Ejemplos de informes de progreso. Cómo escribir un informe

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

No existe tal líder que al menos una vez al año no requiera que sus subordinados informen sobre lo que se ha hecho. Y el problema es que con el empleo rutinario, desarrollar dicho documento parece ser una tarea bastante difícil. Y por alguna razón nos da vergüenza pedir ejemplos de informes sobre el trabajo realizado por parte de las autoridades. ¿Y si decide que no correspondemos al cargo que ocupamos?

Quién lo necesita

Esta pregunta la hace el ejecutante que recibió la tarea para informar. Muy a menudo, los empleados de las empresas se sienten casi ofendidos por tales requisitos. Pero todo tiene un significado.

En primer lugar, el propio ejecutante necesita el informe sobre el trabajo realizado. Una actitud no formal, sino interesada en este proceso le permitirá encontrar cuellos de botella y debilidades en sus calificaciones. Así, se determinan las direcciones en las que es posible (y necesario) desarrollarse. Después de todo, todos aprendemos de nuestros errores.

En segundo lugar, el líder lo necesita. El informe sobre el trabajo realizado permite evaluar objetivamente la calidad yvelocidad de resolución de tareas. Gracias a este documento, muchas preguntas desaparecerán, desde las más primitivas "¿qué haces todo el tiempo?" hasta las complejas "¿por qué debo cambiar tu computadora por una más moderna?". Porque el informe indicará que lleva mucho tiempo guardar los cambios en el documento. Y no depende del ejecutante: los equipos de oficina obsoletos no pueden funcionar más rápido. En realidad, esta es la razón por la que parece que el empleado está bebiendo té todo el tiempo; solo está esperando que se complete la operación.

Y la pregunta: "¿Por qué necesito escribir un informe sobre el trabajo realizado durante el mes?" en sí mismo es incorrecto. Porque la acumulación de información estadística y el llenado de bases de datos tiene sentido para estrategas, y no para empleados operativos. Es más fácil para ellos resolver un problema que hablar sobre métodos para resolverlo.

Qué escribir

Los ejemplos de informes de progreso muestran que debe escribir con gran detalle. Lo que parece ser una pequeña cosa o un pequeño gesto puede ser un elemento clave en el desempeño de funciones específicas. Pero la comprensión de esto sólo vendrá después de estudiar varios informes escritos.

Si el trabajo es de naturaleza rutinaria, por ejemplo, conciliación de documentos e identificación de inconsistencias, entonces tiene sentido desarrollar una forma tabular. En este caso, nuevamente, al principio la tabla debe ser muy detallada y contener muchas columnas; con el tiempo, la necesidad de algunas columnas desaparecerá y la forma del informe tendrá un aspecto normal (léase razonable).

Ben una serie de casos, al elaborar un informe sobre el trabajo realizado (docentes, por ejemplo), es imposible abordar formalmente el tema de la introspección. De hecho, además de la carga educativa y metodológica planificada y el estudio del material necesario, la escuela también se dedica a actividades educativas. Esto requiere un enfoque especial para la preparación del documento: es necesario comprender las razones del retraso de varios estudiantes, para encontrar formas de interesar a los niños en su tema. Y al mismo tiempo, no debemos olvidarnos de los escolares exitosos (e incluso superdotados).

Informar objetivos

Para una compilación correcta y costos de tiempo mínimos, es necesario desde el principio decidir con qué propósito y por qué se escribe un informe sobre el trabajo realizado durante el año. Vamos a nombrar los más populares:

- justificación del beneficio real de un determinado puesto en la organización;

- confirmación de las calificaciones de un empleado;

- demostración de trabajo efectivo a la gerencia;

- recibir financiación para el próximo período de informe;

- obtención del consentimiento para el desarrollo de una dirección (idea);

- justificación para gastar los recursos y las finanzas asignados, etc.

La formulación bien conocida - el planteamiento correcto del problema proporciona el 50% de la solución - también funciona en este caso. Cuanto mejor entendamos por qué se necesita un informe, más fácil será para nosotros escribirlo. Hasta el hecho de que el documento "para mostrar" no requiere ningún enfoque creativo de nuestra parte. Y consume mucho tiempo.

Estructura del documento

Si la empresa no tieneformulario de informe desarrollado, entonces usted tiene que desarrollarlo usted mismo. Conociendo el propósito del documento, es necesario reflexionar sobre su estructura. Los informes de progreso de muestra sugieren que se necesita un esquema claro y simple.

Al principio, se debe explicar el propósito y la lógica de la presentación de la información. Explique el orden de presentación y haga una tabla de contenido. Para la tabla, es necesario dar breves explicaciones de por qué se eligió tal forma.

