Tipos de reuniones: protocolo, estructura y contenido

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Es impensable imaginar el trabajo de cualquier organización sin comunicación empresarial. La comunicación correctamente construida entre los empleados le permite resolver las tareas sin problemas y rápidamente.

Hay muchos tipos de reuniones en las organizaciones, y cada una de ellas tiene sus propias características y tareas. Conocer tales matices ayudará a facilitar la discusión de temas comerciales. Este artículo le informará sobre los tipos de reuniones, lo ayudará a comprender por qué se llevan a cabo y cómo se registran en el trabajo de oficina.

Objetivos de las reuniones de negocios

El objetivo principal de celebrar cualquier tipo de reuniones y reuniones es desarrollar soluciones constructivas específicas para problemas apremiantes y considerar cuestiones comerciales apremiantes. Además, durante la reunión colectiva, el personal tiene la oportunidad de compartir opiniones, ideas o hacer una propuesta sobre la mejor solución a los problemas con los mandos superiores.

Cualquier tipo de reunión de negocios le permite ver una imagen completa de la situación en la organización, para determinar sus fortalezas y debilidades. Cabe señalar que al participar en este formatocomunicación empresarial es una rápida adaptación de los nuevos empleados de la empresa o empresa.

Tareas

Se pueden distinguir las siguientes tareas de todo tipo de reuniones:

• resolver problemas y cuestiones actuales;
• integración de las actividades de los departamentos de acuerdo con el objetivo estratégico de la empresa;
• evaluación de la empresa y sus divisiones estructurales individuales;
• mantener y desarrollar la política de la empresa.

Para comprender en qué formato realizar un evento empresarial de este tipo, debe decidir cuál de las tareas anteriores le corresponderá y, después de eso, podrá comprender a qué clasificación pertenecerá.

Tipos y clasificación

Una reunión, como forma de comunicación empresarial, puede tener otra forma de celebración, la cual determina su tema y la lista de funcionarios presentes.

Se debe destacar la clasificación principal de las reuniones:

1. Región de propiedad. Aquí podemos distinguir tipos de reuniones como administrativas (que prevén la discusión de temas problemáticos), científicas (seminarios y conferencias, cuyo propósito es discutir temas científicos de actualidad), políticas (que prevén una reunión de miembros de cualquier política). partidos y movimientos) y tipos mixtos.
2. Escala. Aquí se distinguen las internacionales, donde intervienen especialistas de otros países o socios extranjeros, tanto nacionales, regionales, como de ciudad.
3. Regularidad. En cualquier formato de reunión, puede haberpermanente o periódica.
4. Según la ubicación: local o de viaje.

Y también todos los tipos de reuniones se pueden dividir de la siguiente manera:

1. Instructivo, proporcionando un formato directivo de conducta, donde un líder superior transmite información directamente a sus subordinados, que luego diverge y se transmite a lo largo de la vertical del poder. La mayoría de las veces, en el curso de dicha comunicación comercial, se escuchan las órdenes del director ejecutivo, que pueden afectar significativamente el curso de la empresa, y también pueden ser normas de comportamiento o innovaciones importantes.
2. Operativo (salas de control). El propósito de este tipo de reunión es obtener información sobre el estado de cosas en una organización o empresa. El flujo de información en este caso se dirige desde los subordinados subordinados a los jefes de departamento o al director general. Básicamente, en las reuniones operativas se tratan temas de implementación de hojas de ruta, actividades planificadas, planes estratégicos y operativos. Una diferencia importante entre la reunión operativa (despacho) y todas las demás es que se realizan regularmente y tienen una lista fija de participantes. También vale la pena señalar que durante la reunión puede no haber agenda.
3. Problemático. Dicha reunión se convoca en caso de necesidad urgente de tomar una decisión para completar tareas en poco tiempo o para resolver un problema global para la empresa.

Además de todo lo anterior, uno puede destacar por separado uno de los tipos de producción más popularesreuniones - planificación. Como regla general, dicho evento se lleva a cabo diariamente o una vez por semana, en el que están presentes el jefe del departamento y los ejecutantes directos, quienes reciben las tareas del día y discuten el progreso de su implementación.

El tema de la reunión del personal de la empresa en la reunión puede ser cualquier tipo de problemas que surjan en el curso de la empresa, y el curso de la discusión puede dedicarse a los cambios en el entorno externo en que opera una organización en particular.

Organizando una reunión

Cualquier tipo de reunión, independientemente de su formato, requiere una cuidadosa preparación para la misma, ya que su efectividad depende de este momento. Inicialmente, debe determinar los siguientes puntos:

• objetivo;
• temas discutidos;
• establecimiento de tareas para el personal (en función de la funcionalidad y la subordinación);
• pasos para completar tareas.

Hoy en día, la mayoría de las reuniones se llevan a cabo de manera muy mediocre, por lo que se pierde su significado y las tareas asignadas se pueden realizar de manera deficiente. Por lo tanto, es extremadamente importante pensar en todo el curso de tales reuniones de negocios y construir una discusión de trabajo de tal manera que no solo tome tiempo, sino que tenga una retroalimentación del equipo.

