Organización de un sistema de control interno en una organización: creación, finalidad, requisitos y análisis

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

El propietario de cualquier objeto económico siempre se preocupa por la calidad de la organización de su actividad económica. Cualquier empresa rentable conlleva un beneficio potencial para su propietario. ¿Qué empresario competente no estaría interesado en las condiciones de funcionamiento de su propia descendencia, brindándole ingresos tan serios? Probablemente, debe ser un tonto para dejar que todo siga su curso y asumir que siempre será así, que el trabajo en la organización procederá según lo planeado y traerá los mismos resultados financieros positivos para siempre, sin profundizar y sin interferir. el proceso de trabajo de sus subordinados. Precisamente porque todo empresario en su sano juicio y con una actitud objetiva en la gestión de su empresa teme perder sus beneficios y convertirse un día enquiebra, introduce un sistema de control interno de la organización. ¿Lo que es? ¿Qué da este sistema? ¿Cómo está organizado? ¿Y cuáles son los objetivos? Lo primero es lo primero.

¿Qué es el sistema de control interno en una organización?

Una muestra de cualquier entidad comercial ejemplar es una empresa que realiza ininterrumpidamente su actividad económica y cumple la condición principal para su existencia: obtiene ganancias, incrementándolas regularmente. El dueño de la empresa siempre dirige todos los esfuerzos e inversiones solo a lo que hace a su organización aún más fuerte y poderosa, ampliando las fuentes de retorno en forma de ingresos. Por supuesto, cualquier propietario quiere que su empresa funcione sin problemas. Y él entiende que para esto es necesario tomar las medidas adecuadas. Es aquí donde surge la necesidad global de la organización del sistema de control interno de la organización. Aquí se puede ver claramente la necesidad de formar dentro de la empresa un aparato de este tipo para monitorear e identificar deficiencias en el proceso de gestión, que señalará al propietario sobre cualquier violación e inconsistencia. ¿Qué debería ser un dispositivo de este tipo?

El sistema de control interno en la gestión de una organización es un conjunto de métodos para el seguimiento, seguimiento, control, evaluación y análisis de todos los procedimientos y procesos de negocio que tienen lugar en la empresa y que están directamente relacionados con los resultados de la actividad económica de la empresa en su conjunto. En otras palabras, estos son empleados especiales, métodos específicosresearch, una lista de equipos analíticos y tecnologías relacionadas, que en conjunto dan el mismo efecto de control que el dueño de un negocio quiere tener. Necesita tal control para protegerse de los subordinados deshonestos o el desempeño deficiente de sus funciones, lo que al final puede afectar el resultado financiero de la empresa en su conjunto. Pero, ¿cómo se organiza este proceso?

La organización de un sistema de control interno en una empresa es la formación de un terreno tan favorable para el funcionamiento de las autoridades reguladoras en conjunto con su acceso al equipo técnico y toda la información necesaria de una entidad comercial que puede proporcionar alta -control de calidad en el seguimiento del trabajo de los trabajadores y sus tareas directas de acuerdo con sus descripciones de puesto. En pocas palabras, la creación de un aparato de control en una empresa implica la realización de controles por parte de auditores especializados en todas las áreas funcionales de la empresa.

Objetivos

Un hombre de negocios competente nunca hace nada sin rumbo, por lo tanto, piensa en cada detalle de su acción, innovación, pedido u orden dado a través del director y lo implementa en las actividades comerciales de su empresa para lograr un resultado específico. En consecuencia, es lo mismo con el aparato de control. Son cuatro los objetivos principales del sistema de control interno en la organización, que orientan a cualquier propietario para evitarocurren problemas:

1. Comprobación de la eficacia de la actividad económica. Implica la necesidad de monitorear y monitorear las transacciones económicas realizadas en la empresa con el fin de identificar posibles desviaciones y suprimirlas.
2. Seguridad de la información. Implica la organización del funcionamiento transparente del departamento de contabilidad para proporcionar informes fiables, objetivos, completos y oportunos a la dirección y a las autoridades superiores.
3. Supresión de robos y acciones ilegales de los empleados. Esto se refiere a un control más estricto sobre posibles incidentes de lavado de dinero y estafas por parte de los empleados dentro de la empresa.
4. Cumplimiento de la normativa. Cada unidad estatal en el aparato de personal debe seguir estrictamente el horario de trabajo reglamentario interno.

