Contabilidad presupuestaria: concepto, organización y mantenimiento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La contabilidad presupuestaria se utiliza en todas las instituciones y organizaciones sin excepción, que pertenecen a la forma de propiedad estatal. Es algo diferente del trabajo habitual de contabilidad, pero en él se observan los principios básicos. Todas las acciones, plantillas de documentos y otros elementos que puedan ser necesarios para las actividades de la organización son aprobados por las autoridades superiores y no tienen carácter consultivo, sino obligatorio. También hay ejemplos específicos, muestras y documentos de respaldo similares que facilitan el trabajo de los empleados.

¿Qué es la contabilidad presupuestaria?

La opción de contabilidad mencionada es un sistema claramente regulado en el que todos los elementos de la gestión de la institución son reunidos y procesados por especialistas. Se caracteriza por la presencia de una gran cantidad de instrucciones y documentos similares que indican cómo se deben realizar ciertas acciones en diversas condiciones. Esto facilita enormemente el proceso de trabajo, porque la información proporcionada por la instrucción de contabilidad presupuestaria le permite ponerse a trabajar de inmediato y cumplir claramente con todos los requisitos, sin distraerse con todo tipo de elementos individuales inherentes a su clásicoopción.

Tareas contables

Hay una cierta lista de tareas principales que son la base de la contabilidad. El número total de tales elementos es muy grande, pero si reducimos y consideramos brevemente este problema, podemos destacar algunos de ellos.

Entonces, este tipo de contabilidad es necesario para encontrar reservas ocultas no obvias que permitirían que el estado funcione de manera más eficiente. Además, la contabilidad presupuestaria permite un control total sobre el estado real y la disponibilidad de cualquier cantidad de efectivo, así como de varios activos. Con una gestión adecuada, también permite identificar y prevenir de manera oportuna cualquier gasto inapropiado y, en general, dar a conocer exactamente dónde, en qué cantidad y cómo se utilizó el dinero. La contabilidad de este tipo, entre otras cosas, muestra los resultados de una organización en particular. Es decir, cuán rentable o no rentable es.

No es el último papel que desempeñan los datos estadísticos y de informes, que también se recopilan utilizando esta contabilidad. Son necesarios para la acumulación de cierta información, su análisis, suministro a las partes interesadas y, como resultado, para la formación de nuevas instrucciones, documentos, así como para los cambios posteriores en la contabilidad presupuestaria para que se correspondan mejor con la situación actual y sean más eficaz en un período de tiempo específico.

Documentos reglamentarios

Todo lo básico se especifica en la Instrucción especial N° 148n, que incluye no solo clarodeterminando cómo actuar exactamente en ciertas condiciones, pero también qué sanciones pueden seguir si se niega a utilizar estos requisitos. Cabe señalar que este documento contiene solo los conceptos básicos y la base, que, por supuesto, cubren todas las áreas de actividad y elementos del trabajo de la organización, pero pueden no estar completos.

Además, todavía hay una gran cantidad de todo tipo de cambios, adiciones y factores similares que también afectan el funcionamiento de la empresa y, en algunos casos, pueden cambiar de manera muy significativa los estándares aprobados anteriormente. En teoría, el jefe de la organización y otras personas investidas de cierta autoridad en una sola institución están obligadas a comunicar todos estos documentos a los empleados de manera adecuada y dentro del plazo requerido.

En la práctica, se aconseja al empleado que controle la situación de forma independiente y, a medida que reciba nueva información, la aclare con la dirección para evitar posibles problemas en el futuro. Pero eso no es todo, además de toda esta documentación, también debes entender la contabilidad estándar con toda su normativa. Aunque las cuentas de contabilidad presupuestaria difieren de las clásicas, aún se manejan aproximadamente de la misma manera, lo que hace que tratar de resolverlo todo sea bastante difícil.

Requisitos

Las instrucciones sobre contabilidad presupuestaria, así como algunos otros documentos reglamentarios similares, establecen ciertos requisitos para su mantenimiento. Están fijados rígidamente en la legislación, y por violación de estos requisitospueden seguir severas sanciones.

1. Por lo tanto, cualquier acción debe realizarse a tiempo.
2. La información de los informes debe corresponder al estado real, y la contabilidad en sí debe llevarse a cabo desde el primer día de existencia de la organización.
3. El requisito más simple y comprensible es la condición de su mantenimiento exclusivamente en la moneda estatal.

Por supuesto, en ciertas situaciones, se pueden agregar otras características del trabajo, pero aquí mucho depende de cómo funciona la organización, qué hace, cuáles son sus características, etc. Para cada elemento de este tipo, debe llevarse a cabo una comprobación adicional de la presencia de condiciones y requisitos que puedan relacionarse, al menos parcialmente, con el trabajo de la institución.

Responsabilidades

Los requisitos básicos se establecen directamente al director y al contador jefe de la institución. Son ellos quienes están obligados a monitorear constantemente el trabajo realizado, su fijación en documentos y la contabilidad de los fondos presupuestarios. Solo ellos son responsables de todo de acuerdo con la ley, y solo entonces, si es necesario, pueden sancionar a sus empleados con métodos accesibles y adecuados.

Este es un enfoque razonable, ya que solo ellos conocen (o deben conocer) todas las características que una persona común que trabaja simplemente no necesita para una actividad completa. Al mismo tiempo, el mismo jefe de contabilidad tiene la oportunidad de exigir a la gerencia que tome las medidas necesarias, cuyo propósito serácontabilidad adecuada y correcta en las instituciones presupuestarias. Este artículo incluye los requisitos para la organización de los lugares de trabajo, su equipo técnico, la contratación de empleados calificados, etc.

