La optimización de procesos de negocio es Métodos, pasos y errores

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La optimización de los procesos comerciales es un tema bastante popular. Es raro que cualquiera pueda aplicarlo correctamente la primera vez, porque los principiantes cometen errores que finalmente se reflejan en la práctica. Para evitarlos, lee nuestro artículo. Comencemos el programa educativo con una definición.

Concepto

La optimización de los procesos comerciales son actividades destinadas a mejorar la eficiencia empresarial.

Hay muchos métodos de optimización, cada uno con sus propias ventajas y desventajas.

Los veremos a continuación, pero primero averiguaremos si la optimización es realmente necesaria.

¿Es necesario?

Ya hemos dicho que la optimización de procesos comerciales es un conjunto de actividades destinadas a mejorar la eficiencia empresarial. Y realmente lo es.

Cualquier empresa se basa en ciertos procesos comerciales, que son realizados por los empleados de la organización. Estos incluyen procesos de ventas, producción y gestión, compras, trabajo de oficina, etc. Tan pronto como la empresa comienza a automatizar los procesos existentes,el trabajo se vuelve mucho más eficiente.

Las grandes organizaciones operan con un sistema de gestión de cierto estándar (ISO 9001), lo que indica una alta cultura empresarial. El sistema está construido de tal manera que organiza tantos procesos como sea posible, al mismo tiempo que los res alta y los programa.

Dado que la optimización de procesos comerciales es un complejo de ciertas medidas, entonces, en teoría, un especialista debería hacer esto. Así es en las grandes empresas. Pero no importa cómo se construya el proceso, periódicamente necesita ser reorganizado, porque las condiciones de trabajo cambian, aparecen nuevas vacantes y procesos. Si no se lleva a cabo la optimización, surgen conflictos que impiden el normal funcionamiento de partes de la organización. Y esto, como comprenderá, finalmente se refleja en las ganancias.

Para comprender si los procesos comerciales de la empresa deben optimizarse, debe verificar si hay problemas. A continuación se muestra una lista y si al menos un elemento se refleja en las actividades de la organización, debe pensar en la optimización.

La optimización ayudará

Entonces, con el tiempo, pueden surgir problemas en cualquier organización. Son una prueba de fuego mediante la cual es fácil determinar la necesidad de optimizar los procesos de negocio de la empresa. ¿Qué problemas puede haber?

1. Las responsabilidades laborales son repetitivas. Si no solo los empleados se ven obligados a hacer lo mismo, sino también departamentos completos, esto definitivamente indica la necesidad de una reorganización. Esto no puede durar para siempre, lo que significa que el resultado será el caos, inyecciones financieras innecesarias ycompetencia injustificada entre empleados y departamentos.
2. Los líderes solo pueden administrar. Estos jefes son en su mayoría inútiles, porque no saben nada sobre marketing, economía y administración.
3. La empresa no cuenta con un sistema para mejorar las habilidades de los empleados. Esta es una omisión grave que hace retroceder a la empresa. Después de todo, si un empleado no recibe nuevos conocimientos, entonces no busca cambiar nada y está marcando el tiempo.
4. Lo perfecto es enemigo de lo bueno. Las personas trabajan en un modo y de repente deciden aumentar el nivel de actividad. Para ello, introducen un sistema informático de gestión de empleados, ventas o finanzas. Suena bien, pero a menudo los empleados hacen esto sin tener en cuenta los procesos actuales de la organización o simplemente copian los de otra persona. Como resultado, se gastaron grandes sumas sin motivo claro y no se logró el efecto económico.

¿Qué ayuda a lograr la optimización de procesos empresariales en una organización?

1. Mejora la experiencia del cliente.
2. Reduce el tiempo y los costos operativos.
3. Te permite alcanzar nuevas metas.
4. Aumenta la manejabilidad de la empresa.

Todos estos elementos afectan el costo final de los productos o servicios en la dirección de su reducción. Además, una empresa optimizada atrae muchos más clientes nuevos, lo que significa que las ganancias aumentan y la competitividad aumenta.

Cualquier uso de materiales está permitido solo si hay un hipervínculo.

Es importante comprender que todos los procesos comerciales están interconectados. Es decir, la optimización de los procesos de negocio enorganización afectará el funcionamiento de toda la empresa de una forma u otra. Para que sea menos notorio, la dirección de la empresa comienza a optimizar primero los procesos pequeños, sin gastar demasiado tiempo y dinero. Gradualmente, el modelado y la optimización de los procesos comerciales se transfiere a otros departamentos.

