Asignación de servicio en un viaje de negocios

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

La organización envía a sus empleados en viajes de negocios, asignando a cada uno de ellos una tarea específica. Puede ser tanto individual como grupal. Todo está determinado por las tareas específicas a las que se enfrentan los empleados desplazados.

Una organización que envía empleados en un viaje de negocios emite una orden o instrucción que indica el propósito del viaje, la localidad a donde se envía el empleado, el horario y la lista de personas enviadas. Los empleados que viajan deben recibir certificados de viaje con una asignación de trabajo. Estos son documentos obligatorios que confirman la validez de la salida al lugar de trabajo fuera de la organización. Se pone una nota de salida en el certificado de viaje. Al llegar al lugar, los empleados en el certificado de viaje deben recibir una marca de llegada y, al finalizar, de salida. Cuando regrese a su organización, asegúrese de marcar su regreso de un viaje de negocios.

Los especialistas que se desempeñan en otra área para resolver ciertos problemas reciben una asignación de trabajo individual. Por ejemplo, los trabajadores de la cadena de suministrose envían a instalaciones con las que su empresa tiene relaciones comerciales para el suministro de materiales específicos, componentes y conjuntos. A veces, la comunicación telefónica no es suficiente para discutir las condiciones de entrega o cualquier característica de los productos suministrados: la coordinación de las especificaciones técnicas, la definición de parámetros, la elección de las características óptimas.

Los empleados de los departamentos de marketing, así como de ingeniería y servicios técnicos, también reciben una asignación de trabajo. Por ejemplo, la participación en exposiciones requiere la presencia no solo de gerentes de ventas que puedan presentar sus productos y determinar el precio. Los diseñadores, tecnólogos y trabajadores de producción también pueden ser útiles, ya que aclaran los requisitos y deseos especiales de los consumidores potenciales. En tales viajes de negocios, los especialistas intercambian experiencias, describen las perspectivas para el desarrollo de sus instalaciones de producción.

Algunas organizaciones dirigen grupos enteros de personas a ciertos objetos, dándoles una tarea de servicio, un ejemplo de lo cual se da en forma de instrucciones u hojas de ruta. Para que el grupo adscrito cumpla claramente la tarea oficial, el jefe del grupo responsable de su implementación debe ser designado por orden. Especialmente a menudo surge la necesidad de tales viajes de negocios en el caso de la introducción de equipos o complejos completos en la empresa del cliente. Para que el equipo de la nueva ubicación pueda trabajar de forma más eficiente, se están resolviendo cuestiones de residencia temporal: reserva de hoteles o apartamentos. Los lugares donde estarán los empleadosalimentos, así como las condiciones para la entrega de los empleados al lugar de trabajo. Los billetes de transporte de ida y vuelta los paga la empresa que envió a sus empleados. En tales casos, los términos están estrictamente limitados. También se pagan viáticos. Los salarios se mantienen durante todo el período de ausencia de los empleados.

Al enviar especialistas, se elaboran documentos de viaje, que incluyen certificados de viaje, así como una lista de tareas. Según las características y el tipo de tareas, los especialistas adscritos completan las herramientas y dispositivos necesarios. La tarea de servicio es en este caso el criterio principal para la selección de los suministros necesarios.

Después de los resultados del trabajo en un viaje de negocios, los empleados que han regresado a su empresa elaboran un informe sobre el trabajo realizado. Estos informes son aprobados por el titular o sus adjuntos. Para el informe de gastos se elaboran informes de avance, a los que se adjuntan los documentos disponibles que acreditan los gastos.

Se considera que un viaje de negocios se completó con éxito a condición de que la tarea de servicio se complete en su totalidad. En caso de incumplimiento (pueden darse situaciones en que la tarea esté parcialmente completada o sea imposible completarla), se deben indicar las razones. A menudo, las razones están bastante justificadas, pero a veces hay negligencia de los empleados. La dirección de la organización toma una decisión basada en los resultados de la consideración de todas las razones que impiden obtener una decisión positiva de los trabajadores desplazados.