Tratando de protegerse a sí mismo y los frutos del funcionamiento de su empresa en forma de ingresos, su propietario se fija objetivos específicos. Estos objetivos se logran con éxito gracias a la organización eficaz del sistema de control interno en la organización.

Estructura

El mecanismo de control en cualquier empresa se realiza a través de la subordinación jerárquica de los órganos de control. En cada sitio existen organismos encargados de realizar las actividades de monitoreo y verificación. ¿Cómo se ve un ejemplo de un sistema de control interno en una organización en términos de subordinación estructural y jerárquica?

Por supuestoMucho depende de la forma de gobierno en la empresa. Con una empresa pequeña y una plantilla de tres o cuatro personas, todo está claro, no hay nada especial que controlar, eso lo hace el jefe inmediato. Pero en las grandes empresas, todo es diferente: cuanto más grande es la empresa, más medidas de control interno relevantes deben distribuirse a sus departamentos estructurales. Por ejemplo, la organización del control interno en los sistemas corporativos se realiza en el contexto de varios bloques estructurales:

• El primer bloque es la junta directiva, el principal e inquebrantable aparato administrativo, que es administrado y controlado centralmente.
• El segundo bloque implica la ramificación del control del consejo de administración en dos órganos principales en la forma del aparato de gestión y el comité de auditoría.
• El tercer bloque - prevé la división del control del aparato de gestión a los jefes de todos los departamentos existentes en la empresa, quienes, a su vez, controlan las actividades directas de sus subordinados en cada departamento.
• El cuarto bloque - implica la dispersión de las responsabilidades de control del comité de auditoría en la unidad de gestión de riesgos y la unidad de control interno.

Con base en la estructuración en bloque de los órganos de control en la empresa, podemos concluir que hay dos direcciones en las formas de gobierno corporativo: estos son órganos estructurales separados dentro de la empresa y jefes de departamentos que supervisan a sus subordinados. A menudo, así es como la organización del sistema de control internocontrol en la empresa.

La estructura de supervisión de las instituciones financieras se ve un poco diferente. El sistema de control interno de una entidad de crédito prevé seis fuentes principales de difusión de las medidas pertinentes en determinados niveles de la jerarquía:

• órganos de administración de una entidad de crédito;
• jefe y sus adjuntos;
• contador jefe y su adjunto;
• comisión de revisión o auditor todo en uno;
• unidades de control especiales;
• otras divisiones estructurales de los órganos de control de la entidad de crédito.

Vistas

La clasificación de las variedades de supervisión interna es bastante multifacética debido a la gran cantidad de características de la unidad. Así, la creación del sistema de control interno de una organización contempla varias ramas en las áreas principales.

En orden de implementación:

• administrativo;
• administrativo;
• financiero;
• tecnológico;
• legal;
• contabilidad.

Según la forma de envío:

• real;
• ordenador;
• documental.

Temporalmente:

• preliminar;
• actual;
• siguiente.

Por cobertura:

• total y parcial;
• sólido o selectivo;
• complejo o temático.

Métodos

Además de los tipos de supervisión enumerados, los procedimientos de auditoría llevados a cabo en la empresa pueden manifestarse en la implementación de varios enfoques metodológicos para la verificación. Por lo tanto, la organización de un sistema de control interno en una empresa implica el uso de un conjunto de tres áreas metodológicas principales.

