Proceso de negocio: análisis de los procesos de negocio. Descripción, aplicación, resultados

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Cualquier emprendedor necesita saber al menos indirectamente qué es un proceso de negocio. El análisis de procesos comerciales ayuda a reducir costos, aumentar la rentabilidad y, en última instancia, aumentar las ganancias de la empresa. En la literatura económica, este concepto se encuentra por primera vez en los trabajos de investigadores en los años 80 del siglo pasado. Fue entonces cuando en Estados Unidos por primera vez se pensó que la eficiencia de toda producción depende de un conjunto de acciones interrelacionadas llamado proceso de negocio.

Definiciones

El proceso empresarial es un concepto complejo. El desarrollo empresarial depende en gran medida de operaciones, procedimientos y actividades interrelacionados. Es imposible imaginar una planta sin el suministro de materias primas, su procesamiento, trabajadores en las máquinas y contadores. Una empresa es un sistema cerrado que funciona como un organismo integral. Y para que todo funcione correctamente sin contratiempos ni demoras, necesita un cerebro principal: un gerente experimentado que analice y supervise la coherencia de todos los procesos comerciales.

Si se mira desde un punto de vista económico, la interconexión de todas las actividades posibles, durante las cuales el procesamiento de los recursos ambientales en el producto final para el consumidor, se denomina proceso comercial. El análisis de procesos comerciales es una evaluación de la eficacia de una acción, operación o evento en particular relacionado con la producción.

Para qué sirven

Describir procesos comerciales es bastante fácil. Pero el mayor problema de la realidad es que en cualquier empresa de nuestro país es raro encontrar a una persona realmente interesada en mejorar la eficiencia de los diversos procesos productivos. Las pequeñas y medianas empresas están tratando de utilizar métodos obsoletos para reducir costos, mientras que en Occidente hace tiempo que han entendido que el éxito de una empresa depende de un gerente contratado competente que esté interesado en obtener los máximos resultados de su trabajo.

La creación de procesos comerciales brinda una comprensión clara: quién es responsable de qué etapa, qué posición ocupa y qué se debe hacer. Tal estructuración hace transparente la organización de la producción y facilita su gestión. Al comunicar el árbol de objetivos a los empleados, puede aumentar su motivación al demostrar que su trabajo está orientado a objetivos comunes. Además, organizar un negocio de esta manera ayudará a identificar costos innecesarios de recursos financieros y de tiempo.

Cómo crear

Independientemente de si la empresa es grande o pequeña, el enfoque para crear un plan detallado es el mismo. Considerarejemplo específico. Hay una empresa que vende sofás. El diagrama de proceso de negocio es similar a un árbol. Las ramas principales albergan características principales que se ramifican en otras más pequeñas. Entonces, ¿cuáles son las etapas principales del proceso comercial para un minorista?

1. Compra de bienes. Este es el primer y central proceso comercial. ¿Cuáles son sus subetapas?

• Análisis de proveedores.
• Elaboración de contratos con plantas de fabricación.
• Elaboración de contratos con empresas de transporte.

2. Colocación de sofás. En esta etapa, hay tales momentos:

• Selección de una habitación.
• Construcción o alquiler de locales.
• Crear condiciones para las ventas.

3. Proceso de venta.

• Reclutamiento.
• Comprar una caja registradora.
• Creación de ambiente y diseño para ventas.

4. Marketing y publicidad.

• Colocación de un letrero.
• Crear tarjetas de visita, cuadernillos, folletos, catálogos, etc.
• Ubicación del anuncio.

La lista puede ser larga. Es importante entender cómo se crean los procesos de negocio. Y luego daremos algunas reglas de oro para organizar un negocio para tener éxito.

Regla 1

Una persona específica es responsable de cada etapa comercial seleccionada. Involúcralos en la creación del esquema. Esto brindará la oportunidad de comprender el proceso con más detalle, interesar a los empleados y aumentar su motivación para lograr objetivos comunes. Esto es especialmente importante en las primeras etapas de la formación de la empresa. Comenzar un negocio siempre está asociado conenormes dificultades, y el establecimiento oportuno de metas para etapas específicas brindará un plan de acción más detallado.

Regla 2

Usa programas automatizados y visualiza tus circuitos. Hasta la fecha, existen muchos programas listos para usar que ayudan a estructurar la información. Las pequeñas y medianas empresas las utilizan en todas partes.

Si está trabajando en grupo, tome una pizarra o pedazos de papel para anotar todo y dibuje un árbol de sus procesos a medida que avanza. Comience con operaciones grandes y divídalas en operaciones más pequeñas. Para las grandes empresas, la creación de procesos comerciales es un trabajo arduo que requiere la máxima concentración y coordinación de las acciones de todos los empleados.

Regla 3

Al formular procesos de negocio, guíese por la estrategia de la empresa, y no por su estructura organizativa. La misma función puede ir más allá de los departamentos establecidos. Por ejemplo, al entregar un producto de un proveedor, se puede considerar el límite del proceso comercial hasta que el producto sale del punto de venta minorista, es decir, cuando se coloca en los estantes y está disponible para el consumidor. Este proceso involucra varios departamentos que forman parte de la estructura organizacional.

Regla 4

No seas demasiado detallado en tu plan. Si sobrecarga el diagrama con información innecesaria, esto generará confusión general y una gran carga para los empleados responsables. Si planea realizar cambios en un segmento en particular, esta parte debe ser detallada y todo lo demás debe ser considerado.superficialmente, sin entrar en detalles. La eficiencia de los procesos comerciales está sujeta a la ley de Pareto "20/80", cuando el 20 % de las descripciones detalladas traerá el 80 % del éxito de toda la operación.

