Contabilización de tarjetas corporativas: procedimiento de pago

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Las tarjetas corporativas bancarias, como saben, son versátiles. Es por eso que los cálculos con ellos son ampliamente utilizados hoy en día. Las tarjetas corporativas son convenientes para usar en viajes de negocios de los empleados tanto dentro del país como en el exterior, al momento de pagar servicios de representación, recibir efectivo en puntos de emisión y cajeros automáticos. En el artículo, consideraremos cómo se tienen en cuenta las tarjetas corporativas en la contabilidad.

Reglas generales

Para obtener una tarjeta corporativa, una empresa firma un acuerdo con una estructura bancaria. Esto abre una cuenta bancaria especial. Las cantidades que se forman en él se tienen en cuenta según la cuenta. 55.

Para reflejar los fondos en la tarjeta corporativa de la empresa, en contabilidad se utiliza una subcuenta especial a la cuenta 55.

Funciones de análisis

La construcción de la contabilidad analítica se realiza en función de las condiciones de uso de las tarjetas.

En algunos casos, el acuerdo con el banco prevé la presencia de un depósito de seguro en la cuenta de la empresa. Representa el monto mínimo permanentemente en la cuenta. También se le llama equilibrio irreducible. Esta cantidad podrá gastarse en casos excepcionales. El depósito, en particular, se utiliza en caso de exceder el límite de pago.

En la contabilidad de tarjetas corporativas de personas jurídicas, es recomendable abrir subcuentas de 2° orden a la cuenta. 55. Estas pueden ser subcuentas. "Límite de pago" y "Depósito del seguro".

Las subcuentas especificadas en la contabilidad de tarjetas corporativas de personas jurídicas se abren sin f alta si varias tarjetas están vinculadas a una sola cuenta de empresa, mediante la cual cualquier titular puede realizar transacciones de pago dentro del límite especificado. Al momento de acreditar fondos, el cliente presenta al banco un extracto con los datos de los titulares y números de tarjeta, los montos que debe transferir a cada uno de ellos.

Reflejo de inscripción

Al recargar la cuenta corriente de una tarjeta corporativa, se realiza un asiento en contabilidad:

db canal. 55 subcuentas "Cuenta especial" Kd sc. 57 "Cuentas de liquidación" (52 "Cuentas de divisas")

Para moneda extranjera en una cuenta especial, se debe realizar una revaluación en la fecha de la transacción y el día del informe. Las diferencias de cambio resultantes en la contabilización de tarjetas corporativas se reflejan de la siguiente manera:

• db canal. 55 subcuentas "Cuenta especial" Kd 91 subcuenta. "Otros ingresos" (en el importe de losdiferencia);
• db canal. 91, subs. "Otros gastos" Kd c. 55 subcuentas "Cuentas especiales" (por el importe de las diferencias negativas).

Las transferencias están en camino

Cuando el banco recibe documentación primaria que confirma la realización de transacciones con una tarjeta corporativa, se realiza un asiento en la cuenta corriente en contabilidad:

db canal. 10 (20, 25, 26, etc.) Cantidad de cd. 57 "Las transferencias están en camino".

El uso de la cuenta 57 se debe al hecho de que los documentos primarios (recibos, recibos, etc.) son recibidos y procesados por el departamento de contabilidad antes de la formación de un estado de cuenta de la tarjeta que confirma el débito de los fondos.

Se debe abrir una subcuenta especial para esta cuenta. Reflejará los pagos en una tarjeta corporativa.

En contabilidad, el control operativo del saldo de fondos puede llevarse a cabo restando el monto de la subcuenta. "Operaciones en cuentas de tarjetas" (a la cuenta 57) del saldo de la subcuenta "Cuenta especial" (a la cuenta 55).

Reflejo de operaciones

Se lleva a cabo después de recibir un extracto bancario, que confirma la cancelación real. En contabilidad, las operaciones sobre tarjetas corporativas se reflejan de la siguiente manera:

db canal. 57 subcuentas "Operaciones en cuentas especiales" Cd sc. 55 subcuentas "Cuenta especial"

La lista de operaciones permitidas para la implementación indica que el titular tiene derecho no solo a realizar pagos con la tarjeta, sino también a usarla para recibir efectivo.

El retiro de efectivo de una tarjeta corporativa en contabilidad se ejecuta sobre la base de documentos de respaldo. Se emiten en el punto de emisión o en un cajero automático. El cableado será así:

db canal. 71 cd sc. 57 subcuentas "Operaciones en cuentas especiales" (por el importe de los fondos recibidos)

El uso de efectivo se registra de acuerdo con las reglas generales de acuerdo con la documentación primaria adjunta al informe de gastos del empleado.

