El outsourcing contable es Características, tipos, beneficios y precios

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2024-01-17 18:47

Sucedió que en este mundo no es el más fuerte, el más inteligente, el más grande el que sobrevive, sino el más apto. Esta regularidad biológica se aplica plenamente al campo del espíritu empresarial. Para asegurar el mercado, es necesario que los ingresos percibidos por la empresa excedan los costos. Y en este caso, cada momento y matiz es importante. Entonces, ¿qué es la externalización de la contabilidad? ¿Cómo afecta esto a la empresa?

Introducción

Empiece aquí con una definición. La externalización de la contabilidad es una forma de cooperación en la que un especialista individual o una empresa completa asume las funciones de mantenimiento de registros, gestión de documentos, así como la presentación de la información requerida a las autoridades reguladoras. Se considera como una medida de descarga administrativa de la empresa. Con su ayuda, puede garantizar rápidamente el funcionamiento del sistema contable. Además, se reducen los costos contables y se brinda el soporte adecuado para todo el proceso. AEsto distingue entre los siguientes tipos de servicios:

1. Elaboración y ejecución de estados fiscales y/o financieros.
2. Procesamiento de documentación.
3. Seguimiento de la implementación de las normas legales existentes.
4. Presentación oportuna de la información requerida a las autoridades de control.

Existe la opinión de que el uso de servicios de contabilidad de terceros es económicamente beneficioso solo para las pequeñas empresas. Pero con una organización competente de las relaciones, también puede ser utilizado por medianas empresas. Las grandes empresas prefieren administrar por su cuenta. Aunque hay algunos entre ellos que utilizan los servicios de transferencia de funciones contables a socios externos.

¿Cuáles son los beneficios de la subcontratación contable para las empresas que aprovechan esta oportunidad?

En términos generales, esto es:

1. Reducir el costo de mantener un especialista. Usar los servicios de la empresa es mucho más barato que atraer a un empleado calificado. Después de todo, no necesita pagar salarios mensuales, pagar vacaciones ni proporcionar un paquete social. Tampoco es necesario comprar diarios de contabilidad, instalar y mantener sistemas de referencia legal especializados, organizar un lugar de trabajo y mucho más.
2. No hay problema para encontrar un empleado calificado. Los contadores experimentados son caros, no todas las empresas pueden pagarlos. Mientras que los especialistas novatos, por f alta o poca experiencia, se guían por el métodoerrores y pruebas, que a veces cuestan incluso más que atraer a un empleado calificado.
3. Constancia del servicio. Un contador del personal puede irse de vacaciones o de baja por enfermedad. Como regla general, un especialista remoto no trabaja solo, y siempre habrá un reemplazo para él que pueda continuar trabajando.
4. Competencia de servicio. Dado que el trabajo generalmente se lleva a cabo en grupo, es posible resolver incluso las situaciones más complejas y no estándar.
5. La oportunidad de recibir asesoramiento de un especialista calificado, lo que le permite concentrarse en resolver problemas fundamentales.

Generalmente alta calidad, estricta confidencialidad y servicios asegurados.

Ahora veámoslo en detalle

¿Cómo es la subcontratación de contabilidad? Esta es una pregunta más compleja de lo que podría parecer a primera vista. Puede proporcionar transferencia de proceso completo o transferencia selectiva. Esto último significa que solo se subcontratan ciertas funciones contables: preparación de informes estadísticos, nómina y similares. Y aquí llegamos a la composición de los precios.

La subcontratación de servicios de contabilidad no se proporciona a una tarifa fija. El costo está influenciado por el sistema fiscal, el número de transacciones, el volumen de negocios de la empresa. Debe tenerse en cuenta que si ocurre un error, pérdida de documentos, daños, la responsabilidad generalmente recae en la empresa de servicios que se hizo cargo de la contabilidad.subcontratación Pero a veces eso no lo hace más fácil. Al elegir una organización, debe prestar atención a la experiencia laboral, la reputación ganada, la disponibilidad de certificados y diplomas, así como la gama de servicios prestados. La transferencia de parte o incluso de todas las funciones contables no es un paso fácil para ninguna empresa. Y antes de decidirse por él, debe ocuparse de todos los detalles. Para comprender mejor qué es la subcontratación contable, manteniendo los registros a distancia, puede familiarizarse con la Ley N° 402-FZ. Se adoptó unos diez años después de la aparición del mercado en Rusia, de modo que pudo absorber la experiencia de una actividad ya bastante activa.

