2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
En el puesto de "Gerente de oficina", la mayoría de los empleadores ven a un empleado que realiza una amplia gama de funciones. El objetivo de introducir esta unidad en la plantilla es garantizar el buen funcionamiento de la oficina o incluso de varios servicios encargados de ello. Si no necesita una secretaria ordinaria que responda llamadas, reciba correo y visitas, entonces, por supuesto, un gerente de oficina es un líder, ya que este empleado necesita ciertos poderes y autoridad. Sin esto, no podrá cumplir con eficacia las funciones que se le asignan.
Como parte de su tarea principal, la lista de deberes que debe realizar un gerente de oficina debe cubrir al menos cinco áreas. Al mismo tiempo, debe entenderse que la oficina no es una habitación donde se sienta el jefe, sino un lugar donde todavía se realizan funciones administrativas y gerenciales. Esto significa que su calidad y plazos dependerán de cómo se construya el trabajo del administrador de la oficina.
Responsabilidades gerenciales. Estos incluyen la planificación de oficinas, la estructura organizativa, la gestión de empleados, la cultura corporativa, el desarrollo de políticas.comunicación con las contrapartes y control sobre su cumplimiento.
Funciones administrativas. Abarcan la organización del trabajo de oficina, el establecimiento de relaciones entre servicios, la distribución del espacio de oficina entre los empleados.
Tareas del hogar. El gerente de la oficina debe organizar la compra de equipo de oficina, papelería, consumibles y equipo doméstico. Además, debe garantizar la limpieza de la oficina, el mantenimiento del equipo de oficina, el pago oportuno de las facturas de servicios públicos, el alquiler, etc.
Deberes de control. Esta área de actividad incluye la realización de auditorías, revisiones, inventario de activos materiales, documentación.
Informes. Incluyen la preparación de documentación de informes (información) para el gerente.
Dependiendo del tamaño de la organización, este empleado puede ser un solo ejecutivo con autoridad gerencial (para empresas pequeñas) o puede estar al frente de todo un departamento. Al mismo tiempo, el jefe de la organización debe comprender que el deseo de universalizar a los empleados, imputando cosas que son competencia de otros servicios a sus funciones, no siempre está justificado. Por ejemplo, no debe cargar a dicho empleado con contabilidad, gestión de personal, etc. Tal mezcla generalmente afecta negativamente la calidad del trabajo. La razón de esto radica en el hecho de que estas responsabilidades son mucho más amplias que las responsabilidades de mantener la oficina, impregnan toda la organización en su conjunto. Por lo tanto, al escribir un currículum, un gerente de oficina debe hacerconcéntrese en la experiencia laboral y las habilidades en las cinco áreas de actividad anteriores, en lugar de distribuirlas en una gama demasiado amplia de funciones, a menudo no relacionadas con el funcionamiento de la oficina. Al mismo tiempo, un empleador que busca un empleado calificado en esta área no debe olvidar por qué necesita a este empleado y no presentar requisitos redundantes que no estén relacionados con la función principal.
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