2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
Hoy existe una herramienta de planificación llamada árbol de metas. En este artículo se discutirán ejemplos y formas de construirlo para una organización.
Toda actividad comienza con la planificación. Para hacer algo, primero debes tener un determinado modelo de acción.
La planificación competente de las actividades de la organización es más de la mitad del éxito de todo el negocio.
Concepto general del término
Casi todo el mundo puede explicar este concepto. La meta es el resultado deseado que la organización planea lograr en el curso de sus actividades. Toda empresa que quiera tener éxito en los negocios debe esforzarse por lograrlo. El conjunto de objetivos no solo sirve como punto de referencia para la actividad de la organización, sino que también se utiliza para establecer sus estándares y evaluar el desempeño.
A menudo, establecer objetivos para lograr lo que se pretende se basa en suposiciones sobre el posible desarrollo futuro, por lo que la realidad de su implementación y su adecuación se basan en la precisiónhipótesis.
Los objetivos tienen una fecha límite. Cuanto más grande es, mayor es la incertidumbre del futuro posible. En consecuencia, los objetivos con un período predeterminado más largo se establecen de forma más general.
La declaración más general que justifica el surgimiento y el funcionamiento de una organización se llama misión.
Qué es la estrategia
Las empresas exitosas ponen mucho énfasis en la estrategia. Este es un plan maestro para la implementación de ciertas tareas que determinan su importancia para la organización.
En otras palabras, una estrategia es una cadena de objetivos que conducen a un cierto resultado planificado de eventos.
¿Cuál es la misión?
Este término se usa en varios campos: médico, religioso y otros. La misión de la organización es la justificación filosófica de las actividades de la empresa, su componente ideológico, el ideal al que la empresa debe aspirar en el curso de su existencia.
Los componentes principales de la misión de la organización:
- Enfocado en el cliente.
- Veracidad. La misión debe establecerse con honestidad, no tener interpretaciones ambiguas y también corresponder al estado real de las cosas.
- Singularidad. La misión debe ser algo que haga única a su empresa, que la distinga de la competencia.
Si la misión establece una guía general para todas las actividades de la organización, entonces el objetivo es más universal y específico.
Principios de formulación
Al formular una meta, es importante observar los siguientes principios:
- Específico. Es necesario formular objetivos de la forma más clara y precisa posible para que todos entiendan lo que está en juego.
- Medicibilidad. Es una oportunidad para cuantificar si se ha logrado un resultado. esto se hace comparándolo con la meta previamente establecida. Puede medirlo por criterios como el número de críticas positivas, la proporción, la frecuencia de lo que sucede, el tiempo, los promedios, etc.
- Accesible. El objetivo debe estar en consonancia con las capacidades actuales de la empresa.
- Importancia. El objetivo no debe contradecir la misión, así como otras aspiraciones de la organización.
Principios de la gestión de una organización
La gestión se basa en los siguientes principios:
- Desarrollo de objetivos hasta el nivel de cada empleado individual. Al mismo tiempo, los planes de los empleados y las organizaciones no deben contradecirse entre sí.
- Sincronización y ajuste de objetivos de empleados en etapas intermedias de evaluación.
- Interacción entre el gerente y el empleado en la formulación de metas, su coordinación.
- Realice evaluaciones periódicas del desempeño y comentarios de los empleados.
Métodos para establecer objetivos en una organización
La planificación en cualquier empresa puede ser centralizada y descentralizada.
- La planificación descentralizada es el establecimiento de metas por parte de cada unidad estructural de la empresa por separado.
- La planificación centralizada de actividades en una organización implica la existencia de una autoridad central ouna empresa matriz que establece directivamente objetivos para sus empresas subordinadas. Todos los recursos destinados a resolver las tareas establecidas también se distribuyen de forma centralizada.
Tipos de objetivos
Se pueden dividir condicionalmente en estratégicos y tácticos.
- Estratégico: estos son aquellos cuyo logro llevará a la organización a un nuevo nivel financiero o estructural. Ejemplos clásicos de objetivos estratégicos son: la innovación y la planificación de acciones, capturando una determinada cuota de mercado. Sin embargo, cada organización tiene su propia estrategia.
- Táctico: estos son aquellos que reflejan ciertas etapas para lograr las estratégicas. Son operativos (objetivos para un determinado período de tiempo, trimestre, año, etc.).
Además, todos los objetivos se pueden dividir en simples y complejos. Los simples se realizan en un solo paso. Los complejos involucran toda una gama de actividades para su implementación. Dependiendo de la complejidad y el enfoque de las tareas, se construye una jerarquía de objetivos.
También son de corto, mediano y largo plazo. Depende de la fecha límite indicada.
- Corto plazo: estos son aquellos objetivos que se completan en un período de hasta un año. Requieren máxima especificidad y claridad de redacción.
- Medio plazo: estos son los objetivos, cuya implementación está prevista de uno a cinco años.
- Largo plazo - cuya implementación requiere más de cinco años.
También pueden ser:
- Operativo - realizado regularmente durante un largohora.
- Diseño: realizado una sola vez.
Para construir correctamente la estructura y jerarquía de objetivos, dependiendo de su urgencia y significado para la empresa, se suele utilizar el método del árbol de objetivos. Este enfoque es una de las herramientas más eficaces para la planificación de tareas.
¿Qué es un árbol de objetivos?
Este término apareció no hace mucho tiempo, por lo que no todo el mundo está familiarizado con su esencia. El árbol de objetivos de una organización es una estructura jerárquica de todos los objetivos de la organización, que se muestra en forma de gráfico o tabla.
Para implementar los planes estratégicos de la empresa, se pueden utilizar objetivos tanto operativos como de proyectos de diferentes niveles.
