Informe avanzado sobre un viaje de negocios. Formulario de informe anticipado

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Para contabilizar los fondos que se emiten a los empleados de la organización para viajes u otras necesidades, se utiliza un formulario especial. Se llama "informe de viaje anticipado". Este documento es prueba del uso del dinero. La base para la emisión de fondos es la orden del jefe. En este artículo encontrará un ejemplo de informe anticipado sobre un viaje de negocios, conozca las reglas para enviar el formulario.

Flujo de documentos

Para ser enviado en un viaje de negocios, debe emitir:

• pedir;
• asignación de servicio;
• ID.

Al regresar, se debe presentar un informe sobre la finalización de una asignación de servicio.

El empleado siempre debe llevar consigo un certificado de viaje. En cada punto se hacen anotaciones sobre la hora de llegada y salida en el mismo. Según el art. 168 del Código Laboral de la Federación Rusa, el empleador debe reembolsar al empleado dichos gastos: viaje, alojamiento, viáticos, otros costos que fueron acordados con la gerencia.

Generalmente dineroemitido al empleado antes de la salida. De acuerdo con las Regulaciones sobre la realización de transacciones en efectivo en el territorio de la Federación Rusa, esta operación se ejecuta mediante una orden de efectivo (RKO) sobre la base de la solicitud de un empleado, que indica el monto y los términos. Se proporcionan fondos: efectivo de la caja, cheque bancario, tarjeta corporativa, giro postal.

Diseño

Desde 2002, las personas jurídicas de todas las formas de propiedad han estado utilizando un formulario especial No. AO-1. El informe anticipado sobre un viaje de negocios, cuyo formulario se puede tomar del departamento de contabilidad de la empresa, se completa en una copia dentro de los tres días posteriores a la fecha de regreso. Se envía para verificación al departamento financiero.

Los siguientes datos se indican en el anverso:

• nombre de la organización;
• número de documento y fecha;
• nombre de la subdivisión;
• F. Empleado de I. O., su cargo;
• designación de fondos: necesidades del hogar, viaje de negocios, compra de materiales, etc.;
• Los datos sobre el anticipo anterior, si los hubiere, se declaran en la tabla. Aquí también se indica la cantidad emitida, la parte gastada, el saldo de los fondos o los gastos excesivos (en rublos y kopeks).

El formulario de informe anticipado se llena por ambos lados. El reverso contiene una lista de documentos que confirman los gastos (cheques, boletos, recibos, etc.), sus números y fechas, y el monto de los gastos. Debajo de la tabla, el responsable debe poner su firma.

Notas contables

Después de recibir el formulario, el oficial de finanzas debe completar lo siguientedetalles:

• "asiento contable": transacciones con números de subcuenta que reflejan los montos gastados;
• composición de las solicitudes - número de documentos presentados;
• el contador jefe registra y firma la cantidad de dinero gastada aprobada;
• saldo pagado o sobregiro emitido;
• número y fecha de PKO o RKO;
• debajo de la línea de corte hay un recibo de aceptación para la verificación de documentos. Aquí, el contador registra las iniciales del empleado, el número y la fecha del informe, la cantidad gastada (en palabras), la cantidad de documentos proporcionados.

El informe completo de gastos de viaje se envía para su aprobación al director de la organización.

Al regresar de un viaje de negocios, el empleado deberá entregar:

• certificado;
• asignación de servicio;
• informe de viaje adelantado con documentos que confirmen los gastos.

Si se utilizó tarjeta, se deben adjuntar cheques de cajeros automáticos. En el caso de un viaje de negocios al extranjero, el empleado debe proporcionar copias del pasaporte y páginas marcadas con la fecha de cruce de la frontera.

El informe de viaje, cuyo ejemplo se presenta a continuación, se envía al gerente para su aprobación. La parte no gastada de los fondos se devuelve al cajero inmediatamente o se retiene de los salarios. La cantidad máxima está limitada al 20% de los ingresos, en casos excepcionales, al 50%.

Introducción de datos en el programa "Contabilidad 1C"

Basado en datos completados yinforme de anticipo aprobado, el programa genera contabilizaciones sobre el uso de los fondos. Para ello se proporciona un documento del mismo nombre, que se abre a través del menú Cajero de la barra de herramientas.

