Lista de documentos contables primarios y reglas para su ejecución

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Diariamente se realizan muchas operaciones en la empresa. Los contadores emiten facturas a las contrapartes y les envían dinero, calculan salarios, multas, calculan depreciaciones, preparan informes, etc. Diariamente se emiten decenas de documentos de diversa índole: administrativos, ejecutivos, primarios. El último grupo es de gran importancia para las actividades de la empresa.

¿Qué son los "documentos primarios"?

Cada evento de la vida económica de la organización debe ser confirmado en papel. Se forma en el momento de la operación o inmediatamente después de su finalización. Elaboración de publicaciones, informes se lleva a cabo sobre la base de la información especificada en los documentos contables primarios de contabilidad. Su lista es grande. En el artículo consideraremos los principales, más comúnmente utilizados.documentos.

¿Por qué necesitamos una primaria?

La documentación primaria es un elemento integral de la contabilidad. Como se mencionó anteriormente, se forma en el momento de la transacción o inmediatamente después del final de la transacción y es prueba de la realidad de uno u otro hecho de la vida económica de la empresa.

La lista de documentos contables primarios para una transacción puede incluir:

1. Contrato.
2. Cuenta.
3. Recibo de caja u otro documento de pago.
4. Albarán de entrega.
5. Acto de finalización.

Detalles requeridos

Actualmente, existen formas unificadas de documentos contables primarios. Se utilizan para reflejar información sobre diferentes operaciones, respectivamente, la lista de columnas en ellos es diferente. Mientras tanto, todos los documentos primarios contienen detalles obligatorios uniformes. Entre ellos:

1. Nombre de la empresa.
2. Nombre del documento (por ejemplo, "Comprobante de efectivo").
3. Fecha de formación.
4. Contenido de la operación sobre la que se redacta el documento. Por ejemplo, al completar una factura, la columna correspondiente puede indicar "Transferencia de materiales para procesamiento".
5. Dinero e indicadores naturales. Los primeros se utilizan para reflejar el costo, los segundos - cantidades, pesos, etc.
6. Puestos de empleados responsables ("jefe de contabilidad", "almacenista", etc.).
7. Firmas de las personas involucradas en la transacción.

Momento importante

El documento primario que contiene todos los datos requeridos tiene fuerza legal.

Tenga en cuenta que los documentos correctamente ejecutados se pueden utilizar en procedimientos legales como prueba de la validez (o invalidez) de las reclamaciones. Muchos documentos son redactados por contratistas. Es necesario verificar cuidadosamente la corrección del registro y en ningún caso poner firmas para los proveedores (contratistas, etc.) si no lo han hecho.

La documentación principal debe conservarse cuidadosamente.

¿Necesito un sello primario?

En la práctica, muchas contrapartes afirman su ausencia en el formulario TTN y en algunos otros documentos. Recordemos que desde 2015, la mayoría de las organizaciones están exentas de la obligación de tener un sello. Dichas empresas pueden usarlo a su propia discreción. Si es así, la información sobre su presencia debe escribirse en la política contable.

En el caso de que la contraparte insista en utilizar el sello al momento de registrar el primario, y la empresa tenga derecho a no ponerlo por motivos legales, se le deberá enviar una notificación por escrito a la contraparte con enlaces a la normativa que rige esto problema.

Acuerdo

Si la contraparte es un socio a largo plazo, entonces es muy posible concluir un acuerdo para varias transacciones. En este caso, es importante definir claramente los plazos para el cumplimiento de las obligaciones, la secuencia y el procedimiento para el cálculo y otros matices. El contrato puede redactarse para la venta de bienes, la prestación de servicioso trabajo de producción. Vale la pena decir que el derecho civil también permite la conclusión oral de un acuerdo. Sin embargo, en las actividades comerciales, por regla general, se utilizan formas escritas de contratos.

Factura

En este documento, el proveedor indica el monto a transferir a la contraparte por bienes, servicios u obras. Al realizar un pago, por defecto, se asume que el sujeto está de acuerdo con la transacción.

La factura debe estar presente:

1. Nombre del documento.
2. Nombre de los servicios (bienes, obras) por los que se realiza el pago.
3. Coste.
4. Cantidad total.
5. Detalles para el pago.

Actualmente, la lista completa de documentos contables está contenida en el programa 1C, por lo que se procesan automáticamente.

Tenga en cuenta que la factura tiene poco valor para las autoridades reguladoras. En él, el vendedor fija el precio fijado. Desde la posición de un contador, una factura es el documento primario más importante sobre la base del cual se forman los asientos contables.

Factura actúa como un tipo de factura. Este documento contiene una línea especial para especificar los importes del IVA.

