2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2024-01-17 18:47
La gestión de proyectos es un elemento integral del sistema de gestión moderno en Rusia. Muchas empresas nacionales y extranjeras utilizan la gestión de proyectos para mejorar la calidad de los productos y servicios, reducir costos y aumentar las ganancias. ¿Qué es la gestión de proyectos y cuáles son sus principales beneficios?
¿Qué es un proyecto?
El concepto de "proyecto" se puede interpretar de formas completamente diferentes. La primera opción implica la definición del proyecto como un conjunto de documentación, según el cual es posible la construcción de un edificio o estructura. Este artículo discutirá el segundo significado de la palabra "proyecto".
Hay muchas definiciones de proyecto, aunque todas coinciden en una cosa: un proyecto es una idea que implica la realización de una tarea material específica en un período de tiempo limitado. A su vez, las características principales del proyecto se denominan:
- Singularidad (un proyecto es algo que se crea por primera vez).
- Tiempo limitado (el proyecto siempre tiene plazos para su ejecución).
- Propósito (el proyecto siempre se lleva a cabo para resolver problemas específicos, expresados, por regla general, en unidades cuantitativasmedidas).
Si se cumplen las tres condiciones, entonces el conjunto de actividades puede denominarse proyecto.
Programas y portafolios
Los proyectos a menudo se agrupan en programas y carteras. Al mismo tiempo, los programas son un conjunto de proyectos que están unidos por un objetivo común. Por ejemplo, un programa para mejorar la calidad de la educación de la población puede incluir proyectos para aumentar los salarios de los maestros en un 20 %, la construcción de 15 nuevas escuelas, el lanzamiento de 26 nuevos libros de texto en materias básicas.
Una cartera de proyectos reúne proyectos financiados por una sola fuente, independientemente de sus objetivos. Por ejemplo, la cartera de proyectos de la empresa N puede incluir proyectos de caridad, la construcción de una nueva oficina corporativa, la celebración del aniversario del director y un aumento de la facturación anual del 10 %.
Los proyectos en carteras y programas también deben tener las tres características principales descritas anteriormente.
Principios básicos de la gestión de proyectos
En vista del mercado de desarrollo dinámico de tecnologías diseñadas para facilitar el proceso de gestión, es difícil nombrar métodos específicos que describan completamente la gestión de proyectos.
La gestión de proyectos incluye muchos enfoques y herramientas y se basa en los siguientes principios básicos:
- Orientado a resultados. Este principio está determinado por el significado del término "proyecto". La gestión de proyectos no es solo gestión de calidad, es un conjunto de acciones interrelacionadas con un propósito.
- Principio del "triángulo de diseño". Ala gestión de proyectos debe guiarse por las interdependencias entre: tiempo, presupuesto, calidad del proyecto. Un cambio en uno de los factores conduce a un cambio en los otros, lo que los convierte, por así decirlo, en lados del mismo triángulo.
- Contabilidad del ciclo de vida del proyecto. El ciclo de vida de un proyecto comienza con la formación de la idea misma de crear un proyecto y finaliza con la expiración del período de tiempo especificado en el proyecto. El ciclo de vida de un proyecto, por regla general, termina en el momento en que comienza el ciclo de vida del producto, creado como resultado del proyecto.
- Enfoque basado en procesos para la gestión. Este principio implica la evaluación del proyecto como un conjunto de procesos que están interconectados y culminan en resultados intermedios en forma de productos semielaborados o documentos importantes. Este enfoque le permite controlar el proyecto sin las llamadas "zonas ciegas".
Métodos para animar a los participantes del proyecto
Por lo general, se presta especial atención a incentivar a los participantes del proyecto cuando se selecciona la gestión del proyecto para realizar tareas específicas. La gestión de proyectos suele incluir mecanismos de motivación tangibles e intangibles.
Los incentivos materiales incluyen bonificaciones, multas y pagos adicionales por la finalización anticipada de tareas intermedias.
Los métodos intangibles de motivación incluyen certificados y obsequios disciplinarios en forma de tiempo libre, así como el despliegue de competencia entre los participantes del proyecto como parte de una competencia competitiva.