Los intentos de cambiar todo a la vez generalmente terminan muy tristemente y, en el futuro, el deseo de cambiar algo en el trabajo de la empresa se cumplirá negativamente.

¿Por dónde empezar?

El modelado y la optimización de los procesos comerciales comienza con el hecho de que los métodos del trabajo anterior se vuelven obsoletos. La optimización es necesaria para todas las empresas, con la excepción de las corporaciones estatales. Cuanto más rápido adopte una empresa nuevas formas de trabajar y las implemente en sus procesos, más éxito tendrá.

Aquellas empresas que están en constante evolución tienen todo un departamento que se dedica a optimizar los procesos comerciales de pequeñas empresas o grandes organizaciones. Después de todo, solo la financiación generosa de tecnologías modernas es la clave para un negocio exitoso.

Criterios de evaluación

Para optimizar adecuadamente, debe priorizar. Estos últimos se seleccionan de acuerdo con ciertos criterios. Se enumeran a continuación:

1. La importancia del proceso. Antes de optimizar el trabajo, es necesario identificar los principales procesos, cuya mejora conducirá a altos resultados. Para determinar tal proceso, es suficiente saber qué papel juega en todas las actividades de la organización. También hay una desventaja: si el proceso ya está en primer plano y efectivamentefunciona, entonces la optimización será inútil. Por supuesto, ya puede intentar mejorar el proceso, pero esto será una pérdida de fondos que sería útil para otra persona. Es mejor gastar tiempo y dinero en procesos comerciales problemáticos.
2. Problema del proceso. Suena familiar, pero ¿qué significa? En este contexto, está implícita la diferencia entre lo que se obtiene como resultado y las acciones deseadas. Es decir, si algún proceso no funciona como debería, entonces esta es una razón clara para optimizar.
3. Capacidad para implementar cambios en los procesos. La optimización de los procesos de negocio de una pequeña o gran empresa comienza con el hecho de que se elige la opción más sencilla para iniciar el proceso. Por ejemplo, eligen exactamente el que requerirá la menor cantidad de fondos posibles para mejorar, tiempo personal y recursos laborales. También es importante prestar atención a los factores negativos que inevitablemente aparecerán y tenerlos en cuenta.

Entonces resulta que debe tener en cuenta todos los criterios y factores para una reorganización exitosa. Como regla general, los procesos más grandes están sujetos a optimización, porque es a expensas de ellos que la empresa funciona.

Principios

Los métodos para optimizar los procesos comerciales son diferentes, pero antes de elegir uno, debe conocer los principios de mejora. Sin seguirlos, no logrará el efecto deseado. Considere los siguientes principios:

1. Base. Antes de comenzar a optimizar los procesos, debe comprender qué proceso es responsable de qué. Es decir, en primer lugar, debe comprender la estructura del negocio y solo luego emprender la optimización. Si esto no se hace, entoncesno está claro qué necesita ser reorganizado, lo que significa que no habrá ningún efecto.
2. Primero necesitas corregir los errores. Antes de reorganizar la empresa, es necesario eliminar pequeños errores que interfieran con la optimización.
3. Decisiones ambiguas. Este es el nombre de la situación cuando la optimización de un proceso afecta negativamente a otro. Por esta razón, antes de mejorar cualquier proceso, es necesario calcular todos los aspectos positivos y negativos y solo entonces tomar la decisión correcta.
4. Rechazo de cambio. Muchas veces los empleados de la organización no están entusiasmados con el cambio, lo que significa que se resisten con todas sus fuerzas. Además, la resistencia puede ser inconsciente o expresa.

Niveles de optimización

La optimización de procesos comerciales en logística u otras áreas se divide en varios niveles, cada uno de los cuales afecta el resultado a su manera. Por ejemplo, los procesos administrativos y de gestión son los encargados de tomar las decisiones y acciones correctas del equipo directivo. Gracias a ellos, se recopila información sobre el flujo de trabajo de la organización involucrada en el proceso comercial principal.

La eficiencia de la optimización de procesos comerciales puede ser diferente, pero en cualquier caso conducirá a una reducción de los costos financieros. El nivel que elija una empresa depende de muchos factores. Por ejemplo, si la gerencia quiere ahorrar dinero, entonces la elección recaerá en un nivel, y cuando el objetivo es lograr un resultado estratégico, la elección recaerá en otro.