Métodos generales:

• Auditoría: implica el control de la contabilidad y los informes financieros.
• Monitoreo: implica estudiar la corrección de los procedimientos realizados en áreas específicas en departamentos específicos de la empresa.
• Revisión - realizada mediante manipulaciones de verificación con la documentación.
• Análisis: calcula indicadores económicos específicos y los compara con los valores de la norma.
• Comprobación temática: realizada sobre el tema de algo específico, por ejemplo, comprobar la caja registradora y el efectivo.
• Investigación oficial - ocurre cuando se revela algún incumplimiento de las normas o un delito de una persona materialmente responsable.

Controles documentales:

• Evaluación legal: se refiere directamente a los poderes del departamento legal de la empresa con actividades de verificación de contratos y otra documentación.
• Control lógico: se realiza para comprobar la rentabilidad de las operaciones comerciales en curso, reflejadas en los documentos pertinentes.
• Verificación aritmética: se manifiesta en un error de cálculo específico y comparación de indicadores en documentos con los realesdatos.
• Contador de cheques - implica elevar el primario por un período específico y su análisis: esto incluye cartas de porte, facturas de impuestos, ajustes a las facturas de impuestos y más.
• Verificación formal: proporciona control sobre la disponibilidad de documentos obligatorios sobre la base de los cuales se llevaron a cabo ciertas operaciones.
• Comprobación comparativa: revela inexactitudes e inconsistencias en datos digitales, resumidos y equivalentes.

Técnicas de control real:

• Inventario: prevé la verificación por parte del sistema de control interno de contabilidad en la organización de la presencia y el recálculo de bienes tales como activos fijos, activos tangibles e intangibles, efectivo disponible, finanzas no monetarias en cuentas bancarias, etc.
• Experiencia: se lleva a cabo atrayendo a un experto o un especialista del personal en un tema específico de un enfoque determinado.
• Observación visual: consiste en monitorear al empleado y su actividad laboral desde el exterior. Por ejemplo, así es como un contador principal puede observar el desempeño de sus funciones por parte de un contador ordinario.
• Medición de control - caracterizada por una decisión repentina de verificar la reproducción cuantitativa o cualitativa de una operación particular en la empresa para compararla con la norma.
• Análisis de información de gestión: predetermina el estudio de órdenes, órdenes, decretos de carácter interno y verificación de los resultados de su implementación.

Funciones

La organización de un sistema de control interno en una organización de cualquier forma de propiedad prevé el desempeño de funciones específicas por parte de los órganos pertinentes. Después de todo, cada operación de control implica el logro de un determinado resultado. El resultado global debe ser la operación ininterrumpida de la empresa con un ingreso regular y estable. Y parece posible lograrlo solo cuando se realiza un conjunto de funciones estratégicas. Estos son algunos de ellos:

• Supervisión de las actividades comerciales de la empresa y su entorno externo: incluye el seguimiento de las tendencias del mercado, los cambios en las necesidades de la demanda, así como las instalaciones competitivas y sus políticas.
• Desarrollo de direcciones estratégicas de las actividades de la empresa: prevé el logro del objetivo principal de la empresa a través de pasos tácticos en las actividades operativas y económicas.
• Crear un sistema de gestión y evaluación de riesgos: las autoridades reguladoras de cualquier empresa deben tener una idea de qué factores adversos la amenazan dentro de sus actividades.
• Evaluación de inversiones y proyectos de inversión de capital: el control interno debe realizar trabajos para evaluar la productividad, la racionalidad y la rentabilidad de los proyectos invertidos por él.

