Ejemplo del propósito de los viajes de negocios para un registro adecuado

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Se sabe que un ejemplo del propósito de los viajes de negocios se puede encontrar fácilmente en revistas especializadas para contadores. Parecería que no es difícil usar la experiencia preparada. Sin embargo, si el propósito del viaje se formula incorrectamente, los costos del mismo no se pueden tener en cuenta en los gastos para reducir la utilidad imponible de la empresa. Por lo tanto, es necesario justificar el "viaje" de negocios del empleado de manera reflexiva y cuidadosa.

Qué documentos preparar

Es muy conveniente cuando en una organización trabaja un especialista que sabe organizar un viaje de negocios. Pero en tiempos de despidos masivos, muchos propietarios de pequeñas empresas tienen que mantener sus propios registros y hacer la mayor parte del papeleo oficial.

Los empresarios privados y los empleados que no hayan completado los cursos de contabilidad, si es necesario, están interesados en cómo se procesan los viáticos.

No es ningún secreto que este procedimiento incluye varios pasos.

1. SupervisorLa empresa emite una orden de viaje de negocios en el formulario T9. Contiene:

• Nombre completo empleado;
• su número de personal;
• posición;
• división de la empresa (departamento, sector, departamento) en la que trabaja el empleado;
• metas y objetivos del viaje, su calendario, fuentes de financiación (normalmente los fondos del empleador);
• destino.

Se adjunta un documento al pedido: el motivo del viaje (memorando o invitación).

Hasta 2013, también se requería preparar una asignación de servicio y un certificado de viaje. Estos formularios ya no son necesarios. Los costos laborales de los contadores han disminuido, pero han surgido nuevas preguntas: ¿cómo confirmar el hecho de un viaje de negocios y cómo probar que se logró el propósito del viaje de negocios?

En este sentido, en muchas organizaciones, los empleados continúan emitiendo certificados de viaje. Este es un documento pequeño y al mismo tiempo muy informativo. El propósito del certificado de viaje es el mismo que el del pedido.

2. El empleador compra boletos de viaje, reserva una habitación de hotel.

3. El empleado adscrito firma que conoce el pedido, recibe billetes de viaje e información sobre el lugar de residencia.

4. Se calculan las asignaciones diarias. Por ley, son:

- 700 rublos. por día - cuando viaja dentro del territorio de la Federación Rusa.

- 2500 rublos. por día - para viajes de negocios al extranjero.

El empleador podrá, por iniciativa propia, aumentar los pagos, pero en este caso estará obligado a contribuir al presupuestoImpuesto sobre la renta de las personas físicas gravado sobre cantidades que excedan los valores especificados.

5. El salario del empleado se calcula por el tiempo de su estadía fuera del lugar principal de trabajo. Es la ganancia diaria promedio multiplicada por el número de días de un viaje de negocios. Si el tiempo dedicado a un viaje de negocios cae parcialmente en fines de semana o días festivos, el salario de ese día se calcula al doble.

6. Al regresar de un viaje, el empleado llena un informe anticipado de los gastos incurridos en el formulario No. AO-1 y adjunta los documentos de respaldo: boletos de viaje, un comprobante de alojamiento en un hotel, una lista de viajes, cheques para pagar el combustible, si es necesario..

7. Resumiendo: ¿se cumplió el propósito del viaje? El empleado prepara un informe escrito o presenta documentos que confirman la finalización de una asignación de trabajo.

¿Qué sucede si no se logra el objetivo declarado del viaje?

¿Se pueden tener en cuenta los gastos de viaje en este caso para reducir la base imponible? Este tema aún genera controversia entre contadores y representantes del Servicio de Impuestos Federales. Estos últimos argumentan que los costos de un viaje fallido no se aceptan para la contabilidad fiscal.

Los contadores y dueños de empresas, a su vez, presentan reclamos para que se reconozca que el viaje de negocios del empleado es de naturaleza productiva, independientemente de su resultado. A menudo se las arreglan para defender su punto de vista en los tribunales.

