Inventario en una institución presupuestaria: reglas y etapas de implementación

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Cualquier actividad comercial en una empresa presupone la presencia de ahorros específicos en sus posesiones. Esto incluye activos tangibles e intangibles, activos fijos, productos terminados o bienes para la venta, activos monetarios y otros bienes. Cualquiera que sea la empresa, grande o pequeña, industrial o comercial, estatal o privada, debe necesariamente recalcular la lista de bienes presentes en ella a través de un inventario. En las instituciones presupuestarias, este procedimiento se lleva a cabo con especial cuidado.

Concepto de inventario

Inventario, por su definición primaria, significa el recálculo de las posiciones de efectivo registradas en la cuenta de la propiedad de la empresa, con una comparación específicaresultados obtenidos con el control anterior. Esta palabra inicialmente sugiere un término familiar llamado "inventario". Pero vale la pena señalar que el proceso de realización de un inventario en una institución presupuestaria implica una medición cuantitativa no solo del patrimonio económico o de los objetos de inventario que se asignan a las personas financieramente responsables, sino también de la lista de fondos almacenados en cuentas bancarias y en efectivo. (en mano), liquidaciones con deudores y acreedores, así como pasivos financieros. El objetivo principal de este evento es identificar los excedentes o f altantes que puedan surgir en el curso de la actividad económica, así como buscar posibles errores cometidos por los empleados de diversas áreas del funcionamiento económico de la empresa en su conjunto. Con base en los resultados del inventario en una institución presupuestaria, los responsables de f altantes están sujetos a sanciones disciplinarias en forma de amonestaciones o deducciones de bonificación, así como compensación por daños y perjuicios.

Valor para la empresa

La realización de controles regulares en las empresas mantenidas a expensas de fondos estatales es un proceso integral de su actividad económica. La importancia del inventario en las instituciones presupuestarias se debe a la lista de posibles situaciones que están sujetas a un control obligatorio por parte de la administración, a saber:

• condiciones para la transferencia del patrimonio de una empresa presupuestaria en alquiler;
• condiciones para la venta o redención de bienes presupuestarios;
• supervisar el estado del activo yobligaciones de una institución pública;
• cambio de responsable y traslado de casos;
• la presencia de hechos de robo, abuso de poder y daño a los valores;
• situaciones de incendios, desastres naturales y otras emergencias.

Los componentes más importantes y de mayor peso de la propiedad de una institución presupuestaria son necesariamente inventariados, cuya lista incluye:

• caja de caja empresarial;
• drogas;
• activos fijos;
• inventario;
• fondo de la biblioteca;
• lista de metales y piedras preciosas.

Reglas

Las normas para realizar un inventario en una institución presupuestaria están reguladas por la legislación vigente. Uno de los principales requisitos para la correcta realización de la inspección de la propiedad estatal es la formación obligatoria de la composición de la comisión. Una orden de inventario en una institución presupuestaria establece personas específicas que serán miembros de esta comisión. El círculo de personas presentadas para verificación incluye solo empleados del personal de esta empresa, pero no terceros en forma de peritos tasadores, empleados de inspecciones estatales, etc. Los representantes obligatorios de la comisión son el contador jefe y ordinario, y están encabezados por su titular y su suplente. Es importante señalar que los responsables materiales no pueden formar parte de los inspectores. Además de los miembros del equipo de revisión, el director de la institución es aprobado enordenar fechas específicas para la inspección. Al finalizar el inventario de bienes en una institución presupuestaria, se realiza un análisis de f altantes y sobrantes, se identifican los culpables, se sanciona administrativamente a los culpables, si los hubiere.

Etapas de implementación

Todo el trabajo de verificación de posiciones en efectivo y no en efectivo en el patrimonio de una institución estatal se divide en varias etapas.

La primera etapa es la preparación. Al comienzo de la auditoría, el departamento de contabilidad debe completar el trabajo con todos los documentos sobre la recepción y emisión de activos materiales, así como realizar las entradas necesarias en la lista de registros contables analíticos, habiendo determinado de antemano los saldos el día de la auditoría.

La segunda etapa es el inventario directo en una institución presupuestaria. Se preparan formularios pertinentes para ingresar datos sobre los resultados de la inspección, se ingresan los nombres de los miembros de la comisión, se cuentan, pesan y miden artículos específicos sujetos a inventario, después de lo cual se sellan las instalaciones sujetas a inspección para evitar falsificaciones o robo posterior del inventario.