Pasando de lo general a lo particular, podemos señalar las funciones actuales del sistema de control contable interno en la organización como datos de información fundamentales para llevar a cabo auditorías internas de alta calidad.inspecciones de fábrica:

• estudio de los sistemas contables actuales;
• evaluación de la productividad y rentabilidad de estos sistemas;
• análisis financiero y control contable;
• seguimiento de métodos de control;
• cumplimiento global;
• cumplimiento de la normativa interna por parte de los empleados;
• evaluación del nivel de fiabilidad de los datos de información proporcionados;
• asesoramiento en materia contable, fiscal, legal;
• participación en la automatización directa de la contabilidad, gestión y contabilidad fiscal;
• Comprobación de la implementación de los indicadores previstos.

Pasos

Como cualquier otro procedimiento económico o procesal, la realización de medidas de control prevé una secuencia escalonada de realización de tareas específicas. Estas son las principales etapas en la organización del sistema de control interno que caracteriza a este tipo de procesión:

1. Iniciando verificación. Cualquier acción de control se lleva a cabo ya sea por orden de la dirección de la empresa, o como un evento planificado. El control se lleva a cabo sobre la base de la orden del director o en el calendario previsto de los procedimientos de control.
2. Control de planificación. Cada inspección está precedida por la identificación de alguna discrepancia en la funcionalidad de la empresa o el deseo de los gerentes de evaluar el estado de cosas dentro del personal y el trabajo que realizan. Por lo tanto, antes de los procedimientos de control directose está llevando a cabo un estudio planificado del área a controlar y el desarrollo de direcciones tácticas en la reproducción de los próximos eventos.
3. Verificación directa. En un sitio específico durante un período de tiempo específico, se toman ciertos documentos para su examen y las transacciones comerciales se analizan en su relación con los procesos relacionados de la actividad económica en la empresa.
4. Preparando los resultados de la prueba. Con base en los resultados de todas las operaciones de verificación, los resultados del control están sujetos a documentación obligatoria para proporcionar indicadores finales a la gestión de la empresa.
5. Realización de los trabajos pertinentes tras el estudio de los resultados de la inspección. En el curso de la realización de operaciones de control, se revelan infracciones cometidas por personas materialmente responsables, se detectan desviaciones de las normas, se observan casos de actitud negligente de algunos empleados para trabajar, lo que implica, en cierto sentido, daños a la economía de la empresa. como un todo. Por lo tanto, tales precedentes situacionales dan una reacción del aparato de gestión en forma de amonestación, privación de bonificaciones o despido de subordinados negligentes. Además, es obligatorio analizar los datos obtenidos y sacar conclusiones sobre la posible modernización del proceso laboral requerida en esta etapa para aumentar la eficiencia de la empresa en su conjunto.

Análisis

El análisis del sistema de control interno en la organización es de no poca importancia para mantener la calidad y corrección de la auditoría interna enempresa. ¿Por qué es tan importante en el sistema empresarial moderno? Porque el análisis y evaluación del sistema de control interno de la organización es el impulso para el desarrollo de recomendaciones para su mejora y modernización del proceso empresarial en su conjunto. La verificación de las operaciones procesales de las actividades económicas de una empresa no solo es importante en sí misma, sino que el nivel de efectividad de su implementación puede afectar la prosperidad y el funcionamiento rentable de la empresa como tal.

El análisis del sistema de control financiero interno de la organización es realizado por los órganos pertinentes de subordinación centralizada de la empresa en las siguientes áreas:

• análisis de procesos de control como objeto de investigación analítica;
• encuesta sobre el potencial de cualificación y profesionalidad de los empleados que realizan actividades de control;
• consideración de la calidad de la organización del trabajo planificado llevado a cabo por los auditores en forma de preparación para el propio proceso de auditoría;
• comprobar el plan de acción estratégico descrito durante la auditoría interna a nivel de empresa;
• estudio de la disponibilidad de planes de inspección para el futuro, así como un análisis de su pertinencia y profundidad de los temas considerados por el aparato de control.

