Plan de gestión del proyecto: descripción, compilación, análisis

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Lo que es un plan de gestión de proyectos se puede entender entendiendo el término Gestión de proyectos. Es un arte y una ciencia al mismo tiempo, bien establecida en una economía de mercado orientada al consumidor. Es una elaboración estructurada de un plan de trabajo con la designación de metas intermedias para fechas determinadas. Como parte de su implementación, se designa un responsable del proyecto, quien realizará la obra, y los entes reguladores que vigilarán el cumplimiento de la normatividad. ¿La gestión de proyectos es siempre eficaz? ¿Quién o qué influye en el resultado final?

Aspecto teórico

El plan de gestión del proyecto siempre está asociado con implementaciones innovadoras y consta de elementos del análisis de un nuevo producto, mercado, categorías de consumidores. Su objetivo principal es resolver la tarea planificada en el menor tiempo posible con el máximo ahorro de dinero.recursos.

Por diseño, cada proyecto tiene un efecto innovador limitado. La innovación se manifiesta en un enfoque individual de la creación de bienes que difieren de bienes o servicios similares. Esta capacidad le permite refinar y modificar sistemáticamente las propiedades de un producto o servicio.

Este parámetro es una parte integral del plan de gestión de comunicación del proyecto, el desarrollo de nuevos productos, la reparación de obras de construcción o la campaña electoral, la formación de un sistema de información en la empresa.

El aspecto teórico implica la combinación de conocimientos, habilidades, formas y medios para crear un nuevo producto y servicio. Para cumplir con los requisitos del mercado y las expectativas de los inversionistas, es necesario encontrar el equilibrio óptimo entre costos, plazos, metas y calidad del proyecto que se está llevando a cabo.

El plan del proyecto debe conectar lógicamente todas las áreas de conocimiento con los recursos disponibles y el potencial de los ejecutantes.

Tipos de sistemas

Cualquier tarea, como crear un nuevo producto y luego venderlo, se puede realizar con o sin un plan de gestión de proyectos.

La primera opción se basará en el uso de un sistema matricial, que determina el responsable (gerente) del proyecto. Reportará al director, y su grupo estará formado por empleados de varios departamentos que están liberados de las tareas laborales directas durante la duración del proyecto. Dichos cambios de personal requieren cohesión del equipo y una comprensión clara de los objetivos y resultados del proyecto.

La segunda opción asume que uno de los jefes de departamento será designado responsable. Todas las tareas del proyecto serán realizadas por empleados de esta unidad. Pero, en general, los empleados no tendrán una comprensión completa de esta tarea y la percibirán como una carga adicional. Como resultado, el tiempo y los resultados pueden ser impredecibles.

Variedad de proyectos

Las empresas utilizan los proyectos en el trabajo como un método no tradicional de tomar iniciativas que no se pueden utilizar en las operaciones diarias. Su participación en las empresas aumenta cada año.

Los proyectos siempre son diferentes, pero tienen algo en común. Estas son las condiciones de tiempo limitado, la búsqueda de artistas competentes y dinero adicional. Se distinguen las siguientes direcciones:

1. Diseño arquitectónico. Para tener éxito en los negocios, es necesaria la participación de ingenieros, diseñadores, consumidores e inversores. Un ejemplo llamativo es el inventor y arquitecto de los EE. UU., B. Fuller, quien logró interesar a las personas y desarrollar un modelo de baños modulares. Estas habitaciones son una opción económica y todavía se utilizan hoy en día en la construcción de edificios residenciales.
2. Visión conceptual. El punto es crear condiciones propicias para la creación de nuevas ideas. Un ejemplo es un proyecto con compañías telefónicas en los EE. UU. que buscan una forma de proteger las cabinas telefónicas de los merodeadores. De las muchas opciones, nos decidimos por una construcción de acero inoxidable. Hoy este elemento se puede observar en la puerta de entrada.en muchos edificios.
3. Planificación. Es muy importante construir una secuencia de ejecución del proyecto. Por ejemplo, de acuerdo con este criterio, el Parque Nacional de Yellowstone logró implementar el plan maestro para el intercambio y su mantenimiento.
4. Construcción de objetos. El trabajo se enfoca en el cumplimiento de las normas y reglas de construcción, así como en el control sistemático de cada etapa. La ausencia de un organismo de control puede conducir a la destrucción del objeto con daños imprevistos.

