Horario de trabajo. Foto del tiempo de trabajo: ejemplo, muestra

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La eficiencia hace que las personas sean exitosas y competitivas. Una gran herramienta para investigar qué tan eficientemente usa el tiempo de trabajo es la fotografía del tiempo de trabajo, en otras palabras, también se le llama cronometraje. ¿Qué es esta herramienta, cómo usarla y qué resultados ofrece? Lea el artículo.

¿Qué es la fotografía del tiempo de trabajo?

Este es un método de investigación en el que se somete a medición continua una jornada laboral completa o un período de tiempo determinado. Gracias a esta observación, puede obtener información sobre lo que está haciendo un empleado, un grupo de empleados o un equipo durante la jornada laboral. La supervisión la lleva a cabo un especialista, y dicho estudio también se puede realizar de forma independiente. Todas las acciones, tanto las relacionadas con el trabajo como las distracciones, las pausas para fumar, la comunicación informal, etc., son totalmente fijas.

Entre los empleados aficionados a la gestión del tiempoy darse cuenta de la importancia de la gestión del tiempo, es una herramienta popular. Además, si está interesado en la cuestión de cómo optimizar el tiempo de trabajo, la fotografía del tiempo de trabajo será el primer paso. Sólo se puede gestionar lo que se mide. A menudo, solo observar, incluso sin hacer cambios en la jornada laboral, ya conduce a un aumento de la eficiencia.

Objetivos

Este método tiene varios propósitos. Uno de los más importantes es la identificación de pérdidas de tiempo durante la jornada laboral. El siguiente es determinar las razones de la pérdida de tiempo y desarrollar un sistema de medidas que le permitan trabajar de manera más eficiente. La fotografía del tiempo de trabajo le permite desarrollar estándares de tiempo para los procesos de trabajo, aprender de la experiencia organizacional de los empleados más exitosos y enseñárselo a otras personas para lograr altos resultados.

Este tipo de investigación se vuelve especialmente valiosa cuando se decide la cuestión de ampliar o reducir el personal, redistribuir responsabilidades.

Si desea discutir con su supervisor un aumento en su salario o la búsqueda de un asistente, una fotografía individual compuesta por él mismo de las horas de trabajo será una excelente base de evidencia. Tendrás argumentos sólidos, el líder tomará más en serio tus propuestas si te preparas de esta manera.

Tomar fotografías del tiempo de trabajo

A pesar de que el nombre del procedimiento contiene la palabra "fotografía", no se requiere ningún equipo fotográfico. Suficiente papel yplumas. Para simplificar la tarea, se han desarrollado formularios listos para usar con muestras de llenado. Se pueden encontrar en ordenamientos jurídicos como "Consultor". Puede desarrollar el formulario usted mismo o arreglárselas con una tabla normal.

Un día no siempre es suficiente, por lo que la vigilancia puede llevar varios días.

Todo el proceso se puede dividir condicionalmente en tres etapas: preparación, proceso de observación, procesamiento de resultados. En la etapa preparatoria, los formularios se compilan y completan, en la etapa de observación, se mantienen registros, en la etapa de procesamiento de los resultados, calculan cuánto tiempo lleva este o aquel tipo de trabajo, analizan la efectividad y sacan conclusiones.

Contando resultados

Para que sea más conveniente contar, las operaciones del mismo tipo se combinan, se agrupan. Los grupos más populares son:

• Trabajos de preparación y finalización (arranque del equipo, preparación de las herramientas necesarias, apagado del equipo, limpieza del lugar de trabajo).
• Cuestiones organizativas.
• Tiempo utilizado para el desempeño directo de funciones.
• Pausas para el descanso y el almuerzo.

Se pueden identificar grupos más pequeños si es apropiado para un estudio en particular. Luego se calcula un coeficiente que muestra la eficiencia o ineficiencia de la jornada laboral del empleado.

Hoja de tiempos

El formulario debe tener un “encabezado” donde se ingrese información sobre el nombre completo y especialidadempleado, la instalación donde se realiza el estudio, la fecha y hora del análisis.

Entonces debería haber una mesa. La primera columna es un número de serie, luego una columna para el nombre del trabajo realizado. La tercera columna indica el período de tiempo desde cuándo y cuánto tiempo se realizó el trabajo. La cuarta columna calcula la cantidad de tiempo dedicado al trabajo. Puede agregar una columna de comentarios.