Momento importante

Además del modelo anterior de flujo de trabajo y contabilidad para tarjetas corporativas, en la práctica puede surgir una situación en la que un empleado no haya proporcionado la documentación principal o de otro tipo que confirme las transacciones durante el período del informe. En este caso, el extracto bancario puede reflejar la cancelación de fondos.

En tales situaciones, debe proceder de la siguiente manera. Cada tarjeta se asigna a una persona específica: el titular. De acuerdo con el procedimiento para la generación de informes sobre el movimiento de fondos en cuentas especiales, deberán indicar el número de la tarjeta desde la cual se realizó el débito. En tal situación, la importancia de una organización competente de análisis en cuenta 55.

El débito de tarjetas bancarias corporativas en contabilidad se lleva a cabo sobre la base de un extracto no confirmado por documentos, y se refleja de la siguiente manera:

db canal. 73 cd c. 55 subcuentas "Cuenta especial"

Si el titular de la tarjeta no aporta la documentación primaria o no se le reconocen como económicamente justificados los gastos en que incurrió, deberá devolverfondos gastados de acuerdo con las reglas establecidas. El reflejo de la devolución se realiza en una cuenta de crédito. 73 en correspondencia con las partidas contables de los fondos de la empresa (por ejemplo, cuentas 50, 51).

Transacciones contables en moneda extranjera

Los detalles de la contabilidad de tarjetas bancarias corporativas con moneda extranjera están determinados por las condiciones de su cancelación y conversión, proporcionadas por la institución financiera. Además, la apariencia de la carta en sí tiene un significado.

De acuerdo con las reglas generales, después de regresar del extranjero, un empleado adscrito elabora un informe anticipado que envía al departamento de contabilidad. Le adjunta la documentación original. Incluye, entre otras cosas, los documentos emitidos durante los pagos con tarjeta.

Todos los gastos realizados en moneda extranjera deben convertirse a rublos el día de la aprobación del informe. En este caso, las entradas se realizan:

• db canal. 08 (26, 44) Cuenta de CD. 71 (por el importe del equivalente en rublos de los gastos al tipo de cambio del Banco Central);
• db canal. 71 cd sc. 57 subcuentas "Operaciones en cuentas especiales" (por el monto de los gastos pagados con la tarjeta, en rublos al tipo de cambio del Banco Central).

Las entradas adicionales dependen de la tarjeta corporativa (moneda o rublo) utilizada. En la contabilidad de las transacciones de divisas, la deuda en la cuenta. 57 está sujeta a revalorización y la fecha de su comisión. Al recibir un extracto bancario, se realiza una entrada:

db canal. 57 subcuentas "Operaciones en cuentas especiales" Cd sc. 55 subcuentas "Cuenta bancaria especial" - equivalente en rublos al tipo de cambioBanco Central el día del cargo de fondos

Al mismo tiempo, según la cuenta. 57 determinar la diferencia de tipo de cambio. Se acredita o debita. 91 (dependiendo de la naturaleza de la corrección de rumbo).

Al usar una tarjeta corporativa en rublos en contabilidad, la entrada se realizará por la cantidad en rublos indicada en el estado de cuenta. Normalmente su valor difiere del reflejado en la cuenta. 57 subcuentas "Operaciones sobre tarjetas especiales" el día de la aprobación del informe. Esto se debe a que las estructuras financieras utilizan una tasa interna que no coincide con la tasa del Banco Central al momento de revaluar las transacciones de divisas.

La diferencia resultante se considera como una suma. Dado que el monto del pago realizado en rublos en el monto correspondiente al monto en moneda extranjera se ajusta por diferencias, se reflejan en la misma cuenta que el monto principal de los gastos de viaje. Podría ser C. 08, 44, 26, etc.

Tarifas

Se les cobra por el servicio de tarjetas corporativas. En contabilidad, las comisiones se incluyen en otros gastos y se reflejan en la subcuenta correspondiente de la cuenta. 91.

El monto y el procedimiento para cancelar la remuneración se establecen de acuerdo con las tarifas de la organización bancaria. Se especifican en el anexo del contrato de servicio de cuenta.

Interés sobre saldo

Si el contrato de servicio de la cuenta de la tarjeta prevé su acumulación, se incluyen en otros ingresos. En este caso, el cableado se compila:

db canal. 55 subcuentas "Cuenta Especial"kd sc. 91 subcuentas "Otros ingresos"

Matices

El procedimiento anterior para registrar transacciones se aplica principalmente a las empresas que poseen cuentas de tarjetas y realizan liquidaciones con socios comerciales a partir de ellas.