En particular, un ejemplo muy común del propósito de los viajes de negocios - "Firmar un contrato con el cliente". Hayla probabilidad de que la transacción no se lleve a cabo. En este caso, las autoridades fiscales consideran irrazonable atribuir los costes de un viaje de negocios a gastos para reducir beneficios. Sin embargo, los jefes de empresas han logrado demostrar repetidamente que durante las negociaciones se establecieron fuertes lazos comerciales con clientes potenciales, lo que puede conducir a la conclusión de un contrato en el futuro. El tribunal reconoció el derecho del contribuyente a aceptar los gastos de viaje para la contabilidad fiscal.

Texto "universal" para asignaciones de trabajo

Actualmente, auditores experimentados recomiendan: si existe alguna duda de que se logrará el propósito del viaje, es mejor indicarlo en la orden en términos generales. Al establecer objetivos, se permite utilizar formulaciones libres. Estos son ejemplos de los propósitos de los viajes de negocios que no obligan al empleado a documentar el hecho de completar la tarea:

Ivanov I. Y se dirige a la ciudad de N-sk para:

• resolviendo problemas de producción,
• negociaciones sobre una posible cooperación,
• establecimiento de contactos comerciales,
• buscar en el mercado la posibilidad de comprar bienes.”

El trabajador adscrito no completó la tarea indicada en el pedido

Si se fijó un objetivo específico y no se logró, está permitido exigir una nota explicativa del empleado que contenga información sobre:

• por qué falló la tarea de servicio,
• cuál es el resultado del viaje,
• que el "viaje" es económicamente beneficioso para la empresa.

Si hay una carta del funcionario fiscallas autoridades, por regla general, reconocen como legítimo aceptar los gastos de viaje para la contabilidad fiscal.

¿Qué condiciones se deben cumplir al asignar una asignación de servicio?

Desafortunadamente, los documentos normativos no proporcionan los ejemplos correctos de los propósitos de los viajes de negocios como muestra. Las tareas que el empleado debe resolver durante el viaje, las determina el empleador de manera independiente. Sin embargo, al redactar un pedido, es importante tener en cuenta algunos puntos:

1. Para que los gastos de viaje sean aceptados para la contabilidad fiscal, la necesidad de producción de trasladar a un empleado a otra ciudad o país debe ser obvia. Por ejemplo, el costo de viajar a un evento corporativo o una ceremonia de entrega de premios no se puede incluir en los gastos para reducir las ganancias.
2. Las metas y objetivos del viaje de negocios deben corresponder a las funciones laborales del empleado.
3. La fecha y la ruta del "viaje" no pueden contradecir su causa. Por ejemplo, si un empleado fue enviado en un viaje de negocios para participar en una exposición, debe partir en la dirección opuesta dentro de las 24 horas posteriores a la finalización del evento.

Viajes del personal senior

Primeras personas de compañías y sus adjuntos viajan a otras ciudades y países, por regla general, para:

• llevar a cabo negociaciones clave con socios,
• participación en eventos oficiales,
• establecer contactos con clientes potenciales.

Un viaje de negocios de un gerente generalmente no se emite mediante una orden en el formularioT9, pero con una orden que contenga la frase: “Me voy para _ con el propósito de…”. En el pedido, como en el pedido, es necesario indicar el nombre completo. y el cargo del empleado, destino, propósito y objetivos del viaje de negocios.

