2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24
La organización como organismo vivo es un sistema de procesos de información organizados que provienen del exterior, circulan en el interior y se crean como resultado. Al mismo tiempo, no todos ellos están formados conscientemente por la dirección y/o los empleados, la realidad objetiva juega su papel significativo.
Un modelo funcional es un sistema de sistemas conectados: además de lo planificado, surgen muchos elementos estructurales, procesos y funciones, entre otras cosas, como resultado de errores de gestión, incomprensión de la tarea por parte del empleado o un evaluación sesgada del resultado alcanzado por el gerente. El inadecuado análisis de las influencias externas, la duplicidad de tareas, la diversidad de decisiones, la psicología de la toma de decisiones y muchas otras circunstancias fundamentan un estudio que analiza los modelos de gestión de las organizaciones y propone soluciones eficaces.
En cualquier momento, puedes determinar cómoparece un modelo de una organización funcional en el estado "tal cual" (TAL CUAL). Desde el punto de vista de los métodos establecidos, es posible analizar las ideas recibidas y formular formas para un trabajo más eficiente y un mayor desarrollo de la organización.
Experiencia y metodologías existentes
La técnica de modelado principal IDEF0 (Modelado de función de definición integrada) está representada actualmente por diversas variaciones y experiencias realmente buenas. Se basa en la idea de una partícula indivisible: un bloque que muestra alguna función comercial. Los lados del bloque son sus papeles. Entrada izquierda, salida derecha, control superior, mecanismo inferior.
Esta actitud formal ante la organización nos permite presentarla en forma de bloques interconectados (funciones de negocio). En consecuencia, el modelo estructural de la organización está representado por un conjunto de elementos simples. El principio de descomposición funcional: un bloque, una función empresarial. El principio de restricción de complejidad limita el número de elementos en cada diagrama. El principio del contexto: la esencia de la función empresarial de la propia organización se presenta como una combinación de ideas sobre lo que se planeó crear, qué es y cómo funciona.
Para una construcción objetiva de un modelo de gestión de la organización, también es importante la experiencia adquirida en el desarrollo e implementación de lugares de trabajo automatizados, que fue estimulada por el avance en el desarrollo de la tecnología informática, el surgimiento de redes locales y globales.
El resultado de aplicar la técnica: “to be” (TO BE) suele representar cómose está introduciendo uno u otro sistema de información, y el proceso de desarrollo de la empresa se considera como una transición del estado actual al predeterminado. Por sí sola, la aplicación de la técnica no siempre da un resultado significativo. No todos los modelos de gestión funcional se pueden adaptar a un sistema de información moderno en particular.
Base del inicio del modelado
El modelo de organización funcional es una tarea muy difícil. Para simplificar el trabajo, primero se debe suponer que el componente material se encuentra en un estado normal y funciona perfectamente, y los servicios técnicos de la organización le proporcionan todo lo necesario, las estructuras de ingeniería de control y el suministro de los tipos de energía necesarios en suficiente cantidades.
Con esta suposición, puede determinar cómo se ve el modelo funcional para una organización determinada en la posición "tal cual" (TAL CUAL) en su forma más pura. Si luego resulta que el componente material no funcionó bien, se requerirá otro modelado.
Para tener éxito, se debe suponer que el tomacorriente tiene el voltaje correcto antes de encender el aparato.
Objetivo de simulación inicial
Habiendo formulado la función comercial de la organización, su posición en el espacio socioeconómico circundante, es posible determinar el rango de los procesos de información entrantes y el tráfico saliente. Los materiales, herramientas, equipos, así como el resultado del funcionamiento de la organización: productos, servicios, actividades socialmente útiles son secundarios yse presentan durante la simulación como descripciones, información sobre la actuación de objetos reales.
Una función comercial común como un sistema que combina muchos elementos y procesos se representa como un conjunto de bloques que implementan funciones comerciales simples. En esta etapa, se determinan los bloques duplicados, se forma una serie de tareas a resolver.
Comprender los patrones de gestión de la organización es muy importante.
Gestión en una organización
La organización proporciona gestión al propietario, director, gerentes, líderes de varios niveles. Pero el modelo funcional debe reflejar el estado real de las cosas y considerar al personal de la empresa como un recurso activo específico.
No importa quién construya el modelo. Esta puede ser una organización de terceros o su propia división. La distinción es significativa: administrar una organización es una cosa, modelar es otra.
Para determinar con precisión el estado "tal como está", uno no debe guiarse por la opinión de los empleados; en este caso, el personal en todas sus posiciones es principalmente objeto de investigación. Están descritos por el modelo funcional del proceso, que finalmente da una imagen completa de todos los procesos.
Guiar y dirigir…
La influencia de la gerencia y los propietarios ralentiza significativamente el proceso de modelado, lo que empeora el funcionamiento de la organización. Esto se evidencia por la experiencia de usar la técnica. Construir un modelo "tal cual" en el contexto de su comprensiónel liderazgo es de una naturaleza personal específica.
La elección del artista debe aceptarse como un hecho absoluto: es él quien es responsable de sus actos y no está obligado a seguir los consejos, recomendaciones o instrucciones directas de la organización.
