¿Qué pasos implica el proceso de gestión? Fundamentos de los procesos de gestión

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2024-01-17 18:47

La relevancia de la cuestión de las etapas del proceso de liderazgo se debe a que recorre como un hilo conductor todas las actividades de la organización. La eficiencia de los procesos de gestión se puede comparar con un reloj. Un mecanismo claro y bien engrasado conducirá al resultado previsto. Al mismo tiempo, un buen sistema de gestión se caracteriza por la flexibilidad: la capacidad de adaptarse a nuevas condiciones.

La esencia del control

Gestión significa la gestión de un objeto (empresa, recurso) o un sujeto (persona). La gestión como proceso es una combinación de varias actividades, coordinación, mantenimiento del orden necesario para el funcionamiento exitoso de la empresa, el logro de objetivos y el desarrollo.

El proceso de gestión incluye la solución de una tarea táctica y estratégica:

• una tarea relacionada con la táctica requiere mantener la armonía, la integridad y la eficacia de los elementos de la entidad administrada;
• estrategia significa desarrollo, mejora y cambio positivo de estado.

Características de los procesos de gestión

El proceso de gestión es continuo y cíclico. Se compone de trabajo empresarial, sujeto, medios y producto final. La gestión de cualquier objeto está asociada con la repetición periódica de etapas individuales de trabajo. Estas pueden ser las fases de recopilación y análisis de datos, desarrollo de una decisión de gestión, organización de su implementación.

La tecnología del proceso de gestión está mejorando junto con el desarrollo de la organización. Si el líder tarda en tomar decisiones, entonces el proceso de gestión se vuelve caótico, inercial.

Una secuencia cerrada de acciones de gestión que se repiten para lograr objetivos se denomina ciclo de gestión. El comienzo del ciclo es la identificación de un problema, el resultado es el logro de un resultado de trabajo. La frecuencia de los procesos de gestión ayuda a encontrar patrones y principios comunes para organizaciones de diferentes perfiles.

Principios de gestión

Los fundamentos de los procesos de gestión se expresan a través de principios fundamentales. Son objetivos y consistentes con las leyes de la administración. La lista de principios generales de gestión que se pueden encontrar en los libros de texto no es pequeña. Entre ellos están:

• enfoque;
• comentarios;
• transformación de la información;
• optimidad;
• prometedor.

La formación y el funcionamiento del sistema de gestión se basan en varios otros principios.

División del trabajo	Las funciones de gestión están separadas entre sí y se convierten en la base de la estructura de gestión. Hay departamentos, equipos que realizan tipos de trabajo diferentes pero comunes.
Combinar funciones	Combinación de operaciones en funciones gerenciales. La relación de las funciones de los órganos de gobierno con la estructura interna.
Centrismo e independencia	El proceso de gestión y la estructura organizativa permanecen centralizados e independientes del entorno externo.
Subordinación en el sistema de control	El flujo de información vincula los niveles superior, medio e inferior de gestión a través de pasos.

La implementación de los principios contribuye a la unificación efectiva de las funciones gerenciales, fortaleciendo los lazos en todos los niveles de gobierno.

Funciones de gestión

Las actividades profesionales de los gerentes se reflejan gradualmente en las funciones gerenciales.

Agrupación de funciones	El proceso de gestión incluye actividades
Funciones comunes (universales)	Planificación, ejecución de pronósticos, coordinación, organización, control, función contable y otros. Contribuir al desarrollo, mejora e interconexión de los procesos de gestión.
Funciones especiales	Administración, gestión de personal, motivación. Como herramientas para funciones generales, ayudanorganizar actividades productivas.
Funciones de utilidad	Mantenimiento de los procesos de gestión para el buen funcionamiento de todos los niveles de gestión.

Por la naturaleza de la actividad se distinguen funciones que se emplean en diversas áreas relacionadas con la producción, la parte económica, la economía y la tecnología.

Henri Fayol dividió las funciones gerenciales de una organización industrial en 6 grupos: actividades administrativas, comerciales, productivas, contables, de seguros y contables.