Aquí hay ejemplos de asignaciones de trabajo que la primera persona de la empresa puede asignarse a sí mismo o a sus adjuntos:

• negociando con Komplekt LLC;
• demostración de muestras de productos de Standard LLC;
• participación en la exposición "Materiales eléctricos de Rusia", Moscú 27 de septiembre de 2016;
• realizando una presentación para los participantes de la reunión Cosmotechnics el 20 de julio de 2016;
• participación en el seminario "Cómo sobrevivir a la crisis financiera" el 21 de agosto de 2016, realizado por LLC Training Center "Consulta" en Moscú;
• conferencia a estudiantes y estudiantes de posgrado de la Universidad Estatal de Moscú sobre el tema "Apoyo estatal a los productores nacionales";
• intercambio de experiencias con los participantes de la conferencia "Negociar es fácil y divertido", realizada del 10 al 15 de octubre de 2016;
• desarrollo profesional;
• experimente nuevas tecnologías.

El viaje de negocios del director y sus suplentes también puede estar relacionado con el control de la calidad del trabajo de las sucursales de la empresa. Estos son algunos ejemplos:

• resumen de los resultados de las actividades financieras y económicas de la subsidiaria Our Firm LLC para el 1er semestre de 2016;
• participación en la auditoría de operaciones financieras y comerciales de la sucursal de OOO "Enterprise" en N-sk;
• análisiscalidad del trabajo y certificación del personal de la oficina adicional No. 0233 en A-sk del 02 de septiembre al 10 de septiembre de 2016

Si es necesario, el propósito del viaje se puede dividir en varias tareas más específicas. Normalmente no se indican en el pedido, sino que se reflejan en los documentos internos de la empresa.

Entonces, por ejemplo, se pueden establecer las siguientes tareas con el objetivo de "negociar con Perspektiva LLC sobre una posible cooperación":

Conocimiento y reunión personal con el Director General de Perspektiva LLC: demostración de materiales promocionales, muestras de productos, discusión de las condiciones de entrega

Resultado planificado:

• para establecer contacto con el director de Perspektiva LLC,
• para brindarle información sobre las ventajas competitivas de los productos de nuestra empresa y los beneficios de la cooperación,
• negociar un contrato para el suministro del primer lote de bienes.

2. Participación en una reunión con el departamento de adquisiciones de LLC "Enterprise", discusión de los términos del contrato.

Resultado planificado:

• Conseguir el derecho a suministrar bienes en las condiciones de prepago del 100 %, sujeto a la provisión de Perspektiva LLC con un descuento mayorista de no más del 20 % del precio indicado en la lista de precios (opción 1);
• Acordar el suministro de bienes por el monto de una tonelada de materia prima por mes, sin descuento, con pago a plazos por un período no mayor a 3 semanas (opción 2).

Después de regresar de un viaje, el director resume si se ha logrado el propósito del viaje.

Viajes de negocios de gerentes de ventas

Cómo reservar un viaje de negociosun empleado responsable de servicio al cliente y ventas? Los gerentes de ventas suelen establecer metas claras, expresadas en términos cuantitativos. Qué tan bien y eficientemente un empleado cumple con un plan de negocios depende de sus ganancias y perspectivas de carrera.

Si un empleado responsable de trabajar con los clientes no completa la tarea principal de un viaje de negocios (realizar una venta), el empleador aún desea obtener la mayor cantidad de información sobre el cliente potencial, las perspectivas de cooperación con él, así como las razones por las que logró cerrar el trato.

Además, es importante que el director de una empresa destinada a ampliar la base de clientes comprenda con cuál de las empresas competidoras coopera el cliente potencial y en qué condiciones se concluyen los contratos.

Por lo tanto, cuando un gerente de ventas realiza un viaje de negocios, se le asigna un objetivo de varios niveles, que incluye tareas relacionadas no solo con las negociaciones con el cliente, sino también con la recopilación de información de mercado.

La tarea principal puede sonar así:

• negociación y establecimiento de contacto inicial con Future Client LLC;
• conclusión de un contrato para el suministro de materiales para la empresa JSC "Cliente";
• ampliar la base de clientes, explorar oportunidades de mercado en N-ska;
• participación en la exposición "Materiales de construcción hoy" 01 de agosto de 2016;
• intercambio de experiencia con gerentes de ventas de la sucursal Oeste de la empresa; participación en empresasConferencia de negocios rentables;
• Formación de nuevos empleados del Departamento de Ventas de West Branch;
• organización y realización del seminario "El trabajo de éxito".

