Gestión del conocimiento: concepto, tipos y funciones

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

En la literatura científica sobre economía, el concepto de "gestión del conocimiento" es cada vez más común. Este término es ampliamente utilizado en la investigación y el trabajo práctico, utilizado por empresas en diversos campos de actividad. La gestión del conocimiento es la gestión del proceso de reconocimiento, almacenamiento, aplicación y transmisión de datos que posteriormente pueden mejorarse y utilizarse para los fines previstos.

Definición

La gestión del conocimiento es una rama independiente de la ciencia de la gestión. Algunos expertos lo consideran una de las variedades de gestión, que debe utilizarse en cualquier actividad que requiera un manejo competente de la información y procesos analíticos.

La gestión del conocimiento significa tener una estrategia que pueda transformar todos los subtipos de capital intelectual en una mejor productividad laboral, un mejor valor para el producto final y una competitividad sostenible. El concepto de gestión del conocimiento implica un complejouna combinación que consta de varios elementos de gestión de la organización, incluida la gestión de registros de personal, el desarrollo innovador y de comunicación de la empresa utilizando tecnologías de la información modernas.

Si revela el concepto de este término desde un punto de vista científico, obtiene una especie de mezcla de disciplinas económicas, varias direcciones, enfoques y conceptos. El modelo de gestión del conocimiento en sí ha sido utilizado en la teoría y la práctica en todo momento, pero poco se conocía al respecto, ya que se le denominaba de otra manera. El sistema de gestión del conocimiento tiene un concepto cercano al marketing personal, la teoría de las relaciones con el consumidor, la reingeniería, la administración, la gestión del personal empresarial, etc.

Por el momento, es importante señalar el surgimiento de nuevas oportunidades en relación con el desarrollo de proyectos de información, la formación de redes locales e Internet. Por otro lado, la gestión de los activos intelectuales no se identifica con el uso de las nuevas tecnologías de la información en el entorno de gestión. Una parte importante de la gestión del conocimiento es elegir la tecnología adecuada para adaptar, distribuir y convertir datos.

¿Qué incluye este concepto?

El papel de la disciplina "Gestión del conocimiento" es difícil de sobreestimar, especialmente en la etapa actual, cuando hay un cambio pronunciado del desarrollo interno al externo. La rama de la gestión del conocimiento, asociada a los principios de gestión tradicionales en el campo de la innovación tecnológica, se ocupa no solo de los desarrollos científicos, técnicos y de diseño, sino que también requiere la consideración de la política de marketing.empresas, interacciones con clientes, programas de intercambio de conocimientos y experiencias con socios, etc.

Debido a que el objetivo principal de la gestión del conocimiento es fortalecer las posiciones de mercado y mejorar la competitividad, esta industria cubre varias áreas a la vez. La estructura de este concepto incluye los siguientes elementos:

• formación de nuevos conocimientos;
• estimular el crecimiento de la información;
• filtrado de datos significativos provenientes del exterior;
• utilizando fuentes probadas y buscando nuevas fuentes de información confiable;
• almacenamiento, distribución, procesamiento y aumento de la disponibilidad del conocimiento;
• difusión e intercambio de información, principalmente dentro de la empresa;
• integración de datos en los procesos de producción;
• incorporar conocimientos en decisiones importantes;
• contenido de información en el producto terminado, servicio, documentos, software, etc.;
• índice de protección de datos.

Así, para gestionar la información se requieren varias condiciones a la vez, ya que esta industria no es autónoma y no existe por sí sola. El proceso de gestión del conocimiento juega un papel importante en la configuración de la estrategia de desarrollo de cualquier organización. Esta herramienta combina y codifica la información entrante, la distribuye en las áreas correctas y la utiliza para el propósito previsto. En este modelo de gestión de organizaciones se lleva a cabo la gestión de la innovación y el aprendizaje.

En otra interpretacióngestionar el conocimiento significa influir en el costo de producción, haciéndolo más rentable, y el papel principal en su formación debe ser jugado por los activos intangibles de la organización. Mantener y desarrollar la popularidad de la marca como indicador del prestigio de la empresa es una tarea difícil que requiere un abordaje minucioso. Sin el deseo de convertir el conocimiento en valor, es casi imposible llevar un negocio a un nuevo nivel. Es la gestión de la información la que puede cambiar la forma de pensar y ayudar a alejarse de las formas obsoletas de desarrollo empresarial.

Historial de desarrollo

La gestión del conocimiento barrió el negocio de Europa occidental, EE. UU. y China hace varias décadas. La popularidad de esta dirección indica cuán importante se considera en la economía global. Los estándares de gestión del conocimiento han llegado a Rusia. Y aunque esta herramienta de información y económica ha sido utilizada por empresas nacionales hace relativamente poco tiempo, ya podemos concluir que esta área es demandada en nuestro país.

