Gastos de viaje: pago, tamaño, contabilizaciones

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Para cumplir con sus deberes oficiales, los empleados suelen realizar viajes de negocios. Todos los gastos relacionados con el viaje, el alojamiento y las comidas corren por cuenta de la organización. Obtenga más información sobre cómo se calculan y pagan los gastos de viaje en 2018.

Reglamento legislativo

La asignación diaria son los gastos de un empleado asociados con su vida fuera del lugar de residencia. Según el art. 168 del Código Laboral de la Federación Rusa, estos costos deben ser pagados por el empleador en la cantidad prescrita en la política legal de la organización.

Los gastos de viaje en Rusia no son remuneración por trabajo, sino pagos de compensación. Las asignaciones diarias no dependen del desempeño de las funciones laborales por parte del empleado. Incluso si estas tareas no se realizaron durante un viaje de negocios debido al tiempo de inactividad, la empresa aún debe pagar los viáticos.

A nivel legislativo, existen normas para gastos de viaje que no están gravados. Según el art. 217 del Código Tributario, si el monto de la compensación no excede los 700 rublos para viajes de negocios dentro del país y 2500 rublos para viajes de negocios al extranjero, entoncesla organización no puede pagar impuestos. Esto no quiere decir que la organización no tenga derecho a establecer un pago por encima de la norma. Solo tienes que pagar impuestos por la diferencia. Si la política contable de la empresa indica el monto de la asignación de viaje al nivel de 1000 rublos, entonces el impuesto sobre la renta personal debe retenerse de la diferencia (1000 - 700=300 rublos).

Procedimiento de pago

La asignación diaria se reembolsa por cada día que se pasa en un viaje de negocios. También se pagan fines de semana, no laborables, festivos y días de viaje. Si un empleado se fue el domingo por la mañana y regresó una semana después el sábado, entonces todos los fines de semana de este período (4 días) deben ser compensados. La legislación no prevé el pago de las asignaciones diarias de un día, pero el empleador, a su discreción, puede introducir tal cláusula en la política contable. Al mismo tiempo, está obligado a emitir un anticipo antes del viaje.

Gastos reembolsables:

• para viajes y alojamiento en alquiler;
• gastos de vida (por día);
• otros gastos incurridos por orden o con el permiso del gerente, incluso si no se acordaron de antemano.

Ejemplo 1

La política contable de la empresa prevé un pago de 45 euros (3.330 rublos) por día de estancia en un viaje de negocios al extranjero y 700 rublos. - en el territorio de la Federación Rusa. El empleado estuvo ausente por 10 días: del 1 al 10 de julio. Durante los primeros 9 días, tiene derecho a un pago de 45 x 9=405 euros (29 965 rublos). El día de regreso a Rusia se paga a razón de 700 rublos. En la fecha del pago por adelantado, el tipo de cambio del euro era de 70 rublos, y el día de la aprobacióninforme anticipado - 68 rublos. Calcular el importe de los gastos de viaje.

Dado que el empleado recibió una compensación antes del viaje, el recálculo de los montos emitidos se realizará a la tasa de emisión de fondos:

• 405 x 70=28.350 rublos - durante los primeros 9 días.
• Total acumulado: 28 350 + 700=29 050 rublos
• La tasa de pagos libres de impuestos según la ley=9 x 2500=22 500 rublos.
• Diferencia: 29.050 - 22.500=6.550 rublos - el impuesto sobre la renta personal debe retenerse de esta cantidad.

Documentación

La base para realizar un viaje es una orden escrita del empleador: una orden. La organización puede utilizar el formulario unificado No. T-9 o desarrollar uno propio. El documento debe indicar el lugar, fecha, propósito del viaje, número de certificado, asignación de trabajo. La misma ley prescribe el monto de la asignación diaria y otros pagos limitados.

Antes del viaje, el empleado debe recibir un anticipo y, al regreso, proporcionar un informe sobre el uso de los fondos y la tarea completada. Se asignan tres días para la preparación del documento. La organización desarrolla el formulario de informe por sí misma. Además del documento, se deben adjuntar los originales de todos los documentos consumibles.

Si el gerente acepta el trabajo del empleado, el contador está obligado a reflejar todos los gastos en el balance. Si el propósito del viaje no se cumple, entonces parte de los gastos pueden ser deducidos de los ingresos del empleado. Si un empleado gastó más dinero del que recibió de la caja registradora, entoncesha habido cambios en los gastos de viaje, debe pagar el sobrecosto. El monto no gastado debe devolverse al cajero, de lo contrario, el saldo se deducirá de los ingresos del empleado.

