¿Cómo elaborar un informe de avance? patrón y reglas

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

El informe de gastos es el documento principal en el flujo de trabajo contable. Su propósito principal es confirmar la cantidad gastada por la persona responsable.

Formulario unificado bilateral No. AO-1: un formulario único para cada entidad jurídica de cualquier forma de propiedad. Las únicas excepciones son los empleados estatales que han estado utilizando un formulario especial "0504049" desde 2002.

Un informe de gastos es responsabilidad de todo empleado que recibe fondos para un viaje de negocios o para la compra de cualquier material o producto (como suministros de oficina o alimentos).

Informe de gastos del viajero

¿Cómo redactar correctamente un informe anticipado si una organización envió a un empleado a realizar alguna tarea en otra ciudad?

Un viaje de negocios es un viaje de un empleado para realizar sus funciones laborales fuera de la ubicación de la empresa. Nunca está exenta de gastos, que son objeto de compensación al trabajador de acuerdo con la normativa vigente.legislación.

Los gastos de viaje incluyen:

• Ida y vuelta, pero solo si el trabajador tiene boletos.
• Alquiler de vivienda (se requieren cheques o recibos).
• Gastos adicionales incluidos en viáticos.
• Llamadas telefónicas, correo, cambio de moneda, tasa de tránsito y comisión, billete de equipaje y cualquier otro evento, sin los cuales no se logrará el objetivo principal del viaje.

Todos los gastos anteriores deben estar documentados. Si hablamos de asignaciones diarias, su tamaño generalmente se especifica en el pedido o en la posición en un viaje de negocios emitido por cada empresa. La cantidad puede diferir según el lugar al que haya ido el empleado: dentro de la región, a otro sujeto de la Federación Rusa o al extranjero.

La legislación no establece una asignación diaria máxima, pero si su valor dentro del país supera los 700 rublos, y fuera de él - 2500 rublos, entonces deberían estar sujetos al impuesto sobre la renta personal. No deberían surgir problemas sobre cómo redactar correctamente un informe anticipado después de regresar de un viaje de negocios. Plazo para la entrega del documento - no más de tres días a partir de la fecha de llegada. Si el monto contable no se gastó en su totalidad, entonces la diferencia debe devolverse al cajero mediante una orden de entrada de efectivo, y si, por el contrario, hubo un sobrecosto, entonces el empleado es compensado por todo usando una salida de efectivo. pedido.

¿Cuáles son las consecuencias de un informe anticipado incorrecto?

Elaborar correctamente un informe previo sobreel trabajador deberá realizar un viaje de negocios dentro de los tres días siguientes, caso contrario la autoridad de control podrá considerar esta cantidad como renta, sobre la cual deberá devengarse el IRPF y las primas de seguros.

Por cierto, la aprobación de la nueva versión de la Ley N° 290-FZ del 03 de julio de 2016 introduce algunos ajustes, por ejemplo, una multa grave por entregar un cheque indebido. También está previsto comenzar a utilizar tarjetas bancarias especiales que cumplan con el estándar internacional Visa y MasterCard para pagar los gastos de viaje.

Reglas generales

¿Cómo elaborar un informe de avance? Solo debes seguir cada uno de los siguientes puntos:

1. El informe deberá elaborarse a más tardar tres días hábiles a partir del momento:

• ha vencido el plazo indicado por los empleados en la solicitud de emisión de fondos;
• un empleado fue a trabajar si el vencimiento del período para el cual se emitió el dinero cayó en vacaciones o enfermedad;
• empleado que regresó de un viaje de negocios.

2. Para elaborar un informe, utilice el formulario unificado No. AO-1 o el formulario adoptado por la empresa.

3. Un empleado, junto con un contador que sabe cómo elaborar correctamente informes de avance (un ejemplo está claramente disponible en el programa utilizado), debe completar el documento.

4. El gerente es responsable de aprobar el informe.

5. Cualquier documento de anticipo debe ir acompañado de cheques, facturas,boletos y otros documentos que confirmen que la persona realmente gastó los fondos contables.

Llenando pedido

¿Cómo elaborar un informe previo?

La primera o primera parte debe ser completada por un contador. Es imposible prescindir de especificar los detalles del documento (número y fecha), información sobre la empresa y las personas responsables, el monto del anticipo emitido, información resumida: fondos gastados y cuentas contables, sobre la base de la cual se puede juzgar el movimiento y la cancelación. Además, debe indicarse aquí un anticipo no utilizado o reembolsado en exceso.

La segunda parte es un recibo desprendible que indica que el informe de avance ha sido aceptado para verificación. Después de llenarlo, el contador debe cortarlo y dárselo al empleado responsable.