Antes de decidirse por uno de los enfoques, es necesario desarrollar un plan de gestión de calidad para el proyecto. En la producción de equipos médicos o medicamentos, es mejor centrarse en la calidad de las etapas de planificación. En el caso de que el producto terminado deba reutilizarse de un área a otra, por ejemplo, la instalación de sistemas de aire acondicionado y calefacción en edificios de varias plantas, la atención se centra en el control.

Factor de éxito

El plan de gestión del proyecto es hoy una parte integral de un resultado exitoso. En el pasado, su creación fue característica de las áreas tradicionales de producción (defensa, energía, construcción). Actualmente, este enfoque es utilizado por casi una de cada dos empresas, o más bien, el 45% de todas las organizaciones. Estos incluyen instituciones financieras que brindan servicios y bienes a la empresa.

A menudo, una empresa centrada en el producto siente la necesidad de modificarlo sistemáticamente en respuesta a los nuevos requisitos de los clientes. En este caso, creandoplan de gestión de proyectos. Hoy en día, la mayoría de las organizaciones funcionan con este enfoque.

Consejos para crear un plan

En la práctica, muchas empresas en sus esfuerzos encuentran dificultades y quiebran. Por ejemplo, Lockheed, que fracasó con el avión L-1011, o el proyecto Deep Tunnel, destinado a aumentar la infraestructura de alcantarillado de la ciudad de Chicago. Las empresas han incurrido en grandes costos, tratando de mantener lo que lograron hacer y vender hasta cierto punto: su producto.

La razón principal de las fallas fue que no se llevó a cabo el desarrollo detallado del plan de gestión del proyecto, y la gestión de la empresa estuvo completamente enfocada en el resultado final, y no en etapas sucesivas para lograr la meta.

Para implementar una empresa exitosa, es necesario desarrollar un concepto con una secuencia clara de acciones, teniendo en cuenta los siguientes consejos:

1. Ver el proyecto de un tercero. Esta técnica le permitirá evaluar objetivamente lo que está sucediendo, revisar situaciones, resolver problemas que han surgido y revisar costos;
2. Delegar la toma de decisiones. Tal enfoque proporcionará una comprensión de los objetivos intermedios del proyecto, aumentará la efectividad varias veces;
3. Haz un plan alternativo. Las opciones adicionales para resolver los problemas que han surgido ayudarán a ahorrar tiempo y dinero. Y dividir el concepto en varias partes lo acercará a su finalización.

Responsable de la gestión

Plan de Gestión de la CalidadEntonces, un proyecto es efectivo cuando su líder cumple con ciertos criterios. Seleccionar a una persona que sea capaz de llevar a cabo las actividades necesarias y llevar a la empresa a un nuevo nivel es una empresa arriesgada. Sin embargo, es mejor no retrasar la solución del problema.

Los principales atributos del candidato deben ser la responsabilidad, la ambición, la capacidad de gestionar personas y un alto nivel de competencia. En la práctica, esto no es suficiente, porque también necesita conocer el contenido del trabajo. El plan de gestión del alcance del proyecto en la mayoría de los casos consta de etapas:

• desarrollo de documentación;
• distribución de poderes y tareas;
• aprobación del plan de trabajo;
• creando escenarios para situaciones inesperadas.

Finalmente, es mejor dar preferencia a los solicitantes motivados y autonominados. Esto muestra la característica principal de un líder: la capacidad de tomar decisiones serias rápidamente.

Riesgos del proyecto

El plan de gestión de riesgos es un sistema estructurado para identificar factores, evaluarlos y responder a ellos. Consiste en normas de pronóstico disponibles y aceptables en términos de las consecuencias de un escenario.