Documentación de pago

Puede confirmar el hecho del pago mediante un recibo de caja u otro documento similar. El pago confirma el hecho de pago por el suministro de productos, servicios, trabajo. El tipo específico de documento se selecciona según el método.pago: efectivo o transferencia bancaria.

Uno de los documentos de liquidación más populares es una orden de pago. Es una orden del titular de la cuenta para que el banco transfiera fondos a la cuenta especificada. El documento se puede utilizar para pagar servicios, bienes, pagar un anticipo, pagar un préstamo, etc.

En caso de deducciones al presupuesto se llena el campo 22 "Código". En la orden de pago, esta columna indica el UIN (identificador único). Gracias a él, la autoridad fiscal reconoce al pagador.

El campo "Código" en la orden de pago se puede completar de diferentes maneras. Depende de cómo exactamente la entidad cumpla su obligación con el presupuesto: voluntariamente o a pedido de la autoridad reguladora.

Albarán

El expedidor redacta el formulario TTN. El conocimiento de embarque es la base para la transferencia de la mercancía al destinatario. El documento se redacta en 4 copias. Según la TTN, el vendedor tiene en cuenta la venta y el comprador recibe la entrega de la mercancía.

Tenga en cuenta que el TTN se elabora cuando se transportan mercancías por las propias fuerzas de la empresa. Si el transporte es realizado por una empresa de terceros, se emite un formulario 1-T.

Otro punto importante: la información en el TTN debe coincidir con la información en la factura.

Acto de obra terminada

Este documento se redacta entre el cliente y el proveedor. El acto es una confirmación de la ejecución del trabajo, la prestación de servicios a un costo convenido dentro de los términos establecidos por el acuerdo. En pocas palabras, estoinforme del contratista al cliente.

Actualmente, no se ha aprobado una forma unificada de la ley. La empresa tiene derecho a desarrollar un formulario por su cuenta y fijarlo en la política contable.

Los principales detalles del acto son:

1. Número y fecha de inscripción en los registros contables.
2. Fecha de compilación.
3. Detalles del contrato en virtud del cual se forma el acto.
4. Plazo, volumen, costo de trabajo.
5. Detalles de la cuenta a pagar.
6. Nombre del cliente y contratista.
7. Firmas de las partes en la transacción.

El acto se redacta siempre en dos ejemplares.

Formulario M-15

Esta abreviatura se utiliza para hacer referencia a una factura de salida de mercancías. Cabe señalar que este documento no es obligatorio, pero las empresas lo utilizan a menudo.

Se emite una factura por la entrega de materiales al lado si es necesario transferir objetos de valor desde la oficina principal (central) a divisiones remotas u otras empresas (si existe un acuerdo especial).

Reglas de formulario M-15

En la primera parte del papel, se adjunta un número, de acuerdo con el flujo de documentos de la empresa. Aquí también debe indicar el nombre completo de la empresa y OKPO.

La primera tabla refleja la fecha del documento, el código de transacción (si se utiliza el sistema correspondiente), el nombre de la unidad estructural, el campo de actividad de la empresa que emite la factura.

Del mismo modose indica información sobre el destinatario y el responsable de la entrega. El siguiente es un enlace al documento de acuerdo con el cual se emite la factura. Puede ser un contrato, un pedido, etc.

En la tabla principal, las columnas 1 y 2 indican la subcuenta contable y el código de contabilidad analítica para todos los materiales a cancelar.

A continuación, se ingresan los siguientes datos en las columnas 3-15:

• nombre de materiales con características individuales, marca, tamaño, grado;
• número de inventario (si no está allí, la celda no se rellena);
• código de unidad;
• nombre de la unidad de medida;
• cantidad de bienes transferidos;
• información sobre los objetos reales liberados del almacén (a completar por el almacenista);
• costo total de materiales;
• precio sin IVA;
• Importe de IVA asignado;
• coste total IVA incluido;
• número de inventario de material;
• número de pasaporte (si está disponible);
• número de registro según tarjeta de cuenta.

La factura está firmada por el contador, el empleado responsable de la liberación de los objetos de valor del almacén y el destinatario.

Informes avanzados en "1C"

La formación de documentos informativos es una de las acciones más comunes de un contador. Muchas liquidaciones realizadas en efectivo se realizan mediante documentos anticipados. Estos incluyen gastos de viaje, compras del hogar, etc.

A menudo, los empleados de la empresa reciben fondos de la caja para los gastos del hogar. Después de adquirir los objetos de valor necesarios (por ejemplo, papelería), los empleados informan y proporcionan documentos de respaldo al departamento de contabilidad.

El contador, a su vez, debe registrar todos los gastos en el sistema contable. Puede abrir "Informes avanzados" en "1C" en la sección "Banco y caja", subsección "Cajero". La introducción de un nuevo documento se realiza mediante el botón "Crear".

