Correspondencia saliente: bitácoras de registro, contabilidad, muestras, reglas de llenado

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

En cualquier ámbito de la economía nacional, existe un papeleo que incluye muchas funciones. Entre ellos, la contabilidad de la correspondencia entrante y saliente es uno de los principales. No existe una sola empresa que funcione aisladamente de otras organizaciones. La comunicación y cooperación con clientes, proveedores, instituciones financieras y de otro tipo es obligatoria. Por lo tanto, el proceso de producción no puede prescindir de la correspondencia. ¿Quién se encarga del registro de las cartas entrantes y salientes? ¿Cómo contabilizarlos correctamente? ¿Quién lo necesita y por qué? Consideraremos estos problemas en el artículo.

Categorías de correspondencia. Características de la documentación saliente

Hay muchos formularios y tipos de documentos, pero todos se dividen en dos categorías principales:

• Enviando (correo saliente).
• Recibido (correo entrante).

Veamos el significado de cada categoría.

La correspondencia, denominada saliente, se puede enviar a los siguientes destinatarios:

• Autoridades superiores.
• Subordinadosorganizaciones.
• Empresas asociadas.
• Departamentos, talleres y otras divisiones estructurales de la empresa.

¿Qué documentos se envían a las autoridades superiores?

Prácticamente todas las empresas están subordinadas a cualquier organización (distrital, departamental, regional, así como ministerios). La correspondencia saliente enviada a estas instituciones puede ser informes, informes, planes del mes, trimestre, año, respuestas a solicitudes. Por regla general, se emite en formularios normalizados homologados o en hojas ordinarias con el logotipo de la empresa.

Documentos para organizaciones de línea descendente

No todas, pero muchas empresas cooperan con organizaciones que están subordinadas a ellas. Pueden ser órganos ejecutivos, sucursales, pequeñas empresas y otros. La correspondencia enviada por él puede ser directivas, órdenes, avisos, reglamentos, instrucciones, materiales de capacitación. También se emite en papel membretado u hojas ordinarias con el logotipo de la empresa. Además, las instrucciones y los materiales de capacitación pueden tomar la forma de folletos y manuales, pero deben ir acompañados de instrucciones en formularios estándar o cartas de presentación con sellos y firmas. Si no los hay, los manuales y folletos deben tener el sello de la empresa que los envía y las firmas de las personas responsables.

Documentación para empresas colaboradoras

Por regla general, en este caso estamos hablando de proveedores, distribuidores y clientes. La correspondencia que envía son órdenes, avisos derecepción de mercancías, reclamos, folletos publicitarios, notificaciones sobre cambios en cualquier término de un acuerdo o contrato, propuestas comerciales.

Cabe señalar que los materiales publicitarios, listas de precios, felicitaciones, invitaciones, por ejemplo, a una presentación no necesitan registrarse.

Documentación dentro de la misma organización

Este tipo de correspondencia saliente tiene lugar en empresas donde hay 2 o más departamentos, talleres, divisiones. En tales casos, la dirección emite órdenes, resoluciones, lineamientos, instrucciones y documentos similares, que son enviados a los departamentos y talleres. Entonces, para los gerentes y la administración, dicha correspondencia será saliente, y para un taller o departamento, entrante.

Reglas de diseño de revistas

Independientemente de a dónde se envíe el documento, se debe contabilizar. Para ello, existen bitácoras para el registro de la correspondencia saliente. En una época en que no existían las computadoras ni Internet, tales diarios se llevaban a mano. Podrían ser arbitrarios. Se podría usar un cuaderno común, un libro de contabilidad, un bloc de notas. Lo más importante, la revista tenía que tener hojas cosidas para que no pudieran arrancarse. Además, tenían que estar numerados. La portada de la revista indicaba la fecha en que se inició. Anteriormente, se requería coser las páginas con hilos, sellar sus extremos con una hoja de papel, en la que era necesario poner el sello y la firma de la persona responsable. También en esta hoja se anotó el número total de páginas numeradas. No se permitieron correcciones.

Ahora la costura de la revista con hilos se guarda cuandoregistro de documentos especialmente importantes de valor financiero o legal.

Las páginas de la revista están numeradas en la mayoría de las empresas.

Cuando se completa la última línea del diario, se anota la fecha de su finalización. Se almacena de 3 a 5 años. Depende del tipo de correspondencia registrada en el mismo. Las órdenes judiciales, las cuentas financieras, los contratos a largo plazo y similares se consideran particularmente importantes. Puede disponer del diario solo si cada uno de los documentos registrados en él ha perdido su fuerza legal.

