Objetivos y responsabilidades del departamento de compras

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

¿Por qué necesitamos un departamento de compras? En toda organización, este departamento está representado de una forma u otra. Y su trabajo afecta directamente la eficiencia de toda la organización en su conjunto. Echemos un vistazo más de cerca a cómo el trabajo del departamento afecta los resultados de la organización.

Objetivos del departamento

El Departamento de Compras es un departamento que se especializa en comprar productos de un proveedor en las condiciones más favorables para la empresa.

El trabajo del departamento tiene un impacto directo en todas las actividades de la empresa. Por el surtido, por las ventas, por la plenitud de los almacenes, por la disponibilidad de la mercadería necesaria, por el uso efectivo del capital de trabajo.

Los objetivos de compra se pueden clasificar en función de los objetivos globales de la empresa, pero la lista general a menudo se ve así:

• determinar la necesidad de la empresa de un producto en particular;
• comprar productos al mejor precio posible;
• promover una alta rotación;
• crear condiciones para recibir las mercancías a tiempo;



• evaluarcalidad del producto y compre la más alta calidad;
• mantener una relación con un proveedor o proveedores;
• trabajar eficazmente con el resto de la empresa;
• Realice un seguimiento de los bienes comprados;
• controlar la facturación, obteniendo el máximo beneficio para la empresa.

Funciones principales

En diferentes organizaciones, las funciones del departamento de compras pueden diferir significativamente entre sí. Sin embargo, hay funciones y responsabilidades que caracterizarán a un departamento en casi todas las empresas:

• Seguimiento del mercado de proveedores;
• supervisión de la disponibilidad de mercancías en stock;
• reposición oportuna del surtido;
• busca los mejores proveedores y precios;
• negociaciones con proveedores;
• control de entrega y transporte de carga de mercancías;



• recepción de mercancías;
• control de calidad de los bienes adquiridos;
• reclamaciones, si es necesario.

Funciones adicionales del departamento de compras, que pueden o no estar presentes en la organización, dependiendo de sus especificidades y estructura:

• gestión de surtido;
• recopilación de información sobre competidores;
• involucrar a los proveedores en la organización de marketing.

Estructura

La estructura del departamento de compras se construye en función de:

• tamaño de la organización;
• industrias;
• número de unidades de surtido en facturación;
• número de proveedores;
• su ubicación geográfica.

Según el tipo de organización, el departamento de compras puede gestionarse de forma centralizada o regional.

Por regla general, se trata de una estructura matricial compuesta por el jefe (jefe, director) del departamento de adquisiciones y gerentes (especialistas) de adquisiciones.

El número medio de artículos o categorías por responsable es de unos 7, pero puede variar en función del volumen de producción o facturación.

Deberes del departamento y sus empleados

Para el trabajo eficaz del departamento de compras, es necesaria una distribución clara de las responsabilidades del departamento de compras entre sus empleados.

La principal responsabilidad del jefe de departamento es garantizar la continuidad y la estabilidad del suministro de los bienes necesarios mediante la optimización del trabajo del departamento y la coordinación de las actividades de los empleados. Además, el gerente de compras debe tener una idea de todos los contratos y categorías concluidos para organizar y continuar el trabajo efectivo del departamento incluso en ausencia de alguno de los empleados.

Los deberes de los gerentes de compras o especialistas ordinarios del departamento incluyen organizar el suministro de bienes, rastrear el transporte de carga, controlar el pago de los lotes comprados y planificar las compras.

Un modelo efectivo será donde cada comprador tenga su propia área de responsabilidad, consistente en una lista de artículos o categorías de productos.

Requisitos del empleado

Dadas las responsabilidades de los empleados y las funciones del departamento, puede hacer una lista de requisitos paracandidato ideal para el puesto de comprador.