Pasos del proceso de gestión

Cada acción y decisión gerencial va acompañada de la unidad de información, objetivos, sociedad y otros aspectos. La esencia de la gestión refleja el ciclo de gestión, que se puede representar como un conjunto de etapas.

El proceso de gestión incluye pasos que se alternan continuamente.

Identificación del problema	Pronóstico	Establecimiento de objetivos	Decisión de la dirección
Análisis de la situación, realizando un “diagnóstico” del problema	Determinación de un escenario probable	Desarrollo de metas y objetivos, estrategias para lograrlos	El proceso de desarrollar y tomar la mejor decisión

Además de los pasos anteriores, el proceso de gestión incluye acciones para implementar una decisión de gestión.

Planificación	Crear un sistema de actividades para lograr el objetivo
Organización	Movilización de empleados para realizar tareas, distribución de roles
Motivación	Estimular o inducir a los artistas a trabajar
Control y contabilidad	Observación, coordinación y procesamiento de resultados
Reglamento	Garantizar la comunicación entre empleados

7 pasos en el proceso de recursos humanos

Las tareas de gestión en el campo de los recursos humanos son diversas. El proceso de gestión de personal consta de siete etapas.

• Planificación de la dotación de personal para todas las funciones de la empresa.
• Atracción de personal, formación de reserva de personal, selección y contratación.
• Motivación laboral. Creación de sistema de motivación material (salario, bonos) y no material para la formación de un equipo estable.
• Sistema de adaptación y orientación profesional de los empleados. Como resultado, todos deben comenzar a trabajar rápidamente, conocer los objetivos corporativos, comprender la esencia y los requisitos de sus actividades.
• Evaluación de empleados y mano de obra. Evaluación de conocimientos, habilidades, destrezas para un trabajo efectivo. El sistema para evaluar el trabajo de cada uno e informar al equipo en su conjunto.
• Reubicación, planificación de carrera, rotación laboral.
• Capacitación del personal para reemplazar a los líderes. Formación avanzada de directivos.trabajadores.

Un proceso eficaz de gestión de personal es imposible sin el desarrollo y potenciación del potencial profesional de los trabajadores. Este factor se vuelve determinante en la producción y la productividad del trabajo.

Gestión de proyectos

Los procesos de gestión de proyectos son una colección de funciones y actividades definidas.

Establecimiento de objetivos y previsión

Planificación

Gestión y distribución de recursos

Motivación y control de los ejecutantes

Gestión operativa y continua

Todo el proyecto y cada ejecutante pueden evaluarse utilizando una serie de indicadores. Estos son el volumen, el período y la calidad del trabajo realizado de acuerdo con los plazos, la cantidad de recursos invertidos (materiales, financieros), la dotación de personal del equipo del proyecto, el nivel de riesgo esperado.

Los procesos de gestión de proyectos están relacionados con las siguientes tareas:

• formulación de los objetivos del proyecto;
• búsqueda y selección de soluciones para la implementación del proyecto;
• crear una estructura (equipo de actores, recursos, cronograma y presupuesto);
• comunicación con el entorno externo;
• liderar un equipo de artistas y coordinar el progreso del trabajo.

Gestión de la información

La información es una colección de conocimientos, información sobre cualquier evento, hecho, fenómeno o proceso. En la gestión de la producción, la información se convierte en un medio de comunicación necesario,comunicación entre empleados.

La gran importancia de la información en el sistema de gestión se debe a su universalidad. No es solo el tema y el producto del trabajo de gestión, sino también una recopilación de datos sobre el estado del sistema de gestión, el entorno interno y externo.

Los procesos de gestión de la información son las etapas de recopilación, transferencia, transformación, procesamiento y aplicación de la información. El almacenamiento y la destrucción de la base de datos se destacan como procesos separados.

