Cómo coser un libro (efectivo o ingresos) con tus propias manos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La correcta organización del almacenamiento de la documentación contable es garantía de la ausencia de multas por infracción de la disciplina. Las hojas sin grapar de documentos importantes permiten manipulaciones con papeles, es decir, falsificaciones y reposiciones. Por lo tanto, el empleador está obligado a poner los documentos en orden al final del período del informe, es decir, pensar en cómo engrapar el libro.

Reglas de flujo de documentos

Además de las pautas generales descritas en las instrucciones de papeleo, no existen pautas establecidas para grapar documentos. Los funcionarios fiscales exigen que los documentos financieros estén protegidos contra la posibilidad de pérdida y falsificación. No existen tales requisitos para documentos como balances y diarios de pedidos, ya que son, de hecho, secundarios.

Pero la documentación principal debe estar encuadernada. Asegúrese de mostrar el libro de caja y el libro de ingresos. Pero, ¿cómo encuadernar un libro si la ley no prescribe las reglas?

El libro de caja se considera una herramienta importante en el campo de la contabilidad de flujo de efectivo, por lo que debe mantenerse dentro de una estricta disciplina. El libro de caja se compila en un solo ejemplar, y debe estar en todas las empresas, así como en las individuales.empresarios si trabajan con efectivo.

Preguntas generales sobre cómo llevar un libro de caja

Si la empresa tiene varias divisiones, los libros de caja originales se almacenan en el lugar de trabajo con efectivo. Solo se entregan copias de los documentos primarios a la oficina central. Puede llevar un libro de caja:

• en el programa de contabilidad;
• en forma unificada electrónicamente o a mano.

De acuerdo con las reglas de la disciplina del efectivo, el libro se mantiene de forma incremental a lo largo del año. Los números de pedido comienzan en uno cada año. Se utiliza numeración continua. La persona a cargo debe imprimir las hojas en dos copias: para el informe del cajero y el libro de caja. Cada hoja debe estar numerada.

Si la caja registradora se mantiene en un programa de contabilidad, estas acciones no son difíciles. El programa coloca automáticamente la numeración de páginas, asigna números a los documentos en orden e imprime una hoja preparada de acuerdo con un formulario unificado. En el programa se forma la portada del libro, la cual debe contener los atributos requeridos:

• Compañía OKPO;
• nombre de la empresa o nombre completo IP;
• período de tiempo;
• nombre de la subdivisión, si está disponible.

¿Por qué período coser el libro de caja?

Al pensar en cómo unir el libro de caja para el año, primero debe decidir si es necesario establecer dicho período de tiempo. Dependiendo del tamaño de la facturación, el libro de caja se puede grapar paradiferentes periodos:

1. Mensual.
2. Trimestral.
3. Una vez al año.

Esto se debe a la conveniencia del trabajo, ya que no tiene sentido poner todo en un volumen pesado si hay muchas operaciones. El gran grosor convertirá la acción "cómo coser un libro con tus propias manos" en un trabajo duro. Las sutilezas de trabajar con documentación deben especificarse en la política contable de la organización y en las órdenes para establecer la disciplina de efectivo.

Si la organización no adoptó un año, sino un mes o un trimestre para un período de tiempo, entonces la numeración de las páginas en el libro de caja debe comenzar desde el principio en la fecha del informe. Esta regla no se aplica a la numeración de giros en efectivo.

¿Cómo coser todo tú mismo?

Está definitivamente prohibido sujetar el libro con pegamento, cinta adhesiva o grapas, solo se permiten hilos. ¿Cómo coser un libro de caja correctamente si se mantiene en un programa de contabilidad? Es necesario imprimir diariamente la hoja de resguardo y el informe de caja. Las hojas de inserción forman el libro de caja, pero deben coserse juntas al final del período del informe.

Es necesario doblar todas las hojas en orden, adjuntar un título debidamente diseñado en la parte superior y recoger:

• iglú;
• punzón;
• perforador.

La herramienta a utilizar depende del grosor del paquete que se vaya a sujetar. Los hilos se usan severamente. Si no son lo suficientemente fuertes, el libro puede desmoronarse.

¿Cuántos agujeros necesitas?

Hay diferentes opiniones sobre cuántos agujeros hacer en un libro. Básicamente, si noConfíe en que el folleto será confiable, puede perforar 5 agujeros. Pero no está prohibido hacer 3 agujeros. Muchas organizaciones se las arreglan con dos agujeros hechos con un perforador. Sin embargo, este diseño facilita la sustitución de las hojas del libro, por lo que no despierta el entusiasmo de los revisores.

Por lo tanto, las hojas deben doblarse en una pila uniforme para que el libro tenga una apariencia ordenada. Los agujeros se hacen en el lado izquierdo estrictamente verticalmente. Luego, se tira de un hilo o cordel en los agujeros dos veces para que las puntas queden en el lado equivocado. En la foto de arriba se puede ver un ejemplo de cómo coser un libro de caja. Los extremos de los hilos se atan varias veces con un nudo fuerte para que todo quede bien sujeto.

