Pedido entrante: formulario de muestra, campos obligatorios

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Independientemente de si conocía las reglas de mantenimiento de registros, enfrentará grandes multas por contabilizar ingresos sin los documentos adecuados: órdenes de recibo. Un ejemplo de cómo completar este documento se puede encontrar a continuación. Las autoridades fiscales llevan a cabo regularmente tales controles al azar. ¿Cómo hacer las cosas bien y evitar problemas?

Pedido entrante: muestra

Los documentos financieros se emiten únicamente en formularios unificados: con letra legible y sin correcciones. El desarrollo de documentos de las muestras correspondientes lo lleva a cabo una organización estatal: el Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa. PKO no es una excepción. Un formulario de muestra de una orden de crédito: formulario KO-1. Su número de clasificador es 0310001.

La foto a continuación muestra un pedido de recibo de muestra:

Tenga en cuenta que en la parte superior derecha se indica que esta es la forma unificada de KO-1. Consta de 2 partes: la orden de recibo en sí - una muestra a la izquierda (permanece en la caja) y un recibo - a la derecha(emitido a la persona que depositó el dinero).

A cada orden emitida se le asigna un número de serie, que se ingresa en un diario especial. Además, para tener en cuenta el efectivo, se lleva un libro de caja. Cada operación de caja se ingresa en la misma: en la columna de ingresos o gastos

¿Cómo organizar el flujo de caja?

La regla principal es que los empleados que completan un pedido entrante de acuerdo con el modelo anterior y aceptan dinero en la caja deben ser diferentes. Parece que se controlan entre ellos. Si la misma persona emite la orden y acepta el dinero, puede haber abuso de autoridad.

Por regla general, un contador elabora una orden de recibo de caja. Pero el cajero toma el dinero. Estrictamente hablando, no es necesario introducir la posición de un cajero en el estado. Cada empleado puede realizar sus funciones.

Solo de antemano, se debe celebrar un acuerdo de responsabilidad con él. Además, hay un documento especial: "Obligación del cajero". Es como el juramento hipocrático de los médicos. Su empleado también debe firmar.

Sin estos dos documentos, no presente un reclamo contra el cajero si hay escasez en el cajero.

¿Cómo completar un pedido de recibo de efectivo?

Físicamente, el PQP no tiene que ser llenado manualmente. Esto también se puede hacer en una computadora. Existe un software especial para esto: automatiza los procesos de rutina. Sólo tiene que rellenar los campos obligatorios: especificar la cantidad yfecha.

Por cierto, no tienes que comprar un paquete de software costoso para esto. Puede usar cualquier servicio en Internet para emitir un recibo en línea.

Existen cajas registradoras que al recalcular el efectivo generan automáticamente PKOs. Pero no son baratos. Dicho equipo es utilizado por bancos y grandes empresas que trabajan constantemente con grandes cantidades de efectivo.

¿Cuál de estas formas elegir?

Cada uno de los métodos anteriores tiene sus pros y sus contras. La forma más fácil es completar el formulario de una orden de recibo de efectivo manualmente. Si tiene que hacer esto no más de 1 o 2 veces al día, entonces debería hacerlo.

Sin embargo, con un gran número de tales operaciones, las desventajas de este enfoque son obvias. Este método requiere demasiado tiempo y no todos los contadores tienen una letra legible; más tarde, las autoridades fiscales pueden tener preguntas al respecto.

Si, a pesar de todo, los recibos de caja se rellenan manualmente, esto debe hacerse solo con un bolígrafo azul y solo con letra legible. No utilice helio ni tinta de aceite.

Es posible que los servicios en línea no estén disponibles. A menudo, esto sucede en el momento equivocado y por razones que escapan a su control. Por lo tanto, no puede influir de alguna manera en la situación en este caso. Esta es la principal desventaja de este método, aunque es gratuito.

La mejor opción es instalar un paquete de software para contabilidad. Automatiza no solo la emisión de recibos de caja, sino también otras operaciones rutinarias. Y túsiempre puedes mantener la situación bajo control.

Cómo completar una orden de recibo de efectivo: instrucciones paso a paso

¿Cómo completar un pedido de efectivo entrante? En la foto de arriba se muestra una muestra de un pedido completado. Y aquí está la instrucción paso a paso:

• según la revista, asigne un número y fecha al documento;
• la cantidad se escribe no solo en números, sino también en palabras;
• indicar los números de las cuentas correspondientes para la transferencia de dinero;
• rellene la línea "Base" (qué tipo de operación se realizó);
• calcule el IVA o marque "sin IVA";
• indicar documentos adjuntos.

Recuerde que el cajero no puede aceptar la forma de la orden de recibo de efectivo: la firma de muestra del contador jefe o la persona que lo reemplaza, de acuerdo con la orden, debe coincidir claramente con la firma en el recibo.

Además, al aceptar dinero, el cajero debe:

• compruebe una vez más que todos los campos estén correctamente rellenados;
• verificar firmas con muestras;
• verifique los documentos de respaldo.

Además, la cantidad de fondos depositados debe coincidir exactamente con la especificada.

A menudo surge la pregunta, ¿el cajero tiene derecho a aceptar parte del dinero indicado en la orden de recibo de efectivo? La respuesta a esta pregunta es inequívoca: no. Si al menos un centavo no es suficiente, el dinero no se acepta, el pedido se tacha y se envía para su reemisión. Y esto es justo. Después de todo, de lo contrario, el cajero tendrá que reembolsar la diferencia de su propio bolsillo.

Reglas para almacenar órdenes en efectivo

¿Qué sucede después de depositar el dinero en el cajero? Aunque toda la información se ingresa en el diario y el libro de caja, la orden en sí se almacena durante otros 5 años. Además, este período no tiene en cuenta el año en que se redactó el documento.

Al mismo tiempo, debe tener en cuenta que los empresarios individuales en el sistema tributario simplificado "Renta" o el sistema tributario simplificado "Ingresos menos gastos" no pueden llevar registros de transacciones en efectivo. Sólo necesitan hacer un seguimiento de los ingresos. Pero para una LLC, la ejecución de estos documentos es obligatoria.

Resumir

El pedido de efectivo entrante se refiere a los documentos de efectivo primarios. La capitalización de fondos sin su registro solo es posible para empresarios individuales. Y luego, sólo en los casos permitidos por las leyes fiscales. Para una LLC, la ejecución de este documento es siempre obligatoria, independientemente del sistema fiscal.

Se requiere un contador de tiempo completo para completar una orden de recibo de efectivo. O un gerente, si no hay contador en el estado. Además, la orden debe completarse correctamente, tener la firma del jefe de contabilidad (gerente) y el sello de la organización con todos los detalles, así como todas las solicitudes necesarias. Además, no se permiten borrones ni correcciones.

En las secciones correspondientes del artículo se proporciona una muestra de llenado y un formulario de pedido de recibo. Un matiz importante: el pedido se puede completar tanto "a mano", con un bolígrafo azul y letra legible, como en una computadora. Pero las manchas y las correcciones están estrictamente prohibidas.