¿Cuáles son los deberes de una secretaria?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Para definir claramente las responsabilidades laborales de una secretaria, debe saber quién es exactamente. Después de todo, esta posición se puede ver desde varios ángulos. Se conoce, por ejemplo, al secretario-referente como empleado de oficina, al secretario general como jefe (jefe) de una determinada organización, al secretario de Estado como funcionario, al secretario como persona diplomática, al secretario del jefe como empleado y otras opciones. La mayoría de las veces, cuando se refieren a este puesto, se refieren a un empleado que realiza las tareas (asignaciones) tanto del director de la empresa como de los jefes individuales de sus divisiones estructurales. Resulta que los deberes oficiales del secretario en este caso se reducen a la ejecución de asignaciones únicas para resolver problemas organizativos y técnicos.

Lo que una secretaria debe saber y hacer

Diariamente el secretario debe realizar las siguientes funciones:

1. Aceptar información de subordinados para transferirla al gerente.
2. Organizar la comunicación telefónica del jefe. en su ausenciarecibir información y luego traerla a la atención del director.
3. Reciba y mantenga registros de mensajes telefónicos.
4. Crear condiciones para el trabajo normal del jefe: supervisar la necesidad de material de papelería y de oficina.
5. Ayuda con la organización de reuniones y encuentros de producción. Informar a los participantes de la fecha, lugar y hora del evento. Recoger el material necesario, asegurar la asistencia de los presentes y levantar acta de la reunión.
6. Realizar trabajo de oficina en la empresa. Para ello, el secretario debe recibir, sistematizar la correspondencia entrante y someterla a consideración de la gerencia. Luego, sobre la base de la visa impuesta, transfiera los documentos a los artistas intérpretes o ejecutantes contra la firma. Las funciones del secretario también incluyen el control sobre el progreso, tiempo y resultados de su ejecución.
7. Realizar la impresión y reproducción de documentos.
8. Organizar la recepción de visitantes al jefe de la empresa y, si es posible, crear las condiciones para la pronta resolución de problemas.

Para realizar estas tareas aparentemente sencillas de una secretaria, un empleado debe saber:

• toda la composición de la dirección de la empresa y sus divisiones estructurales;
• carta, personal y estructura de la empresa, su perfil, perspectivas de desarrollo y especialización;
• documentos normativos para el correcto mantenimiento de registros;
• normas para el uso de equipos de oficina y comunicaciones;
• reglas de VTR, OT, seguridad contra incendios y saneamiento industrial;
• reglas de organización laboral en el trabajoubicación;
• actos normativos y jurídicos, órdenes, resoluciones, órdenes de planificación, contabilidad y gestión de la calidad de los trabajos realizados.

Especificaciones administrativas

Si estamos hablando de una especialización más específica y restringida, entonces la situación es algo diferente. Tomemos, por ejemplo, los deberes de un secretario-empleado. El propio título del puesto define claramente el aspecto del trabajo a realizar. Por lo general, cada empresa ya tiene una descripción del trabajo, que indica las áreas de actividad de un especialista en mantenimiento de registros. Si no existe tal instrucción, entonces es mejor crearla. Para ello, debe utilizar la guía de calificación, que contiene muestras aproximadas. Después de eso, la versión estándar debe finalizarse en relación con una organización en particular, teniendo en cuenta las características específicas y internas. En general, se deben trazar claramente 3 direcciones principales en los deberes de un secretario-empleado:

1. Trabajar con correspondencia. Recepción, procesamiento moderno y envío oportuno.
2. Corregir la documentación interna.
3. Registro, contabilidad estricta y transferencia de documentos al archivo para su almacenamiento.

Características del trabajo del referente

En algunas empresas, este puesto se introduce en el estado, que incluye una amplia gama de funciones: desde el "escritorio de referencia" hasta el "director adjunto". tal especialistadebe tener una amplia gama de conocimientos y buen dominio de la situación. Las funciones del secretario de referencia se amplían ligeramente debido al aumento de poderes. En general, este es el trabajo habitual de una secretaria, pero la palabra "referente" hace algunas adiciones a la lista estándar. En particular, el subsecretario puede recibir visitas de forma independiente sobre ciertos temas. Al tener cierta información, es capaz de tomar decisiones de forma independiente. Además, el referente realiza las instrucciones responsables del jefe con respecto a las actividades económicas de la organización (empresa). A veces, el subsecretario tiene la responsabilidad de llevar a cabo la gestión de registros de personal. Esto se hace solo cuando la cantidad total de trabajo le permite realizar tareas adicionales.