Al mismo tiempo, la empresa puede aceptar pagos con tarjetas de particulares y organizaciones. Los emisores (emisores de tarjetas) celebran acuerdos con comerciantes para vender productos a los titulares de tarjetas.

El acuerdo fija las reglas para dotar al punto de los dispositivos técnicos, la autorización de la operación, los términos de los arreglos con los compradores, el monto de la comisión del banco de servicios. Este último, por regla general, se retiene de los ingresos recibidos de la venta de bienes y se acredita a la cuenta de la empresa comercial.

Colección de papeletas

Slip es un cheque terminal. El procedimiento y periodicidad de su cobro se determina en los términos del contrato suscrito con el banco adquirente (sociedad de crédito que organiza puntos de aceptación de tarjetas y presta servicios para atender toda la operativa en los mismos). Al mismo tiempo, es obligatorio un registro de recibos. Indica el número de cheques y el importe total.

El registro debe completarse en dos copias. Uno, junto con los recibos, se entrega al recaudador, el segundo permanece en la empresa comercial. En este último caso, el cobrador también entrega un recibo.

Como base para reflejar los importes en la cuenta. 57 es la segunda copia del documento. Previo a la transferencia de boletas al recaudador, la empresa nopuede tratar los importes como "transferencias en tránsito". En consecuencia, la cuenta 57 no se refleja.

Antes de que los recibos se transfieran al banco (siempre que estén en la caja de la empresa comercial), los fondos de los bienes vendidos no se debitan de las cuentas ni se acreditan en la cuenta. En consecuencia, se cree que los compradores han formado cuentas por cobrar.

Cuando los ingresos de la venta se acreditan en la cuenta, se crea una transacción:

db canal. 51 cd sc. 57

Contabilización de tarjetas corporativas en C1

La reflexión de las operaciones actualmente no está acompañada de ninguna dificultad. Debo decir que anteriormente la contabilidad de tarjetas corporativas en C1 7 7, por ejemplo, se hacía casi manualmente.

El producto de software 1C "Contabilidad" se mejora constantemente. Los primeros cambios significativos fueron notados por los usuarios de la versión del programa C1 8 2. La contabilidad de tarjetas corporativas en la aplicación más nueva se ha vuelto aún más fácil. Considere algunos de los matices de las operaciones de reflexión.

La operación de recarga de tarjetas corporativas en contabilidad en C1 8 3 se refleja mediante el documento "Baja de cuenta". Para abrirlo, vaya a la sección "Banco y caja", luego a "Extractos bancarios" y haga clic en el botón "Débito".

En el formulario del documento se indica el tipo de operación "Transferir a otra cuenta". Para seleccionar la cuenta del beneficiario, abra el directorio "Cuentas bancarias". La partida de débito será sc. 55.04.

En la versión 1C 8.2las cancelaciones se hicieron de la misma manera. Al mismo tiempo, no se redactó un documento separado para la recepción de fondos para la transferencia de la cuenta de liquidación; se tuvo en cuenta como la rotación del movimiento de montos.

Retirar efectivo de un cajero automático

Al cobrar fondos, el empleado los acepta en el informe. En consecuencia, está obligado a proporcionar documentos que confirmen los gastos.

Suponga que un empleado cobró cierta cantidad de la tarjeta y pagó por la compra de artículos de inventario.

El retiro en 1C se refleja mediante el documento "Anulaciones de la cuenta". Es necesario anotar el tipo de operación: "transferencia a un empleado responsable", cuenta 55.04. La cuenta bancaria es aquella a la que está vinculada la tarjeta. El documento también indica información sobre su titular, es decir, sobre la persona responsable.

Cuando se refleje la operación se realizará un registro:

db canal. 71.01 Contador de cd. 55.04

Retención de comisión bancaria al retirar fondos

Esta operación se refleja mediante el documento "Baja de cuenta". Su tipo es "otra cancelación", cuenta contable - 55.04. La cuenta bancaria es la cuenta a la que está vinculada la tarjeta.

Los detalles indican la cuenta. 91.02. Esta es la cuenta de débito a la que se transfiere la comisión. En el directorio "Otros gastos / ingresos" debe seleccionar un elemento que incluya los costos de pagar los servicios bancarios. Después de eso, se generará un registro:

db canal. 91.02 Contador de cd. 55.04.

Operación de confirmación de gastos

En 1C, los gastos se reflejan mediante el documento "Anticipoinforme".

Al completarlo en la pestaña "Anticipos", selecciona "Débito de cuenta".

En la pestaña "Bienes", complete los datos de los artículos de inventario comprados, su factura e IVA.