Clasificación

El concepto de análisis está indisolublemente ligado al concepto de evaluación. En un sentido amplio, este término implica el establecimiento del valor absoluto o relativo del objeto, sujeto, fenómeno investigado. En términos económicossubtexto evaluación del sistema de control interno de la organización implica una comparación con la norma realizada por los auditores durante la auditoría de las acciones, así como la consideración de la calidad de las medidas recopiladas por ellos, con el objetivo de identificar inconsistencias, inexactitudes, errores en el curso de las actividades comerciales. En pocas palabras, esta es una prueba de la calidad del trabajo de los propios inspectores.

La combinación de dos conceptos relacionados - evaluación y análisis - predetermina la necesidad de actividades adicionales después de la auditoría. Después de todo, con base en los resultados del análisis del sistema de control interno de la contabilidad en la organización, la necesidad de endurecer, por ejemplo, las regulaciones laborales con respecto a la ejecución y el almacenamiento del flujo de documentos, o se toman decisiones más exhaustivas y más frecuentes. inventarios de activos fijos de la empresa, ya que en esta parte de la contabilidad suelen existir inconsistencias con puntajes anteriores, etc. Y esto se aplica no solo específicamente al departamento de contabilidad de la empresa. Es decir, en otras palabras, la evaluación de los resultados obtenidos durante la auditoría permite juzgar la necesidad de mejorar el sistema de control interno de la organización o, por el contrario, extraer conclusiones sobre su funcionamiento de calidad en esta etapa en particular. Al evaluar los indicadores finales adquiridos durante la auditoría, también se puede evaluar el trabajo de los propios organismos reguladores, en función de la profundidad y el contenido de su informe al final de las actividades de control.

Requisitos

Con todo esto, no se debe olvidar que el sistema de control interno que utiliza la organizacióndebe cumplir con las normas y reglamentos establecidos. Además, este cumplimiento debe realizarse tanto a nivel empresarial como en términos de cumplimiento de la legislación vigente. El Servicio de Impuestos Federales dispone que todas las organizaciones existentes como entidades comerciales sigan la orden del 16 de junio de 2017 "Sobre la aprobación de los requisitos para la organización de un sistema de control interno". Estos son estos requisitos:

• Creación de dicho aparato de control en la empresa, que garantizará la conducción ordenada y eficiente de las actividades comerciales, el logro de resultados financieros positivos, la seguridad de los activos y la propiedad de la empresa.
• Formación de un entorno adecuado para el control de alta calidad dentro de la empresa.
• Desarrollo de un sistema de gestión de riesgos.
• La capacidad de verificar los hechos existentes de evasión de impuestos, tarifas, primas de seguros.
• Divulgar la información necesaria sobre los posibles riesgos y proporcionarla a la gerencia en debida forma.
• Implementación de procedimientos de control encaminados a minimizar y reducir riesgos.

Sobre la base de los requisitos para la organización del sistema de control interno, podemos sacar conclusiones sobre una importante parte de la importancia que se asigna específicamente a los riesgos: posibles amenazas existentes que son un elemento integral de los temores potenciales de los empresarios.

Riesgos

El modelo de control interno basado en riesgos es un modelo que permite analizar amenazasempresas debido a la necesidad de adquirir información confiable sobre los activos y pasivos de una determinada entidad económica. La orientación al riesgo en la organización del sistema de control interno implica el objetivo de la dirección de la empresa de obtener un grado razonable de confianza en que la empresa alcanzará sus objetivos de la forma más eficaz. Y en esa línea, el control tiene como objetivo principal asegurar la oportuna identificación y análisis de los riesgos de la confiabilidad de los estados financieros, el cumplimiento por parte de los empleados de los reglamentos y las normas para regular el proceso de trabajo laboral previstos en la política contable de la empresa, así como la ejecución de los planes financieros y económicos, el uso eficiente de los recursos, la veracidad de la información financiera y gerencial. Por lo tanto, el principal escudo de una entidad empresarial en la lucha contra las amenazas y riesgos que le impiden funcionar en condiciones normales es un control bien construido y debidamente organizado.