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos en cualquier empresa no es un evento de una sola vez, sino una necesidad constante. La gestión de riesgos se ha convertido en una etapa de la gestión empresarial, sin la cual es imposible obtener beneficios y alcanzar objetivos. El proceso de gestión de riesgos incluye cinco pasos de acción específica.

Análisis de mercado

Métodos alternativos de gestión de riesgos

Elección de los métodos de gestión

Implementar medidas de gestión de riesgos

Seguimiento y mejora del sistema de evaluación de riesgos

En la práctica, estos procesos no siempre se realizan en este orden o se pueden realizar simultáneamente.

El panorama general debe complementarse con retroalimentación para cada una de las etapas, lo que significa un regreso, si es necesario, a la etapa superada. La etapa final está relacionada con las conclusiones y la evaluación final. Los resultados deben utilizarse cuando se trabaja en la evaluación y minimización de riesgos.en el futuro.

Gestión de tecnología de producción

Los sistemas de control de procesos dependen de la estructura organizativa, que se presenta en las empresas modernas en tres versiones.

• El método centralizado de gestión implica la concentración de funciones en departamentos. En producción, en realidad solo hay gestión de línea. Por lo tanto, la centralización es aplicable solo en pequeña producción.
• Descentralización - la estructura del proceso de gestión está asociada con la transferencia de todas las funciones a las tiendas. Los talleres se convierten en divisiones parcialmente independientes.
• La mayoría de las empresas manufactureras utilizan la combinación de centralización y sistema descentralizado. Las cuestiones operativas se resuelven en talleres u oficinas, mientras que los métodos de gestión y el control de calidad quedan en manos de los departamentos de gestión. Los talleres cuentan con su propio aparato de gestión y realizan todo el proceso tecnológico.

Gestión financiera

El sistema de gestión financiera debe estar presente incluso en una empresa pequeña y consistir no solo en contabilidad. El proceso de gestión incluye cinco áreas de trabajo financiero.

Control de procesos de negocio	Ayuda a identificar posibles pérdidas de efectivo
Crear un departamento de finanzas	La estructura financiera y la asignación de los departamentos financieros es una distribución clara de la responsabilidad, control efectivo de los flujos de caja.
Control del movimiento de dinero y mercancías	Implementado a través de un plan de flujo de efectivo financiero.
Introducción a la contabilidad de gestión	Introducido después del desarrollo de indicadores para evaluar el estado de las finanzas, la eficacia de los departamentos.
Gestión de presupuestos	El proceso de gestión incluye la planificación de un presupuesto basado en información analítica de los departamentos financieros.

Análisis del proceso de gestión

El objetivo principal del análisis de gestión es proporcionar información a la dirección para tomar decisiones informadas. Incluye tres áreas de análisis:

• retrospectivo (examina información sobre eventos pasados);
• operacional (análisis de la situación actual);
• forward looking (análisis a corto plazo y estratégico de la posible situación en el futuro).

Mejorando el sistema de gestión

El proceso de mejora del sistema de gestión se basa en el análisis de los datos de gestión y contabilidad. Para evaluar su eficacia, es necesario calcular una serie de coeficientes: controlabilidad, nivel de automatización laboral, eficiencia laboral, eficiencia económica de la gestión, eficacia de la gestión, productividad laboral.

Mejorar el sistema de gestión es un proceso inevitable para una organización exitosa. En esta etapa, el proceso de gestión incluye, por ejemplo:

1) auditoría de gestiónsistema;

2) verificación del cumplimiento de la ley, normas internacionales, recomendaciones del Banco de la Federación Rusa;

3) desarrollo de medidas para mejorar el sistema de gestión y actualizar la documentación interna;

4) cooperación de la junta directiva con los accionistas y formación de propuestas.

El estado actual de la sociedad y la economía contribuye al replanteamiento de la gestión y la profesionalidad directiva. Para el gerente, se vuelve relevante el trabajo activo en el desarrollo del personal, el principal recurso de la empresa. Un gerente exitoso sabe mirar hacia el futuro, ser flexible en la toma de decisiones frente a un entorno externo completamente impredecible.