2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
El envío de un empleado a un viaje de trabajo va acompañado de la ejecución obligatoria de los siguientes documentos: una asignación comercial para un viaje de negocios, una orden y un certificado de viaje de negocios. Como regla general, el empleado tiene en cuenta los fondos necesarios por adelantado al completar una solicitud adecuada. O el pago de los viajes de negocios se realiza al regresar a un lugar de trabajo permanente y la empresa reembolsa el dinero gastado. En ambos casos, la base para el pago es un informe anticipado y documentos que acrediten ciertos gastos (boletos de ida y vuelta al destino, factura del hotel, viáticos).
El importe puede transferirse a una cuenta personal o recibirse en efectivo en la caja de la organización. El informe sobre el viaje de negocios se realiza dentro de los tres días hábiles siguientes a su realización. En el caso de un viaje al exterior, el plazo se amplía a diez días.
La orden para enviar en un viaje de negocios es una forma unificada. Se prepara con mayor frecuencia en el departamento de recursos humanos. Además, el documento está firmado por el jefe de la organización y su número, fecha y nombre se registran en un diario separado para registrar pedidos para viajes de negocios. El empleado adscrito se familiariza con la orden contra la firma y recibe una copia de la misma.
La asignación comercial para un viaje de negocios es un documento obligatorio, ya que refleja el contenido del viaje. Antes de que este documento sea firmado por el jefe de la organización, se coordina con el supervisor inmediato del empleado. Es importante saber que hay ciertas categorías de empleados que están protegidos por la ley y tienen derecho a negarse a viajar:
- mujeres embarazadas;
- mujeres con hijos menores de 3 años;
- empleados menores de 18 años;
- empleados que trabajan en la organización sobre la base de un acuerdo de estudiante y enviados en un viaje de negocios no relacionado con la capacitación;
- padres solteros si el niño es menor de 5 años;
- padres que crían a un niño discapacitado;
- empleados que cuidan a un familiar enfermo.
Una asignación de negocios para un viaje de negocios puede tener un reverso, donde se enumeran las categorías de ciudadanos anteriores y se asignan columnas para el empleado: rechazo/consentimiento para un viaje de negocios, nombre completo, cargo ocupado y fecha de firma. Ambos hechos (acuerdo o desacuerdo) requieren únicamente una confirmación por escrito. Cumplimiento estricto de los requisitos legales a la hora de cumplimentardocumento le salvará de situaciones de conflicto.
Además, una asignación de viaje de negocios contiene un informe de progreso, que es resumido por el propio trabajador. Y esta actuación deberá ser ratificada con firma personal tanto del jefe inmediato como del titular de la empresa. Para evitar problemas con el informe de viaje ante el departamento de contabilidad, es necesario verificar la identidad de los datos en todo el paquete de documentos. Cualquier discrepancia en el apellido, nombre, patronímico o fechas de viaje de negocios requerirá ajustes, justificación documental y pérdida de tiempo adicional.
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