Sistemas de gestión empresarial automatizados: tecnologías, programa y funciones

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Sistemas de gestión empresarial automatizados: esto es exactamente lo que la industria actual necesita urgentemente. La automatización del proceso puede aumentar significativamente la productividad y la eficiencia de las organizaciones. Además, esto ha cobrado relevancia también porque en la actualidad existe una informatización global de casi todas las ramas de la vida humana.

Características generales

El sistema de gestión empresarial automatizado (AMS) se utiliza actualmente en la Federación Rusa de acuerdo con la metodología MRP y ERP. Ambas direcciones son reconocidas en todo el mundo.

En cuanto a la aparición de los primeros sistemas de automatización, estos eran sistemas de planificación de recursos materiales, también son MRP. Esta dirección fue desarrollada y utilizada por primera vez en los Estados Unidos en la década de 1960. Vale la pena señalar que enhoy no ha perdido su relevancia en absoluto.

Sin embargo, el sistema de gestión empresarial automatizado (AMS) es el más común hoy en día, a menudo se le llama informativo. Fue ella quien recibió la reducción en forma de ERP. En cuanto a la información general sobre la introducción de tales tecnologías, entonces, como en el caso de cualquier otro cambio importante, no podría ser indoloro. Sin embargo, hoy es justo decir que una cierta cantidad de problemas han sido formalizados, bien estudiados y se han desarrollado métodos efectivos que permitirán resolverlos sin mucho daño a la empresa misma. Si estudia los problemas y se ocupa de su solución incluso antes de comenzar a implementar un sistema de gestión empresarial automatizado, puede facilitar enormemente este proceso.

Información general sobre el sistema de control automatizado

Si definimos un sistema automatizado, entonces es un conjunto de software, técnicos, de información y varios otros complejos, así como ciertas acciones de personal especialmente capacitado. Las acciones de los empleados generalmente están dirigidas a resolver ciertas tareas de planificación y gestión de varios tipos de actividades en la empresa.

El uso de un sistema de gestión empresarial automatizado tiene como objetivo optimizar y aumentar la eficiencia del personal de gestión en la instalación. Además, la misma regla se aplica al trabajo de algunos otros servicios de personal que operan enempresa. Los expertos en este campo coinciden en que el uso de un conjunto de herramientas de este tipo, que ayuda a administrar de manera más efectiva cualquier empresa, aumenta significativamente la competitividad ya existente y también puede, en principio, llevar el objeto a un nivel aceptable para que pueda competir. con otras empresas.

Los sistemas de gestión empresarial automatizados juegan un papel muy importante en el trabajo eficiente de los gerentes. Si cree en las estadísticas, aproximadamente el 60% del tiempo de trabajo del gerente se dedica solo a compilar informes y tareas documentales para el personal que lo rodea. La presencia de un sistema automatizado permitirá al empleado acceder rápidamente a la información que necesita. Además, también se puede utilizar un sistema de información de gestión empresarial automatizado para calcular rápidamente los salarios de cada empleado, en función de muchos factores.

Clasificación por equipos

Hay varios grupos de sistemas automatizados que se utilizan para administrar una empresa, dependiendo de su equipamiento funcional:

• Los primeros son sistemas multifuncionales que están diseñados para realizar la gama completa de tareas necesarias para la gestión completa y eficaz de la instalación.
• Existen sistemas de análisis expertos. Este complejo tiene como objetivo monitorear las principales tendencias y direcciones de desarrollo.empresas.
• Sistemas asignados por separado que le permitirán calcular los salarios del personal.
• Los últimos en términos de funcionalidad son los programas que le permitirán administrar el personal. Están diseñados para resolver eficazmente cualquier problema relacionado específicamente con los empleados. Pueden almacenar toda la información de contacto de cada empleado individual, su horario de trabajo, la fecha de contratación y despido, el salario pagado y mucha otra información importante.

Tareas de los sistemas de automatización

Aquí vale la pena detenerse con más detalle en la tarea principal del programa experto. Su objetivo principal es buscar y comparar las más diversas características del aspirante al puesto requerido. El uso de este sistema de información de gestión empresarial automatizado le permitirá encontrar fácilmente a los empleados más prometedores en el departamento correcto. Sin embargo, vale la pena señalar aquí que el uso de dichos programas expertos es bastante costoso y, por lo tanto, sería recomendable, desde un punto de vista económico, aplicarlos a instalaciones que ya son bastante grandes.

Otro hecho bastante importante. Lo mejor es integrar los sistemas automatizados solo junto con otros programas que se utilizarán para la contabilidad y otras actividades de estos empleados, es decir, contadores. Esta característica se debe al hecho de que el líder podrá tomar decisiones objetivas solo si tiene todas lasinformación actualizada sobre el estado de la empresa y sus empleados.

