Informe de tarjeta corporativa: ejemplo. Contabilización de una tarjeta bancaria corporativa

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2024-01-17 18:47

Recientemente, los pagos con tarjetas corporativas se han vuelto comunes para la mayoría de las empresas. Estos instrumentos de pago son fáciles de usar.

La contabilidad de las tarjetas corporativas es bastante sencilla. Los contadores experimentados, por regla general, no tienen problemas para registrar transacciones. Pueden surgir dificultades al compilar un informe sobre una tarjeta corporativa por parte de un empleado a quien se le emitió. A continuación, considere las características del reflejo de las transacciones.

Información general

Las tarjetas corporativas se denominan tarjetas bancarias, cuyos fondos pertenecen a la organización. Se utilizan para sufragar los gastos en que incurren los empleados como parte de sus actividades profesionales.

Es posible pagar con una tarjeta corporativa para gastos de viaje, negocios y hospitalidad. Este instrumento de pago no se utiliza para fines personales del trabajador, acreditando sus ganancias, así como beneficios sociales.

Vistas

Hay tarjetas de crédito y liquidación (débito). Mediante el usoel último pago se realiza a expensas de los fondos retenidos en la cuenta de la empresa, o sobregiro.

En las tarjetas de crédito, respectivamente, las liquidaciones se realizan a expensas de los fondos prestados proporcionados por la estructura bancaria.

Características de la operación

La reposición se realiza mediante transferencia bancaria. Para ello, se envía una orden de pago a la entidad bancaria.

Los fondos se gastan solo con el uso de la tarjeta. Pueden ser transacciones ordinarias que no sean en efectivo y retiros de efectivo.

Las tarjetas de empresa no están sujetas a los límites de liquidación establecidos por el Banco Central para pagos en efectivo. Por su parte, las entidades bancarias, guiadas por las recomendaciones del Banco Central, pueden fijar un límite para la emisión. Por ejemplo, en una tarjeta corporativa de Sberbank, la cantidad máxima es de 100 mil rublos por día.

Ventajas de los instrumentos de pago

Se pueden destacar las siguientes ventajas de utilizar tarjetas corporativas:

• Controlar los gastos de los empleados. En primer lugar, todas las transacciones se reflejarán en la cuenta de la empresa. En segundo lugar, se genera un informe de tarjeta corporativa, que refleja todos los gastos incurridos durante un período específico.
• Posibilidad de usar fondos en cualquier momento. El acceso al dinero en la cuenta es continuo.
• Bloqueo rápido de la tarjeta en caso de problemas.
• La posibilidad de utilizar fondos en viajes de negocios al extranjero. No es necesario comprar moneda extranjera al salir de la Federación Rusa. Al mismo tiempo, desde Rusia es posiblereponer rápidamente la cuenta de un empleado que se encuentra en el extranjero.
• Ahorro de tiempo significativo al reservar y pagar boletos, habitaciones de hotel.

Aviso del Servicio de Impuestos Federales y Fondos

La información sobre la cuenta abierta debe enviarse a la UIF, VSS y al servicio de impuestos. Actualmente, la notificación es enviada por la propia entidad bancaria que atiende la cuenta.

La notificación se realiza dentro de los 7 días (laborables).

Matices importantes

Las tarjetas corporativas para personas jurídicas se emiten para empleados específicos de la empresa, es decir, están registrados.

El reflejo de las operaciones contables en tarjetas corporativas se lleva a cabo, por regla general, en una cuenta separada.

Se puede abrir una cuenta bancaria tanto en rublos como en moneda extranjera. En este caso, en el primer caso, no es necesario abrir una cuenta adicional en moneda extranjera. De acuerdo con el Reglamento del Banco Central N° 266-P, el pago con tarjeta corporativa también se puede realizar en una moneda diferente a la moneda de la cuenta. Al recibir, por ejemplo, dólares, el sistema del banco convertirá la cantidad requerida (convertir automáticamente rublos en dólares).

Fines de gasto

Los actos reglamentarios establecen una lista de operaciones que se pueden realizar en moneda extranjera utilizando una tarjeta corporativa:

• Recibo de moneda extranjera en efectivo en el extranjero de la Federación Rusa para pagar hospitalidad, gastos de viaje.
• Pago de gastos (representante/viaje) en organizaciones comerciales/de servicios en moneda extranjera fuera de Rusia.

Otras operaciones se consideran ilegales. El control del cumplimiento del listado lo realiza la estructura bancaria.