Reuniones

Cabe señalar que las grandes empresas y organizaciones que buscan ganar una determinada cuota de mercado y desarrollar su empresa con el objetivo de obtener grandes beneficios hacen una gran apuestadiscutir temas importantes precisamente a través de reuniones. A partir de la práctica de gerentes exitosos, puede formar el siguiente conjunto de reglas sobre cómo prepararse para una reunión:

Primero, se determina la lista de participantes. Debe quedar claro a quién invitar a la reunión y qué papel jugará en ella. Muchas veces sucede que las personas invitadas pueden no entender el tema, y son invitadas "por si acaso", pero en ese momento podrían hacer su trabajo y no perder el tiempo.

Es importante preparar una agenda. Si la reunión está programada, se desarrolla una agenda con anticipación, que indica los temas que se discutirán y también determina los oradores principales. Es importante recordar que este documento debe ser enviado a los responsables de la preparación de la información ya quienes estarán presentes para que todos los participantes puedan elaborar informes, propuestas y consultas adicionales. Si es necesario, se puede ajustar la agenda.

Los temas principales y estratégicos deben colocarse al frente de la reunión. Los expositores de tales temas deben ser necesariamente personas (jefes de departamentos, secciones, talleres) que sean personalmente responsables de la implementación de cualquier actividad estratégica de la empresa.

Puntos importantes

Es importante recordar que cualquier reunión tiene dos etapas principales: la preparación y la celebración real. La primera etapa incluye determinar la pertinencia de llevar a cabo un negociose indica la recopilación, tareas, objetivos principales y secundarios, se forma una lista de participantes y expositores, se elaboran informes, presentaciones y un informe de acuerdo al tema o agenda previamente definida. La segunda etapa involucra la implementación del curso previamente planeado de la reunión, escuchando informes y discutiendo temas de actualidad y estratégicos.

Si durante dicha comunicación comercial es necesario decidir qué y a quién hacer por parte de los empleados, entonces podemos destacar la tercera etapa: la toma de decisiones. Por regla general, las decisiones son tomadas por el presidente, quien preside la reunión, en base a su propia discreción o por discusión o votación colectiva.

Plan de reunión de muestra

Con un plan claro frente a ellos, cualquier gerente puede llevar a cabo una reunión de manera eficiente y efectiva, lo que le permitirá obtener comentarios del personal y establecer las tareas adecuadas para ellos. Este plan puede incluir lo siguiente:

• discurso de saludo;
• escucha de informes y resúmenes de un determinado período de tiempo (trimestre, semana, medio año, mes);
• cobertura de temas de actualidad relevantes para la empresa;
• escuchar sugerencias para solucionar problemas (lluvia de ideas);
• evaluación de las opciones propuestas y discusión de su implementación;
• acumulación de opciones;
• votar por la adopción de una u otra opción;
• determinar los límites durante la resolución de problemas (determinar quién es responsable, tiempo, métodos y métodos).

Grabación

Grandealgunos tipos de reuniones deben fijarse en papel (documento), lo que se denomina protocolo. Conservar este tipo de documentación permite legitimar las decisiones tomadas. Y también, gracias al protocolo, siempre puede realizar un seguimiento del progreso de la implementación de las actividades y, en caso de que no se completen las tareas, determinar quién es el responsable de esto.

La punción, por regla general, la lleva a cabo el secretario del líder que es el presidente de la reunión. Sin embargo, esta función a menudo también la pueden realizar otros trabajadores.

Funciones y tareas del secretario

Antes del inicio de las reuniones de negocios, el secretario debe familiarizarse con la lista de invitados y la lista de temas discutidos. Sin embargo, vale la pena señalar que si la reunión se lleva a cabo regularmente, entonces es este funcionario quien recopila toda la documentación (listas, planes, agenda, etc.) y ayuda al líder a prepararse para la reunión.

En un primer momento y de ser necesario, el secretario podrá solicitar a las personas que comparezcan que llenen una hoja de registro, donde se indicará su nombre completo. y posición Esto será necesario cuando se redacte el protocolo. A continuación, el secretario anuncia el orden del día, que marca el inicio de la reunión. Además, cuando los presentes comienzan a discutir temas, el secretario registra el progreso de este evento. Al final de la reunión, este funcionario prepara la versión final del acta, luego de lo cual la firma con el presidente y envía todo a las personas involucradas.

Es sumamente importante que el Secretario, al compilar, pague los debidosatención a la apariencia del acta de la reunión. Debe incluir un encabezado, lugar, lista de asistentes, temas tratados y decisiones tomadas.

Conclusión

De la información anterior, queda claro que celebrar reuniones en las empresas es extremadamente importante. Sin embargo, siempre vale la pena recordar que la preparación de alta calidad para tales eventos representa más del 50 % de la clave del éxito en la cobertura de información, el establecimiento de metas y su implementación de alta calidad.