2025 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2025-01-24 13:15
En la vida económica de una empresa, a menudo se hace necesario entregar dinero en efectivo a un empleado para que realice determinadas acciones en interés y en nombre del empleador, seguidas de un informe. En la mayoría de los casos, los empleados son adelantados para los siguientes propósitos:
- Viajes de negocios.
- Compra de inventario en efectivo.
- Liquidación en efectivo en virtud de contratos de prestación de servicios retribuidos celebrados por cuenta del empleador.
Después de completar la tarea, el empleado envía un informe anticipado al contador, quien realizará las entradas necesarias.
Cómo emitir dinero a un empleado en un informe
Para redactar correctamente un pago en efectivo en un subinforme, debe seguir estrictamente la Directiva 3210-U del Banco de Rusia "Sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo". Debe prestar atención a los siguientes puntos:
- Dice en el párrafo 6.3 que el dinero se entrega a un empleado, lo que significa que solo una persona empleada oficialmente en esta empresa puede ser receptor.
- La emisión se realiza sobre la base de una solicitudbeneficiario o instrucciones de la gerencia, que tiene una indicación del monto del anticipo, y por cuánto tiempo se emite.
- A más tardar 3 días hábiles desde el final del período para el cual se entregó el dinero, el empleado debe presentar un informe al departamento de contabilidad, el tiempo para una mayor verificación y procesamiento está regulado por la política contable.
Si el final del período especificado en la solicitud u orden coincidió con el momento de la enfermedad o la ausencia del empleado por otra razón válida y documentada, el período de tres días se cuenta a partir de la fecha de ingreso al trabajo.
Elaboración del informe de avance
Para la realización del informe de gastos se proporciona el formulario AO-1, código según OKUD 0302001.
- nombre de la organización;
- unidad estructural;
- apellido e iniciales;
- profesión;
- cita previa.
Luego, la tabla de la izquierda indica el saldo o exceso en los informes de avance anteriores, el monto recibido de la caja registradora, el monto gastado en la compra de bienes y materiales, y se calcula el saldo o exceso en el informe actual. Cabe señalar que, de acuerdo con el antiguo Procedimiento para realizar transacciones en efectivo, estaba prohibido emitir dinero como cuenta para un empleado si había un saldo en anticipos emitidos anteriormente, pero no existe tal requisito en el documento actual.
En la tabla de la derecha del informe de avance, el departamento de contabilidad completa las entradas que reflejan el pago de dinero de la caja registradora:
| Débito | Crédito | Nota |
| 71 | 50 | Efectivo pagado al subinforme de la caja |
En el reverso del informe, se completan los datos de todos los documentos que confirman los gastos:
- fecha;
- número;
- nombre;
- cantidad.
La persona responsable completa el monto de acuerdo con el documento, y el contador debe completar el monto aceptado para la contabilidad.
Informe de adquisición de bienes y materiales
Los documentos de respaldo para el informe sobre la adquisición de bienes y materiales son facturas, cartas de porte, cheques de caja, recibos de ventas, recibos de la orden de recepción, documentos de informes estrictos. En la segunda página del informe de anticipo, los asientos contables serán en el crédito de la cuenta 71, solo se firma la correspondencia en el débito:
| Débito | Crédito | Contenido de la operación |
| 10.1 | 71 | Compra de materias primas e insumos |
| 10.3 | 71 | Compra de combustibles y lubricantes |
| 10.5 | 71 | Compra de repuestos |
| 41 | 71 | Compra de productos |
Habiendo completado su parte, el responsable firma y pasa el informe al contador, quien debe llenar un recibo al pie de la primera página, indicando cuántos documentos, en cuántas hojas y por qué monto el aceptó. Después de firmar y cortar el recibo, el contador se lo entrega a la persona responsable.
Pago en efectivo bajo acuerdos de servicio
Al emitir una orden de gastos para recibir fondos en un subinforme, debe recordar que la ley no establece el monto máximo del monto a emitir, todavía existen restricciones. En las Instrucciones "Sobre la implementación de liquidaciones en efectivo" No. 3073-U, la cantidad máxima de liquidaciones en efectivo entre personas jurídicas bajo un acuerdo es de 100,000 rublos. Si el pago se realiza en partes, o se extiende durante un período prolongado, no importa. Más de 100.000 rublos. no se puede pagar en efectivo.