"Conclusión de un contrato para el suministro de bienes" es el propósito más popular de los viajes de negocios para los empleados responsables de trabajar con los clientes. Puede ser revelado en problemas:

• reunión con representante del departamento de compras de Future Customer LLC, identificación y análisis de necesidades;
• Visita a las empresas competidoras LLC "Rival 1" y JSC "Rival 2" como "comprador misterioso": obtener listas de precios, recopilar información sobre los términos de cooperación con los clientes, compilar un informe para el departamento de marketing, identificar los puntos fuertes de LLC "Rival 1" y JSC "Rival 2";
• negociaciones con el jefe del departamento de adquisiciones de Future Client LLC, demostración de muestras de productos, acuerdo sobre los términos del contrato;
• reunión con el CEO de Future Client LLC, firma del contrato.

Después de regresar de un viaje, el gerente de ventas debe presentar un informe sobre la ejecución de cada tarea y los resultados obtenidos. Se acompaña de actas de negociaciones, un análisis de las necesidades de un cliente potencial, materiales para la investigación de mercados, copias de ofertas comerciales, un contrato firmado (si corresponde).

Del mismo modo, el propósito de un viaje de negocios se puede formular para el jefe del departamento de clientes o el director del departamento de ventas.

Las siguientes tareas se pueden asignar al equipo de gestión:

• realizando un examen internoauditoría de transacciones de ventas,
• control sobre el trabajo de la sucursal de la empresa,
• participación en la reunión del Comité de Mejora de la Experiencia del Cliente,
• proporcionar un informe de ventas a los miembros de la junta en la reunión anual.

Viajar para comprar suministros

Los directores de empresas, así como los empleados de los departamentos de compras, a menudo realizan viajes de negocios para comprar bienes para las necesidades de la empresa.

En este caso, la orden puede especificar cualquier ejemplo del propósito de los viajes de negocios de los siguientes:

• negociando con Posible Proveedor 1 LLC y Posible Proveedor 2 LLC, discutiendo los términos de cooperación;
• establecer contactos comerciales con Zavod LLC, estudiar el proceso de producción y muestras de productos;
• conclusión de contratos para la compra de materias primas y componentes con LLC "Material" y JSC "Detalles";
• negociación de los términos del contrato con el proveedor Producer LLC.

Viajes de trabajadores de producción

A menudo, cuenta de "viaje" para ingenieros para la instalación e instalación de equipos, constructores, trabajadores. Para estos especialistas, cualquier ejemplo de una tarea de viaje de negocios de las siguientes es relevante:

• instalación y pruebas iniciales del equipo de producción "Línea-1" en los talleres de JSC "Cliente",
• instalación, ajuste y puesta en marcha de equipos "Conveyor-100",
• servicio de garantía de la máquina "A-2",
• trabajos de mantenimiento enlínea de producción JSC "Cliente",
• reparaciones no programadas, reparación de averías de máquinas,
• mantenimiento de equipos.

Conductores de viajes de negocios

Los "jornaleros" a menudo tienen que viajar a otras ciudades para transportar mercancías, documentos y llevar especialistas a sus lugares de trabajo.

Un viaje de negocios de un empleado de esta categoría suele estar asociado con las siguientes tareas:

• entrega del director comercial de Standard LLC al lugar de negociaciones con Client LLC,
• recepción de materiales en almacén del proveedor, entrega de carga al territorio de Our Firm LLC,
• reparación de automóviles, compra de repuestos,
• Diagnóstico técnico del automóvil en un servicio de automóviles certificado.

Conclusión

Ahora sabe a qué puntos es importante prestar atención al organizar el viaje de negocios de un empleado. En este artículo, puede elegir un ejemplo del propósito de los viajes de negocios que se adapte a su caso personal.