Principales etapas de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos ocurre en etapas del ciclo de vida del proyecto y fases de complejidad de gestión. La relación entre etapas y fases se muestra en la siguiente tabla.
| FASES: | Gestión de costes | Debida gestión | Gestión de contenidos | Gestión de riesgos |
| ETAPAS: | 1 | 2 | 3 | 4 |
| Iniciación | Estimación de financiación preliminar | Estimación preliminar del cronograma del proyecto | Definición de tareas clave | Análisis preliminar de posibles factores negativos |
| Planificación | Cálculo del presupuesto y búsqueda de fuentes de financiación | Cálculo del cronograma del proyecto | Cálculo de los objetivos del proyecto | Cálculo del ajuste de riesgo |
| Implementación | Financiación etapa por etapa del proyecto | Seguimiento de la implementación del cronograma | Seguimiento de la consecución de indicadores intermedios | Seguimiento de cambios en factores clave |
| Cierre | Estimar ganancias/pérdidas | Puntaje de pierna/derivación | Evaluación de la finalización/fracaso de los objetivos del proyecto |
Análisiserrores cometidos |
Así, las áreas de gestión de proyectos incluyen áreas financieras, de personal y estructurales de la organización.
Alcance de la gestión de proyectos
La estructura de gestión de proyectos incluye la división de todo el trabajo de la organización en proyectos que están limitados en términos de tiempo y objetivos. A su vez, se forma un equipo de cada proyecto y un equipo de gestores de proyectos, quienes reportan al gestor sobre el avance de su proyecto.
En este sentido, la gestión de proyectos se utiliza, por regla general, en organizaciones de diversas industrias y tamaños, con una amplia gama de órdenes ejecutadas simultáneamente. Sin embargo, en las pequeñas empresas, también utiliza la gestión de proyectos para resolver problemas específicos de modernización de la producción o, por ejemplo, la introducción de un nuevo producto.
Gestión de proyectos en la industria de la construcción
En la industria de la construcción, el uso de la metodología de gestión de proyectos es especialmente relevante. En las empresas que realizan funciones de cliente o contratista, la gestión de proyectos utiliza una división natural del trabajo en proyectos (según el principio del producto, es decir, la construcción de cada edificio es un proyecto separado), y la estructura de la alta dirección prácticamente no requiere una reestructuración seria.
La gestión de una organización de proyecto también se lleva a cabo a menudo de acuerdo con el principio del proyecto, utilizando con éxito equipos ya formadosdiseñadores como equipo de proyecto.
Gestión de proyectos en estructuras estatales
La gestión de proyectos en el gobierno es una tendencia relativamente nueva de nuestro tiempo. El método de gestión de programa-objetivo, que se ha estado desarrollando desde el período soviético, ahora ha tomado la forma de gestión de proyectos en todo el país. Ahora, para resolver tareas estratégicamente importantes para el estado, se utilizan programas que incluyen proyectos individuales con indicadores meta y plazos de implementación. Sin embargo, la metodología misma para administrar dichos programas aún está lejos de ser ideal y requiere modernización y actualización.
Experiencia en la implementación de la gestión de proyectos en la región de Belgorod
La administración pública basada en proyectos ha demostrado su eficacia en todo el mundo. En Rusia, existe experiencia en la aplicación de esta tecnología en la región de Belgorod.
Este experimento a gran escala afectó a casi todos los aspectos del servicio civil en la región de Belgorod. Entre los elementos principales se encuentran la formación en gestión de proyectos, el apoyo organizativo y metodológico, las inspecciones in situ, la motivación, la evaluación de las competencias de los empleados, las comisiones de expertos para la revisión de proyectos.
La gestión de proyectos de la región de Belgorod ahora incluye órganos colegiados de gestión de proyectos:
- Comisión interdepartamental que gestiona las actividades del proyecto.
- Comisiones sectoriales de expertos que deciden sobre la apertura/cierre de proyectos.
- Oficina regional de proyectos que controla el cumplimiento de la metodologíagestión de proyectos.
