Matriz RACI como herramienta de gestión de pasivos. RACI: transcripción

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 10:24

Una de las causas más comunes de proyectos fallidos es la incorrecta distribución de funciones entre los miembros del equipo. Seguro que ya te has encontrado con esto: a la menor dificultad, los participantes empiezan a buscar culpables y se echan la responsabilidad unos a otros en lugar de solucionar el problema. Y solo para evitar tales situaciones, se inventó la matriz RACI, una herramienta simple y efectiva para la planificación de recursos humanos.

"Bajo el microscopio": 4 roles clave en cada proyecto

La distribución de tareas es una de las principales responsabilidades de un gerente. Pero en la práctica, por lo general, todo parece diferente: el gerente simplemente designa a los miembros del equipo con la expectativa de que los propios especialistas decidan quién debe hacer qué. Pero, ¿qué sucede si se incumplieron los plazos o se lanzó un producto de baja calidad? "Yo no hago esto", "No me dijeron"… Y ninguna acción útil.

Una matriz de responsabilidad RACI bien diseñada resuelve muchos problemas. De acuerdo con esta metodología, independientemente de la complejidad y el alcance del trabajo, un miembro del equipo de cualquier proyecto realiza uno de los cuatro roles.

R - Responsable

Traducido por Responsablesignifica "intérprete". Este es un empleado que es directamente responsable de la implementación de un área específica de trabajo. Al mismo tiempo, en la mayoría de los casos, no elige soluciones ni informa al director del proyecto.

Trabajadores y especialistas competentes son designados para esta función, personas que saben cómo hacerlo. En RACI, los artistas realizan las siguientes funciones:

• determinar qué se necesita hacer específicamente para implementar el proyecto y cuánto tiempo tomará (dentro de las condiciones establecidas "desde arriba");
• hacer una lista de los recursos necesarios;
• participar en la coordinación y aprobación de la documentación técnica;
• analizar el progreso del proyecto y los resultados intermedios;
• proporcionar informes de progreso al gerente.

Puede haber varias personas así en el equipo. Además, este rol se puede combinar con otros. La combinación más común es Responsable + Responsable (traducido como "responsable + ejecutor").

A - Responsable

"Responsable" o "responsable" es el director principal del proyecto. Es él quien se encarga de asegurar que las tareas se completen a tiempo, con el nivel de calidad requerido y dentro del presupuesto asignado. Además, A:

• selecciona a los ejecutores y al equipo de gestión del proyecto;
• asigna tareas a todos los participantes;
• controla el progreso del trabajo;
• distribuye recursos entre los artistas;
• mantiene registros del uso de recursos, ytambién justificará al curador la necesidad de destinar fondos adicionales;
• considera las ideas y sugerencias de otros miembros del equipo y puede aprobarlas o rechazarlas.

Normalmente, el director del proyecto actúa como el "enlace" entre el cliente o la alta dirección y el equipo.

C - Consultado

La tercera función en la matriz RACI es el "consultor" (a veces también denominado "facilitador"). Junto con el gerente, participa en la gestión de proyectos, pero se ocupa principalmente de cuestiones estratégicas:

• aprueba cualquier cambio en el alcance y el calendario de trabajo;
• asigna los recursos necesarios para implementar el proyecto;
• si es necesario, acordar con el cliente la necesidad de aumentar el presupuesto;
• recibe informes de progreso del gerente;
• toma decisiones en cualquier situación imprevista, en caso de cambios críticos que puedan afectar el tiempo y el costo del proyecto.

La función de los consultores suele asignarse a los altos directivos. Son ellos quienes determinan los objetivos globales y luego nombran un director de proyecto que ya distribuye las tareas entre los miembros del equipo.

I - Informado

Además de los roles enumerados, el "informado" ("observador") se indica en la matriz RACI. Realiza las funciones de un administrador y está principalmente involucrado en la organización de la gestión de documentos. Sin embargo, el observador informa al director del proyecto, a diferencia deotros participantes, no es responsable de sus resultados. En cambio, él:

• recopila y organiza toda la información sobre el proyecto, los recursos y los planes;
• toma actas de reuniones;
• acepta la documentación de los participantes del proyecto para luego transferirla a las estructuras adecuadas;
• supervisa los plazos de presentación y la corrección de la cumplimentación de los informes.

Tenga en cuenta que la comunicación con un observador es predominantemente unidireccional. Su principal función es aliviar al gerente de la necesidad de perder tiempo en trámites burocráticos y "descargarlo".

Aprendiendo a construir una matriz RACI usando un ejemplo

Hablemos del lado práctico del problema. ¿Cómo elaborar un diagrama para la distribución de poderes y responsabilidades?

1. Compilando para hacer-list

En primer lugar, debe anotar todo lo que debe hacerse. El nivel de detalle depende del proyecto específico. A veces, para facilitar el control y la gestión, se desarrollan varias matrices. Primero, enumere los principales bloques de trabajo y luego divida cada uno en funciones y tareas separadas. La lista de obras se indica en la tabla verticalmente.

Pasos
Términos de referencia
Prototipo
Diseño
Código de programa
Informe de prueba
Presentación del sitio web

2. Elección de los miembros del equipo

Aquí debe responder a la pregunta: "¿Quién participará en este proyecto?". Horizontalmente, es necesario enumerar todos los empleados y/o departamentos que están involucrados en la implementación en todas las etapas, desde la planificación hasta la presentación de resultados y la presentación de un informe.

Pasos	Analista	Diseñador	Sistema arquitecto	Desarrollador	Probador	Sistema administrador	Gerente de proyecto
Términos de referencia
Prototipo
Diseño
Código de programa
Informe de prueba
Presentación del sitio web

3. Rellenando la tabla

Despuésentonces puedes empezar a distribuir funciones. Para hacer esto, debe comprender claramente cada etapa del trabajo y cómo funciona el trabajo en equipo.