En el diario, debe crear un nuevo formulario haciendo clic en el botón "Agregar". Se completan los siguientes detalles:

• "Físico. person" - Nombre completo del empleado.
• "Destino" - "gastos de viaje".
• En la pestaña "Anticipos" de la parte tabular del documento, el número del CSC para el cual se emitieron los fondos.
• En la parte inferior de la ventana, en el campo "Solicitud", se indica el número de documentos presentados.
• En la pestaña "Otros" se firman los gastos que se indican en el documento "Informe de viaje".

Ejemplo

Boleto No. 8956 del 20/03/14 - 2500 rublos. sin IVA.

Recibo de alojamiento No. 1245 con fecha 20/03/14 - 2400 rublos. sin IVA.

Cálculo de referencia (viáticos) - 600 rublos. sin IVA.

Después de contabilizar el documento, se deben generar las contabilizaciones: DT 26 KT 71.01.

Subsidio diario

Esta es una parte separada del costo, que no está documentada. El dinero se emite para las propias necesidades del empleado. La asignación diaria es la misma para todos los asentamientos. Según la ley, la asignación diaria máxima que no está sujeta al impuesto sobre la renta personal es de 700 rublos. Las cantidades que superen esta cifra deberán tributar al tipo del 13%. La asignación diaria para viajes de negocios al extranjero depende del país de destino. El cómputo se realiza en días naturales, incluidos fines de semana yvacaciones, tiempo de viaje. El pago puede hacerse en efectivo según la solicitud del empleado o por transferencia bancaria. La segunda opción es la más utilizada. Pero al transferir dichos montos a tarjetas “salario”, pueden surgir riesgos fiscales asociados a la readaptación de fondos. Para evitar conflictos, la organización debe reflejar en la política contable la posibilidad de transferir dinero a cualquier detalle de los empleados. De lo contrario, las agencias gubernamentales pueden cobrarles impuestos adicionales sobre la renta personal, primas de seguros, así como sanciones y multas.

Algunas palabras sobre viajes de negocios al extranjero. La organización puede emitir dinero a un empleado en efectivo en rublos, moneda extranjera o transferir a una tarjeta. La asignación diaria está determinada por el convenio colectivo o los actos jurídicos locales. El período de estadía en un viaje de negocios se calcula de acuerdo con las marcas en el pasaporte. En caso de retraso forzoso en el camino, los viáticos se pagan a discreción de la gerencia.

Ejemplo de informe de gastos de un viaje de negocios

Nombre de la empresaNúmero EDRPO

Informe de gastos nº 10 del 2015-04-01

Individual: Ivanov A. A. Departamento: Puesto de taller: Electricista

Destino: necesidades del hogar

Informe sobre el uso de los fondos proporcionados para un viaje de negocios No. _-_o bajo el informe No. RKO -15 con fecha 2015-04-19 cantidad 500 rublos. 00 kop.

Saldo/ Gasto excesivo del anticipo anterior	Fecha	Objetivo	Cantidad	Saldo / exceso
-	20.04.15	Aceite de motor	500 frotar.	0, 00
Total			500

Informe revisado:Total recibido: 500 frotar. 00 kop.

Total devuelto a aprobación: 0 frotar. 00 kop.

(para ser completado por el contador)

Total recibido: RUB 500

Gastó 500 rublos. 00 kop.

Saldo: RUB 0.00

Informe confirmado por la cantidad de: 500 rublos. 00 kop.

Rebasamiento: 0 rublos 00 kopeks.

Apéndice: 1 documentos

1. cheque No. 1245 de fecha 2015-04-20.

Saldo pagado por la cantidad de _ emitido por PKO No._ con fecha _ Exceso emitido por: Caja registradora No. _ con fecha _.

Fecha Firma

Así es como se completa el formulario de informe anticipado. Todos los gastos se fijan teniendo en cuenta los kopeks.

Conclusión

El informe de gastos de viaje confirma el uso de fondos por parte de los empleados. El formulario indica: por quién, cuándo y cuánto dinero se gastó. Se adjuntan todos los cheques y recibos que confirman el uso del dinero. El formulario se envía para su verificación al departamento de contabilidad y luego al jefe de la organización.