Principales tipos de investigación

Se puede observar un empleado, luego será una foto individual. Pueden ver un grupo o brigada, luego será una foto de grupo o brigada.

Si la observación se lleva a cabo durante toda la jornada laboral, esa fotografía se denomina clásica. No puedes arreglar todo el día, sino solo sus momentos individuales.

Ya se ha mencionado anteriormente una división más. Un especialista puede observar, o usted mismo puede tomar fotografías de la jornada laboral. Al utilizar un observador externo, es posible que encuentre una reacción negativa de los empleados. Pueden negarse a trabajar bajo supervisión o, por el contrario, comenzar a trabajar más rápido y más de lo habitual, lo que conducirá a datos incorrectos sobre los costos de tiempo.

La investigación puede llevarse a cabo con la ayuda de equipos de video. Por un lado, esto le permite obtener información objetiva, por otro lado, no todas las acciones se pueden distinguir claramente observándolas solo desde un lado, sin comentarios de la persona que realiza el trabajo.

Psicológicopreparación

Investigación sobre cómo los empleados usan el tiempo de trabajo: fotografiar el tiempo de trabajo, una forma técnicamente simple pero psicológicamente difícil. Los empleados perciben tales estudios como un intento de controlarlos, empeorar las condiciones de trabajo, identificar deficiencias y sancionar.

Por lo tanto, es importante prestar atención a las explicaciones preliminares sobre la importancia de dicho estudio. El clima psicológico en el equipo tiene un impacto serio. Si las personas trabajan en una atmósfera de confianza y buena voluntad, estarán dispuestas a hacer cualquier cosa que ayude a que la organización sea más eficiente y competitiva. Si, por el contrario, el equipo se caracteriza por la desconfianza, el castigo constante, entonces será sumamente difícil obtener información confiable que realmente dé resultados.

Es importante construir un sistema de motivación en el que sería beneficioso para los empleados trabajar de manera más eficiente.

Disección de un ejemplo

No es posible que todos los empleados cronometren con precisión la jornada laboral. Lo más difícil de hacer es realizarlo con empleados en puestos gerenciales, la fotografía del tiempo de trabajo de un contador es especialmente difícil. Es más fácil con aquellos especialistas cuyas operaciones tienen límites claros y características distintivas. Por regla general, estas son especialidades de trabajo.

Veamos un ejemplo. Un empleado es un gerente en un departamento corporativo. Aquí hay una foto del tiempo de trabajo (muestra):

• Inicio de la jornada laboral - 9-00.
• Preparación del lugar de trabajo(iniciar la computadora, preparar documentos) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Conversación telefónica con un cliente clave - 9-30.
• Revisando correo electrónico - 9-42.
• Preparando un contrato para un cliente – 9-53.
• Pausa para fumar - 10-37.
• Preparando una presentación de un nuevo producto para un cliente – 10-57.
• Almuerzo - 14-05.
• Prácticas para un nuevo empleado - 14-58.
• Pausa para fumar - 16-15.
• Llamar a los clientes - 16-30.
• Fin del día (limpiar el escritorio, apagar la computadora) - 17-55.
• Salir de casa - 18-00.

Ahora necesita calcular cuánto tiempo tomó cada acción, distribuir los tipos de trabajo en grupos, calcular el índice de eficiencia del gerente. Esta foto del tiempo de trabajo (ejemplo) te ayudará a hacer la tuya propia.

¿Quién necesita esta información?

En primer lugar, las partes interesadas son los gerentes y propietarios de la empresa que desean comprender cómo se carga de manera óptima el personal, si los recursos laborales de la empresa se utilizan de manera eficiente.

Empleados del departamento de recursos humanos, los departamentos de recursos humanos también necesitan estudios similares para elaborar descripciones de puestos viables, seleccionar exactamente el número de empleados que necesita la organización y realizar trabajos de investigación.

Los propios empleados responsables están interesados en el hecho de que la jornada laboral se utilice de manera eficiente, sin tiempo de inactividad y trabajo de emergencia, no hay situaciones con horas extras o trabajo tomadocasa.

Ahora está familiarizado con una técnica que le permite evaluar si el tiempo de trabajo se está utilizando de manera efectiva (foto del tiempo de trabajo). Prueba a poner en práctica el método, encontrarás una gran cantidad de reservas, verás como funciona de forma óptima. Gracias a este enfoque, puede convertirse en uno de los empleados más productivos de la empresa, y esto definitivamente será visto y apreciado.