La primera mención a la gestión de conocimientos y habilidades se encuentra en las obras de Platón, fechadas en el siglo IV a. C. Hasta mediados del siglo pasado, esta dirección científica no se desarrolló de ninguna manera, estaba en modo "dormido". El interés por la gestión del conocimiento fue impulsado por los repetidos episodios de la crisis global y los cambios radicales en las formas y métodos de hacer negocios que se convirtieron en sus consecuencias. Con el tiempo, los principales actores del sector empresarial llegaron a la conclusión de que la información es el principal recurso para el desarrollo económico yprosperidad. Todos los procesos comerciales se basan en el conocimiento de la industria, lo que aumenta su participación en la formación del costo de los productos terminados.

De hecho, todas las ramas modernas de la economía que han surgido y se han extendido ampliamente en las últimas décadas se basan en la gestión del conocimiento. El desarrollo de productos farmacéuticos, ingeniería genética, industria química y otras áreas implica no solo la producción de productos terminados, sino también la difusión de conocimientos sobre nuevas propiedades de los productos químicos, métodos para su investigación, protección de patentes y promoción adicional.

Vale la pena señalar las industrias que no producen bienes de consumo. Su actividad consiste en brindar información de diversas formas: filmación de películas, series de televisión, prestación de servicios médicos y educativos, realización de capacitaciones, seminarios, así como industrias donde los productos son principalmente el resultado del procesamiento de información (desarrollo de proyectos arquitectónicos, programas informáticos, creación de la tecnología digital), etc.).

Condiciones para una gestión eficaz

La gestión del entorno de información es una de las actividades definitorias de la empresa en condiciones inestables de la economía exterior. Le permite adherirse a un enfoque integrador para la introducción de tecnologías modernas y efectivas en el campo del marketing, proyectos innovadores y gestión de relaciones públicas. La gestión de la información implica una relación simbiótica entre los aspectos de producción e implementación. Conocimiento administrativo- Este es un trabajo constante sobre el capital intelectual, además, en todas sus variedades y en cada forma por separado. Proporciona la combinación necesaria de capital humano y organizacional para mejorar la demanda de los consumidores.

Una tecnología de gestión del conocimiento bien elegida logrará los siguientes resultados:

• crear una infraestructura tecnológica bien coordinada que permita difundir el conocimiento acumulado y adquirir la experiencia necesaria;
• crear una cultura de transferencia de conocimientos y habilidades de empleados anteriores dentro de la empresa y al interactuar con empresas asociadas;
• organizar un sistema continuo de formación y perfeccionamiento del personal.

Competencia individual del personal

Para una gestión completa del conocimiento, este elemento es de especial importancia. Uno de los métodos estándar y bien conocidos para mejorar el desempeño individual de los empleados son las capacitaciones, seminarios, otros tipos de capacitación, así como la rotación de personal. La competencia personal de los empleados se puede aumentar mediante la implementación de diversas técnicas de marketing mediante el uso activo del conocimiento, la información de los clientes, los compradores, el desarrollo de bases de datos locales y herramientas de retroalimentación.

Algunos componentes de la competencia individual se utilizan para hacer crecer el capital organizacional. Este concepto significa la creación de unos pocos equipos creativos, la división del personal en grupos,lo que ayuda a conseguir un uso más eficaz de la competencia individual al transformarla en habilidades colectivas. En el concepto de gestión del conocimiento, la formación de sistemas de tecnología de la información de una empresa tiene como objetivo fortalecer la interacción de varios elementos de competencia personal y dar a los activos individuales una forma organizativa unificadora.

Funciones de gestión del conocimiento

En general, la gestión de la información es una expresión de una forma de actividad multifacética que puede considerarse tanto desde el punto de vista de la economía y los negocios, la tecnología de la información y la programación, como desde las humanidades (psicología, sociología). En esta disciplina se integran con éxito los componentes de gestión de personal, publicidad, desarrollo integral de la organización, introducción de sistemas innovadores, etc.. La gestión del conocimiento es el resultado de la interacción de todas las industrias anteriores. Las principales funciones de la gestión del conocimiento son:

• transformar la información para mejorar la eficiencia de las prácticas de la organización;
• aprendizaje continuo, adquiriendo experiencia y habilidades para implementar la estrategia de desarrollo clave de la empresa;
• crear una base de datos de clientes y utilizar el conocimiento para atraer nuevos clientes y así mejorar las ventas;
• desarrollo de un sistema de ventas estable;
• uso del capital intelectual de la empresa (humano, organizacional, consumidor);
• mejorar la rentabilidad de cualquier activo intangible, repartiendo los resultados entredesarrollando proyectos;
• crear condiciones para consolidar el conocimiento existente y apoyar proyectos innovadores específicos.

