Documentos contables primarios: lista y reglas de ejecución

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Los documentos contables primarios se utilizan en todas las empresas. Todos ellos son importantes a su manera y deben tenerse en cuenta en el trabajo. Se redactan de acuerdo con las formas de los documentos contables primarios de los registros contables. En este artículo se presenta una lista completa de ellos y las reglas de diseño.

Características del diseño

Hablando de documentos primarios, se entienden aquellos papeles que son responsables de cada uno de los hechos económicos ocurridos en la empresa. Al preparar este tipo de documentación, cada contador debe recordar que no existen formas específicas y claramente fijadas de documentos primarios y registros contables. La elección recae en la empresa. Es ella quien decide cuál de las posibles formas le conviene utilizar en sus actividades. También es importante indicar todos los detalles al completar el formulario de documentos contables primarios. Simplemente tienen una lista obligatoria de la que no se puede excluir nada. Vale la pena señalar que la información sobre qué forma de documentos contables primarios utiliza una empresa debe indicarse sin f alta en la política contable de la empresa. Este es un punto muy importante.

Lista de documentos contables primarios

La lista principal incluye nueve papeles importantes:

1. Albarán de entrega.
2. Formularios de liquidación.
3. Acto de aceptación.
4. Documentos sobre el movimiento de activos fijos.
5. Órdenes de pago.
6. Transacciones en efectivo en papel.
7. Informe de gastos.
8. Referencia contable.
9. Ley que prescribe la compensación.

Esta lista de documentos contables primarios es generalmente aceptada y utilizada por todas las empresas.

Albarán

Este documento contable principal está diseñado para reflejar todos los movimientos de artículos de inventario. La factura debe contener los datos especificados también en la factura. Vale la pena señalar que este documento debe redactarse en dos copias. Como garantía de este documento se utiliza la firma del titular y el sello de la organización. En cuanto al formulario de factura, las empresas suelen utilizar TORG-12. Por lo general, es utilizado por empresas mayoristas. El formulario debe contener los detalles tanto del contrato en base al cual se lleva a cabo la transacción, como los detallesnota de remesa. También incluye información sobre los participantes en la operación y sobre los bienes que se transfieren. El conocimiento de embarque debe contener información sobre los documentos adjuntos. En cuanto a las firmas, se ponen por ambos lados. Es importante saber que aquellas organizaciones cuyo trabajo no implique el uso de la imprenta tienen el derecho de no certificar este tipo de documentos con ella.

Formularios de liquidación

La nómina se confecciona según formulario T-49. El formulario de este documento contable primario tiene el número 0301009. Su uso está limitado solo a empresas que realizan actividades presupuestarias o gubernamentales. De acuerdo con este documento, se realiza un cálculo completo y una nómina adicional de empleados. Los principales datos de este tipo de formulario son la hoja de tiempo, la tasa de tarifa, la cantidad de deducciones y compensaciones. Otras organizaciones, así como empresarios individuales, emiten salarios a su personal en el formulario 0504401. La hoja de tiempo también sirve como base para las acumulaciones aquí. La necesidad de esta documentación está determinada por la necesidad de reducir el flujo de trabajo en la organización. Este documento contable primario es compilado por el personal de contabilidad, quien, después de preparar los documentos, los transfiere al cajero. Una vez que todos los fondos prescritos en el documento se entregan al personal, debe devolverse al departamento de contabilidad. El formulario entregado a los cajeros debe ser firmado por el jefe de la empresa.

Acto de aceptación

El motivo de la emisión de este documento contable primario es la transferencia al cliente de obras o servicios realizados por la empresa. Confirma que se han cumplido todos los acuerdos y que el cliente está satisfecho con los resultados. La forma del acto no tiene un formato obligatorio establecido. Pero hay una lista de datos que debe contener. Incluye marcas tales como el nombre de la empresa, la fecha de generación del documento, el reflejo de la persona que compiló el documento, el formato del trabajo, los cargos y firmas de los responsables. También hay una forma unificada de KS-2. No se aplica a todo tipo de obras o servicios. solo se puede usar si el contratista se dedica a la construcción de capital. Si se completa este formulario, se puede utilizar para trabajos de construcción e instalación en instalaciones civiles o residenciales.

Documentos sobre el movimiento de activos fijos

En este caso, los empleados de la empresa utilizan los siguientes tipos de documentación primaria:

• Formulario OS-1: un acto que describe el hecho de la aceptación o transferencia de activos fijos. Esta forma de documentos contables primarios se utiliza en caso de transferencia de objetos. Cabe señalar que los edificios o estructuras no están incluidos.
• OS-1a: este formulario se aplica a edificios o estructuras.
• OS-4 - emitido en caso de cancelación de activos fijos de la empresa.
• INV-1 es una lista de inventario. Adecuado para fijar un hecho.haciendo inventario.
• INV-1a: adecuado para inventario de activos intangibles.