Otro matiz: si para viajes de negocios, bienes y materiales, contratos de servicios puede emitir efectivo recibido en forma de ganancias, entonces deberá recibir dinero de una cuenta bancaria para el pago en virtud de un contrato de arrendamiento de locales, pago y reembolso de préstamos, transacciones con valores. Los documentos de confirmación para el pago de contratos son actos de trabajo realizados, recibos de caja, recibos de una nota de crédito. Las entradas del informe de gastos serán las siguientes:
| Débito | Crédito | Contenido de la operación |
| 60 | 71 | Pagado al contratista por los servicios prestados |
Cómo contabilizar el uso de viáticos en un viaje de negocios
Los viajes de negocios son una parte integral de las actividades comerciales. Las salidas de empleados para la conclusión de contratos, la aceptación de bienes, a divisiones separadas requieren un registro y reflejo adecuados en la contabilidad. Los viajes de negocios se emiten sobre la base de una decisión escrita del jefe. No se requiere autorización de viaje.puede confirmar el número de días de estadía por pedido, boletos de viaje, documentos de residencia.
La asignación diaria se determina en el "Reglamento sobre viajes de negocios", que es un anexo del convenio colectivo. El código fiscal no limita el límite superior de las asignaciones diarias, sin embargo, debe recordarse que la cantidad de asignaciones diarias supera los 700 rublos. en viajes de negocios en Rusia y 2500 rublos. los viajes de negocios al extranjero están sujetos al impuesto sobre la renta de las personas físicas y, a partir de 2017, a las primas de seguros.
En el informe previo sobre un viaje de negocios, las entradas dependen de los objetivos que persiguiera:
| Débito | Crédito | Contenido de la operación |
| 20 | 71 | Gastos de viaje relacionados con actividades comerciales principales |
| 44 | 71 | Gastos de viaje relacionados con la actividad principal de un establecimiento comercial |
| 28 | 71 | Gastos de viaje asociados con el manejo de productos defectuosos |
Informe sobre viajes en un viaje de negocios
Los gastos de viaje en un viaje de negocios se confirman mediante documentos de viaje para todos los modos de transporte: avión, tren, autobús, barco o barco, excepto taxis. Reserva y franquicia de equipaje incluidas.
También se permite reembolsar el costo de un empleado que realizó un viaje de negocios en transporte personal. En este caso, la confirmación de gastos serán cheques de estaciones de servicio, un certificado de la tasa de consumo de combustible y lubricantes, PTS, un certificadosobre la distancia al propósito del viaje y de regreso. Si se aceptan todos los documentos y se aprueba el informe de avance, las contabilizaciones son similares a las que se dan para contabilizar las asignaciones diarias.
Elaboración de un informe sobre el alojamiento en un viaje de negocios
El alojamiento en un viaje de negocios se puede pagar de dos maneras: sobre los gastos reales y en una cantidad fija. La forma de pago está fijada en el Reglamento en viajes de negocios, si se opta por la segunda opción se fija el importe de alojamiento para un día. En el primer caso, deberá aportar facturas de hotel, cheques de caja registradora o certificados de que el establecimiento funciona sin caja registradora. Las entradas del informe anticipado son similares a las asignaciones diarias.
Formación de publicaciones de informes anticipados en 1С
En el programa 1C en la última versión, hay un algoritmo muy conveniente para reflejar el informe avanzado. Al momento de emitir dinero desde la caja, el contable genera el documento "Informe de anticipo" seleccionando un empleado de la lista de contrapartes y completando la línea "Asignación de anticipo". En la nota de gastos de la cuenta 71 para débito, debe completar el subconto "Informe anticipado", el contador selecciona el documento creado para el empleado y lo corrige en la orden de emisión. En el documento "Informe de gastos", se selecciona la función "Pago por adelantado" y se adjunta una nota de gastos.
Si se compraron activos materiales, en base a la factura proporcionada, se crea el documento "Recepción de materiales a cuenta 71". Este documento es similarestá vinculado al informe de anticipo, y en él, en la sección de gastos incurridos, puede seleccionar esta recepción de mercancías. Así, tanto el recibo de dinero como la contabilización de los bienes y materiales comprados están vinculados al informe y refleja, queda por imprimir el formulario, que reflejará el libro. entradas del informe de gastos y todos los datos de los empleados: atrasos o gastos excesivos.
Trabajar en el programa 1C le permite generar un informe a cualquier fecha sobre la deuda de los empleados, los anticipos emitidos, la distribución de los gastos de viaje por unidades estructurales. Esto es importante para tomar decisiones gerenciales.
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