Considere todos los niveles de automatización y optimización empresarialprocesos:

1. Primer nivel. Esta etapa está asociada a costos financieros. Cada departamento de la empresa crea gastos para sus propias necesidades. Pero este nivel puede llamarse el más rápido si el objetivo es reducir los costos. Esto se debe a que el nivel no afecta los intereses de otros departamentos de la empresa, lo que significa que no se necesitan aprobaciones adicionales. La desventaja del nivel se considera un pequeño ahorro. Por regla general, no supera el 20%. Es importante comprender que no todos los gastos se atribuyen a un departamento, algunos surgen durante la ejecución de la tarea. Por ejemplo, un departamento ordena información sobre el análisis de la organización a otro, en esta situación el contratista correrá con todos los costos.
2. Segundo nivel. Los ejemplos de optimización de procesos comerciales de segundo nivel aseguran que los costos se reduzcan a un proceso conjunto entre clientes y contratistas. El nivel implica la actividad de ambas partes, el trabajo unilateral es simplemente inaceptable. La reducción de costos ocurre solo cuando todos los participantes en la optimización han discutido y llegado a un consenso sobre cómo se desarrollarán los procesos y la colaboración. El segundo nivel proporciona ahorros de más del 20%, se puede utilizar para optimizar varias funciones de la empresa. La condición principal es que todas las funciones deben tener el mismo resultado y estar dirigidas a lograr el resultado.
3. Tercer nivel. Este enfoque para la optimización de procesos comerciales proporciona hasta un 30 % de ahorro. Es cierto que existen ciertas dificultades: para trabajar con gastos, debe comprender todo el sistema de negociosprocesos de organización. Esto se debe a que la optimización de este nivel contempla un gran número de actividades.

Métodos de optimización

Los procesos comerciales en cada organización proceden a su manera, pero esto no impide que los expertos destaquen los principales métodos de optimización. Considéralos con más detalle:

1. Análisis FODA. La esencia del método es estudiar las fortalezas y debilidades del proceso comercial. Este es el nombre del método de planificación estratégica, que se utiliza para evaluar los fenómenos y factores que afectan a la empresa o proyecto empresarial. Hay varios parámetros específicos del método: fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas. Los objetivos de optimizar los procesos comerciales con este método son encontrar y reparar vulnerabilidades, así como reducir riesgos y posibles amenazas.
2. Causas - consecuencias. El método se caracteriza por el diagrama de Ishikawa, o diagrama de causa y efecto. Es una de las siete herramientas más conocidas para evaluar, controlar, medir y mejorar la calidad de los procesos productivos. El método le permite encontrar la relación entre los parámetros, lo que ayuda a realizar estudios precisos del proceso comercial requerido. El diagrama facilita mucho la identificación de los principales factores que afectan el proceso de producción.
3. Evaluación comparativa. Un método para evaluar las ventajas y analizar las ventajas de los competidores y socios para identificar los factores más productivos. El benchmarking tiene algo en común con el espionaje industrial, pero no del todo. Para poner en práctica el método es suficiente la observación superficial y no la introducción al mismo.competidores.
4. Optimización y análisis de procesos de negocio en base a indicadores. Se utiliza el principio de establecer objetivos de procesos comerciales, después de lo cual se aumenta el objetivo o, si no fue posible abordarlo, se analizan los métodos para su implementación. La tecnología para optimizar los procesos de negocio es tal que, en primer lugar, se analiza el rendimiento.
5. Lluvia de ideas. El método es una discusión activa de tareas, expresando diferentes opciones. De todas las propuestas, se elige como resultado la oferta más exitosa.
6. 6Sigma. Al reducir el número de errores de producción, se logra un aumento en los indicadores de productividad.
7. Cambiando y calculando la fragmentación de procesos. El método radica en el hecho de que los componentes del proceso comercial se incrementan o reducen.
8. Análisis de la lógica empresarial. El objetivo es eliminar procedimientos ineficientes, vincular actividades paralelas, compartir la responsabilidad de los procesos y compartir los poderes de decisión, capturar la información en la fuente y procesarla en las actividades propias de la empresa.
9. Análisis de costes funcionales. El método tiene como objetivo lograr la máxima funcionalidad del objeto a expensas de costos mínimos tanto para el comprador como para el vendedor.
10. Simulación de procesos de negocio. La optimización de los procesos comerciales de logística le permite representar las acciones de las personas y el uso de tecnologías utilizando un modelo informático. Durante la simulación, se deben observar cuatro etapas: construir el modelo, ejecutar el modelo, analizar el resultadoindicadores de desempeño, evaluación de otros posibles escenarios. El método es efectivo solo si se utilizan valores reales y precisos para construir el modelo.
11. Análisis y cálculo de la complejidad y duración del proceso. El método le permite calcular el número necesario de trabajadores y la carga a la que están expuestos.
12. Análisis de la matriz de distribución de responsabilidades. Esta es una tabla visual funcional que distribuye la organización en enlaces, unidades, etc. es decir, el método le permite asignar tareas a unidades estructurales.