Documento de organización local

La empresa debe desarrollar una ley que defina las reglas básicas para el uso de tarjetas corporativas. Este documento debe estar instalado:

• Lista de transacciones y gastos que un empleado puede realizar.
• Límites de liquidación.
• Procedimiento para la presentación de un informe sobre una tarjeta corporativa.
• Información sobre la inadmisibilidad de revelar el código PIN a terceros.
• La fecha límite para que un empleado envíe un informe anticipado sobre una tarjeta corporativa. En el mismo párrafo, es recomendable enumerar los documentos que confirmarán la información.

También:

• El círculo de empleados con derecho a recibir tarjetas corporativas se determina por orden del jefe.
• Concluir acuerdos de responsabilidad con los empleados correspondientes.
• Los empleados-titulares deben estar familiarizados con el procedimiento para usar tarjetas de firma.

La devolución y emisión de instrumentos de pago se lleva en un libro mayor especial.

Características de la reflexión

La contabilidad de la cuenta corriente se mantiene en la empresa en la cuenta. 55. Se le abre una subcuenta 55.4.

Si la cuenta tiene saldo mínimo, es recomendable crear subcuentas de segundo orden: "Saldo mínimo" y "Límite de pago".

Si una organización ha abierto varias cuentas (para cada tarjeta), entonces la subcuenta 55.4 es creada pora cada uno de ellos. Si se emiten varias tarjetas de diferentes empleados que realizan pagos dentro del límite general a una cuenta, la empresa determina de forma independiente la necesidad de mantener registros analíticos en el contexto de los titulares.

En los casos en que una tarjeta corporativa esté vinculada a una sola cuenta corriente, es recomendable crear una subcuenta a la cuenta. 51 o 52.

Contabilidad

Las reglas para registrar transacciones se presentan en la tabla por conveniencia:

bd	cd	Destino	Confirmación
55.4	51	Transferir el monto del límite de pago y el saldo mínimo (en rublos) de la cuenta de la empresa a la cuenta de la tarjeta (rublo)	Orden de pago, extracto bancario.
55.4	52	Transferencia del límite de pago y saldo mínimo en moneda extranjera de una cuenta en moneda extranjera a una corporativa.	Documento de pago, extracto bancario.
55.4	67, 66	Recepción de fondos de crédito en la cuenta de la tarjeta en la fecha de un solo abono, si se ha concluido un acuerdo apropiado con la estructura bancaria	Orden bancaria, extracto bancario.
55.4	66	Recibo de fondos de crédito a la tarjetacuenta el día del pago con fondos de crédito de una organización bancaria en ausencia de dinero propio de la empresa, si se ha firmado un acuerdo de sobregiro con el banco	Extracto bancario, orden judicial.
91.2	51, 52	Pago de comisiones bancarias por emisión, emisión y mantenimiento de una tarjeta	Extracto bancario, extracto contable.
91.2	66	Cálculo de los intereses de un préstamo proporcionado por una tarjeta corporativa	Extracto bancario, extracto contable.
66	51, 52	Transferencia de fondos para pagar un préstamo o intereses sobre un préstamo recibido en relación con el uso de una tarjeta	Orden de pago (documento), extracto bancario.

Para reflejar la recarga de una tarjeta corporativa en "1C" se utiliza el documento "Cancelación de cuenta". Se encuentra en la sección "Banco y caja".

Contabilización de liquidaciones

Hay dos opciones para registrar transacciones: simplificada y académica. Sus características se muestran en las tablas.

Método simplificado

bd	cd	Destino	Confirmación
71	55.4	Reflejo de la cantidad de trabajo pagado por la tarjeta,servicios, bienes, así como efectivo retirado de la tarjeta en el contexto de los titulares (empleados informantes) en la fecha indicada en el extracto bancario	Extracto bancario con aplicación de descifrado para tarjetas corporativas.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 etc.	71	Reflejo de materiales, obras, servicios pagados, de acuerdo con el informe de avance presentado por el trabajador con sus comprobantes adjuntos, a la fecha del informe.	Facturas, boletos, recibos, cheques, comprobantes originales, cheques de cajero automático, etc.

Versión académica

bd	cd	Destino	Confirmación
10, 20, 26, 44, etc.	71	Reflejo de materiales, obras, servicios pagados con tarjeta corporativa, de acuerdo con el informe con documentación de respaldo a la fecha de su presentación	Boletos, recibos, boletas originales, recibos terminales, etc.
71	57	Reflejo de una transacción realizada con una tarjeta, pero no contabilizada en una cuenta bancaria	Referencia contable.
57	55.4	Reflejo del monto de los bienes pagados, obras, servicios, efectivo retirado de la tarjeta, en el contexto de los sujetos obligados el día en que se reflejan en un extracto bancario	Extraerbanco con descifrado por tarjetas.

Si la fecha del informe de la tarjeta corporativa coincide con el día en que se refleja la transacción en el extracto bancario, las transacciones se realizan según la primera opción.