En la parte superior del formulario se indica:

1. Nombre de la empresa.
2. Almacén donde se acreditarán los objetos de valor recién recibidos.
3. Informe del empleado sobre los fondos recibidos contra el informe.

El documento contiene 5 marcadores. En la sección "Anticipos", seleccione el documento para el cual se emitieron los fondos:

1. Documento de dinero.
2. Orden de pago en efectivo.
3. Débito de la cuenta.

Si los bienes se compraron con los fondos emitidos, se reflejan en la pestaña con el mismo nombre. En la sección "Contenedor", indique información sobre el contenedor retornable (por ejemplo, botellas de agua). La pestaña "Pago" refleja información sobre el efectivo pagado a los proveedores por la compra de un objeto o emitido contra una próxima entrega.

En el apartado "Otros" se indican los datos de gastos de viaje: viáticos, gastos de combustible, billetes, etc.

Forma "Universal"

En la lista de documentos contables primarios hay un papel que se puede utilizar en una variedad de situaciones. Se utiliza en la formación tanto de contabilidad como dedeclaración de impuestos Se trata de contabilidad. El formulario se requiere, si es necesario, para corregir el error cometido. Además, el documento se requiere cuando se realizan operaciones que requieren explicaciones, reflejo del cálculo, confirmación de transacciones, si no hay otros papeles.

Matiz

Vale la pena decir que una empresa tiene derecho a confirmar la finalización de transacciones que no requieren la ejecución de formularios estándar (estándar, unificados), no con la ayuda de un certificado, sino a través de una contabilidad primaria desarrollada de forma independiente documentos. Sin embargo, su lista debe fijarse en la política financiera de la empresa.

Reglas para compilar un certificado

No se ha aprobado un solo formulario unificado para este documento. En consecuencia, los especialistas pueden compilarlo de forma gratuita o usar plantillas desarrolladas en la empresa. Entre la información obligatoria que debe contener el certificado, se debe señalar:

1. Información sobre la empresa.
2. Fecha y motivos de compilación.
3. Documentos contables primarios y registros contables, a los que se adjunta un certificado.
4. Firma del empleado responsable.

Puede escribir en una hoja A4 blanca normal o en papel con membrete de la empresa.

Al compilar, debes tener mucho cuidado de no cometer errores. Cuanto más detallada sea la referencia, menos preguntas adicionales tendrán los inspectores.

El documento debe, por supuesto, contener solo información confiable. Si, durantese identificarán los errores ortográficos, es más recomendable volver a redactar un certificado.

Características de almacenamiento

Todo lo relacionado con los documentos contables primarios debe conservarse en la empresa durante al menos 5 años. El cómputo de este período comienza a partir de la fecha de finalización del período sobre el que se informa en el que se emitieron los papeles.

Extra

Primary se puede emitir en papel o en formato electrónico. Recientemente, más y más empresas prefieren la gestión de documentos electrónicos. Esto es comprensible: lleva mucho menos tiempo procesar y enviar papeles.

Los documentos electrónicos deben estar certificados por una firma digital (mejorada o regular - por acuerdo entre las contrapartes).

Responsabilidad

La documentación primaria es el elemento más importante de la vida comercial de una empresa. En su ausencia, la empresa se enfrentará a graves sanciones por parte de las autoridades reguladoras. También se impondrán sanciones en caso de detección de errores en la documentación primaria, información inexacta.

La violación de las normas está penada no solo por el Código Fiscal, sino también por el Código de Infracciones Administrativas. Si hay motivos, los perpetradores también pueden ser procesados.

Conclusión

Se puede utilizar una variedad de documentos en el trabajo de una empresa. Al mismo tiempo, algunos de ellos pueden tener una forma unificada y otros pueden ser desarrollados de forma independiente por la empresa. Sin embargo, independientemente de esto, todos los detalles requeridos deben estar presentes en los documentos.

Algunas empresas practican el uso de documentos combinados. Discursoestamos hablando de formas unificadas, complementadas de acuerdo con las especificidades de las actividades de la organización.

Es importante reflejar los tipos seleccionados de documentación primaria en la política contable de la empresa. En el curso de las actividades de la empresa, puede surgir la necesidad de nuevos documentos. Si son desarrollados por la empresa, deben mencionarse en la política contable.

Tenga en cuenta que la contraparte también puede desarrollar de forma independiente ciertas formas de valores. Es necesario indicar en la política financiera que la empresa acepta dichos documentos de las contrapartes.

Para registrar muchas transacciones, es posible que las organizaciones no utilicen formas unificadas de documentación primaria. Sin embargo, si hablamos de transacciones en efectivo, se ejecutan exclusivamente mediante órdenes aprobadas y otros documentos de pago.