Como ya quedó claro, un sistema de control automatizado como parte de un sistema empresarial es un complejo de muchos programas. Sin embargo, no son todos iguales y se dividen en varios grupos más, según la naturaleza de la producción en la que se utilizan. Pueden ser de tipo continuo, discreto, es decir, de producción única, pequeña o mediana escala, así como de tipo continuo-discreto, es decir, de gran escala o producción en masa en línea.

Principios básicos de la creación

El sistema de control automatizado como parte del sistema empresarial comenzó a utilizarse activamente en la década de 1970. Al mismo tiempo, también se ha confirmado su eficacia.

Hay varios principios básicos para crear un sistema de control automatizado para diferentes clases:

• Existe el llamado principio de nuevas tareas. En otras palabras, estas son tareas óptimas que se pueden resolver utilizando tecnología informática convencional.
• El segundo principio puede llamarse complejo. En este caso, durante el desarrollo de un sistema de control automatizado, es necesario abordar la solución de un complejo de tareas técnicas, económicas y organizativas.
• Otro principio puede llamarse el principio del primer líder. En este caso, significa que el desarrollo de programas para un sistema de gestión empresarial automatizado debe llevarse a cabo con la participación y bajo el control del jefe de esta instalación. Esto es cierto para el desarrollo de un sistema de control automatizado a gran escala, queadministrará toda la empresa. Si se está desarrollando uno de los subsistemas del sistema de control automatizado, se permite la participación no del jefe, sino del jefe del servicio funcional, para el cual se está desarrollando el complejo.
• A menudo se hace referencia a otro principio como desarrollo continuo del sistema. En este caso, se supone que la cantidad de tareas a resolver aumentará constantemente, lo que significa que el sistema se desarrollará constantemente. Además, las tareas nuevas no reemplazarán a las implementadas previamente.
• El siguiente principio es la modularidad y la tipificación. Consiste en el hecho de que habrá una selección y desarrollo de partes separadas e independientes del sistema que se utilizarán en varios tipos de subsistemas.
• El último principio es bastante simple y consiste en automatizar la circulación de documentos, así como crear una base de información única en toda la empresa.

Vale la pena señalar que la mayoría de los principios se aplican incluso a la creación de un sistema de gestión automatizado para empresas hoteleras. Esto es especialmente cierto en el último punto, donde la base de datos común es un elemento clave.

Problema principal de desarrollo

Vale la pena considerar varios problemas principales, así como formas de resolverlos, que pueden surgir durante la formación de un sistema de control automatizado, y vale la pena comenzar con el principal.

El primer problema común es la f alta de una tarea de gestión específica en la empresa.

En la literatura sobre el sistema de gestión empresarial automatizado, este problema recibe la mayor importancialugar, ya que es bastante difícil de resolver. Además, a menudo se confunde con otro elemento, a saber, la reorganización de la estructura empresarial. Sin embargo, este problema es mucho más global, ya que también incluye aspectos filosóficos y psicológicos, además de la metodología de gestión. Más detalladamente sobre el problema, radica en el hecho de que muchos líderes administran sus empresas basándose únicamente en su propia experiencia, visión y necesidades. Al mismo tiempo, a menudo utilizan datos realmente no estructurados o mal estructurados sobre la dinámica de crecimiento y desarrollo de su objeto.

Si recurres a un director así y le pides que describa la estructura de actividades de cualquiera de los departamentos responsables ante él, lo más probable es que el asunto se detenga. Es por esta razón que el establecimiento competente de las tareas de gestión es el factor más importante en el desarrollo e implementación exitosos de sistemas automatizados de gestión de proyectos en una empresa.

Es importante tener en cuenta aquí que las tareas configuradas correctamente influirán positivamente no solo en el desarrollo del objeto como un todo, sino también en el desarrollo del proceso de automatización en sí mismo por separado. En cuanto a la solución a este problema, todo es bastante malo aquí por alguna razón. En primer lugar, en el territorio de la Federación Rusa, aún no se ha desarrollado completamente un enfoque nacional especial para establecer tareas de gestión. Por lo tanto, se utiliza la experiencia de la gestión occidental, pero en muchos casos no es adecuada en relación con la situación en Rusia. En segundo lugar, la experiencia todavía se aplicatiempos ruso-soviéticos en la formulación de estas tareas. En este caso, todo es un poco mejor y muchos principios todavía están en armonía con las realidades de la vida, pero al mismo tiempo son cada vez menos capaces de resistir la competencia general del mercado.

En base a lo anterior, podemos sacar la siguiente conclusión: antes de emprender la implementación de un sistema automatizado de gestión de recursos empresariales, es necesario formalizar con la mayor claridad posible todos aquellos lazos de control que, en general, necesitan ser automatizado. En la mayoría de los casos, esto requiere la participación de consultores externos experimentados, lo que generará gastos innecesarios. Sin embargo, serán significativamente menores que el dinero gastado en un proyecto de automatización fallido.