Cómo se forma el conocimiento

Al decidir implementar un sistema de gestión de la información en su empresa, primero debe determinar para qué se requiere y qué resultado ayudará a lograr. No se puede gestionar el conocimiento simplemente porque lo hacen los competidores. El sistema de gestión del conocimiento se deriva de los planes y objetivos estratégicos unificados de la organización, debe estar asociado con la planificación en varias áreas de actividad. La gestión de la información contribuye a la generación y desarrollo efectivo de ideas originales y útiles.

Para que el proceso de uso del conocimiento traiga el resultado esperado, es necesario formular consultas correctamente. Debe crearse de tal forma que posteriormente pueda ser codificado para su envío en caso de ser necesario. Dada la estructura de la solicitud, debe crear un catálogo para cada parte de la misma y determinar el propósito de uso.

Para una gestión eficaz del conocimiento de una organización, la presencia de comentarios del consumidor juega un papel importante, quien debe poder formular correctamente una solicitud e ingresar correctamente la información. Los métodos de software deben garantizar la provisión de búsqueda, decodificación y emisión rápidas de información y, si es necesario, protegerla, hacerla confidencial.

En el curso del diseño de programas informáticos para controlar el proceso de transferencia de datos, es necesario definir un formulario estándar yproporcionar información a pedido. La gestión del conocimiento se basa en el principio de asegurar la revisión y aprobación de la información y los datos de tal manera que los datos innecesarios o desactualizados se eliminen o corrijan a tiempo, volviéndose demandados y relevantes.

Maneras de motivar a los empleados

El conocimiento de los conceptos básicos de gestión juega un papel crucial en los procesos de creación y distribución de información, sin embargo, ninguna organización puede trabajar de manera productiva y eficiente sin acciones coordinadas desde el nivel administrativo.

En la etapa de desarrollo e implementación del sistema de gestión de la información, el rol de administrador debe ser asumido por el equipo que financia este proyecto y monitorea el avance de la obra. Idealmente, debe identificar de inmediato al funcionario responsable; por lo general, esta es la persona que se ocupa de la tecnología y el software. Para que el proceso de implementación de un sistema de gestión de la información se lleve a cabo con éxito, necesitará:

• designar formalmente a un administrador;
• darle competencia funcional en relación con los empleados subordinados;
• definir reglas de seguimiento;
• desarrollar criterios de evaluación del desempeño;
• introducir métodos que determinen la cantidad de capital intelectual.

Al crear una estrategia de gestión del conocimiento en una organización, es importante determinar cómo los cambios de cultura están asociados con los mecanismos para motivar a los empleados a realizar el trabajo de desarrollosistema de información y su uso fructífero en las actividades posteriores de la empresa.

La gestión del conocimiento implica el deseo de multiplicar la información disponible, esforzándose por lograr un efecto sinérgico y requiriendo una motivación mayor que una tarifa monetaria. Para una motivación eficaz, se utilizan varios métodos de motivación que contribuyen a la autorrealización.

El desarrollo del personal y el crecimiento profesional es la primera herramienta de motivación que la gerencia proporciona a los subordinados. Al usar cualquier método de gestión del conocimiento, los empleados obtienen oportunidades casi ilimitadas de promoción y adquieren una valiosa experiencia en un área en particular. En este caso, se puede ofrecer al personal cursos especiales de formación interna para mejorar sus cualificaciones y un sistema de exámenes, incluso en línea. Es importante asegurarse de que los empleados tengan acceso constante a la información y asignar recursos adicionales para que tengan la oportunidad de recibir educación durante las horas de trabajo.

Otro elemento de motivación del personal es la garantía de la demanda. Dado que el proceso de aprendizaje requiere costos, los empleados deben saber que estos costos están planificados e incluidos en el presupuesto de la empresa, por lo que se recomienda su uso en determinadas condiciones, de lo contrario, no habrá nadie que apoye el sistema de gestión del conocimiento. Por el uso de sus propios conocimientos en el manejo de la información, el empleado debe ser recompensado, su invención debe ser patentada o adquirida por la empresa en los términos contractuales establecidos en el contrato de trabajo. De lo contrariola recompensa pierde su componente motivacional y se vuelve inapropiada.