Además, para ambas opciones, se debe tener en cuenta la cantidad de daño:

bd	cd	Destino	Confirmación
73.2	55.4	Reflejo del monto de los daños materiales causados por la f alta de documentos de respaldo por parte del empleado o en relación con el uso de los fondos de la tarjeta para necesidades personales	Extracto bancario, extracto contable.
50, 70	73.2	Compensación por daños de un empleado a través de la caja de la empresa o mediante deducción de ganancias	Estado de cuenta, orden de recibo.

Informe de tarjeta corporativa: ejemplo

El empleado que recibió los fondos para el informe debe proporcionar un documento que describa todos los costos incurridos. Se adjuntan documentos de respaldo. Las instrucciones correspondientes se establecen en el orden aprobado por el Banco Central.

Orden del Comité Estatal de Estadística de 2001 aprobó la forma estándar del informe AO-1.

En el formulario, sin embargo, no hay líneas en las que pueda reflejar transacciones en tarjetas corporativas. Hay dos formas de arreglar la situación:

• Complementa el formulario estándar. Tal y como establece la Orden, la organizacióntiene derecho a agregar líneas adicionales al formulario unificado.
• Desarrolle un formulario usted mismo. Los formularios unificados a partir del 2013-01-01 no se consideran obligatorios para las empresas. La disposición correspondiente se deriva de la Ley Federal No. 402.

Consideremos un ejemplo. Al empleado se le emitió una tarjeta corporativa de Sberbank, en la que están disponibles 50 mil rublos. Se le indicó que comprara un dispositivo multifuncional, cuyo costo es de 110 mil rublos. De acuerdo con la orden de pago, se transfirieron 65 mil rublos a la tarjeta. Después de comprar el dispositivo, el saldo resultó ser de 5000 rublos.

El contador de la empresa complementa la forma estándar del informe con varias líneas. En primer lugar, se proporcionan columnas para reflejar los montos de los fondos a partir de la fecha en que se utilizó la tarjeta:

• "Saldo en la tarjeta". Esta línea se llena si el empleado no entregó el instrumento de pago.
• "Emitir tarjeta …". Esta línea contiene información si el instrumento de pago se emitió antes de la ejecución de la tarea.

El saldo de la tarjeta se reconoce como igual a 0 en las condiciones del ejemplo, ya que la tarjeta se emitió al empleado antes de que se completara la asignación. La línea "Emitida una tarjeta" indica su número y el monto disponible.

Para reflejar la reposición de fondos, se agregó al informe la columna "Orden de pago". Aquí se indica la fecha, número de documento.

La línea "Total" debe contener el monto del saldo en la tarjeta emitida y el monto de la transferencia adicional. Según las condiciones del ejemplo, el total es 115RUB mil

En el reverso del informe, se deben enumerar los documentos mediante los cuales el empleado confirma los gastos incurridos. El empleado debe indicar la fecha del gasto y el monto.

Retiro de efectivo

Al desarrollar un formulario de informe, es necesario prever una situación en la que el empleado no podrá pagar los servicios o bienes mediante transferencia bancaria. En consecuencia, el empleado tendrá que cobrar la cantidad requerida.

Para reflejar tales transacciones, se agregan las siguientes líneas:

• "Retirado de la tarjeta".
• "Efectivo gastado".
• "Añadido a la tarjeta a través del terminal".
• "Saldo de caja".

Todas las transacciones con fondos se reflejan en el anverso del informe.

Recibo de recibo del documento

El empleado responsable debe presentar un informe a un contador o jefe de la empresa. Después de eso, el documento es revisado y luego aprobado por el director de la organización.

Se acreditan bienes, servicios adquiridos por un empleado. El empleado recibe un recibo por la aceptación del informe: la parte inferior del formulario. Si no se proporciona en el formulario desarrollado por la empresa, el recibo se redacta de forma arbitraria.

Aprobación del formulario

De acuerdo con las reglas generales, el jefe debe aprobar el formulario desarrollado por la empresa de forma independiente. Tal requisito está establecido en la Ley Federal N° 402. El mismo requisito se aplica si la organización utiliza una forma unificada.

Por lo general, muestraslas formas de los documentos primarios se dan en los anexos de la orden de aprobación de la política contable.

Abrir una cuenta

Para crear una cuenta con tarjetas corporativas, la empresa primero necesitará los documentos necesarios para abrir una cuenta regular. Además, debe escribir una solicitud, cuyo formulario es proporcionado por el banco. Está escrito para cada empleado-titular de la tarjeta. También se adjuntan documentos mediante los cuales se identifican los empleados relevantes. Esto, en particular, se trata de un pasaporte, así como de documentos que confirmen las relaciones laborales con la empresa (una copia del contrato). El banco puede solicitar otros documentos si es necesario.