La tercera etapa es el registro de registros de inventario. Los formularios específicamente establecidos por la legislación vigente regulan la cumplimentación de los resultados de una auditoría sobre activos fijos, intangibles, otros activos intangibles y existencias, la disponibilidad de fondos y valores, así como estrictos formularios de información, liquidaciones con deudores y acreedores, y activos tangibles en almacenamiento.

La cuarta etapa es la verificación de inventarios completos. Resume los resultados del inventario de activos fijos en una institución presupuestaria, pasivos, activos y caja. En esta etapa, se revelan los excedentes y f altantes de la propiedad de la empresa.

Inventario del sistema operativo

El inventario de activos fijos en las instituciones presupuestarias es una de las áreas de mayor prioridad y responsabilidad en el trabajo de la comisión de auditoría. Después de todo, aquí es necesario analizar y calcular no solo la presencia real de activos en la empresa, sino también determinar el estado físico de cada objeto a verificar. Esto requiere la experiencia y ciertas habilidades de los miembros de la comisión seleccionados por el jefe, ya que la lista de activos fijos suele ser demasiado grande: incluye muchos artículos, desde bienes raíces hasta papelería, bolígrafos y lápices.

El procedimiento para realizar un inventario anual en una institución presupuestaria de activos fijos, así como para una inspección privada no programada, incluye principios específicos para analizar el objeto de la encuesta. El propósito de dicho cheque es:

• recalculo y fijación de la disponibilidad real de activos fijos;
• comparación de los datos recibidos con la información contable ingresada anteriormente en el programa 1C;
• identificar discrepancias e identificar escasez y excedentes, si los hubiere;
• comprobando objetos inservibles;
• Identificación de propiedades, planta y equipo que no cumplen con los criterios de reconocimiento.

Los objetoslos terrenos con sus edificios, estructuras, bienes inmuebles no están sujetos a verificación anual obligatoria, y una institución presupuestaria no está obligada a realizar un inventario de dichos fondos anualmente; basta con verificarlos una vez cada tres años.

Pagar inventario

Un punto igualmente importante en el trabajo de una empresa estatal es la verificación de la caja registradora y los fondos almacenados en ella. El propósito del inventario de caja registradora en una institución presupuestaria es verificar la contabilidad real en el sitio actual de transacciones en efectivo, así como identificar la correspondencia de información en documentos de caja con efectivo real. Pero, ¿en qué casos es obligatorio un cheque en efectivo? Esto es precedido por las siguientes situaciones:

• transferencia de propiedad estatal en alquiler o propiedad del comprador;
• víspera de las cuentas anuales;
• cambiar MOL;
• detección de signos de robo, hurto, daños a la propiedad;
• fuerza mayor;
• desastres naturales;
• accidentes;
• emergencias;
• liquidación o reorganización de una empresa.

Antes del cheque, todos los procesos de movimiento en la caja se detienen, el cajero proporciona a la comisión un conjunto de todos los PKO, caja registradora, extractos de caja. Al ser una persona financieramente responsable, también confirma que ha presentado toda la documentación de efectivo al departamento de contabilidad o a los propios miembros de la comisión, y también informa que todos los fondos que han llegado han sido acreditados, y los que han salido han sido dados de baja. Luego viene la conducta directa delverificación, lo que implica el recálculo obligatorio de todos los billetes en efectivo en caja con su denominación específica, y el importe revelado como resultado del cálculo se compara con el indicado por el cajero en la caja registradora y los saldos al final de la período. Si la empresa tiene cajas registradoras, el cheque comienza con la verificación de los cheques y las cantidades ingresadas en ellos con los datos en el programa. No pasan por alto la ausencia de un límite en la caja: el monto de los saldos no debe exceder su valor límite. También debe tenerse en cuenta que las manchas, los errores y las supresiones en los documentos de caja son inaceptables. Al final del inventario de efectivo en dos copias, la comisión elabora un acta de inventario. Uno de ellos se transfiere al departamento de contabilidad, el otro permanece con la ITV en la persona del cajero.

Inventario de pasivos

El inventario de pasivos en una institución presupuestaria tiene como objetivo establecer información financiera confiable sobre informes y contabilidad, en cuyo proceso los especialistas determinan la presencia y condición de las deudas de una empresa estatal. ¿Qué objetos son controlados por el inventario de obligaciones? Estos incluyen:

• objetos de préstamos, préstamos, préstamos;
• impuestos y tasas específicos;
• artículos de seguridad social;
• entrega de bienes;
• realización de obras y servicios,
• nivel salarial.