Los empleados del departamento de compras deben tener, respectivamente, las siguientes habilidades, conocimientos y cualidades personales:

• Capacidad de análisis de la información. La elección del proveedor debe basarse en muchos criterios. Este es el mejor precio, y una ventaja geográfica, y la alineación de la logística de la empresa proveedora y su organización.
• Conocimiento de los principios de fijación de precios.
• Conocimiento del marco legal para la contratación.
• La capacidad de redactar y celebrar contratos.
• La capacidad de negociar. A veces es muy importante elaborar condiciones individuales con un proveedor para su empresa. Reducir el precio del proveedor o utilizar los recursos del proveedor para promociones, capacitación específica del producto para su personal, entregas de productos y sistemas de pospago pueden servir como una buena ventaja competitiva entre empresas similares.
• La capacidad de mantener relaciones comerciales.
• La capacidad de planificar tus actividades.

Motivación de compradores y responsable de compras

El sistema de motivación del departamento de compras debe construirse de tal manera que el empleado trabaje con la máxima eficiencia. Pero al mismo tiempo, no se deben presentar requisitos conflictivos y requisitos que excedan las capacidades del empleado.

Para implementar un sistema de motivación mensual, necesitas:

• Cree un modelo de KPI para el departamento. Son indicadores como el cumplimiento del plan de compras, el ratio de rotación, la rentabilidad de las ventasbienes, la presencia y ausencia de bienes obsoletos.
• Crear un modelo de indicadores clave de desempeño para cada empleado basado en criterios tales como el precio delta de la organización en comparación con los competidores, la disponibilidad del producto requerido, la calidad del producto comprado, el lanzamiento de nuevas marcas, el individuo condiciones de proveedores y más.
• Basado en el modelo KPI, se calcula la prima. Además, será efectivo el pago de una bonificación que consta de dos partes: una bonificación por desempeño departamental y una bonificación por cumplimiento personal de planes.

Al mismo tiempo, cada criterio KPI debe tener propiedades como:

• medibilidad;
• transparencia;
• El criterio de planificación debe crearse teniendo en cuenta las tendencias del mercado.

Es decir, el comprador puede, si lo desea, calcular de forma independiente el importe de su prima.

La bonificación del jefe de departamento puede basarse en los indicadores de todo el departamento y también incluir los indicadores de desempeño de cada empleado individualmente.

Al mismo tiempo, la parte de bonificación de un empleado ordinario del departamento de adquisiciones debe ser aproximadamente el 50% del salario total, y la bonificación del jefe del departamento debe ser de aproximadamente 30-40%. El resto es salario, porque no todos los indicadores de rendimiento departamentales se pueden vincular a las actividades de un empleado específico.

¿Las ventas son responsabilidad del comprador?

En los cálculos del KPI del departamento de compras, puede usar un criterio como el volumen de negocios de los bienes comprados, la relación entre las ventas y sus activos.

Parece que el comprador deberíatratar solo con la compra de bienes, pero aún así la calidad de los bienes comprados, su precio atractivo para el consumidor final o el cliente de la empresa afecta significativamente la implementación del plan de ventas.

Por lo tanto, la cantidad y la calidad de la mitad de las ventas depende de las compras bien realizadas.

Lugar del departamento de compras en la estructura de la organización

Las tareas que resuelve el departamento de compras, de acuerdo con las modernas tendencias del marketing, deben resolverse en este orden:

• Primero, se construye una estrategia de ventas (producto terminado o bienes comprados).
• Luego, si el departamento de compras está en la empresa, se decide el tema de la estrategia de producción.
• Y solo entonces se desarrolla una estrategia de adquisición de los bienes, materias primas o componentes necesarios.

El jefe de compras a menudo reporta directamente al director general de la empresa.

También debe haber una comunicación efectiva entre el departamento de compras y el departamento de marketing y ventas. Sin esto, muchos esfuerzos por crear un departamento de compras, mejorar su estructura y motivación quedarán sin el debido resultado.

Si se implementa un sistema de gestión de categorías en una explotación u organización, el comprador debe trabajar en conjunto con el administrador de categorías. Al mismo tiempo, es necesario delimitar el área de responsabilidad de cada especialista para que el sistema de motivación siga siendo transparente y comprensible para todos.