Documento informativo: tipos, forma, muestra y diseño

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La documentación adecuada es importante para cualquier organización, ya que le permite participar de manera competente en el negocio principal y no tener miedo de las auditorías fiscales y de otro tipo. Los documentos informativos se preparan en varios tipos y formas. Los tipos de documentación difieren según el tipo de empresa, su giro comercial y muchos otros factores.

Concepto general

El documento de informe refleja un conjunto de indicadores con los resultados del trabajo de la empresa para el período seleccionado. Los informes pueden contener tablas con datos contables, estadísticos y de otro tipo. El informe es el resultado del trabajo de contabilización de la información.

Los informes se elaboran según los formularios recomendados por el Ministerio de Hacienda y el Servicio Estatal de Estadística. Pueden ser resúmenes para industrias específicas, así como para áreas territoriales: distritos, regiones, a lo largo de la totalidad de la economía.

Los documentos informativos se pueden clasificar por tipo, período, cantidad de datos y grado de generalización.

Variedades

Por tipo, los informes se dividen en:

• contabilidad;
• estadística;
• operativo.

La contabilidad son datos de propiedad sistematizadosorganización, sus finanzas, resultados del trabajo. Los documentos contables informativos se preparan de acuerdo con la información contable.

Los datos estadísticos se preparan de acuerdo con los registros estadísticos, contables y operativos.

Los informes operativos se preparan en base a materiales operativos para ciertos intervalos de tiempo: una semana, un mes, una década, etc. Esta información lo ayuda a mantener el control operativo sobre los procesos de trabajo en su organización.

La frecuencia de preparación de los documentos informativos puede ser:

• intraanual - por día, cinco días, diez días, mes, trimestre, medio año.
• annual es un resumen del año.

Los informes estadísticos intraanuales están actualizados y la contabilidad es intermedia.

El grado de generalización de la información en los informes puede ser diferente. Según este indicador, los informes son:

• primary - son compilados directamente por la organización;
• consolidado: preparado por instituciones superiores.

Cualquier informe debe proporcionar datos confiables sobre las actividades de la organización, su posición financiera, los resultados del trabajo, cualquier cambio en esta información.

Apariencia y contenido

Las formas de los documentos de informes están aprobadas por las reglamentaciones estatales.

Cada empresa mantiene informes internos, que brindan información sobre la implementación de planes, instrucciones de la gerencia. Estos informes son preparados por especialistas de varios departamentos de la empresa y presentados a la gerencia. Tal documentación puedellamarse informe o ayuda.

Los informes dentro de las instituciones se realizan de forma gratuita. Se presentan en hojas de papel o en papel membretado de la organización.

Los siguientes datos son obligatorios en el informe:

• nombre de la organización;
• nombre de la unidad estructural o departamento de la empresa;
• nombre del documento;
• su fecha y número;
• título;
• texto directo con los resultados del trabajo;
• firma;
• aprobación o resolución.

El texto del informe contiene información completa sobre el trabajo realizado, el análisis de los resultados de la actividad. Se extraen conclusiones, si es necesario, se hacen propuestas. A menudo se adjuntan notas explicativas a los informes. La fecha del informe debe ser consistente con la aprobación del gerente.

Viajes de negocios

Un tipo separado de informes son los documentos de informes para alojamiento en hoteles en casos de viajes de negocios de especialistas.

Los gastos de viaje incluyen el costo del alquiler de una habitación de hotel. La empresa está obligada por ley a reembolsar al empleado todos los gastos de habitación de hotel.

Un empleado que ha regresado de un viaje de negocios proporciona uno de estos documentos:

• cuenta;
• verificar;
• recibo.

¿Cuál de estos documentos será el más correcto y no generará preguntas por parte de las autoridades fiscales?

Si el hotel no utiliza equipo de caja registradora, entonces el empleado del hoteldebe llenar un formulario especial. Puedes llamarlo de diferentes formas: recibo, cheque, comprobante.

Requisitos de formulario

Cada hotel tiene su propio formulario, pero emitido de acuerdo a los requisitos aprobados. Los documentos de declaración de alojamiento cumplen los siguientes requisitos:

• el informe contiene detalles (nombre de la organización, su número, serie, dirección, TIN, sello);
• el formulario en sí se realiza en una imprenta o utilizando sistemas automatizados que están protegidos contra el acceso no autorizado y almacenan información durante cinco años;
• se asigna número de documento y serie.

Si un empleado presentó un documento que no cumple con los requisitos aprobados, y la empresa lo aceptó y lo llevó a cabo, en caso de reclamos de los empleados fiscales, la organización podrá defender sus costos en los tribunales.

Si el hotel tiene taquilla

Por lo general, los hoteles tienen cajas registradoras. Luego, los documentos de informes para el alojamiento no se completan y el empleado recibe un recibo de efectivo. Es él quien habla sobre el registro y el pago de una habitación de hotel.

El cheque puede ir acompañado de una factura u otro documento que proporcione información sobre el registro de un determinado empleado.

Si a un empleado se le emitió un recibo y una orden de pago en lugar de un cheque, en tal situación, puede haber problemas por parte de los especialistas en impuestos al compilar los informes. Por supuesto, la empresa puede defender sus intereses ante los tribunales, pero este procedimiento no es demasiado sencillo.

Los recibos de PKO también se proporcionan como documentos de informes para el alojamiento en un hotel. También son aceptados y por lo general no provocan preguntas innecesarias. Los recibos se consideran documentos oficiales que acreditan la aceptación de dinero por parte de la dirección del hotel.

En caso de documentos f altantes

También hay situaciones en las que un empleado no proporciona un solo documento. Luego, el contador solicita del hotel un certificado de residencia de una persona en particular. Y la propia empresa debería tener información sobre el período de viaje de este empleado.

Estos matices pueden dar lugar a disputas con los funcionarios fiscales, que normalmente se resuelven en los tribunales a favor de la organización.

Las situaciones de no presentación de documentos pueden explicarse por el hecho de que el empleado no vivía en un hotel, sino en un apartamento alquilado. En este caso, la empresa paga el costo del alquiler de la vivienda, el empleado no corre con ningún gasto, lo que significa que no se le compensa.

A menudo, los contadores hacen la pregunta: ¿cómo tener en cuenta los costos de los impuestos? Una empresa puede informar, al gravar sus utilidades, los gastos incurridos en el arrendamiento de una vivienda, pero sólo por el período en que efectivamente vivió en ella su empleado. Los gastos en todos los demás períodos se considerarán gastos irrazonables y no serán aceptados por las autoridades fiscales.

La preparación de documentos informativos es un momento importante y crucial en las actividades de cualquier organización. Como regla general, esto lo hace el personal de contabilidad o los jefes de los departamentos estructurales.empresas En caso de dificultad, puede utilizar los servicios de empresas de terceros.