El método del árbol de objetivos implica tal división de las tareas estratégicas de la organización en otras más simples, de modo que la tarea inferior, que se implementa, se convierte en una herramienta para la implementación de la superior. Al mismo tiempo, cada tarea importante se divide en varias más simples para lograr la máxima simplificación de la estructura.
Cómo construir un árbol de metas
Veamos con más detalle el algoritmo para formar el árbol de objetivos de la organización.
- Primero se determina el principal objetivo estratégico de la organización. Está formulado en una o dos oraciones y debe explicar lo que debería suceder al final.
- Luego, el objetivo se descompone: se divide en tareas más simples, cuya implementación en conjunto conducirá a su logro. Este proceso debecumplir con los siguientes requisitos:
-la división debe estar completa, no debe perderse ningún componente;
La divisióndebe ser exclusiva. Ninguna tarea simple puede contener otra;
-la división debe tener una base común para todos los problemas simples.
La divisióndebe ser uniforme. Cada nivel debe estar compuesto por tareas de la misma escala y significado.
- Se establecen restricciones aplicables a cada organización específica.
- Análisis de opciones para cada tarea. Cualquiera de ellos se puede hacer de diferentes maneras. Se analizan todas las opciones de implementación posibles y se seleccionan las más óptimas.
- A continuación, se construyen tareas y funciones para empleados y departamentos.
Diagrama de árbol de objetivos
Como sabes, la información siempre se percibe mejor visualmente. Por lo tanto, el árbol de objetivos de la organización se representa en forma de tabla o diagrama en capas, donde el nivel superior es el objetivo principal de la organización.
El siguiente subnivel serán aquellos objetivos, cuya implementación conducirá al logro del principal.
Los siguientes son los objetivos que conducirán a la implementación de aquellos a un nivel superior. Cada uno de ellos está sujeto a descomposición siempre que tenga sentido lógico. El número de niveles en el árbol de objetivos depende de la complejidad y el tamaño de la organización.
Cuanto mayor sea la empresa, cuanto más compleja sea su estructura, más niveles de descomposición habrá en el árbol. Así, la jerarquía de metas de la organización está directamente relacionada con su estructura yfunciones.
Para mayor claridad, todo el diagrama debe mostrarse en una hoja.
Al leer el diagrama, debe quedar claro cómo lograr cualquiera de los objetivos presentados, tanto principales como simples.
La claridad en la comprensión de cómo lograr los objetivos establecidos es un criterio para evaluar un árbol en términos de su idoneidad para trabajos posteriores.
Funciones del árbol de objetivos
Un esquema detallado y visualizado de todos los objetivos es necesario no solo para las grandes empresas en las que hay muchos departamentos, empleados y tareas.
El árbol de objetivos de la organización agiliza cualquier actividad, sirve como guía en todas las elecciones posibles, te hace tener en cuenta todos los elementos necesarios para hacer negocios.
Árbol de metas en el ejemplo de un hotel
La misión de esta institución es brindar alojamiento de calidad a los huéspedes de la ciudad en un ambiente acogedor, cómodo y sencillo.
Todos los hoteles se esfuerzan por maximizar las ganancias.
El árbol de metas de un pequeño hotel se puede construir de la siguiente manera:
| Nivel objetivo | Descripción | |||||||||
| Objetivo principal | Obtener el mayor beneficio posible | |||||||||
| Objetivos principales | Mejorar la calidad del servicio | Ampliación de la gama de posibles servicios | Introducción a la publicidad y el marketing | |||||||
| Subobjetivos del primer nivel | Mejorar la calidad del proceso de producción | Mejorar la interacción con el personal | Serviciosconferencias y banquetes | Prestación de servicios de catering | Publicidad y captación de nuevos clientes | Aumentar la fidelidad de los clientes | ||||
| Objetivos secundarios de segundo nivel | Comprar nuevos equipos para una limpieza más eficiente | Creación de CRM - sistemas de reserva y servicio acelerados | Formación del personal | Nuevo sistema de motivación del personal | Adjudicación y renovación de la sala de reuniones | Creación de una sala de conferencias | Café o restaurante en el lugar | Publicidad en Internet | Distribución de ofertas comerciales para viajes de negocios de empleados a organizaciones | Tarjetas Club para clientes habituales con bonos y descuentos |
Al mismo tiempo, se elabora una lista de tareas y recursos para su implementación para cada meta del segundo nivel.
Por ejemplo, para asignar una sala de reuniones y repararla, se crea la siguiente lista de tareas:
Condición: debe haber una habitación libre en las instalaciones del hotel o la oportunidad de liberar y convertir una de las habitaciones. Al mismo tiempo, tal innovación debe ser financieramente factible. Por tanto, las tareas serán:
- Calcula el posible beneficio de tener una sala de reuniones.
- Calcular el costo de las reparaciones.
- Acuerde con el equipo de reparación y establezca el marco de tiempo requerido.
- Organizar negociaciones para clientes.
El propósito de un restaurante o cafetería en el territorio del hotel es menos específico, debe dividirse más envarios niveles ¿Por qué no lo hicimos nosotros?
El hecho es que abrir una unidad de catering es una tarea muy difícil. Está conectado prácticamente con la apertura de otro negocio. Por lo tanto, primero se escriben todas las formas posibles de realizar este objetivo. Suele tener dos alternativas:
- Invitación para cooperar con un socio restaurador.
- Apertura de restaurante por los fundadores del hotel.
Con base en la proporción de beneficios y riesgos, se elige un camino. En base a esto, se está elaborando un nuevo árbol de objetivos para abrir un restaurante en el territorio del hotel.
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