Un factor de motivación igualmente fuerte es el reconocimiento. Las funciones de gestión del conocimiento implican la capacidad de los empleados para expresarse, compartir sus opiniones y familiarizarse con las críticas. Aunque muchas veces las personas son reacias a dar su propio conocimiento en beneficio del público, si no entienden qué recompensa pueden recibir por ello. En este contexto, la organización de clubes de debate científico y el fomento de la participación activa en los mismos se convertirán en una herramienta eficaz para el desarrollo de la gestión del conocimiento. La dirección de la empresa debe asegurarse de que se respalden las publicaciones externas y los reconocimientos oficiales. Un elemento de motivación útil es la capacidad de acceder a Internet. La introducción de un sistema de gestión de la información suele ser responsabilidad de un gerente involucrado en la selección y capacitación del personal.

Dado que el proceso educativo requiere ciertos costos y recursos, debe estar constantemente bajo el control de la administración de la empresa. La gerencia debe ser capaz de evaluar la eficacia de los medios utilizados y los beneficios obtenidos de la gestión del conocimiento, monitorear y analizar las actividades de los empleados en esta dirección. El desarrollo, la implementación y la optimización de un sistema de gestión de la información no generarán beneficios inmediatos; llevará tiempo. No es necesario renunciar a la gestión de la gestión, ya que los primeros resultados se lograrán solo después de un tiempo.

Matices de la implementación del sistema

Toda organización que ha descubierto la viabilidad de utilizar un sistema de gestión de la información ha tenido que enfrentarse a una serie de dificultades. El proceso de introducción de un mecanismo de gestión suele llevar varios años. Si tomamos como base los datos de diversos estudios sobre la implementación real de la gestión del conocimiento en las actividades de las empresas consultoras, podemos destacar los principales puntos problemáticos que las empresas tuvieron que enfrentar en el proceso.

El problema más común es la imposibilidad de identificar al responsable. Independientemente del tipo de gestión del conocimiento, las organizaciones tenían que dedicar mucho tiempo a la formación del personal. Es importante comprender que esta inversión se verá recompensada con ganancias solo a largo plazo. Además, el problema de implementación puede estar relacionado con el hecho de que la alta dirección de la empresa no encuentra adecuada la gestión de la información y, por lo tanto, no está preparada para tomar las medidas necesarias para implementarla.

Genera dificultades en el desarrollo de la gestión del conocimiento y f alta de remuneración, f alta de reconocimiento. La recompensa juega un papel muy importante y hace que sea importante transformar el trabajo individual en trabajo en equipo.

Por lo tanto, el principal problema en la introducción de la gestión de la información es la f alta de un establecimiento de objetivos específicos y la f alta de un enfoque razonable para desperdiciar los recursos disponibles. Las encuestas de opinión realizadas en los Estados Unidos a fines del siglo pasado mostraron que la mayoría de los encuestados son consideradosel principal obstáculo para mejorar el sistema de gestión de la información es la cultura de la organización. La gestión del conocimiento, como nuevo hito en las actividades de las empresas orientadas a la acumulación y uso efectivo de activos intelectuales, debe ser la principal herramienta para fortalecer su competitividad y posicionamiento en el mercado.

Conclusiones

La estrategia principal de la gestión del conocimiento (gestión) tiene como objetivo crear un nuevo valor de los productos, las personas y los procesos que se venden a través de la formación e implementación racionales de datos de información en la estrategia de desarrollo empresarial. La tarea principal es obtener un rendimiento racional del uso de los recursos gastados, desarrollar tecnologías innovadoras más efectivas, mejorar los mecanismos de servicio al cliente, reducir las pérdidas del capital intelectual inactivo.

Las disposiciones conceptuales de la gestión del conocimiento pueden ser aplicadas no solo en empresas comerciales y productivas, sino también en organizaciones de tipo presupuestario, asociaciones sin fines de lucro y públicas. Además, la mayoría de las empresas sin ánimo de lucro están directamente relacionadas con la gestión de la información. Sus actividades se basan precisamente en la creación, regulación, difusión y procesamiento de diversos flujos de información y datos. Las autoridades también utilizan el modelo de gestión del conocimiento en la etapa actual.

Si consideramos la racionalidad potencial de la gestión de la información desde un punto de vista teórico, puede parecer alta. Pero, a pesar de la eficacia de este componente del proceso de gestión, su aplicación ala práctica conduce a una serie de dificultades. Esta área ha recibido poca atención en la literatura nacional hasta el momento. No hay suficiente experiencia en la aplicación del sistema de gestión del conocimiento en la práctica. En las administraciones públicas se utilizan más las tecnologías de gestión de la información que en las empresas comerciales, pero aún no se presta la suficiente atención a un aspecto tan importante del desarrollo como es la formación del personal de la organización.