¡Ayuda informática

En esta era de la tecnología informática, es difícil encontrar un empleado que rastree a mano el registro de la correspondencia entrante y saliente. Ahora hay cierto programa que le permite imprimir formularios o mantener registros en una computadora. Para usarlo, necesitas tener:

• Computadora con programas MS Office, MS Excel.
• Impresora.
• Escáner.
• Correo electrónico de la computadora.
• Un sello como este: “Entrada. Nº _, "_" _20_" Puede escribirse manualmente o comprarse prefabricado.

A continuación, debe ingresar al programa, descargar el formulario requerido y comenzar a trabajar con él. Puede imprimir el formulario, hacer muchas fotocopias, coserlas. Obtendrá un diario en el que deberá tomar notas a mano. No puede imprimir, regístrese directamente en su computadora. Por regla general, así es como se guardan los documentos para los que no es necesario firmar.

¿Cuántas revistas necesitas?

Más a menudoen total, las empresas mantienen un registro de correspondencia saliente. Sin embargo, algunas organizaciones con muchos socios y otros destinatarios pueden tener varias de estas revistas, como:

• Para registro de correspondencia enviada a terceros y para documentos dentro de la empresa.
• Para cartas enviadas a empresas nacionales y extranjeras.
• Para documentos destinados a ciertas organizaciones (por ejemplo, la oficina central, el ministerio, etc.) y todos los demás. Esto se hace para facilitar la gestión de documentos, pero cualquier diario se elabora de acuerdo con un único estándar.

Además, algunas organizaciones tienen diarios separados para cada tipo de documentación. Por ejemplo, para registrar salidas de pedidos, órdenes contables, notificaciones, manuales, reclamaciones de clientes, protocolos, etc. Para contabilizar dichos documentos, se pueden utilizar formularios con otras columnas.

Cómo mantener las entradas del diario

Debe decirse que las formas de las formas son aproximadamente las mismas para contabilizar todos los tipos de correspondencia saliente. En nuestro artículo se proporciona una muestra que muestra cómo debería ser el diseño.

En la parte superior de cada página hay un "encabezado" con columnas:

• El número de serie de la entrada, también se colocó en el documento.
• Fecha de salida.
• Título del documento (por ejemplo, "Informe de progreso").
• Resumen (literalmente, un par de oraciones, también puede escribir el número del documento).
• Nombre de la institución donde se envía la correspondencia.
• Firma del registrante responsable.
• Método de salida (regular o e-mail, fax). Este elemento se ha añadido con la llegada de las nuevas tecnologías. Anteriormente, no estaba en los registros de correspondencia.
• Si se envía una respuesta a una solicitud o un informe de ejecución, el diario debe indicar el número del documento en base al cual se creó la carta enviada. También es necesario indicar los datos sobre el ejecutante (nombre, cargo).
• Número de copias. A veces se asigna una columna por separado, en la que se indica el número de páginas en una copia.
• Nota. Aquí se indica la información que no está incluida en las columnas anteriores.

Si el documento saliente no es una respuesta a una solicitud o un informe, se colocan guiones en las columnas sobre la ejecución y la persona responsable.

En nuestro tiempo, el contenido y el llenado del registro de correspondencia saliente no han cambiado. Ejemplo mostrado arriba.

Correo entrante

La empresa puede recibir cartas y documentos de las siguientes fuentes:

1. Autoridades superiores.
2. Subordinados.
3. Empresas asociadas.
4. Otras instituciones no mencionadas anteriormente (policía, bancos, tribunales, ciudadanos particulares, etc.).
5. Dentro de una empresa, la correspondencia entrante puede provenir de la administración u otra unidad estructural, por ejemplo, del departamento de contabilidad.

Por encima de nosotrosconsideró qué documentos pueden constituir correspondencia de las organizaciones indicadas en los tres primeros párrafos.

Los documentos de otras instituciones pueden ser una citación a un empleado, una orden de ejecución, una decisión judicial, una demanda, una denuncia o una declaración de un particular, etc.

Los documentos que representan el flujo de trabajo dentro de la empresa pueden ser muy diferentes: órdenes de gestión, órdenes, instrucciones, reglamentos, normas, reglamentos de seguridad, avisos, etc.

Trabajar con documentos entrantes

Es necesario mantener registros no solo de la correspondencia saliente, sino también de la entrante. El diario, donde se registran las cartas recibidas por la empresa, se elabora de acuerdo con las mismas reglas que para los documentos enviados.