Viajes de negocios al extranjero

En viajes internacionales, la fecha de cruce de la frontera es el primer día de un viaje de negocios al extranjero, y cuando se viaja a la Federación Rusa, se paga según la tarifa prevista para viajes de negocios nacionales. Los cálculos se realizan de acuerdo con las marcas de las autoridades fronterizas en el pasaporte.

Si un empleado se va de viaje al extranjero, tendrá que comprar la moneda del país anfitrión. Esta función puede ser asumida por la organización prescribiendo en leyes locales el pago de fondos en moneda extranjera. Los dólares y euros se pueden cambiar en cualquier banco del país, a diferencia de las unidades nacionales más raras. Esto debe tenerse en cuenta al redactar las leyes locales. Si la organización está dispuesta a pagar los gastos de viaje en moneda extranjera, entonces es mejor cambiar por dólares o euros.

La contabilidad de tales cantidades en los registros contables todavía se lleva a cabo en rublos, pero teniendo en cuenta las siguientes características:

• si se transfiere un anticipo a una tarjeta en rublos, entonces el monto debe calcularse al tipo de cambio en la fecha del pago;
• si el pago se realiza en efectivo, se debe aplicar la tasa de conversión del rublo especificada en el certificado de compra de moneda.

Número de días

La duración real de la estadía en un viaje de negocios está determinada por los documentos de viaje, es decir, los boletos. Si el empleado realizó un viaje de negocios en automóvil, calculedías puede ser en una nota, que está obligado a proporcionar a su regreso. Además, se deben adjuntar todos los documentos que acrediten el uso del transporte (carta de porte, facturas, recibos, cheques, etc.)

Excursiones de un día

No hay un período mínimo especificado legalmente para un viaje de negocios. La tarea del líder se puede completar en un día. ¿Cómo puedo recuperar los costos en este caso? El proceso de documentación de un viaje de negocios no depende de su duración. El departamento de contabilidad debe redactar una orden, poner una marca en la hoja de tiempo y emitir un pago por adelantado al empleado. Después de regresar, está obligado a informar sobre los gastos incurridos y devolver la diferencia a la caja de la organización. No hay asignación de viáticos para viajes cortos. Sin embargo, dejar a un empleado sin dinero no es una buena idea. En este caso, el empleador puede pagarle una cierta cantidad, por ejemplo, el 50% de la compensación debida por día. Esta compensación está libre de impuestos.

países de la CEI

Los viajes a los países de la CEI se tienen en cuenta por separado. Dado que no hay un sello en el pasaporte al cruzar la frontera, el período lo determinan los documentos de viaje. El día de salida es la fecha de salida del vehículo, y el día de llegada es el día en que cae la hora de llegada del vehículo a la ciudad de origen. El monto del pago lo determina el empleador. Los montos de compensación no imponibles siguen siendo los mismos: 700 y 2500 rublos. Los retrasos en el camino se pagan por decisión del jefe si hay documentos que confirman el hecho de forzadoretrasos.

Ejemplo 2

Un empleado se va de viaje de negocios durante 3 días.

• 10.08.17 a las 22:10 el empleado tomó el tren a Astana.
• 11.08.17 a las 11:00 el tren llegó a Astana. Es decir, el empleado ya cruzó la frontera el 11.08.17.
• 11.08 y 12.07 el empleado estaba de servicio.
• 12.08 - el tren a Rusia salió a las 15:05.
• 12.08 a las 23:40 el tren llegó a Rusia. Es decir, el empleado ya cruzó la frontera el 12.08.17.

La asignación diaria en la Federación Rusa por un monto de 700 rublos se acumuló para el 10 y 12 de agosto. Para el 11 de agosto, se debe acumular un pago de 2500 rublos. En total, para el período del viaje de negocios, el empleado recibirá: 700 x 2 + 2500=3900 rublos

Operaciones en BU

La contabilidad de los gastos de viaje en 2018, como antes, se lleva a cabo sobre la base de un informe anticipado. Los importes de los gastos se reflejan en las cuentas de contabilidad de costes, ya que un viaje de negocios es un viaje de negocios.

Un requisito previo para el viaje es la emisión preliminar de un anticipo. El contador puede emitir fondos de la caja registradora o transferirlos a una tarjeta bancaria. El anticipo se calcula en base a la duración del viaje y los costos aproximados del viaje de negocios. En BU esta operación se realiza de la siguiente manera:

• Dt 71 Ct 50 - emisión de importes contables desde la caja.
• Dt 71 Ct 51 - transferencia de importes contables a la tarjeta.

