2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
En comparación con una conferencia de prensa, una sesión informativa es un medio más eficaz para informar al público, y por lo tanto a los clientes potenciales, sobre su negocio, sus oportunidades, perspectivas y beneficios de la cooperación. Una sesión informativa hábil crea una primera impresión positiva, presenta favorablemente las novedades, destaca las tendencias y le permite responder rápidamente a los eventos que ocurrieron hace solo unas horas.
La esencia de este evento está descrita con elocuencia por la palabra inglesa brief (corto, conciso) que se encuentra en su raíz. En la práctica de las relaciones públicas, esto significa que la duración máxima de un briefing no puede exceder los 30 minutos. También los hay exitosos que caben en un cuarto de hora, pero en este caso deben ser realizados por un verdadero profesional de relaciones públicas con mucha experiencia en este campo.
El tiempo extremadamente corto le permite prescindir de una sala especialmente adaptada, lo que le permite organizar un evento literalmente "conruedas", "sobre la marcha", proporcionando solo espacio de pie para oradores y periodistas. Por lo tanto, una sesión informativa es posible en casi cualquier vestíbulo de un edificio administrativo, hotel o aeropuerto. Al mismo tiempo, agua mineral, café, sándwiches, etc. no se sirven.
Para convertir una sesión informativa en una especie de acción de relaciones públicas que atraiga la atención de la sociedad, primero debe adherirse estrictamente al esquema de conducta generalmente aceptado. Debido al cronograma extremadamente ajustado, el programa informativo se s alta la presentación obligatoria de la conferencia de prensa y s alta directamente al meollo del asunto tal como lo presentan los oradores en una breve declaración informativa.
El texto de la declaración se prepara de antemano, debe elaborarse y pulirse de antemano. Su objetivo es exponer información o una posición de manera tan clara que no se pueda presentar de manera inexacta o tergiversada en los medios de comunicación. La declaración también debe ser concisa y comprensible para los periodistas para que no sigan aclarando preguntas que complican la sesión informativa.
Su tiempo se divide en dos partes desiguales. Aproximadamente un tercio del tiempo se dedica a una declaración o mensaje de información. Los dos tercios restantes son un bombardeo: los periodistas hacen preguntas breves y reciben las mismas respuestas breves pero ricas en información. Al mismo tiempo, es muy deseable que a los disertantes asistan personas que tengan una reacción rápida y clara ante cualquier duda y capacidad para responderlas adecuadamente.
Para que la sesión informativa tenga éxito, su presentadordebe manejar la situación todo el tiempo y, como un surfista, "mantener la ola". Su tarea es asegurar la máxima presentación de la información por parte del orador y al mismo tiempo observar estrictamente el marco de tiempo para no convertir el evento en una conferencia de prensa.
Realizar una sesión informativa es impensable sin un trabajo preparatorio competente y oportuno realizado por gerentes de relaciones públicas. Incluye notificar a los medios sobre el lugar y la hora del evento, delinear su línea principal, aclarar los temas principales, planificar el orden de los discursos. Antes del inicio de la sesión informativa, es necesario verificar nuevamente qué tan preparado está el lugar para la misma y si el equipo de audio y video está funcionando. Es aconsejable, si es posible, eliminar las fuentes de ruido y efectos de iluminación que distraigan del lugar.
Es necesario preparar un paquete de materiales con anticipación, en el que el tema de la sesión informativa se presente en forma de resumen o resumen sin opiniones personales ni citas.
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