Una pequeña digresión

La externalización de la contabilidad es un enfoque para optimizar los procesos empresariales. Le permite concentrarse en su negocio principal, reduciendo los riesgos y costos financieros. Las primeras empresas que brindan estos servicios aparecieron en la Federación Rusa a principios de la década de 2000. Aunque en algunos otros países la tradición de usar este tipo de soluciones es mucho más común. Así, en Europa Occidental, el 86 por ciento de las pequeñas y medianas empresas utilizan este tipo de servicios. Y en los EE. UU., esta cifra es generalmente igual al 92%. En la propia Federación Rusa, el surgimiento y rápido desarrollo de este mercado se debe a la necesidad de las empresas con capital extranjero de informar de acuerdo con los estándares internacionales.

Hoy en día, el soporte contable (outsourcing) ha ganado gran popularidad entre varias organizaciones de diferentes formas de propiedad. Así, en el año de aprobación de la ley reglamentaria, el 44% de todos los casos de transferencia de funciones recayó enesta área. En términos financieros, esta cifra se estimó entre cinco y diez millones de dólares. Ahora este mercado está creciendo a un 6-8% por año, y su volumen se estima en miles de millones de rublos. Y esto no es sorprendente, porque en una crisis, muchas empresas quieren reducir los costos financieros y obtener una contabilidad de alta calidad. Por lo tanto, cambian al servicio externo. Otro factor significativo que afecta la popularidad del servicio en la Federación Rusa es el fortalecimiento constante de la administración estatal en el campo de los impuestos. Puede observar regularmente la complicación de los informes y la contabilidad, un aumento de las multas incluso por errores menores.

¿Qué más hay en Rusia?

Ya que se planteó el tema de la Federación Rusa, lleguémoslo al final y consideremos en su totalidad qué es el soporte contable. La subcontratación permite a empresas y particulares reducir riesgos y obtener proveedores de servicios confiables. Si hablamos de la estructura sectorial, entonces la esfera del comercio es la que más la utiliza. Representa una cuarta parte de los ingresos de las empresas de outsourcing. En segundo lugar se encuentra la industria del petróleo y el gas. El sector financiero cierra la trinidad.

Además, se debe tener en cuenta la consultoría contable. Incluso si no hay problemas contables, es útil comunicarse periódicamente con profesionales experimentados para conocer los matices de la legislación fiscal en constante cambio. Después de todo, quizás se introdujo un cierto beneficio. Especialmente necesita subcontratación de contabilidad para empresarios individuales ypequeñas empresas, cuando el mantenimiento de un especialista adicional no tiene sentido debido a una pequeña rotación o poca carga de trabajo. Lo mismo puede decirse de las empresas que quieren liberar a sus empleados del trabajo rutinario en presencia de un gran número de operaciones similares. Además, los costos de subcontratación se pueden cancelar como gastos. En este caso, el IVA será deducible. ¡En promedio, el uso de la subcontratación le permite lograr reducciones de costos del 25 al 30 por ciento!

¿Cómo sabes que todo se hará bien?

La ejecución insuficiente es el flagelo del espíritu empresarial moderno. ¿Cómo sabes que el trabajo se hará bien? Dado que aquí funciona un mercado, las propias empresas tienen interés en mantener altos estándares. Y dado que todos los procesos comerciales en curso, por regla general, se han resuelto durante mucho tiempo, la solución de problemas de rutina tanto complejos como simples se lleva a cabo muy rápidamente. Al mismo tiempo, muy a menudo se ofrece adicionalmente al cliente el apoyo de varios especialistas a la vez: abogados, expertos en legislación laboral y fiscal. Además, ellos mismos están interesados en responder rápidamente a los cambios en el marco regulatorio y adaptarse a las condiciones cambiantes para mantener su propia participación de mercado y aumentarla.

Sobre la responsabilidad del resultado

Cuando se celebra un contrato de subcontratación contable, del que normalmente se puede encontrar un ejemplo en el sitio web de la empresa, cada parte asume ciertasobligaciones Para las empresas que utilizan servicios externos, el mayor interés aquí es la responsabilidad por el resultado. De acuerdo con la legislación vigente, es la empresa de servicios la responsable de causar daño durante la prestación del soporte contable como consecuencia de errores cometidos, omisiones, pérdida y daño de documentos, violación no intencional de la ley aplicable. Este punto debe estudiarse con más detalle, pero normalmente el tercerizador asume todos los riesgos e indemniza por las multas y sanciones impuestas por la oficina de impuestos. Esto logra una situación en la que está extremadamente interesado en eliminar cualquier posibilidad de que ocurran. Mientras que, si un contador del personal comete un error, entonces la empresa misma tiene que pagar multas y sanciones.

Privacidad

El subcontratista y su cliente son socios comerciales de pleno derecho. Sus intereses son los mismos. Por lo tanto, debe celebrarse un acuerdo entre ellos para mantener en secreto cualquier información que se obtenga a través de la celebración de un contrato para la contratación externa de servicios de contabilidad. Esto se hace con el fin de evitar posibles pérdidas y perjuicios a los intereses del cliente atendido. El modelo de confiabilidad en este caso es la gran y conocida compañía British Petroleum. Ella firmó un acuerdo de servicio en 2002. Y no se han recibido pérdidas en relación con esto hasta el día de hoy. Para garantizar la confidencialidad, se utilizan varias opciones para minimizar la posible fuga de datos.