La tercera parte (reverso del formulario AO-1) debe completarse en conjunto. La tarea del empleado responsable es reflejar los detalles y adjuntar cada recibo de venta ejecutado correctamente para el informe de avance. El contador deberá completar el monto y la cuenta, que reflejará el dinero gastado.

El documento debe estar firmado por el empleado, el contador y el jefe de contabilidad. Solo después de eso puede ser aprobado por el jefe.

Gasto excesivo razonable

¿Cómo registrar un gasto excesivo en el informe de gastos? Primero debe asegurarse de que esté justificado:

• el gasto es mayorasignado fue necesario para completar la tarea en nombre de las autoridades;
• el empleado tiene documentos justificativos.

Si al menos una condición no se cumple, entonces la cantidad de dinero no es reembolsable.

Procedimiento para compensar gastos excesivos en caja

En caso de gastos excesivos, el contador se enfrenta a la pregunta: cómo redactar correctamente un informe de gastos. Una muestra de un formulario de garantía de efectivo de cuenta No. KO-2 se puede encontrar fácilmente en las vastas extensiones de Internet. Los detalles de este documento deben indicarse en el informe: la línea "Exceso emitido por orden de pago".

El plazo para la compensación de los fondos gastados en exceso por un empleado no está establecido por ley. Por lo tanto, si el contador no indicó inmediatamente información sobre la orden de emisión en el informe de avance, esto no implicará ninguna sanción.

Condiciones para la compensación por gastos excesivos en una tarjeta de salario

Actualmente, casi todas las organizaciones transfieren salarios a los empleados en una tarjeta bancaria. ¿Es posible devolver la cantidad gastada en exceso según el informe de gastos al empleado de la misma manera?

La legislación no tiene una respuesta clara. El documento en sí sugiere solo una forma de reembolso del monto contable gastado en exceso: efectivo.

El Banco Central de Rusia compartió la misma opinión en 2006 en su carta No. 36-3/2408. Al mismo tiempo, su carta, pero con fecha 24 de diciembre de 2008 No. 14-27 / 513, contiene información sobre la pregunta: ¿es posible usar una tarjeta bancaria para pagarmonto contable no es competencia del Banco Central. Esa empresa de red debería tratar sus problemas de forma independiente en este caso. Y para que la agencia de control no tenga preguntas innecesarias, se recomienda utilizar la caja.

¿Cómo compensar el dinero personal de un empleado?

Un empleado de una organización puede ir a comprar los bienes necesarios (obras, servicios) por su propia cuenta. En este caso, no hay necesidad de llenar un informe previo. ¿Cómo organizar los pasos anteriores?

Una solicitud y los documentos que confirmen la compra (recibos de efectivo, facturas, formularios de informes estrictos, documentos de viaje, etc.) serán suficientes.

Emitir un informe anticipado en 1С

Todo contador debe estar familiarizado con un documento como un informe de gastos. ¿Cómo organizar en 1C? La ubicación del documento en el programa es la sección "Banco y caja".

En la ventana creada, primero debe especificar información sobre la organización y las personas responsables. El botón "Agregar" pondrá a su disposición una tabla en la que debe reflejar toda la información sobre los fondos emitidos.

Hay tres tipos de pago por adelantado:

• Documentos de dinero. Esto tiene en cuenta los billetes de avión y tren, vales, sellos postales, etc.
• Efectivo. El propósito principal del documento es cancelar efectivo.
• Cuenta de liquidación. El documento es necesario para tener en cuenta la cancelación de un monto no en efectivo de la liquidacióncuentas de empresa.

Para generar información de retiro de efectivo, debe comenzar creando una nueva orden de efectivo saliente. Después de llenar, el documento debe imprimirse y entregarse al responsable, para que este llene la línea de recepción de fondos y firme. Solo entonces puede guardar y publicar el documento.

En la sección tabular del recibo de caja, se debe indicar la información sobre los bienes y materiales comprados por la persona responsable. Si la compra de bienes estuvo acompañada de la emisión de una factura, entonces es necesario colocar la bandera SF, seleccionar el Proveedor y completar sus datos.

La sección "Embalaje retornable" requiere completar la información sobre el embalaje que el Proveedor está esperando que se le devuelva.

La sección "Pago" registra los montos pagados al proveedor por bienes adquiridos anteriormente. El anticipo se refleja en la contabilización D 60.02 K 71.01.

La pestaña "Otros" está diseñada para contabilizar otros gastos de una persona responsable (viaje de negocios, viajes, gastos de combustible, etc.).