede pagar ningún impuesto (es poco probable que el monto del impuesto exceda las contribuciones pagadas), y es completamente legal. Y la mayor parte de las cotizaciones pagadas se destina a tu futura pensión.

Importante: la condición de empresario individual y el régimen fiscal simplificado no eximen al empresario del pago del impuesto de transporte. Habrá que pagarlo de todos modos. Pero no es necesario pagar el impuesto a la propiedad en este caso.

Un ejemplo de cómo un empresario individual aumenta sus ingresos al alquilar un automóvil

Imaginemos que Ivan alquiló su coche a Romashka LLC, de la que es empleado, por 100.000 rublos al mes. Al mismo tiempo, la empresa se encarga de las reparaciones actuales y mayores del automóvil, así como del pago del combustible y los lubricantes y otros consumibles.

Sin registrar un empresario individual, un empleado recibiría solo 1.044.000 rublos al año. El empleador, actuando como agente fiscal de Iván, retendría de forma independiente el 13% del impuesto sobre la renta personal de esta cantidad. Al mismo tiempo, haber emitido una IP sobre el sistema tributario simplificado"Ingresos", Iván pagaría los siguientes impuestos:

• aportes de seguro al Fondo de Pensiones: 32385 + 1% × (100,000 × 12 - 300,000)=41385 rublos;
• Contribuciones al seguro médico: 5840 rublos;
• USN 6%: 100 000 × 12 × 6 % - 41385 - 5840=24775 rublos.

En consecuencia, su ingreso neto fue de 100 000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1 128 000 rublos. Además, 41.385 rublos habrían ido a la futura pensión de Iván, y no al tesoro público. Así, el ahorro fiscal ascendería a 125.385 rublos al año. O un poco más de 10.000 rublos al mes.

Además, en el primer caso, Iván paga el IRPF inmediatamente. De hecho, ni siquiera ve este dinero: el empleador le transfiere el impuesto. En el segundo, Iván recibe la totalidad del importe “en sus manos”. Y luego paga impuestos. Además, puede distribuirlos como le plazca durante el año; lo principal es pagar todo a más tardar el 31 de diciembre.

La capacidad de administrar el momento de los pagos de impuestos brinda una ventaja significativa. Supongamos que Iván decidiera distribuir equitativamente la carga fiscal y pagar el monto adeudado cada trimestre.

Por lo tanto, puede liberar adicionalmente las siguientes cantidades:

• enero - 100 000 × 13 %=13 000 rublos;
• febrero - 100 000 × 13 % +13 000=26 000 rublos;
• Marzo - 100 000 × 13 % + 13 000 + 13 000=39 000 rublos.

Hasta finales de marzo, puede usar este dinero como mejor le parezca. Y solo entonces pagar el pago correspondiente a las primas de seguros, reduciendo así el pago anticipado bajo el sistema tributario simplificado "Renta".

ActivadoA primera vista parece que las cantidades son pequeñas. Pero si Iván aumenta sus ingresos 10 veces, alquila varios autos o elige arrendar en lugar de alquilar, los ahorros serán impresionantes.

¿Cómo puede una empresa ahorrar en impuestos?

Si la empresa se encuentra en el DOS (sistema tributario general) o en el sistema tributario simplificado "Ingresos menos gastos" (uno de los tipos de sistema tributario simplificado), entonces el costo de alquilar un automóvil, proporcionar servicios de transporte o el pago de una compensación en virtud de un contrato de trabajo puede tenerse en cuenta para reducir la base imponible. Cierto, en el último caso, para automóviles, el monto de la deducción está limitado por ley.

En el caso de alquilar un coche en DOS, no solo se compensa el alquiler, sino también:

• combustible y lubricantes y otros consumibles;
• mantenimiento y revisión de automóviles;
• Mantenimiento, lavado, tarifas de estacionamiento y estacionamiento de automóviles;
• seguro;
• salario del conductor.

Además, solo los gastos documentados se reconocen como gastos deducibles. Al mismo tiempo, deben justificarse económicamente.

Importante: la empresa no es propietaria del coche alquilado, por lo que no está obligada a pagar impuestos sobre la propiedad y el transporte.

Las empresas generalmente ganan más dinero que los costos de alquiler de automóviles. En consecuencia, al reducir el impuesto sobre la renta, es posible compensar con creces todos los costos realmente incurridos.

Resumir

El artículo 188 del Código del Trabajo obliga al empleadorCompensar al empleado por el uso de transporte personal para fines oficiales. Si se supone que dicho uso es ocasional, basta con celebrar un acuerdo complementario adecuado al contrato de trabajo y presentar el informe a tiempo.

Sin embargo, si un empleado sin el uso de transporte personal no puede realizar sus funciones y se ve obligado a usar su automóvil para fines comerciales todo el tiempo, esta compensación no podrá cubrir la mayoría de los costos reales incurridos. ¿Es que sólo a expensas de los beneficios de la empresa. La organización podrá utilizar dicha compensación para reducir el impuesto sobre la renta solo en la cantidad establecida por la ley, que no cubrirá ni una décima parte de los costos reales.

En consecuencia, este enfoque no es beneficioso ni para el empleado ni para la empresa. Y todo por las peculiaridades de la fiscalidad: un trabajador, como persona física, paga demasiado IRPF, y la empresa no puede optimizar adecuadamente los impuestos. Es mucho más rentable para ambas partes celebrar un contrato de arrendamiento o la prestación de servicios de transporte (si se van a transportar otros pasajeros o carga).

Solo en este caso, el empleado deberá emitir una IP; el procedimiento no es complicado y no lleva mucho tiempo. Hay quien piensa que, habiéndose convertido en empresario individual, no podrá trabajar como particular. Sin embargo, de hecho es posible, la ley no lo prohíbe.