Otros problemas

El segundo problema, que, como se mencionó anteriormente, es algo similar al primero, pero es menos global. Esta es la necesidad de una reorganización parcial de la estructura, así como de las actividades de la empresa durante la implementación del sistema de control automatizado.

Otro problema común es la necesidad de cambiar el enfoque para trabajar con la información entrante. Además, será necesario reconsiderar los principios de hacer negocios en su conjunto. Muchos gerentes no están preparados para un problema como la resistencia de los empleados en el campo a la introducción de un sistema de control automatizado para una empresa industrial. Y esto, a su vez, puede convertirse en un problema bastante importante. Otra dificultad, que también está relacionada con los empleados, es el aumento temporal de la carga de trabajo durante el proceso de implementación real.

Entre otras cosas, tendremos que resolver un problema como la formación de un grupo especializado que no solo integre de manera competente el sistema, sino que también lo acompañe. Además, dicho grupo definitivamente necesitará un líder experimentado.

Resolver problemas con los empleados

Dado que muchos directores a menudo no están preparados para este problema, vale la pena considerarlo con más detalle.

Primero está la resistencia local. Vale la pena decir que esto se encuentra con mucha más frecuencia, y el problema en sí mismo puede retrasar significativamente el proceso de implementación o incluso interrumpirlo por completo, lo cual es inaceptable. La mayoría de las veces esto es causado por varios factores puramente humanos.

En primer lugar, muchas personas, por extraño que parezca, tienen miedo a la innovación y son más propensas al conservadurismo. Por ejemplo, a alguien que ha trabajado en un almacén basado en papel durante muchos años le resultará bastante doloroso cambiar a un sistema computarizado. En segundo lugar, muchos comenzarán a preocuparse por la posibilidad de perder sus trabajos, ya que pueden ser reemplazados por una máquina, aunque antes se consideraban indispensables en esta empresa. Además, la implementación de dicho sistema puede aumentar la responsabilidad por cualquier acción que los empleados realicen en el campo, lo que también puede ejercer mucha presión sobre ellos.

Para minimizar el daño de la ocurrencia de tal problema, o incluso reducirlo a nada, el líder debe contribuir tanto como sea posible al grupo que participará en el desarrollo de sistemas de control automatizados. Además, es necesario realizar un trabajo explicativo de alta calidad con el personal yresuelve algunos problemas más:

• Dé a todos en la empresa la comprensión de que la integración del sistema es inevitable.
• El jefe del equipo de implementación debe tener suficiente autoridad, ya que incluso es posible la resistencia subconsciente de los empleados de alto rango (por ejemplo, los altos directivos).

Resolviendo el problema de la carga de trabajo

A continuación, vale la pena entender que los sistemas de gestión empresarial automatizados integrados en la etapa de su instalación aumentarán significativamente la carga para los empleados. Naturalmente, esto se debe al hecho de que, además de realizar sus tareas diarias, los empleados también deben dominar nuevos equipos, participar en la autoeducación, etc. Además, durante la implementación piloto, así como una cierta cantidad de tiempo después, los empleados tendrán que trabajar tanto con el sistema antiguo como con el nuevo. Debido a esto, el proceso de integración puede retrasarse, ya que los empleados dirán que no tienen suficiente tiempo para aprender nuevas tecnologías, ya que siempre están ocupados con sus funciones directas.

En tales casos, un buen líder debe hacer lo siguiente:

• En primer lugar, vale la pena introducir un sistema temporal de recompensas y gratitud, que aumentará la motivación de los empleados para dominar las nuevas tecnologías.
• En segundo lugar, se deben tomar ciertas medidas organizativas que reducirán el tiempo asignado para el desarrollo de nuevos conocimientos.

Tecnología MRP y ERP

Como se mencionó anteriormente, hay dos direccionesAPCS, que actualmente se utilizan en todo el mundo. Sin embargo, estos sistemas no están exentos de inconvenientes.

Si hablamos de MRP, entonces la principal desventaja del sistema es que al calcular la necesidad de materiales, la capacidad de producción de la empresa, la carga de estas capacidades, el costo de la mano de obra, etc., son no se tiene en cuenta. Este fue el impulso para el desarrollo de MRP II, diseñado para la planificación de recursos de producción. Con el tiempo, se le agregaron sistemas para contabilizar otros costos de la empresa. Por lo tanto, en el futuro, se formó un sistema de gestión empresarial automatizado, cuya función es tener en cuenta todas aquellas industrias que el primer MRP no calculó. Fue este sistema de control automatizado el que más tarde se conoció como el sistema ERP para la gestión empresarial automatizada.

Para resumir todo lo anterior, podemos decir con confianza que los sistemas automatizados han recorrido un largo camino y ahora son un medio efectivo para administrar una empresa, pero al mismo tiempo deben implementarse de manera muy competente y administrado. Por supuesto, hay margen de mejora en los propios sistemas.