Hay varios niveles de gestión de riesgos en los negocios:

• identificar enfoques y elaborar un plan de acción;
• buscar riesgos que puedan cambiar el resultado del proyecto;
• evaluación de riesgos cualitativa y cuantitativa;
• desarrollo de métodos y procedimientos para reducir posibles amenazas;
• seguimiento de la ejecución de todo el ciclo del proyecto.

Recursos

Puede influir en el aumento de los resultados finales del concepto, así como reducir el costo y el tiempo del trabajo, eligiendo tecnologías modernas, empleados calificados y recursos financieros para completar la tarea. Las tecnologías utilizadas y el plan de gestión de recursos del proyecto se consideran herramientas clave para el éxito de la empresa.

Junto con la clave, se necesitan herramientas adicionales para administrar la clave. Por ejemplo, se pueden celebrar contratos que le permitan atraer los recursos necesarios en el momento adecuado. Los barcos atribuyen el sistema de gestión de personal y el concepto en sí, la formación de la interacción de información de todos los participantes.

Clasificación

El análisis de los planes de gestión de proyectos incluye dos elementos: una evaluación de la estructura y un examen del grado de implementación. Se necesita un análisis para comprender completamente cómo el concepto es efectivo en términos de recursos invertidos.

El primer elemento incluye una evaluación por parte de los empleados de indicadores, tareas, resultados finales del trabajo. Aquí, se realizan ajustes al proceso de trabajo futuro. Todos los procesos posteriores estarán relacionados con el elemento de análisis de rendimiento, en el que se registra el trabajo realizado y se desarrollan los pronósticos.

La mayoría de las empresas utilizan un sistema de evaluación de criterios de concepto, donde evalúan los costos, la duración del trabajo y su calidad. Si no se cumple alguno de los criterios, se forma un plan de gestión de cambios del proyecto. En este caso, hay una revisión de los valores de los indicadores, tareassiendo ajustado.

La etapa final del análisis es la comparación de los resultados obtenidos con los planificados.

Circunstancias imprevistas

La compostura del director en situaciones imprevistas y su adecuada evaluación de los problemas que han surgido juegan un papel importante en la implementación del plan de gestión del proyecto.

La f alta de esta cualidad en un líder y la f alta de tiempo para considerar las consecuencias de algunas decisiones son las principales causas de los problemas. Las tareas no resueltas que aparecieron al comienzo del trabajo pueden no ser resueltas, lo que conducirá a plazos incumplidos o costos económicos innecesarios. Al mismo tiempo, el miedo y la incertidumbre en las acciones del liderazgo pueden extenderse rápidamente a todo el grupo de trabajo. Este es un comportamiento psicológico. Por eso es muy importante que un líder tenga concentración y no pierda la compostura escondiendo emociones.

Versatilidad del proyecto

Cualquier plan de gestión de proyectos requiere que se aborden muchas tareas simultáneamente. Al mismo tiempo, cada pregunta debe responderse con precisión y detalle. Cualquier matiz emergente determina el destino del proyecto en sí. El problema de la prevención de riesgos se resuelve principalmente a través de un enfoque competente de especialistas.

Para implementar un proyecto exitoso, debe observar la velocidad con la que se completan las tareas, mostrar atención a los detalles, delegar el trabajo a colegas y evaluar su calidad en todas las etapas del lanzamiento de un proyecto.

Atención al detalle

Realizar análisis de mercado, análisis FODA, cálculo de flujo de caja yotros indicadores clave proporciona un aumento en la eficacia del proyecto. El plan de negocios de gestión de proyectos no solo define el tipo de empresa que se está implementando, sino que también incluye proyecciones de ingresos y gastos. Incluye los siguientes elementos:

• descripción del negocio;
• estrategia de marketing;
• evaluación de competidores;
• procedimientos operativos;
• personal.

Planificar como un todo

Todos los empleados del proyecto actúan como parte de un todo único, porque el resultado final depende de sus acciones.

Cada participante, dentro de su área de responsabilidad, influye en el espíritu del grupo de trabajo y en la eficiencia del trabajo en general. En la gestión, es importante no hacer campaña constantemente para la implementación de las tareas establecidas para lograr los indicadores de desempeño requeridos, sino asegurarse de que cada participante sienta su importancia en la causa común.