Tomemos nuestro ejemplo como base y detengámonos en la etapa de "Diseño". En este caso, R - ejecutante - solo uno. En el proceso de trabajo, se centra en un prototipo del sitio preparado previamente. Por lo tanto, el arquitecto del sistema que lo desarrolló, en esta etapa, actúa como consultor C. Además, el analista y el desarrollador pueden expresar sus deseos. El diseño terminado se aprueba con el director del proyecto (A). Pero los evaluadores y el administrador del sistema en esta etapa no toman ninguna decisión, solo reciben información sobre cómo va el trabajo y, por lo tanto, se les asigna el papel de informados: I.

Pasos	Analista	Diseñador	Sistema arquitecto	Desarrollador	Probador	Sistema administrador	Gerente de proyecto
Términos de referencia	R	Yo	C	C	Yo	C	A
Prototipo	C	Yo	R	C	Yo	Yo	A
Diseño	C	R	C	C	Yo	Yo	A
Código de programa	C	Yo	C	AR	Yo	Yo	Yo
Informe de prueba	C	C	C	C	AR	Yo	Yo
Presentación del sitio web	C	Yo	C	C	Yo	AR	Yo

Variaciones del modelo

En la mayoría de los casos, puede arreglárselas con una matriz estándar. Sin embargo, cuando se trabaja en proyectos más complejos, a veces se necesitan roles adicionales. Por ello, en los últimos años han aparecido 2 versiones extendidas del diagrama de responsabilidad.

RACI-VS

Aquí se añaden dos roles más a los roles estándar:

• Verifica (V): un empleado o un equipo especial que verifica si el resultado de la implementación de una tarea en particular cumple con los criterios aprobados.
• Firma (S) coordina la entrega del proyecto con el cliente, realiza una presentación y proporciona informes. Por lo general, esta función la realiza el Responsable, pero RACI-VS contrata a un especialista independiente para esto.

Con un mayor control y un contacto más cercano con el cliente, este modelo es ideal para proyectos técnicamente complejos o de gran escala que involucran a decenas (o incluso cientos) de personas.

RASCI

En esta variante, aparece un nuevo rol en la matriz: Apoyo (S). Sus funciones clave son proporcionar al proyecto recursos adicionales, es decir, apoyo para el administrador y los ejecutantes.

El equilibrio perfecto de roles

La matriz RACI se compila no solo para saber a quién "reprimir" en caso de cualquier problema. Incluso en la etapa de planificación, usando esta tabla, puede verdebilidades en la organización del flujo de trabajo.

El análisis vertical permite ver las responsabilidades y facultades de cada uno de los participantes del proyecto, para evaluar objetivamente el nivel de carga de trabajo:

• mucha R: lo más probable es que una persona tenga que dividirse entre varias tareas, lo que afectará negativamente la velocidad y los resultados del trabajo;
• mucho A - el empleado "se mete en el cuello" para todos; se recomienda distribuir la responsabilidad de manera más equitativa;
• sin celdas R y A - razón para pensar en la idoneidad de esta posición como tal (de hecho, le paga a un especialista que no hace nada);
• sin celdas vacías: nuevamente, el problema de la sobrecarga, no todos pueden realizar tantas tareas al mismo tiempo.

El análisis horizontal, a su vez, demuestra la calidad de la organización del trabajo en cada etapa. Aquí también surgen a menudo problemas:

• mucha R - tal vez hay una duplicación de funciones y uno de los miembros del equipo está haciendo un trabajo innecesario;
• mucha A - hay una "borrosidad" de responsabilidad y confusión en la entrega de proyectos;
• muchas discusiones C ralentizan significativamente el flujo de trabajo (debe esperar hasta que todos hagan sus ediciones y comentarios, encuentren compromisos, etc.);
• no I: puede ser una señal de que demasiados artistas están trabajando en una tarea, lo que también ralentiza el proyecto.

Con RACI, un gerente puede identificar rápidamente a los trabajadores con exceso de trabajo o subempleados, los trabajos inútiles y las áreas de trabajo de las que nadie es responsable. Una matriz bien diseñada puede mejorar significativamente la calidad de la organización y el control sobre la implementación de proyectos, así como reducir la cantidad de conflictos entre los ejecutantes ("No hago esto en absoluto…", "Él debería haberlo hecho esto…", etc.).

Consejos útiles

Hay algunas cosas importantes a tener en cuenta para que la matriz RACI realice sus funciones y asegure la continuidad eficiente del negocio en la empresa.

1. Al completar la tabla, considere las calificaciones de los empleados. Por lo tanto, un contador no debe ser designado como consultor (C) en la etapa de diseño del sitio, al menos porque no comprende esta área.
2. Debe haber un solo Responsable (A) por lote. Si hay más de uno, especifique las condiciones. Por ejemplo, A1 es responsable de probar la versión de escritorio del sitio y A2 es responsable de probar la versión móvil.
3. Cualquier tarea debe tener Responsable y Responsable (en traducción - "Responsable" y "Ejecutor").
4. Trate de formular cada tarea de la forma más específica posible. Use verbos: "publicar", "preparar", "escribir", "verificar", "actualizar", etc. Es recomendable indicar de inmediato los resultados necesarios, no solo "Verifique la velocidad de carga del sitio", sino "Asegúrese de que la velocidad de carga del sitio no supera los 0,8 segundos".
5. Las acciones no deben aplicarse a un empleado específico, sino al puesto en su conjunto.
6. Es mejor compilar la matriz RACI en equipo, con base en el análisissituaciones reales de trabajo. Es importante que cada participante sea consciente de su rol y de las tareas a las que se enfrenta.