A su vez, la gerencia puede exigir la asignación de cantidades adecuadas para cumplir con las condiciones de los empleados, si se consideran realmente dignos de atención y obstaculizan el trabajo completo de la organización. Por ejemplo, es poco probable que un enfriador de agua sea un equipo obligatorio, pero sin al menos la peor computadora, se vuelve casi imposible mantener registros o realizar otras funciones similares. Como resultado, necesitará la infraestructura adecuada, comunicación a través de una conexión de red e incluso una persona separada para mantenerlo todo seguro.

Estructuración

Para que la organización sea lo más eficiente posible, todas las acciones se realizaron con precisión y a tiempo, y los informes realmente cumplieron con los requisitos establecidos para ello, se necesita un personal lo suficientemente grande, cada uno de los cuales desempeñará claramente funciones definidas. Esto ayuda a dividir el flujo de trabajo en partes y permite trabajar de manera cómoda y eficiente en su campo, incluso con un conocimiento mínimo, porque una persona con mucha experiencia requerirá un salario alto, que la organización puede no estar de acuerdo.

La contabilidad en las instituciones presupuestarias implica la presencia de cajeros, contadores principales (o empleados que combinarán ambosfunciones). Además, pueden estar presentes los diputados (generalmente uno, pero a veces hay más) y, por supuesto, el contador jefe. Con este esquema, el jefe controla las principales áreas de actividad y funciones. En más detalle, están controlados y dirigidos por diputados, y los empleados ordinarios hacen todo el trabajo directamente.

Documentación

Hay más de 40 formas básicas de documentación primaria que se deben utilizar en una institución pública para que la contabilidad de gestión se acerque lo más posible a los requisitos de la ley. De hecho, todos ellos se dividen en dos grupos, aproximadamente iguales en términos del número de documentos especificados, uno de los cuales se refiere a empresas de cualquier forma de propiedad, y el segundo se refiere exclusivamente a organizaciones presupuestarias.

A su vez, la contabilidad presupuestaria tiene su propia división de estos documentos primarios en tres grupos principales. Todos ellos son necesarios para el trabajo de alta calidad de la empresa y permiten cubrir absolutamente todas las áreas de actividad.

Entonces, hay aproximadamente el mismo número de plantillas responsables de calcular y calcular la nómina, realizar cualquier operación con la caja registradora, así como regular el trabajo con activos tangibles. El grupo más pequeño de documentos son aquellos que no entran en ninguna de las categorías y cubren algunas áreas de actividad muy específicas, no todas las cuales existen en la empresa.

Automatización

Como en la contabilidad convencional, todo tipo desistemas automatizados que facilitan enormemente el trabajo de los empleados, además de proporcionar los datos más precisos y confiables basados en los números ingresados.

La conveniencia de dichos programas ha sido probada y aprobada durante mucho tiempo por todos los empleados que deben trabajar con contabilidad, impuestos o contabilidad de gestión. Proporcionan instantáneamente toda la información requerida, no obligan al usuario a aprender a trabajar con ellos durante mucho tiempo, señalan los plazos finales para la presentación de informes, etc. La mayoría de los contadores modernos, en principio, imaginan vagamente el trabajo de la organización sin tales medios auxiliares.

Contabilidad e informes

Todas las áreas de la empresa están estrechamente relacionadas con la presentación de informes. Este es uno de los básicos, que es obligatorio para todos y te permite acumular datos suficientes para su análisis, control y verificación. Hay varias opciones básicas para los informes en las organizaciones presupuestarias, que deben compilarse de manera oportuna y enviarse a las autoridades superiores:

• informe de ejecución presupuestaria;
• acerca del rendimiento;
• sobre el movimiento de fondos.

Como puede ver, todos permiten a las autoridades reguladoras realizar un análisis detallado del estado de la organización, sus características, problemas actuales, direcciones de desarrollo, etc. Por lo general, todos estos documentos van acompañados de una nota explicativa, que aclara tal o cual información que no es clara de inmediato.

Balance presentado adicionalmentey cualesquiera otros documentos que sean requeridos por las autoridades competentes, si es necesario aclarar ciertos puntos, cifras u otras características de la empresa.

Diferencias con la contabilidad estándar

La contabilidad presupuestaria es similar en muchos aspectos a la habitual, que se utiliza en empresas, firmas y organizaciones privadas. Las principales diferencias radican en detalles aparentemente pequeños como un plan de cuentas y en las características de la clasificación de ciertas acciones. Pero en realidad, si profundizas en todo esto en detalle y al detalle, resulta que estos elementos son claves y afectan muy seriamente a toda la estructura de trabajo de la organización.

Solo se puede decir algo más específico sobre este tema comparando dos empresas diferentes de un tipo similar, una de las cuales será privada y la otra pública. La contabilidad de gestión, como cualquier otra, en una empresa privada será, por un lado, más simple y comprensible, y por otro lado, en presencia de una gran cantidad de documentos normativos internos, mucho más compleja y confusa. Sí, y en algunos casos con intersección con la legislación vigente.

Resultados

En general, para resumir todo lo anterior, el tipo de contabilidad presupuestaria es, aunque difícil en las etapas iniciales de comprensión, a diferencia de su forma habitual, pero mucho más simple en el futuro.

La tarea principal para un análisis completo del problema debe ser el análisis de todo el marco legislativo, que al menos de alguna manera puede relacionarse con este problema. Después de eso, funcionará mucho.más simple y claro, incluso con ediciones y cambios constantes. A su vez, el tipo de trabajo estándar de casi cualquier empresa más o menos grande implica el hecho de que los empleados tendrán en cuenta no solo los requisitos de la ley, sino también los deseos del empleador, correlacionándolos con las leyes y reglamentos.