Cómo sujetar lo cosido

En el programa Word o cualquier otro equivalente, se crea una etiqueta en el lado equivocado del libro. El contenido de la etiqueta debe ser el siguiente: “en el paquete numerado, atado, firmado y sellado _ hojas”. La siguiente línea prescribe la transcripción del cargo y la firma de la persona autorizada y del contador jefe.

La pegatina no debe ser demasiado grande o pequeña. Su tamaño debe ser suficiente para cerrar los nudos y parte de los hilos. Los extremos de los hilos sobresalen un poco por debajo de la pegatina. Es recomendable utilizar un buen pegamento de papelería para que sea difícil cambiar la etiqueta. Después de colocar el número de hojas y la firma de una persona autorizada en la etiqueta, se coloca un sello en la parte superior para que parte de la impresión quede en el libro y en la etiqueta.

Cómo coser un libro de caja si no lo esrealizado en un programa de contabilidad? El procedimiento será el mismo, solo que tendrás que numerar a mano cada hoja y rellenar el título. Cuando necesite coser un informe de caja, debe recordar que no solo está numerada la hoja con las ventas en la caja, sino también todos los pedidos con aplicaciones.

Si el libro se lleva a mano

Si el libro de caja se mantiene sin la ayuda de una computadora, entonces se compra un diario estándar para estos fines. La cuestión de cómo coser un libro llenado manualmente no surge, ya que la revista ya está cosida. Todas las hojas están numeradas y selladas al principio del libro. Dentro del diario hay una hoja de deslizamiento y un informe de caja horizontalmente. Antes de iniciar el registro, el informe del cajero se arranca y las entradas en él se duplican de la hoja de deslizamiento para una copia al carbón. Por supuesto, usted mismo deberá mostrar el informe del cajero.

En caso de que el proceso de encuadernación de libros requiera mucha mano de obra, puede utilizar los servicios de impresión. La tapa de cartón y la tapa dura le darán seguridad adicional al libro de caja. Además, no será posible cortar la encuadernación para sustituir las hojas. No se puede excluir el riesgo de reposición de hojas cuando el libro es autoencuadernable. Al final, los hilos se pueden sacar y doblar de nuevo.

¿Necesito grapar con gestión de documentos electrónicos

Recientemente, las organizaciones han comenzado a cambiar activamente a la gestión de documentos electrónicos para reducir el papeleo. Hay una serie de ventajas en la gestión de documentos electrónicos:

• no es necesario llevar papeles para firmar;
• notener que gastar dinero en mucho papel y tóner;
• no necesita entrega de documentos.

Pero esto plantea la cuestión del cumplimiento de la disciplina de caja. ¿Cómo coser un libro si se usa una firma digital? El libro de caja producido en el sistema de facturación electrónica no se imprime ni se engrapa. Existen medios técnicos por los cuales el libro está protegido de interferencias y firmado digitalmente.

Especial para autónomos

Los empresarios individuales que utilizan el sistema tributario simplificado están obligados a llevar un libro de ingresos y gastos. Este formato contable se utiliza para calcular la base imponible. Por ley, los empresarios tienen prohibido cambiar los datos en el libro mayor, ya que esto puede dar lugar a una distorsión de la base imponible.

La ley regula claramente cómo coser correctamente el libro de ingresos y gastos. Existe una orden especial del Ministerio de Finanzas, que aprueba las formas de contabilidad e informes para empresarios individuales que trabajan en un sistema simplificado y una patente. La orden establece que el libro de ingresos y gastos debe estar atado, numerado, firmado y sellado, si lo hubiere.

El libro puede ser manuscrito o electrónico. También existe la posibilidad de mantenerlo en el programa de contabilidad. Si el libro se mantiene electrónicamente, al final del año se imprime. Todas las hojas están numeradas y apiladas ordenadamente.y cosidos juntos. La página del título debe ir primero.

Cabe destacar que las páginas en blanco del libro también deben imprimirse y engraparse en una fila común. Incluso si una organización o empresarios individuales entregan saldos cero y no realizan actividades, todavía tienen que imprimir y engrapar el libro. El formulario debe ser sellado y firmado por el jefe (empresario) en la última hoja. Para ello, utilice una pegatina que contenga los mismos datos de recuento de hojas que en el libro de caja.

Formulario de registro de patente

Si los empresarios utilizan el sistema de patentes, solo necesitan llevar un libro de ingresos. Esta forma de contabilidad se utiliza únicamente para reflejar los ingresos por patentes en el momento de su recepción. La cuestión de cómo coser un libro de ingresos se puede evitar si conoce los principios de coser documentos previamente estudiados. El orden no es diferente. El libro también se puede mantener en forma electrónica o manuscrita durante todo el año. Ella debería:

• numerado;
• puntada;
• firmado y sellado por el titular.

Si un empresario individual, además de las actividades de patentes, tiene otras áreas de trabajo, paralelamente debe llevar un libro de ingresos y gastos. Reflejará todas las transacciones, excepto los ingresos por patentes.