La diferencia está en el "límite" de los formularios. Debe contener las siguientes columnas:

• Número ordinal. También se adjunta al documento.
• Fecha de recepción.
• Organización que envió el documento.
• Cómo se recibió (por fax, correo electrónico o correo ordinario).
• Nombre del documento.
• Número de copias.
• Dónde se envió el documento (taller, departamento o nombre de la carpeta).

A continuación se presenta una muestra de una de las formas del diario de correspondencia entrante.

Si el documento entrante es una orden o una instrucción metodológica de la dirección recibida por el taller (departamento) para su ejecución, el registro de registro debe indicar quién es el responsable, y también colocarnota de ejecución, fecha y firma del artista.

¿Quién guarda los registros?

Cualquier responsable designado por el jefe puede registrar la correspondencia entrante y saliente. En este caso, este tipo de actividad laboral debe estar incluido en su descripción de trabajo o aprobado por orden del titular de la empresa. Por regla general, el trabajo de oficina en las organizaciones está a cargo de una secretaria. Además, un empleado de la oficina o un administrador (en empresas pequeñas) puede realizar el registro de la correspondencia. En algunas organizaciones, la correspondencia la manejan dos empleados: el compilador y la secretaria.

Las tiendas y departamentos también mantienen registros de la documentación entrante y saliente. Esto lo hace un empleado que se encarga de este tipo de actividad por orden de la gerencia.

¿Cómo debo registrar correctamente la documentación entrante?

El registro de la correspondencia entrante y saliente no es una tarea difícil, pero sí responsable. Todos los documentos recibidos por la empresa están sujetos a contabilidad. Si provienen de organizaciones, deben estar selladas y firmadas por el titular. A veces también se requiere la firma de personas responsables, por ejemplo, el contador jefe, si se trata de una factura emitida a la empresa. Las cartas de particulares, como las aclaratorias o de reclamo, solo pueden llevar la firma de la persona que elaboró este documento.

En la mayoría de las empresas, el gerente debe revisar toda la correspondencia entrante para mantenerse al tanto de los procesos de producción. Él mismodecide qué hacer con los documentos recibidos: aceptar para su ejecución, familiarizar a las personas involucradas con la información o simplemente archivar el documento en una carpeta. Por lo tanto, el secretario, habiendo registrado la correspondencia entrante en el diario, se la proporciona al jefe. Pone una marca en cada documento a qué departamento debe enviarse.

Con base en este "veredicto", el secretario en el registro de correspondencia entrante anota en la columna correspondiente el "destino" adicional de cada carta. Por ejemplo, se puede enviar una nueva regulación sobre el cálculo de la prima al departamento de contabilidad, pautas de seguridad al departamento técnico y un reclamo del ciudadano Ivanov al departamento de control de calidad del producto. Esto completa el trabajo del secretario con la documentación entrante.

¿Cómo realizo un seguimiento del correo saliente?

Arriba, examinamos qué documentos pueden estar relacionados con este tipo de documentación. En algunas organizaciones, las solicitudes individuales deben ser respondidas por un subsecretario o compilador. De acuerdo con GOST R 6.30-2003.12, dicho documento se redacta en un formulario especial o en una hoja en blanco con el logotipo de la empresa. Cualquier carta comercial enviada a una organización o individuo debe estar sellada y firmada por el gerente. Como regla general, el secretario debe hacer una fotocopia del documento, que debe ser archivado en la carpeta correspondiente.

La correspondencia saliente se registra en el diario correspondiente. El secretario debe verificar si todos los sellos y firmas necesarios, detalles de su empresa yla organización para la que se redactó el documento, ponga en él el número correspondiente al que está registrado en el diario, la fecha de salida, el nombre de la carpeta en la que se archiva la copia. Si la correspondencia que se envía es una respuesta a una carta entrante, también debe anotar el número con el que se registró. Los documentos deben enviarse el día indicado en el registro de registro.

¿Por qué necesitamos contabilidad de correspondencia?

Algunas personas que están lejos de la producción creen que el registro escrupuloso de la correspondencia entrante y saliente es un trabajo extra, el llamado papeleo. De hecho, la contabilidad de correspondencia realiza las siguientes funciones:

• Organiza el flujo de trabajo.
• Asegura una respuesta oportuna a las señales entrantes.
• Agiliza el intercambio de información dentro de la producción.
• Garantiza la participación efectiva de la empresa en la vida económica exterior.
• Lo ayuda a encontrar rápidamente el documento que necesita.

La importancia de este trabajo es obvia, por lo que debe abordar su implementación de manera responsable.