2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
El tiempo de trabajo y su contabilidad son componentes importantes de cualquier organización, lo que le permite controlar las actividades de la empresa y disciplinar a los empleados. Para simplificar este procedimiento, se desarrolló un formulario especial: una hoja de tiempo. Existe tanto en versión impresa como electrónica. Y cada una de las especies tiene sus propios matices en el relleno.
Quién completa la hoja de tiempo
Cada organización designa a una persona responsable de mantener la hoja de tiempo, centrándose en los detalles de la actividad y la cantidad de personal. Si la organización es pequeña y todo el trabajo se realiza en la oficina, el inspector de personal, el contador u otra persona autorizada programará a los empleados.
En el caso de que una empresa tenga varias instalaciones, es mucho más fácil registrar las horas de los empleados directamente en sus lugares de trabajo. En este caso, esta responsabilidad recae en el capataz o jefesubdivisiones por orden separada o prescritas en el contrato de trabajo.
Algoritmo para trabajar con parte de horas
En primer lugar, debe saber que cada empresa debe tener una hoja de tiempo regular (es decir, en versión impresa). Puede imprimir el formulario usted mismo o pedirlo a una imprenta.
Hay dos formularios aprobados: T-12 y T-13. Su diferencia es que el primero no solo tiene en cuenta las horas de trabajo, sino que también tiene columnas para calcular el salario mensual. Se llenan de acuerdo con el mismo esquema, es decir, cada mes en el primer día se abre una nueva hoja de tiempo. Es necesario rellenar las columnas:
- Razón social (según documentos constitutivos), número de serie y fecha de realización.
- El período durante el cual se abre la hoja de tiempo.
- Números ordinales del personal y sus datos de tarjetas personales.
El resto de los datos se ingresan dentro de un mes, y el llenado de la parte que se relaciona con los salarios queda en manos del empleado de contabilidad.
Símbolos en la hoja de tiempo
Para un llenado más rápido y conveniente de la hoja de tiempo, se desarrolló y aprobó un sistema de notación. Reflejan el modo de trabajo y descanso y otros matices. Se proporcionan 36 designaciones. Pero a veces este número no es suficiente para mostrar con precisión toda la información sobre un empleado.
| Nombre | Denominación de letra | Designación numérica | |
| 1 | Horario diurno y vespertino | Yo | 01 |
| 2 | Horario de apertura de noche | N | 02 |
| 3 | Trabaja los fines de semana y festivos | RP | 03 |
| 4 | Hora extra | c | 05 |
| 5 | Viaje de negocios | K | 10 |
| 6 | Vacaciones principales | desde | 14 |
| 7 | Permiso adicional | uno | 15 |
| 8 | Vacaciones de estudio | U | 16 |
| 9 | horario de trabajo reducido para estudiantes | UV | 17 |
| 10 | Licencia adicional por estudios sin goce de sueldo | UD | 18 |
| 11 | Baja de maternidad | r | 19 |
| 12 | Licencia por paternidad (parcialmente pagada) | veh | 20 |
| 13 | Permiso de paternidad (no remunerado) | oj | 21 |
| 14 | Permiso no retribuido | a | 22 |
| 15 | Permiso no retribuido por motivos legales | OZ | 24 |
| 16 | Baja por enfermedad | B | 25 |
| 17 | Sin pagardiscapacidad | t | 26 |
| 18 | Horas de trabajo reducidas | ch | 27 |
| 19 | Tiempo de inactividad (por motivos ajenos a los empleados) | vp | 28 |
| 20 | Ausencia por motivos legales (con goce de sueldo) | g | 29 |
| 21 | Ausencia injustificada | OL | 31 |
| 22 | Horas no trabajadas (si el empleador ha establecido un trabajo a tiempo parcial) | NS | 32 |
| 23 | Fines de semana | a | 33 |
| 24 | Huelgas | ZB | 34 |
| 25 | Ausencias por motivos poco claros | НН | 35 |
La tabla muestra los símbolos más utilizados en la hoja de tiempo. Una descripción más detallada y una lista completa generalmente se encuentran en la primera página del formulario. Esto hace que sea más fácil navegar por los símbolos y determinar en qué situación qué poner en una celda.
Relleno de formulario normal
Rellenar la hoja de tiempo es un trabajo minucioso que requiere atención. Se puede hacer utilizando, por ejemplo, el método de asistencia y ausencia continua.
En este caso, los datos se ingresan en cada columna. Los símbolos indican tanto la presencia de empleados en el lugar de trabajo como su ausencia, indicando los motivos. También indica el número de horas.gastado en el lugar de trabajo.