Ventanilla única
Fue en el marco de la transición a la gestión de proyectos que la región de Belgorod, en 2010, cambió a la coordinación de proyectos de inversión a través del sistema de "ventanilla única", ahora bien conocido en Moscú. El papel de esta ventana lo realiza uno de los servicios recientemente introducidos: la oficina regional de proyectos. Ahora, exactamente un mes después de presentar la solicitud a la oficina de proyectos, la entidad comercial recibe un documento de aprobación.
Sistema de información automatizado "Gestión de proyectos"
La información y el soporte técnico para la gestión de proyectos en la región de Belgorod se lleva a cabo a través del sistema de información automatizado (AIS) "Gestión de proyectos". Esta es una aplicación web sin software que realiza las siguientes funciones para proyectos, portafolios y programas:
- Mantenimiento del registro (base de datos).
- Programación.
- Presupuesto.
- Seguimiento de la implementación a nivel regional y municipal.
- Distribución de poderes y responsabilidades del equipo.
- Cambiar contenido.
- Sistema de alertas sobre eventos próximos y futuros para proyectos.
- Flujo de documentos.
- Informes analíticos automatizados.
- Integración con el Gobierno electrónico de la región de Belgorod.
Ventajas y desventajas de la gestión de proyectos
La experiencia descrita de implementar la gestión de proyectos en la región de Belgorod resultó ser un éxito. El efecto de estos cambios se expresó principalmente enun aumento en la tasa de crecimiento del producto regional bruto en un 0,1% (más de 3 mil millones de rublos), una reducción en el tiempo dedicado a la aprobación del proyecto (en 2 meses para cada proyecto) y un aumento en la tasa de desarrollo de inversiones en la región en un 23%. Sin embargo, el resultado más importante es la formación de un pensamiento de proyecto entre los empleados que analizan activamente y tratan de resolver el problema, a veces incluso utilizando métodos innovadores no estándar.
La motivación y la reestructuración de la estructura gerencial permitieron obtener un efecto positivo no solo para el servicio civil, sino también para las empresas, creando un clima de inversión favorable y eliminando las barreras al espíritu empresarial.
La población de la región ahora toma parte activa en la selección y control de la implementación de importantes proyectos estratégicos. Para las personas, la gestión de proyectos es una oportunidad para disfrutar de servicios de alta calidad y alta movilidad.
Sin embargo, a pesar de todas las ventajas de la estructura de gestión de proyectos, este enfoque también presenta desventajas.
En primer lugar, el período de transición. Se necesita cierto tiempo para que el equipo del proyecto trabaje en conjunto y realice sus funciones como un mecanismo bien coordinado.
En segundo lugar, al implementar la gestión de proyectos en una empresa, la búsqueda de un buen director de proyectos puede retrasarse. Se imponen requisitos muy altos a las cualidades personales y profesionales de un gerente de proyecto: calificaciones integrales, inmersión total en el proyecto, experiencia en gestión de proyectos de los detalles requeridos.
La tercera desventaja de la gestión de proyectos puede considerarse la necesidaddividir los recursos de la empresa entre proyectos. En las empresas "pobres", esto puede no ser factible en absoluto. Los directores de proyecto tendrán que "luchar" por la financiación y el personal, lo que es inaceptable en condiciones de control total de todas las etapas del ciclo de vida del proyecto.
Una de las desventajas más importantes del camino de la gestión de proyectos en una organización es el empleo de los miembros del equipo del proyecto y del director del proyecto una vez finalizado el proyecto. Como saben, la carga de trabajo del equipo es la regla más importante de un negocio exitoso, y en el caso del trabajo de proyectos, aparecen regularmente grupos de especialistas "colgando en el aire", que a la vez pierden su carga de trabajo constante.
Resumiendo lo anterior, podemos concluir que la gestión de proyectos es una parte integral del espacio empresarial moderno, y estudiar sus conceptos básicos es simplemente necesario para tomar decisiones de gestión competentes tanto a nivel estatal como dentro de una sola empresa.
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