Riesgos

La mayor parte de la charla fue sobre los beneficios. Pero no solo están ellos. Como toda actividad, existen determinados riesgos que pueden afectar a los procesos que se llevan a cabo. Y debe conocerlos y tenerlos siempre en cuenta, y no elogiar ciegamente la subcontratación de contabilidad. El contrato de escolta debería tenerlos en cuenta para que no haya decepciones posteriores. Entonces, lista corta:

1. Riesgo de pérdida de reputación. Se asocia, por regla general, con la prestación insatisfactoria de los servicios por parte del subcontratista. Por ejemplo, pérdida de buena reputación con la oficina de impuestos.
2. Riesgo de fuga de información. Cuando las funciones de contabilidad se transfieren a una organización de terceros, siempre hay un problema de seguridad. Es especialmente relevante en términos de pérdida de privacidad.
3. Riesgo operativo. Surge del uso de tecnología imperfecta o por incompetencia.
4. Riesgo de capacidad de respuesta reducida. Se expresa en una respuesta algo tardía a ciertos problemas.
5. Riesgo personal. Ahora es legal utilizar exclusivamente la externalización contable clásica. El trabajo de agencia está prohibido y la dotación de personal externo está significativamente limitada. Dado que dicha restricción se introdujo hace relativamente poco tiempo (en 2016), existe, aunque sea pequeña, la posibilidad de reunirse con una empresa cuyas actividades en el campo de la contabilidad no están autorizadas.

¿Cuánto cuesta?

AAhora echemos un vistazo a la cuestión del precio. La subcontratación de servicios de contabilidad se evalúa en función de muchos parámetros diferentes. Los más importantes y comunes son el sistema tributario, el número de personal, así como las transacciones comerciales realizadas en el período. Es difícil decir exactamente cuánto cuesta la externalización de los servicios de contabilidad en Moscú. Los precios de rango aproximados se ven así:

Número de documentos por mes	Sistema general	Imposición simplificada
Hasta 10	5000 rublos al mes	3000 rublos
Del 11 al 30	9000	6700 rublos
Del 31 al 50	15000	12000 RUR

Aunque este no es el costo total de la subcontratación de contabilidad. Los precios en Moscú pueden variar ampliamente. Veamos otro sistema. Sólo se basará en la facturación de la empresa. El costo aproximado en este caso es:

Facturación de la empresa	Coste de mantenimiento por mes
Hasta 250 mil rublos	3500
Hasta 500.000	5000
Hasta 1 millón	5500
1-2 millones	10000
2-3 millones	13,000
3-4 millones	14,000

Al mismo tiempo, cuando se discute el precio, es necesario aclarar qué se incluye en el paquete básico. Los momentos más comunes y solicitados incluyen el soporte de 1C, la contabilidad actual de acuerdo con todos los registros, la preparación de informes anticipados, la formación de libros de compras, ventas y cajas registradoras, la gestión de registros de personal, la nómina, otras remuneraciones, la protección de los intereses de un socio en la oficina de impuestos, órdenes de pago y entrega de información a los servicios de control.

Conclusión

Como puede ver, este es un negocio rentable: subcontratación de servicios de contabilidad. El contrato le permite visualizar todos los riesgos y consolidar la relación en un plano legal. Este enfoque permite reducir significativamente los costos (lo que es extremadamente beneficioso para las pequeñas empresas), asegura la presentación oportuna de toda la información y evita multas y otras sanciones que pueden imponer las autoridades fiscales. Pero uno no debe olvidarse de la atención y la precaución al elegir una empresa. Después de todo, mucho depende de ello. Si aborda este asunto sin cuidado, puede tener muchos problemas más adelante. Además, la violación de la confidencialidad y el suministro de datos a los competidores no es el peor problema. Después de todo, para llevar a cabo la subcontratación de contabilidad, no necesita obtener una licencia especial. Y una garantía de la calidad de los servicios, así como del trabajo.nadie puede dar.

Puede centrarse únicamente en la experiencia de una estructura comercial, su reputación existente, diplomas y certificados, así como en la gama de servicios prestados. Afortunadamente, en la era de Internet, no es difícil averiguar todo esto. Puede visitar los sitios de subcontratistas o incluso organizaciones especiales que controlan sus actividades. Al mismo tiempo, debe prestar atención a cuántas empresas están bajo su jurisdicción, ya que demasiadas afectan negativamente la calidad de los servicios. Es recomendable estudiar el contrato para la subcontratación de servicios de contabilidad mucho antes de firmar, una muestra de la cual debe estar en el sitio web de la empresa o especialista que desee.