Regla 5

No tengas miedo de la verdad y construye un esquema basado en lo que realmente es. Esta situación ocurre muy a menudo. El director general pregunta a sus subordinados sobre sus departamentos para construir un diagrama de procesos de negocio. Esos intentan decir cómo les está yendo bien. Aunque en realidad la situación real está lejos de ser ideal. Pero sobre la base de datos falsos, se construirá el esquema incorrecto, después de lo cual se tomarán decisiones ineficientes y todo el trabajo se desperdiciará.

No confundas "como es", "como debería ser" y "como quiero que sea". No importa qué tan mal esté todo, los procesos comerciales se compilan precisamente para mejorar este estado. Por lo tanto, es imperativo describir solo una situación de la vida real.

Automatización de procesos de negocio

Seguir todos los eventos que ocurren dentro de la empresa es muy difícil, especialmente cuando se trata de grandes corporaciones y sindicatos. Es difícil imaginar un gran negocio sin un sistema completo de programas automatizados que le permitan analizar los datos entrantes para tomar una decisión. Por lo tanto, hoy en día hablamos con mucha frecuencia de la automatización de procesos comerciales.

En la práctica, esto significa que existe un programa informático especial que procesa todo tipo de flujos de información que proporcionan un proceso comercial. El análisis de procesos de negocio se lleva a cabo fuera de líneamodo, y la persona solo se familiariza con los resultados y saca la conclusión apropiada.

Elección del método de análisis

Cuando se enfrenta a la pregunta de cuál es la mejor manera de describir los procesos comerciales de forma automática, un empresario nacional encontrará muchas opciones que no están bien optimizadas para el mercado ruso. Casi todo el software propuesto fue creado para empresas occidentales que tienen experiencia en la optimización de la producción. Pero después de analizar algunos datos, creamos nuestra propia lista de programas que implementan el proceso empresarial.

1. BEST-5 "My business" es un software que suelen utilizar las pequeñas y medianas empresas. El programa está disponible para cualquier computadora y es muy fácil de usar. Su ventaja es que puede analizar pequeñas cantidades de datos de una pequeña empresa.
2. Modelador Corporativo. A menudo se usa en empresas modernas, principalmente porque es económico. Comenzar un negocio es fácil de organizar con este programa, ya que es muy conveniente para construir diagramas de procesos comerciales, pero prácticamente no analiza.
3. iGrafx Enterprise Central. Muy buen diseño canadiense. No solo puede reconocer y elaborar planes de negocios, sino también analizar con éxito conjuntos de datos de entrada. En nuestro país tiene muy poca distribución, aunque el producto es muy digno.
4. Estudio de negocios. El desarrollo ruso más famoso. Integrado con otros productos de MS Office (Word, Excel, Visio). Paraempresario nacional es la mejor opción en términos de relación precio-resultado. Excelente análisis de procesos de negocio. La producción se puede optimizar con éxito debido a los resultados obtenidos del programa.

Tecnología para construir procesos de negocio

Lo más común hoy en día es la integración del método automático y manual de construcción del esquema "Proceso de negocio". El análisis de los procesos comerciales en este caso se lleva a cabo en dos etapas: la primera con la ayuda de los resultados obtenidos en una computadora, la segunda, manualmente por el gerente.

Consideremos dos enfoques principales para trazar gráficos y tablas. En este caso, la tecnología de procesos comerciales se construirá utilizando los siguientes métodos:

1. DFD (Diagrama de flujo de datos).
2. WFD (diagrama de flujo de trabajo).

El primer método DFD implica la elaboración de un diagrama de flujos de datos. Incluyen: detallar el trabajo del proceso, empleados responsables, documentación necesaria. Tal construcción brinda una imagen completa de las actividades de la empresa, los datos de entrada y salida que la rodean, todos los elementos del proceso de producción y las relaciones entre ellos. Este enfoque le permite res altar procesos comerciales gratuitos (adicionales) que reducen la efectividad del resultado y se pueden optimizar de varias maneras.

WFD: diagramas de flujo de trabajo que describen procesos comerciales de nivel inferior. El desarrollo empresarial puede cambiar significativamente si conoce no solo la jerarquía vertical de acciones, sino también la horizontal. ¿Qué significa esto?

Si mirasClaramente, los diagramas WFD son una cuadrícula de marcos de tiempo, cada uno de los cuales es responsable de un proceso particular. Suponga que la entrega de bienes dura dos días: el gráfico muestra el comienzo y el final del proceso. Luego viene el evento de colocación del producto en el piso de negociación, y este proceso comenzará solo después de que finalice la entrega. Los datos se trazan secuencialmente en el gráfico. Los eventos, operaciones y acciones pueden entrelazarse si se realizan simultáneamente. Es conveniente comenzar a desarrollar un negocio en las primeras etapas de esta manera, determinando cuánto tiempo se necesita para un ciclo completo de producción.

Conclusiones

Sea pequeño o grande, nuevo o viejo, necesita comprender qué es un proceso empresarial. En cualquier etapa del ciclo de vida de la empresa, la optimización de la producción puede afectar significativamente el desarrollo posterior. Después de todo, el objetivo principal de la existencia de cualquier organización hoy en día es satisfacer las necesidades del consumidor. Y si el cliente está satisfecho, obtendrá una ganancia. La dependencia aquí es directamente proporcional. Cuanto mayor sea el nivel de satisfacción del consumidor, mayor será el beneficio de la empresa. Y esto solo se puede lograr analizando y luego cambiando el proceso dentro de la empresa.