La publicación adicional de los gastos de viaje depende del propósito del viaje. Los costos se imputarán a la contabilidad de costos de la unidad a la que se dirigen los problemas.decidir el empleado. Por ejemplo:

• Dt 20 Kt 71: el empleado fue enviado de viaje para realizar un trabajo con el cliente.
• Dt 44 Kt 71 - el viaje está relacionado con la venta de mercancías.
• Dt 08 Ct 71: un empleado realiza un viaje de negocios para completar una transacción para la venta de una propiedad.
• Dt 28 Kt 71 - la necesidad de viajes de negocios para devolver productos defectuosos.
• Dt 19 Kt 71 - Contabilización del IVA sobre anticipos.
• Dt 68 Ct 19 - deducción de impuestos en la factura.

La devolución de los fondos no utilizados se refleja en las siguientes transacciones:

• Dt 50 Kt 71 - pago por adelantado al cajero.
• Dt 51 Kt 71 - depósito del saldo de fondos en la cuenta corriente.
• Dt 70 Kt 71 - retención del saldo del anticipo de los salarios.

Puede quedarse con el monto solo si ha pasado más de un mes y el empleado no se opone a esta operación. De lo contrario, el empleador tendrá que acudir a los tribunales.

UST, contribuciones sociales y otros impuestos

Según la Ley Federal No. 216 "Sobre la Modificación del Código Fiscal de la Federación Rusa", desde el 01.01.2008 reembolso de gastos de viaje superiores a 700 rublos. y 2500 rublos. por cada día de viaje de negocios en el territorio de la Federación Rusa y en el extranjero, están sujetos al impuesto sobre la renta personal, UST y contribuciones sociales. El propio empleador establece el monto de los pagos de compensación. Independientemente de su tamaño, la base imponible del impuesto sobre la renta se reduce por el pago efectivo de la compensación.

A efectos fiscales, los gastos de la organización incluyen:

• Viaje del trabajador aambos lados.
• Alquiler de alojamiento, incluidos los servicios adicionales en el hotel (excepto el costo del servicio en bares, en la habitación, para el uso de las instalaciones de bienestar).
• Emisión y emisión de visas.
• Entrada del vehículo.

Características de los cálculos

El empleado no está obligado a informar dónde utilizó los viáticos. Sin embargo, el Servicio de Impuestos Federales puede verificar el cálculo justo de la cantidad con base en la duración del viaje. Estos pueden ser documentos que confirmen el viaje, el alojamiento o un documento de viaje.

Durante un viaje de negocios, puede haber gastos que no se han acordado de antemano. Por ejemplo, el costo de empacar el equipaje. El reembolso de estos gastos sólo está permitido si la posibilidad de su compensación está especificada en el acta local y existe evidencia de que la operación se realizó con fines de producción. Es decir, era necesario embalar los documentos, propiedad de la organización. En caso contrario, dichos gastos habrán de imputarse a la renta del trabajador con la posterior retención del IRPF.

El reembolso de comidas no está relacionado con viajes de negocios. Se entiende que el empleado compensa estos gastos de forma independiente en el monto de la asignación diaria. Pero la dirección puede, en actos locales, prever el costo del pago de alimentos además de la asignación diaria y retener el impuesto sobre la renta personal de estos montos. Si el costo del alojamiento en un hotel, vuelo o viaje incluye el costo de la comida, entonces no se retiene el impuesto.

Consideraremos por separado la situación en la que la organización solicitante inicia el viaje. Muy a menudo las partes acuerdan queel reembolso se basará en los costos reales. Sin embargo, una organización puede enviar solo a sus empleados en un viaje de negocios. Y en este caso, el cliente no lleva los gastos contables, ya que esto se considera un pago por los servicios de otra organización (ejecutor). En este caso, el contrato entre empresas debe establecer que el reembolso de tales gastos se incluirá en el precio de los bienes, así como indicar los requisitos para los documentos y los plazos para su presentación. Para boletos de viaje y otros controles, el cliente solo puede verificar la exactitud del cálculo del costo. Si el contratista está en el régimen general de impuestos, entonces el costo de los servicios está sujeto al IVA. Si el cliente es una empresa extranjera, no hay devolución de impuestos.

Conclusión

Si se envía a un empleado a un viaje de negocios, se le deben reembolsar los gastos de viaje. La asignación diaria la establece el empleador y se fija en las leyes locales. La asignación diaria se paga por cada día en un viaje de negocios, incluidos los días libres y los días festivos. Antes del viaje, el empleado debe acumular y pagar un anticipo. Informa sobre todos los importes contables después del viaje. Los montos no gastados deben devolverse al cajero y los gastos excesivos deben compensarse al empleado inmediatamente después de que se apruebe el informe de viaje.