Cada una de estas formas tiene una forma unificada. Su uso es obligatorio en la preparación de la documentación contable primaria.

Órdenes de pago

Este documento se redacta de acuerdo con el formulario OKUD 0401060. Al formar el formulario, se deben seguir varios pasos:

1. Introducción del número y fecha del pago.
2. Indicación del tipo de pago en una columna especial. En este caso, puede utilizar una marca como "Urgente" o "Correo".
3. Registrar el estado del pagador. Hay 28 códigos del 01 al 28. Estos pueden ser contribuyentes, bancos, organizaciones de crédito y otros.
4. Presentamos el monto del pago. Debe estar escrito en letras y números.
5. TIN, KPP, nombre y datos bancarios deben indicarse como datos del remitente.
6. También debe ingresar detalles similares del destinatario.
7. Esta etapa consiste en especificar códigos y cifrados adicionales: tipo, secuencia y código.
8. Introducir información sobre el pago posterior.
9. Firma del PP.

Dependiendo del tipo de pago, este formulario se llena total o parcialmente.

Transacciones en efectivo en papel

En este caso, es posible elaborar dos formas fundamentales. El primero esorden de entrada en efectivo, el segundo - el gasto. Por lo tanto, se emite PKO en los casos en que se reciben nuevos fondos en la caja. El formato de este documento contable primario está regulado por el Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa. Rellénelo en papel en forma de KO-1 o en formato electrónico. El documento está firmado por el jefe de contabilidad y permanece para su almacenamiento en el departamento de contabilidad. En cuanto a la garantía de efectivo de la cuenta, las características de su diseño son similares. La única diferencia es el propósito. Se rellena en los casos de emisión de fondos. Otra de sus características se puede llamar la inmensidad de las opciones de llenado: puede ser Word y Excel. La documentación contable primaria de este tipo se elabora en el formulario KO-2.

Informe de gastos

Como todos los documentos primarios y registros contables, este formulario es un informe sobre las actividades de la empresa. De hecho, se elabora un informe anticipado en los casos en que un empleado necesita dar cuenta de los fondos recibidos por él de la caja y gastados en las necesidades de la empresa. La información principal incluida en este formulario es:

• La cantidad de fondos recibidos por un empleado de la empresa.
• El propósito para el cual se gastaron los fondos.
• Gastos reales.
• El saldo o excedente que el empleado tuvo que pagar de su presupuesto.

Estos elementos son ciertamente muy importantes, pero se consideran inválidos si no se adjunta el formulario de informe anticipadodocumentos de respaldo. En cuanto al diseño de este tipo de documentación primaria, se simplifica debido a la presencia de un formulario unificado. Se llama - AO-1. Si la empresa desea desarrollar su propio formulario, esto también está permitido. Lo más importante es ingresar todos los detalles necesarios en el documento. Muy a menudo, se utiliza una forma unificada en el trabajo de las empresas. El formulario se emite en una sola copia dentro de los tres días a partir de la fecha de emisión del dinero. El documento debe ser aprobado por el jefe del empleado que tomó el informe. Puede enviar un informe anticipado tanto en papel como en formato electrónico.

Referencia contable

Este tipo de documentación primaria se emite bajo tres condiciones:

1. Si es necesario corregir un error cometido en el proceso de generación de transacciones contables estándar.
2. Para una operación que requiere distribución manual de devengos.
3. Al registrar transacciones que involucran documentos contables no estándar.

La mayoría de las veces, todavía se usa un estado contable para indicar errores. Este documento puede llamarse universal, ya que es adecuado tanto para el período actual como para cualquier otro. La ventaja de este formulario para el período actual es la capacidad de mantener los importes de facturación correctos. Esto se realiza introduciendo una reversión o contabilizando importes adicionales. Una forma clara y establecida de un estado contable se aplica solo a las agencias gubernamentales. Otros contribuyentes pueden usar su propio formulario. Solo es importante que incluya lo siguienteinformación:

1. Nombre de la organización.
2. El título del documento y la fecha de su formación.
3. La esencia de la operación.
4. Importes y cantidades solicitadas.
5. Firmas de todas las personas responsables.

Vale la pena señalar que si una empresa planea utilizar su propio formulario, debe indicar este hecho en la política contable.

Ley que prescribe compensación

La esencia de este formulario es reflejar el pago de las deudas mutuas entre la empresa y el empleado. Para llevar a cabo una compensación, es necesario llenar un acta y un acuerdo sobre el comportamiento de esta operación. El acto se redacta en la etapa en que la empresa presenta una contradeuda a su empleado y es conveniente que las partes la compensen con la deuda. Si tales condiciones son convenientes para ambos participantes, se redacta un acuerdo especial que confirma el deseo de las partes de compensar.