Sistemas de información: la funcionalidad que necesitas
Conociendo los logros en el desarrollo de sistemas de información para la gestión de documentos electrónicos, contabilidad, logística, etc., hay que reconocer que la rigidez de las decisiones se ha convertido en una tradición. Hasta el momento, no existen tales sistemas que puedan ir más allá de los límites de las tareas formuladas al principio. Las tareas evolucionan, las soluciones de software no evolucionan.
Tomando cualquier sistema existente (por ejemplo, "1C: Contabilidad", "1C: Gestión de documentos", eDocLib), no solo puede ver el nivel de las ideas del desarrollador sobre su funcionalidad, sino también encontrar inmediatamente restricciones en la implementación de ciertas funciones comerciales.
Pero debemos tener en cuenta que, sin aplicar al menos uno de los métodos existentes, es imposible hacerse una idea de qué tipo de funcionalidad se necesita y qué es obviamente redundante.
Habiendo implementado este o aquel sistema de información, a menudo es necesario refinar los algoritmos y desarrollar software adicional. Este es un punto muy importante en el modelado de la función empresarial central de una organización.
Servidor de información de la empresa
Para la aplicación efectiva de métodos establecidos y la formación de un modelo funcional como idealestructura (deseada) de funciones y procesos, es conveniente considerar la empresa en forma de, por ejemplo, un sitio web. Esto le permite crear su propia infraestructura interna (oficina principal y divisiones remotas), implantar los programas utilizados en ella (contabilidad, logística, gestión de documentos) y brindar funcionalidad de acuerdo con las responsabilidades laborales de los empleados.
De esta forma es conveniente no sólo formalizar las funciones de cada elemento (personal, equipos, programas utilizados, cuadros importantes, etc.), sino también asegurar su desarrollo en el transcurso del trabajo de la empresa.
Vinagreta electrónica actual
Es difícil subestimar la contribución que han hecho las hojas de cálculo y los documentos de Word a la organización de la gestión de documentos electrónicos. Desde el punto de vista de modelar y construir un modelo funcional de una organización, es importante el análisis de los procesos de información, las tablas y archivos utilizados.
Al sistematizar la información sobre los recursos utilizados, es fácil determinar la fuente de sus cambios, el consumidor y, sobre todo, el contenido actual. La tradición establecida a menudo conduce al hecho de que los documentos electrónicos completos en sus formatos se incluyen en ciertos sistemas de gestión de documentos. Desde el punto de vista de la implementación, esto es aceptable, pero desde el punto de vista de la eficiencia, no lo es.
Recientemente, han aparecido y se han desarrollado herramientas para crear y procesar hojas de cálculo y documentos utilizando las bibliotecas de PhpOffice (PhpExcel y PhpWord). El uso de estas herramientas le permite aislarse de documentos realessolo la información necesaria y generar los resultados deseados, que tradicionalmente se pueden abrir en MS Excel y MS Word.
Resumen parcial de resultados
El uso de técnicas populares de modelado funcional, sistemas de información seleccionados, programas de contabilidad y logística, combinados en un único sistema de información propio (servidor), le permite crear el modelo deseado para administrar una organización. Y con la ayuda de herramientas como PhpOffice, puedes darle flexibilidad, posibilidad de desarrollo.
Desafortunadamente, rara vez es posible construir el sistema de información deseado sin programación adicional. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta la comprensión lograda de la funcionalidad de los productos de software utilizados.
En particular, una hoja de cálculo moderna es, ante todo, la funcionalidad necesaria, y su contenido real es el reflejo real de uno u otro bloque funcional en el modelo estructural. Si tomamos "1C: Contabilidad" como ejemplo, podemos ver que su estructura y funcionalidad reflejan completamente la realidad. Al mismo tiempo, el soporte técnico del fabricante nivela la rigidez del sistema, permitiendo que el consumidor reciba la funcionalidad necesaria, reflejando los cambios en el espacio comercial de la información.
Fuerza mayor: Circunstancias imprevistas
Al referirse a circunstancias de fuerza mayor en sus relaciones internas y externas, la organización atestigua fehacientemente su desconocimiento de cómo saldrá de esto o aquellosituaciones Y así firma automáticamente el retiro garantizado de obligaciones.
La capacidad de una organización para cumplir con sus obligaciones es de suma importancia para los socios, para los clientes y para sus propios empleados, es decir, para el entorno socioeconómico que la rodea.
La fórmula de la compañía perfecta
La naturaleza es conveniente, cada uno de sus organismos está pensado hasta el más mínimo detalle y es capaz no solo de responder adecuadamente a cualquier cambio en el medio ambiente, sino también de recuperarse por sí mismo, sin interferencias externas.
La organización ideal es aquella que, en realidad, "no existe", pero su función se cumple. Cuando una organización encaja orgánicamente en el entorno socioeconómico que la rodea, se convierte en su parte indispensable y se desarrolla adecuadamente, sólo entonces este entorno asegurará la vida de la empresa y la cuidará como parte de su cuerpo.
Ciclo inverso
El resultado de cualquier simulación de cualquier organización es sobre todo una razón para repetir el proceso. El modelado es un nivel superior de programación de la realidad, menos formal y rígido que la construcción de sistemas de información.
Cualquier programa (como atestigua la experiencia) es mejorable porque se resuelve en sí mismo. Esto da motivos para revisar el algoritmo de solución, su resultado y evaluar los datos de entrada de manera más competente.
El modelo construido es un programa de orden superior. Cuando se implementa, proporciona una experiencia práctica invaluable, es una buena razónvolver al principio.
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