Escribano: deberes y características de la profesión

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

El papeleo es una actividad característica de la mayoría de las empresas, organizaciones y empresas privadas, que implica la recopilación, ejecución y almacenamiento de toda la documentación. La eficiencia en la obtención y procesamiento de la información depende de la corrección y alfabetización en la elaboración de los trabajos, y esto conduce a la adopción oportuna de decisiones efectivas. En consecuencia, en el personal de cualquier entidad comercial hay un empleado cuyas funciones se extienden a la gestión de documentos. ¿Cuáles son los deberes de un empleado?

Características de la profesión

Un oficinista cuyas funciones pueden variar desde el papeleo hasta la toma de decisiones operativas siempre tiene demanda en el mercado laboral. Puede trabajar en cualquier empresa donde haya un flujo de documentos. Hoy, de acuerdo con la legislación, toda empresa, independientemente del ámbito y forma de propiedad, está obligada a tener documentos de respaldo debidamente ejecutados sobre actividades y finanzas, y su mantenimiento está a cargo del secretario. Llegan a esta profesión desde cargos afines: despachador-operador, secretario-referente,gerente de oficina o empleado de la mesa de ayuda. Un buen empleado de oficina es un especialista indispensable y un asistente confiable para el gerente. El empleado, cuyas funciones han superado durante mucho tiempo el papeleo banal, puede convertirse en un asistente personal del jefe. Un especialista en esta profesión es principalmente un empleado responsable de organizar y almacenar los registros de la empresa. La mayoría de las veces, trabaja en la oficina y se guía por la legislación fiscal, civil y judicial. En las empresas pequeñas, el empleado, cuyas funciones se extienden únicamente a completar el papeleo, realiza sus funciones solo. Es posible que él y el secretario sean la misma persona. En las grandes empresas y corporaciones del estado existen varios empleados de esta dirección que procesan papeles sobre una gama específica de temas.

Deberes funcionales de un empleado

Su función principal es mantener el flujo de documentos de la empresa, él:

• recibe, corresponde, clasifica, envía todos los papeles comerciales y cartas;
• conduce correspondencia comercial;
• realiza un seguimiento de ellos en diarios especiales y controla la no divulgación de información particularmente importante, así como controla la ejecución oportuna y correcta de los documentos;
• prepara todo el material necesario para las reuniones ejecutivas y de negocios;
• organiza el trabajo del archivo.

Realización de requisitos

El empleado debe tener un diploma de educación superior (economía, derecho), hay momentos en que la educación secundaria es suficiente. El candidato debe dominar el idioma, conocer las reglas clave para la realización de documentos comerciales. Esta profesión requiere de un especialista no solo profesionalismo y habilidades intelectuales, sino también características personales como precisión, organización, puntualidad, buena voluntad. Una persona que quiera trabajar como oficinista debe caracterizarse por la capacidad de concentración a largo plazo, excelente memoria, estabilidad psicológica, habilidades de comunicación y una percepción constructiva de la crítica. La mayoría de las veces, además de las cualidades personales y un diploma de educación, se imponen al candidato otros requisitos, por ejemplo, el conocimiento de idiomas extranjeros. Hoy en día, muchas empresas cooperan con empresas extranjeras y, para evitar malentendidos, el empleado debe hablar un idioma extranjero, la mayoría de las veces es inglés.