2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
En todas las empresas, de vez en cuando, se hace necesario emitir efectivo a los empleados para diversos fines, por ejemplo, como:
• gastos de viaje anticipados;
• anticipo para necesidades administrativas, compra de artículos de inventario, repuestos, gastos de envío y representación, así como honorarios varios.
Entonces, averigüemos exactamente quién tiene derecho a recibir fondos según el informe, qué motivos se necesitan para esto, cómo redactar correctamente los documentos y las operaciones contables para emitir dinero, y también redactar correctamente un informe anticipado sobre los costos incurridos.
Personas denunciables: ¿quiénes son?
Hay momentos en que un contador inexperto o negligente escribe una suma de dinero a los representantes de un proveedor o cliente y la coloca en 71 cuentas contables. Básicamente, las pequeñas empresas son culpables de esto, creyendo que de esta manera llegaron a un acuerdo con el acreedor o pagaron el pedido. Esta es una grave violación de las normas legales.
Las personas responsables son necesariamente empleados de la empresa. Además, la emisión de dinero en virtud del informe precede a la conclusión de un acuerdo con el empleado sobre materialresponsabilidad, que determina su medida y estipula los derechos y obligaciones de las partes.
Como regla general, el círculo de personas materialmente responsables y responsables lo establece el jefe, emitiendo la orden correspondiente, actualizada anualmente. La contabilización de importes contables refleja 71 cuentas.
Gastos de viaje
Los montos contables de dinero para gastos de viaje se emiten desde la caja o se transfieren a la tarjeta del empleado sobre la base de una solicitud por escrito con la resolución del director. Por supuesto, en este caso, no es necesario celebrar un acuerdo de responsabilidad, porque cualquier empleado de la empresa puede realizar un viaje de negocios, y la base del viaje es el pedido de la gerencia, y la cuenta contable 71 refleja el operaciones.
Motivos para el pago de fondos en virtud del informe
Dicha emisión se rige por la legislación vigente, siendo las principales reglas para esta operación las siguientes:
• está prohibido emitir documentos para el pago de dinero bajo el informe, si el empleado no ha informado por las cantidades recibidas antes;
• el dinero se emite previa solicitud endosada por el jefe con una nota sobre el monto del monto y el período para el cual se emite;
• El informe sobre los gastos incurridos se elabora y firma dentro de los 3 días siguientes a la finalización del viaje de negocios o al vencimiento del plazo establecido por el gerente.
Documentación
Entonces, después de realizar los gastos, o al llegar de un viaje de negociosel empleado está obligado a informar dentro de los 3 días y presentar al contador un formulario de informe anticipado AO-1 con los documentos adjuntos que demuestren la viabilidad de los gastos incurridos.
En el informe avanzado, se calculan los totales y se muestra el resultado:
• No hay saldo de dinero, ya que se han gastado todos los fondos;
• Hay equilibrio, ya que se gastó menos de lo previsto;
• gasto excesivo de los fondos emitidos, ya que se gastaron en un volumen mayor.
El saldo se devuelve a la caja de la empresa para el PKO, y el monto de los gastos excesivos se entrega a las manos de la liquidación en efectivo. Todas las operaciones contables sobre importes contables reflejan 71 cuentas contables.
Si no se siguen las reglas establecidas por la ley, la cantidad de fondos contables se retiene del salario o se refleja como f altante y posteriormente se recupera por decisión judicial.
Cómo funciona la cuenta
La cuenta en cuestión resume la información sobre los acuerdos con los empleados sobre los fondos emitidos en virtud del informe. Estos montos se cargan a la cuenta 71, correspondiente a las cuentas de efectivo, por ejemplo, 50 - "Cajero". Los montos documentados de los costos se debitan del crédito de la cuenta 71 al débito de las cuentas de costos, por ejemplo, 10 - "Materiales", etc.
Los montos no devueltos por los empleados son debitados del abono de la cuenta 71 al adeudo de la cuenta 94 - "F altas". Posteriormente, estos montos se cargan del crédito 94 al débito de la cuenta 70. Si la deducción de los salarios es imposible por algún motivo, se carga la cuenta 73 y surge la cuestión del reembolso a la empresa.daños.
Cabe señalar que la contabilidad analítica se lleva por separado para cada empleado con la salida obligatoria de totales mensuales. La contabilidad mecanizada que utiliza el programa 1C le permite elaborar el documento necesario en el contexto de los montos emitidos o cancelados, establecer el rango de tiempo o establecer la lista de personas responsables, todos los datos se combinan con la tarjeta de cuenta 71. El contador debe informar sobre cada monto emitido, elaborando un informe anticipado dentro del tiempo asignado. Los análisis se combinan en una orden de diario en la cuenta 71, que se elabora al final del período del informe.
Cuentas contables
Cada informe de anticipo es elaborado por un contador con datos de contabilización en la cuenta 71. Contabilizaciones que reflejan operaciones para contabilizar importes contables:
• Dt 71 – Kt 50 – importe contabilizable emitido desde la caja.
• Dt 71 – Kt 51 – el monto fue transferido de la cuenta corriente a la tarjeta del empleado.
• Dt 41 – Kt 71 – compra de bienes por importe contable.