Durante la auditoría, el director determina la composición de la comisión de auditoría. Ella, a su vez, se dedica a evaluar la legitimidadcontabilidad realizada. Se identifican los atrasos en el pago oportuno de préstamos e intereses de préstamos, se determina la correspondencia de cifras en contratos y estados financieros. El inventario también se aplica a la declaración de impuestos: se consideran los montos que se contabilizaron en las subcuentas y que deben corresponder a la información ingresada en la declaración.

En el proceso de identificación de las deudas con los fondos sociales, se verifican los montos de dinero transferidos y se buscan las deudas. No menos cuidadoso es el enfoque de la consideración del salario de cada empleado, teniendo en cuenta la atención específica que se presta a los pagos insuficientes y excesivos establecidos.

Entre otras cosas, monitoreamos y analizamos acuerdos con compradores, proveedores, clientes, contratistas. Se analizan las condiciones de pago de las órdenes de pago y se verifican los informes de anticipo presentados.

Recalculo anual de propiedad

A veces se invita a los representantes de la Oficina de Inventario Técnico a realizar un nuevo cálculo anual de la propiedad de una empresa estatal. La institución presupuestaria realiza una auditoría anual obligatoria a partir del 1 de octubre de cada año (comienzo del cuarto trimestre del período del informe). Además de las opciones anteriores para el recálculo, el inventario anual prevé la verificación de los siguientes componentes de la propiedad económica de una empresa estatal:

• tierra, bienes raíces (cada tres años);
• inventarios, activos biológicos, cuentas por cobrar ya mencionadas, cuentas por pagar, ingresos y gastos diferidos, otrosobligaciones (anualmente);
• activos fijos, equipo, inventarios (anualmente);
• inversión, efectivo, trabajo en curso (anual);
• instalaciones agrícolas (anualmente);
• apicultura, viveros (anualmente).

Durante el inventario anual, la comisión realiza el siguiente trabajo:

• información para inspectores;
• organización del propio inventario;
• control de la inspección;
• determinación correcta de las diferencias de control;
• volver a comprobar en caso de error en el cálculo preliminar de la propiedad;
• identificar las causas de la diferencia;
• reportar información a la gerencia completando una lista de inventario.

Déficit de inventario

El déficit identificado durante el inventario de una institución presupuestaria está sujeto a análisis. En sí misma, la definición de escasez es una escasez de artículos de inventario identificados durante la auditoría y su recálculo directo. Si el f altante se calculó dentro de las normas de pérdida natural, no se aplican sanciones al responsable material. En este caso, el monto del inventario f altante o dañado se debita de la cuenta contable a un costo específico, que incluye el precio del contrato y la parte de los costos de transporte gastados en este inventario. Si la escasez excede la tasa de pérdida natural, entonces se identifica a la persona culpable y se le cobra una multa por el monto recibido durantecheques f altantes.

Excedente de inventario

Identificado durante el inventario en una institución presupuestaria, el excedente está sujeto a capitalización. Los excesos recibidos como consecuencia de la auditoría sobre el inmovilizado, las existencias, el efectivo y otros activos se imputan al balance. Esta operación se realiza aceptando los excedentes a contabilizar al valor corriente de mercado (si no hablamos de efectivo, vienen en la denominación en que sobran, y los datos sobre los mismos se registran en el acta de inventario de caja). Los contadores novatos sin experiencia o los estudiantes que no completaron sus estudios, que llegaron a trabajar en una organización presupuestaria y comenzaron a trabajar en un inventario, creen erróneamente que los excedentes no son escasez, que no hay nada terrible en ellos. Pero no lo es. Especialmente cuando se trata de la taquilla.

En el caso de que una inspección repentina no programada con representantes de la inspección estatal descendiera sobre la empresa, el excedente que encontraron en la caja registradora, incluso en la cantidad de un centavo desafortunado, se multa a la empresa. Está terminantemente prohibido guardar fondos propios o cambio no entregado en la caja. El nivel de efectivo en la caja registradora debe coincidir claramente con las cifras ingresadas en la documentación de efectivo correspondiente. Si estamos hablando, por ejemplo, de activos fijos, entonces caen en el balance de la empresa, pero aún se le harán preguntas relevantes al jefe de la institución.personas financieramente responsables que no pusieron el excedente de activos fijos en los registros de la empresa en el momento adecuado.