Dentro de las secciones y subsecciones, también se debe adherir a la unidad de presentación. Entonces el documento será más comprensible, como resultado, es más fácil de percibir. En un informe durante un largo período de tiempo, las ilustraciones en forma de diagramas y gráficos son muy apropiadas, lo que facilitará la percepción. Pero aquí debe cumplir con la regla de la "media dorada": el texto sólido, así como los materiales exclusivamente visuales, se cansan muy rápido.

Estilismo

Para un empleado común, quizás lo más difícil de escribir es la terminología y la redacción. Un informe grandilocuente parecerá poco natural y provocará una reacción negativa de la gerencia. Una redacción demasiado simple (25 documentos fotocopiados, por ejemplo) también repelerá al lector.

Pero se deben evitar las plantillas. La única excepción es el documento que nadie leerá nunca. A veces encontramos este tipo de problemas, pero en este artículo estamos interesados en informes reales (no pro forma).

En cualquier caso, no se debe hablar solo de logros. para res altarloses necesario hablar sobre las dificultades que tuvieron que encontrarse en el curso del trabajo. Entre otras cosas, el análisis de complejidad es motivo de reflexión sobre la optimización del trabajo para los ejecutivos. Los ejemplos de informes de progreso indican que no debe usar frases vagas como "condición insatisfactoria", "dificultades encontradas", etc. Es mejor llamar a todo por su nombre propio: "fotocopiadora rota", "f alta de acceso a Internet", “f alta o recepción inoportuna de información del departamento asociado. Todo ello nos permite valorar de forma adecuada y objetiva la situación actual de la empresa.

Evaluación de resultados

Cada resultado debe estar respaldado con números. Tal concreción proporciona una comprensión de la dinámica del desarrollo.

Además, es necesario establecer los criterios para evaluar los resultados. Será el período de reporte anterior (si es un reporte trimestral, por ejemplo) o por el contrario, el porcentaje de cumplimiento de las metas establecidas, queda a criterio del autor del documento.

En general, los indicadores indirectos pueden decir mucho sobre el proceso de resolución de las tareas. También hay una gran cantidad de información aquí para un análisis más detallado. Desde determinar los costos laborales hasta comprender la corrección de establecer metas.

Del problema a la solución

La mayoría de los informes se redactan de forma progresiva. Un documento que muestra claramente la relación problema-solución es más ventajoso. El lector comprende de inmediato qué métodos y técnicas (si es necesario)el ejecutante aprovechó la finalización oportuna y de alta calidad de la tarea.

La cadena aún más detallada "un problema específico - sus causas - establecimiento de objetivos - una solución" sugiere inmediatamente la necesidad de presentar un informe diario en forma tabular. Además, los nombres de los gráficos ya se conocen. La información presentada de esta manera es fácil de leer y analizar.

Presentación de indicadores cuantitativos

En los casos en que el informe consta principalmente de datos numéricos, la forma tabular puede ser muy difícil de entender. Un flujo continuo de números literalmente cansa al lector después de unos minutos. Otra cosa: tablas y gráficos coloridos. Son claros, comprensibles, fáciles de leer.

Cada diagrama debe ser comentado. Además, es necesario indicar cómo se interconectan los distintos gráficos; explicar las relaciones de causa y efecto facilitará aún más el análisis del informe.

Si se gastaron recursos materiales durante el trabajo, no debe enumerarlos todos. En su lugar, se deben enumerar los beneficios adquiridos. Una frase seca: "Equipo de oficina comprado" sonará completamente diferente si escribe: "Se crearon 2 puestos de trabajo, lo que hizo posible aumentar la producción del departamento".

Cómo emitir un documento

A pesar de que no existe una forma única de compilación, se puede elaborar un informe sobre el trabajo realizado de acuerdo con GOST, que define los principalescriterio científico. Explica los requisitos de formato, tipo y tamaño de fuente, etc.

En cuanto a la legibilidad del documento, aquí hay algunos consejos:

- trate de no tener más de 5 oraciones en un párrafo;

- los indicadores clave se pueden res altar en fuente o color;

- divide el texto para que la tabla o el gráfico no ocupe toda la página; asegúrese de dejar espacio para comentarios sobre ellos;

- escribe un resumen claro y conciso del informe.

Estos consejos ayudarán a mejorar la percepción de su informe, lo que significa que inicialmente prepararán al lector para una actitud leal hacia el autor del documento. Imagina que eres el jefe. Y haga el informe de una manera que sea útil e interesante para que lo lea.