• Dt 10 – Kt 71 – adquisición de materiales.
• Dt 26 - Kt 71 - se cancelaron los gastos comerciales generales, por ejemplo, se pagaron los servicios postales.
• Dt 20 – Kt 71 – gastos de viaje cancelados.
• Dt 50 - Kt 71 - el empleado pagó el saldo del importe contable al cajero.
• Dt 70 - Kt 71 - el saldo del importe contable se deduce del salario del empleado.
• Dt 94 - Kt 71 - el empleado no informó sobre los gastos incurridos en la fecha de vencimiento.
• Dt 73.2 – Kt 71 – retención de escasezempleado.
• Dt 91.2 - Kt 71 - atribuir la cantidad de escasez a otros gastos si la recuperación es imposible.
Características de la cuenta 71
La cuenta es activa-pasiva. Más arriba, examinamos los asientos contables tradicionales de la cuenta 71, cuando actúa como activa, es decir, se debita cuando se recibe dinero y se acredita cuando se dan de baja gastos. Como cuenta pasiva, se usa con menos frecuencia, pero estos casos ocurren.
Por ejemplo, no hay dinero en la caja de la empresa, pero es necesario para un viaje de negocios y el empleado acepta usar finanzas personales con la condición de que los gastos de viaje se paguen al regreso. En este caso, posteando Dt 20 - Kt 71.
En este caso, existen gastos antes de ser pagados, y la empresa se compromete a reembolsarlos. En este ejemplo, 71 cuentas son pasivas.
Si la empresa es contribuyente de IVA
Si una empresa es contribuyente del IVA y acumula el monto del impuesto pagado por bienes o servicios en la cuenta 19 - "IVA", entonces al comprar materiales o pagar servicios de montos contables, es necesario reflejar el monto del IVA contabilizando Dt 19 - K -т 71 – por el importe del impuesto pagado.
Base para amortizaciones
Al aceptar el informe de avance, el contador verifica los documentos que confirman los gastos. Estos pueden ser facturas, recibos y facturas de adquisición de bienes, efectivo y comprobantes de venta que confirmen el pago de diversos servicios, es decir, documentos primarios que son la base fundamental para la imputación de costos a 71 cuentas.
El requisito principal para mantenertransacción comercial en contabilidad es una confirmación escrita de la transacción. En otras palabras, todos los gastos indicados en el informe de avance deben estar justificados y confirmados por documentos contables primarios, correctamente ejecutados, con detalles completos, firmas, sellos y timbres necesarios. Los gastos que no están respaldados por documentos o confirmados por papeleo incompleto no pueden aceptarse y reflejarse en la contabilidad, y esto está plagado de consecuencias desagradables. El empleado pagará dichos costos de su propio bolsillo.
Por lo tanto, la persona responsable debe tomarse en serio el tema de elaborar un informe anticipado, exigir oportunamente los documentos correctamente completados por los gastos incurridos.
Acciones del contador
El contador que acepta el informe de avance verifica los cálculos aritméticos, la disponibilidad y ejecución de los documentos de respaldo, realiza entradas sobre el reflejo de los gastos en una sección especial, concilia 71 cuentas y confirma la publicación con su firma. Luego escribe una orden de pago entrante o saliente por la cantidad de discrepancias entre los montos emitidos y gastados, se la entrega al cajero y cierra el informe de anticipo.
Cosas para recordar durante las auditorías fiscales
La ley no establece el plazo por el cual el responsable recibe los fondos para las necesidades del hogar. Puede ser determinado por el jefe de la organización. Sin embargo, la ley no trata esto como un deber del director. Cuando se establece una fecha límite, el empleado está obligado a informar sobre los gastos dentro de los 3 días posteriores a su vencimiento. Y si no se ha fijado ningún plazo,entonces, incluso durante mucho tiempo sin informar sobre el monto contable, no se puede violar. Por lo tanto, si la empresa no determina dicho período, entonces las reclamaciones de las autoridades fiscales con respecto a la presencia a largo plazo del monto contable disponible ciertamente se presentarán, aunque no pueden considerarse justificadas.
Al detectar estos casos, las autoridades fiscales los califican como beneficiarios de un préstamo sin intereses, exigiéndoles que determinen el monto del beneficio material que ha recibido el trabajador, lo incluyan en su ingreso y retengan el IRPF.
Tal obligación tributaria es ilegal, ya que el concepto de beneficio material, establecido por el art. 212 del Código Fiscal de la Federación Rusa no incluye la situación descrita anteriormente. De acuerdo con el Código Tributario, los beneficios materiales son ingresos recibidos:
• de ahorros sobre intereses por el uso de fondos de instituciones de crédito;
• de la adquisición de bienes o servicios en virtud de un contrato de derecho civil;
• de la compra de acciones u otros valores.
Los argumentos de las autoridades fiscales en este caso son ilegítimos, ya que los préstamos de las entidades de crédito se formalizan mediante convenio, y la emisión de la parte imputable se realiza previa solicitud. Pero es de interés de la administración de las empresas redactar correctamente los documentos para la emisión de fondos bajo el informe para evitar reclamos de los organismos de inspección.
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