Pasos de optimización

El trabajo de optimización de procesos comerciales se divide en cinco etapas. Hablemos más sobre cada uno de ellos:

1. Descripción de los procesos de la organización. El análisis y la optimización de los procesos de negocio están íntimamente relacionados. Sin definir las funciones de cada departamento y empleado, es imposible iniciar una optimización efectiva. Parece que este paso parece darse por sentado, pero de hecho, la mayoría de las empresas se olvidan de él, y esto es un gran error. Es mejor iniciar procesos de aprendizaje a través de la cadena de valor. Existen empresas que brindan recursos o productos a su organización o realizan funciones adicionales que su cliente necesita. Comprender en qué etapa y cómo se forma el valor agregado del producto final. El uso de tal estrategia le permite calcular rápidamente los puntos de salida y entrada a la empresa. Por lo tanto, podrá estudiar todo el flujo de trabajo de la empresa, explicar al personal quién está haciendo qué,para separar procesos de trabajo que necesitan optimización prioritaria, para decidir formas de mejorar la calidad de un servicio o producto. Durante la investigación, comprenderá que, además de los procesos clave, también existen procesos de apoyo. Por regla general, no necesitan ser financiados, porque forman la infraestructura de la empresa y ayudan al funcionamiento continuo de los procesos principales. También hay procesos de desarrollo responsables de las ganancias futuras.
2. Designación de responsables. El sistema de optimización de procesos comerciales está construido de tal manera que no puede funcionar sin control. Por lo tanto, se designa a una persona responsable de su implementación. Además, una persona debe llevar a cabo la dirección general, mientras que otras deben controlar cada etapa. El gerente no solo debe ser obligatorio, sino también ser capaz de coordinar el trabajo de los subordinados. Dichos líderes pueden compararse con una batería eterna, porque deben trabajar constantemente y optimizar la producción. Por tal motivo, las responsabilidades del cargo deben estar claramente establecidas, para ello basta con prescribir deberes en el reglamento interno de la empresa.
3. Implementación de optimización. Así llegamos a la optimización de los procesos de negocio de la empresa. Para ella, solo está reservada la tercera etapa, porque primero debes prepararte. No pienses que toda organización está en perfecto orden. En cualquier empresa, puede encontrar docenas de problemas. Y después del descubrimiento, debe actuar de acuerdo con el plan. Primero necesita evaluar todos los procesos de la empresa, así como eliminar la repetición de responsabilidades laborales. próximo pasoserá el cálculo de tiempos para cada uno de los procesos de negocio, un análisis comparativo con indicadores promedio, ajuste a indicadores reales. A continuación, debe organizar un análisis operativo de los recursos de producción. Necesita rastrear el movimiento de valores e información en la empresa y erradicar áreas donde hay pérdida de ambos. El paso final será analizar la eficiencia del uso de recursos en cada proceso.
4. Automatización de los principales procesos de la empresa. No es de extrañar que este paso se detalle en el cuarto párrafo, porque antes de continuar, debe comprender claramente cómo se llevará a cabo la optimización. Si hay una confusión total en la empresa, no importa cómo optimice el proceso, esto no tendrá ningún sentido. Lo único que se puede lograr son grandes gastos financieros y pérdida de tiempo.
5. Evaluación de los resultados. Se ha superado la optimización de la gestión de procesos de negocio, así como la propia reorganización. Es hora de hacer un balance. Si la operación se llevó a cabo correctamente, el resultado será la eliminación de puestos y funciones repetitivas de los empleados, supervisando el desempeño del trabajo por parte de los trabajadores, reduciendo el número de errores y reduciendo la influencia del factor humano en la producción, introduciendo un sistema de factores de eficiencia que motiven a los empleados, una base de conocimiento formada sobre los procesos de la organización, reduciendo las violaciones en la producción por f alta de personal o f alta de recursos, encontrando finanzas que no están involucradas en la circulación y su liquidación, minimizando la compra de productos innecesarios.

Errores comunes

Aoptimización ha dado resultados, debemos tratar de no cometer los errores que cometen otros emprendedores. Estos son algunos de ellos.

El primer error es el planteamiento erróneo del problema. Si el gerente no sabe qué se necesita hacer exactamente para mejorar el trabajo de la empresa, entonces no tendrá éxito. El paso inicial es comprender qué resultado espera de la optimización. Por ejemplo, de nada sirve elaborar las características del departamento de contabilidad si la organización no tiene ingresos directos. La f alta de ganancias es trabajo del departamento de ventas, no del contador. Es decir, en esta situación, es necesario cambiar el trabajo de este departamento en particular, y la bonificación será un cambio en el trabajo de otros servicios. En resumen, vale la pena comenzar la optimización con una descripción de los procesos empresariales, ya hemos hablado de esto anteriormente.