En la propia hoja de tiempo, se verá así: en un día libre, coloque la letra "B", debajo de ella 0, en un día laborable, respectivamente, "I" y el número de horas, por ejemplo 8. Al igual que los fines de semana, se observan varios motivos de ausentismo, desde viajes de negocios hasta ausencias por motivos poco claros.
El cálculo de la hoja de tiempo en este caso es un poco más fácil, porque todos los números y designaciones necesarios están frente a sus ojos. Esto es especialmente cierto para los especialistas con poca experiencia laboral, por lo que será menos probable que se confundan y cometan un error.
Rellene la hoja de tiempo sabiamente
También hay un método para registrar las desviaciones. Se aplica cuando la jornada laboral tiene la misma duración en todo el período. En este caso, solo se notan situaciones no estándar, es decir, ausentismo, horas extras, viajes de negocios, etc. Al usar este método, se gasta mucho menos tiempo y el resultado final es el mismo en ambos casos.
En la hoja se ve así: la línea superior contiene información sobre la ausencia del empleado en el lugar de trabajo: V, K, FROM, HH, PR, B y otros. La línea inferior se deja en blanco. De hecho, en el cálculo final de las horas trabajadas, los ceros no importan, y con la misma duración de la jornada laboral, solo queda realizar las acciones más simples: contar el número de celdas vacías en la línea superior (estas son asistencias) y multiplicar por el número de horas.
Este método es más conveniente para personas con experienciaoficiales de personal y contadores. También es adecuado para organizaciones pequeñas donde el número de empleados es pequeño. Si su gerencia no conoce un sistema de seguimiento de tiempo más simple, entonces es hora de que se lo sugiera.
Mantener una hoja de tiempo en una computadora
Además de la versión en papel, también hay varias electrónicas. Como se mencionó anteriormente, las hojas de horas deben duplicarse sin f alta. Esto es necesario para que los datos sobre el trabajo de los empleados no se pierdan y se confirme su confiabilidad (después de todo, no es posible usar una computadora en todas partes).
Una de las opciones más asequibles es una hoja de tiempo creada en programas de oficina. Excel es perfecto para este propósito. Las hojas de cálculo le permiten crear cualquier tipo y tamaño de documento. Además, gracias a la capacidad de establecer fórmulas, resumir y calcular datos intermedios es mucho más fácil.
Uso de software dedicado
En caso de que las habilidades con las hojas de cálculo sean insuficientes, un empleado o la gerencia pueden elegir otro programa similar. La hoja de tiempo en este caso se verá similar a la versión en papel. Esto ayudará a reducir el tiempo que lleva procesar el documento.
También hay que tener en cuenta que cada programa implica el uso de versiones con licencia. En diferentes proveedores, por supuesto, tienen su propio costo. Por ejemplo, el programa Time Sheet le costará a los usuarios de1000 rublos. y superior - dependiendo del número de personal.
Otra ventaja de estas utilidades es que no tiene que completar una hoja de tiempo en papel. El formulario con todas las marcas es fácil de imprimir en cualquier momento. Esta función es segura en todos los programas similares.
Acerca del almacenamiento de documentos
¿Para qué se utiliza la hoja de tiempo? Esta es la base para contabilizar la nómina en un monto u otro, así como la principal evidencia de que el empleado estuvo en el lugar de trabajo y cumplió con sus funciones. Sin duda, este documento es muy importante para toda organización.
Entonces, ¿cuánto tiempo se guarda este formulario? La hoja de tiempo debe conservarse durante un año. Así lo establece la ley, y tales normas deben observarse.
Si pierde una hoja de tiempo ya cerrada, no entre en pánico. Siempre se puede restaurar usando otros documentos. Para ello se utilizan los datos explicativos, bajas por enfermedad, información sobre viajes de negocios, horarios de vacaciones, etc.. Todo lo que confirme y explique la ausencia de una persona en su lugar de trabajo se puede utilizar para restaurar datos.
¿Quién podría necesitar una boleta de calificaciones?
Este documento suele ser necesario para varios controles. Por ejemplo, el servicio de impuestos verifica su presencia en la organización y la corrección del llenado.
La ausencia de una hoja de asistencia, incluso en la empresa más pequeña, puede ser motivo de una multa bastante elevada. Mismoocurre cuando se cometen errores en el llenado de los formularios. Esto se aplica tanto a los cálculos como al mal uso de los símbolos.
La presencia de las hojas de asistencia es obligatoria. Son necesarios tanto para la empresa en sí (contabilidad, disciplina de los empleados) como para las organizaciones de auditoría. Y lo más importante: aplique correctamente los símbolos en la hoja de tiempo. Entonces puede evitar una serie de problemas con los empleados y las autoridades reguladoras.
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