Descripción del puesto: asistente del jefe de la organización

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Gran organización - grandes tareas. El jefe de la corporación no tendrá tiempo en todas partes, incluso con la ayuda de los diputados. Para planificar adecuadamente el día, para no olvidar nada, para distribuir y controlar el trabajo, el gerente necesita un asistente. ¿Qué hace el empleado en este puesto, qué debería poder y saber?

Asistente ejecutivo: su papel en la organización

Siguiendo la lógica del clasificador de profesiones aprobado a nivel estatal, el subgerente pertenece a la categoría de gerentes, porque supervisa casi todos los asuntos que son competencia de la primera persona.

Al mismo tiempo, algunas organizaciones interpretan el puesto de un subgerente como administrador, gerente o secretario: los dos primeros puestos implican funciones organizativas y administrativas, el tercero - presentación y apoyo. El clasificador de profesiones clasifica este tipo de trabajos en diferentes categorías.- especialistas, empleados técnicos, pero solo un asistente se clasifica como gerente.

¿Cómo determinar el alcance de las responsabilidades laborales?

Al contratar a un subgerente o secretario, una organización debe decidir sobre el estado, los derechos y las responsabilidades de este empleado, ya que los requisitos para el nivel educativo, las calificaciones y la experiencia laboral del candidato dependen de esto.

• Es suficiente que el recepcionista tenga una educación secundaria completa, y la etiqueta y las técnicas de trabajo con equipos de oficina del solicitante se enseñan directamente en el lugar de trabajo.
• El administrador debe tener al menos una licenciatura, tener habilidades organizativas y un carácter enérgico, y tener cierta experiencia laboral, según los requisitos corporativos.
• Un gerente, como representante de los profesionales, requiere al menos una educación superior completa, la experiencia laboral es opcional, pero la empresa establece este estándar a su discreción.
• Asistente al jefe. Este puesto implica los mismos requisitos de calificación que para un gerente: educación superior completa, experiencia laboral en la especialidad de al menos 2 años. Es probable que también se requieran características personales especiales del solicitante y posiblemente capacitación avanzada.

¿Por qué necesito una descripción del trabajo?

Un subgerente, como funcionario, está obligado a actuar en el marco de sus derechos funcionales y a desempeñar plenamente las funciones prescritas. Sin embargo, ni siquieracomo gerente, el empleado está obligado a cumplir concienzudamente y en tiempo sus deberes laborales.

La orden de contratación no contiene una declaración detallada de estas competencias, e incluso en el caso de un contrato, la lista de funciones no siempre es exhaustiva. Para evitar discrepancias al determinar los términos de referencia de un empleado, la descripción del trabajo de un asistente del jefe de una organización debe contener deberes detallados, derechos que tiene, así como una medida de responsabilidad por violación de un contrato de trabajo, interno normas laborales, causar daño al empleador, etc.

Asistente personal del ejecutivo

La descripción del trabajo de un asistente se basa en una instrucción similar para un gerente o su adjunto, con la excepción de algunas funciones prioritarias de planificación estratégica y gestión. Probablemente, al asistente tampoco se le confiará la contratación y el despido de empleados, el derecho a administrar los recursos financieros de la empresa, la emisión de poderes y otras competencias que pertenecen personalmente al jefe.

Sin embargo, la legislación permite delegar cualquier función a un empleado de confianza, siempre que tenga suficientes calificaciones, conocimientos, experiencia y autoridad para resolver tales cuestiones. Solo es importante emitir correctamente la autoridad del empleado, por orden o poder notarial.

Al mismo tiempo, la descripción del trabajo del asistente del director de la empresa debe reflejar el trabajo que realmente realiza.

Secciones típicas

La estructura de la descripción del puesto está fijada en los directorios estatales de cualificación y contiene todos los requisitos básicos para el empleado y los matices del puesto, así como su lugar en la estructura organizativa de la organización.