El segundo error es la desproporción entre esfuerzos y tareas. A menudo, puede ver la descripción de procesos que no están absolutamente relacionados con el objetivo principal de la empresa. Un ejemplo exagerado, pero que refleja claramente la esencia, es la comunicación entre el jefe y el secretario para llamar al diputado. Está claro que el proceso no tiene sentido y no tiene ningún valor. Resulta que la organización está desperdiciando dinero en este proceso.

El tercer error es la elección incorrecta de los medios de descripción. Para caracterizar los procesos se utilizan diversos medios, incluidos programas de distintas capacidades. El costo de tales programas es bastante alto, comienza en $100 y no tiene límite superior. Está claro que la capacidad del programa debe corresponder al tamaño de la empresa. resulta que es inútiluna pequeña empresa para adquirir un programa a gran escala. La herramienta debe elegirse de acuerdo con las tareas y objetivos de la empresa, que la gerencia está tratando de resolver a través de la optimización. Pero uno no debe pensar que el software es la herramienta principal. Esta es solo una herramienta auxiliar. La optimización se ve más afectada por su organización adecuada.

Literatura complementaria

Además de la información en Internet, los líderes de las empresas también deben leer libros que les ayuden en este complejo proceso. Aquí hay algunos libros:

1. “Procesos comerciales. Modelado, implementación, gestión” por Vladimir Repin. Si decide cambiar los procesos comerciales y probar un nuevo enfoque, este libro es para usted. Esto no quiere decir que sea fácil de leer, pero sin embargo, en él se oculta mucha información importante. Cada capítulo tendrá que comprender y trabajar. La publicación incluye una gran cantidad de dibujos, tablas y diagramas que ayudan a revelar el proceso. También es digno de mención que no hay una palabra sobre esto en otras fuentes abiertas.
2. “Un enfoque sistemático para la mejora continua. Teoría de las restricciones de Goldratt de William Detmer. Todos los libros del autor están siendo barridos de los estantes como pan caliente. Y todo porque ayuda a resolver muchos problemas, como la contradicción entre la oportunidad de los servicios y la calidad, entre los costos financieros y el precio. Anteriormente, no era posible encontrar información completa del autor, pero ahora se ha publicado un libro que revela todos los secretos.
3. “Gestión de procesos de negocio. Guía prácticasobre la implementación exitosa de proyectos” por Johan Nelis, John Jeston. El libro habla sobre los principios básicos de la gestión de procesos de negocio, sus beneficios y características positivas. La publicación también es rica en ejemplos de cómo administrar. El libro es adecuado como referencia para las empresas que implementan proyectos de gestión de procesos. Esto se debe al hecho de que el material descrito informa sobre las herramientas que se pueden aplicar en la práctica y también ayuda a implementar proyectos comerciales de manera efectiva.
4. "Objetivo. Un proceso de mejora continua por Eliyahu Goldratt. La publicación explica que una persona que ve algún tipo de problema en un proyecto empresarial está obligada a construir relaciones de causa y efecto entre resultados y procesos. El individuo debe comprender los principios básicos para lograr la eficiencia del flujo de trabajo organizacional.
5. Lean Software: De la idea a la ganancia por Tom y Mary Poppendyck. La gerencia brindará asistencia en situaciones donde sea necesario para formar los procesos más efectivos. Los altos directivos deberían leer este libro, así como los directivos, desarrolladores de la empresa. Es decir, la información será útil precisamente para los involucrados en el software.

Conclusión

Como puede ver, para optimizar adecuadamente, necesita saber mucho y comprender mucho. La reorganización no ayudará si el gerente no entiende con qué está trabajando. A menudo hay muchos jefes de este tipo, lo cual es la razón del colapso de muchas empresas.

Incluso si el fundador mismo no comprende el problema, su tarea es encontrar empleados competentes quetrabajarán no por interés propio, sino porque están dedicados a su trabajo. Quedan muy pocos trabajadores desinteresados, lo que significa que si tienes suerte y los encontraste, entonces trata de no dejarlos ir. Es la competencia del personal la que determina cuánto prosperará la organización. Incluso el líder más talentoso no podrá sacar la empresa solo y, por lo tanto, no se debe descuidar la profesionalidad del personal. Después de todo, se trata de tu dinero y tu tiempo.