La descripción del trabajo "Asistente de Gerente", como cualquier otra, debe incluir las siguientes partes:

1. Condiciones generales. Indica el procedimiento de contratación y despido, la subordinación, el procedimiento de sustitución de un empleado.
2. Funciones laborales. Una de las secciones más importantes que debe reflejarse en detalle.
3. Derechos otorgados a un empleado.
4. Límites de responsabilidad por infracciones.
5. Títulos, experiencia profesional, nivel educativo.
6. Lo que debe saber el empleado en este puesto.
7. Relaciones entre él y otras partes de la organización.

Las secciones especificadas no se pueden truncar, pero se permite expandirlas y agregar los elementos necesarios.

Muestra de descripción de puesto de asistente ejecutivo

Aprobado:

Director (nombre de la organización)

firma

(nombre completo)

fecha de aprobación

Descripción del puesto "Subgerente"

1. Condiciones básicas

1.1. Categoría profesional "Líderes".

1.2. Aceptado y despedido del trabajo por orden del director.

1.3. Reportando: directamente al director.

2. Características

Asistente ejecutivo:

2.1. Coordina el trabajo de los departamentos, secciones y demás divisiones de la empresa de acuerdo con las instrucciones, resoluciones y órdenes del director.

2.2. Lleva registros de los plazos para la ejecución de las órdenes de control del director por parte de las divisiones estructurales.

2.3. Elabora un plan de trabajo para el director para el siguiente día hábil y lo presenta al gerente de manera oportuna.

2.4. Organiza y controla el trabajo de oficina en la empresa, verifica que cumpla con los requisitos legales.

2.5. Garantiza la contabilidad y el registro de todos los poderes otorgados por el director.

2.6. Administre empleados y controle los resultados de sus actividades.

Suplemento en función de las necesidades de una determinada organización y perfil del puesto.

3. Poderes

El Asistente Ejecutivo tiene derecho a:

3.1. Familiarícese con las decisiones tomadas por la empresa.

3.2. Participar en las reuniones del personal directivo.

Suplemento en función de las necesidades de una determinada organización y perfil del puesto.

4. Responsabilidad

Supervisor asistente responsable:

4.1. Por incumplimiento o cumplimiento indebido de sus funciones en virtud de esta instrucción, órdenes y órdenes del director, la legislación vigente que rige las actividades de la empresa.

4.2. Por control insuficiente sobre las actividades de los empleados subordinados.

4.3. Para divulgación de información con acceso restringido.

Suplemento segúnsobre las necesidades de una organización en particular y el perfil del puesto.

5. Cualificación

Un subgerente debe tener una educación superior completa, experiencia laboral de perfil de al menos 2 años.

6. Debe saber

Legislación Vigente, Estatuto, Convenio Colectivo (indica qué actos y normas debe conocer el trabajador).

7. Interacción

Indica con quién y en qué temas coopera el subgerente.

De acuerdo:

Jefe de Recursos Humanos

Firma

(nombre completo)

Asesor Legal

Firma

(nombre completo)

Familiarizado:

firma

(nombre completo)

Competencias específicas del Asistente del Gerente de Proyectos

Se supone que la gestión de proyectos es un puesto temporal, respectivamente, y el asistente asume ciertas obligaciones hasta la finalización del proyecto. Sus responsabilidades funcionales dependerán de los detalles y el tema del proyecto, así como de las necesidades de una organización en particular.

La descripción del trabajo del subdirector de proyectos para funciones será más especializada, pero con un matiz administrativo y organizativo. Las responsabilidades típicas para este puesto se pueden encontrar en el Manual de calificaciones y luego modificarse para adaptarse a la situación.

¿Son diferentes las responsabilidades de un subdirector general?

Responsabilidades del asistenteEl director ejecutivo y el subdirector de Asuntos Generales serán diferentes. Por supuesto, en el segundo caso, los poderes estarán más enfocados, ya que el jefe de asuntos generales no es responsable de todas las actividades de la organización, sino solo de un sector separado.

La descripción del trabajo de un subgerente de asuntos generales se elabora en función de las funciones del jefe que es "asistido". En consecuencia, el alcance de su responsabilidad y funciones será la base.

La descripción del puesto "Asistente de dirección" en este caso es adecuada como base, puede aprovecharla al desarrollar nuevos documentos para puestos relacionados.